芻議如何利用計算機(jī)辦公軟件提高審計的效率

馬秀清

（桂林桂鑫誠會計師事務(wù)所有限公司，廣西 桂林 541000）

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)一直處于快速發(fā)展的階段，很多公司企業(yè)也同時得到建立和發(fā)展的機(jī)會。對于企業(yè)公司的財政狀況、財政收支情況以及經(jīng)濟(jì)活動的分析是通過審計完成的，因此，審計對于評估這些公司企業(yè)的財務(wù)狀況具有重要的意義，如何能夠科學(xué)合理地進(jìn)行審計，并得到真實可靠的審計結(jié)果一直是審計人員面對的首要問題。近些年，關(guān)于審計計算機(jī)軟件開發(fā)逐步完成，利用計算機(jī)軟件進(jìn)行審計已經(jīng)廣泛得到應(yīng)用。但目前設(shè)計完成的審計軟件可操作性較差，一般在得到專業(yè)培訓(xùn)后，才能夠熟練掌握，所以如何利用大家都熟悉的辦公軟件幫助會計審計工作就成為關(guān)鍵。

1 利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行審計的必要性

審計是一項復(fù)雜的對公司企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計以及計算分析的系統(tǒng)工程，在審計過程中會遇到審計項目繁雜、審計任務(wù)量巨大以及審計結(jié)果不準(zhǔn)確等問題。因此，利用計算機(jī)強(qiáng)大的計算能力以及零錯誤的計算準(zhǔn)確度幫助審計工作，就是將審計工作信息化。這不僅僅是豐富審計工作的手段，更是對于審計事業(yè)發(fā)展啟到巨大的推動作用。利用計算機(jī)輔助進(jìn)行審計工作，具有提高審計效率、豐富審計方式、加強(qiáng)審計精確度、控制審計成本以及避免人為因素干擾等優(yōu)點(diǎn)。

目前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運(yùn)用到審計工作中，主要是以計算機(jī)技術(shù)為審計基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)審計數(shù)據(jù)共享，然后通過計算機(jī)對于數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、處理和儲存，從而快速準(zhǔn)確地完成審計工作。利用計算機(jī)可以將審計工作模板化，將文字處理、數(shù)據(jù)表格、審計的程序以及底稿按照規(guī)定的格式完成，不僅可以使審計結(jié)果查閱方便，更加能夠高速、準(zhǔn)確地對審計數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計、分析。在業(yè)務(wù)量眾多的財務(wù)方面，通過計算機(jī)幫助審計工作，會使能夠監(jiān)察的資料數(shù)目更為巨大，并利用審計人員的經(jīng)驗，對重點(diǎn)方面進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)察。這樣的審計方式不僅能夠讓審計結(jié)果更加準(zhǔn)確，對于在審計中出現(xiàn)的問題也能有更加詳實的證據(jù)?？傊嬎銠C(jī)輔助審計，豐富了審計方式、明確了審計思路、突出了審計重點(diǎn)、提高了審計效率以及審計的質(zhì)量。

2 計算機(jī)審計遇到的問題

由于專業(yè)審計軟件操作不便，給一些審計業(yè)務(wù)人員帶來很多不便，特別是那些不精通計算機(jī)使用的業(yè)務(wù)人員。因此，在遇到這種情況時，由于舊思維模式以及簡單否定計算機(jī)應(yīng)用的價值，部分審計業(yè)務(wù)人員認(rèn)為利用計算機(jī)幫助進(jìn)行審計反而要比人工麻煩、時間上也相差不多，就會產(chǎn)生審計業(yè)務(wù)人員抵制計算機(jī)審計的方式。即使勉強(qiáng)學(xué)習(xí)，也只是掌握計算機(jī)膚淺的使用知識，很難滿足審計信息化的要求。而能夠做到真正利用計算機(jī)輔助審計，就是要掌握計算機(jī)的基礎(chǔ)知識、審計軟件的編譯檢測技能以及利用審計軟件進(jìn)行行之有效的系統(tǒng)分析。從而需要審計業(yè)務(wù)人員花費(fèi)很多的時間及精力去學(xué)習(xí)，這在一定程度上阻礙了審計信息化的發(fā)展。

3 利用辦公軟件提高審計工作效率

由于專業(yè)審計軟件操作難度較大，因此如何能利用現(xiàn)有一些已經(jīng)熟悉的辦公軟件來幫助完成審計工作就成為一個需要解決的新問題。

3.1 建立審計資料庫實現(xiàn)資源共享

目前對于審計時需要利用的資料保存，都沒有明確的保管制度，安防也比較隨意。因此，由于資料放置方式?jīng)]有按照審計業(yè)務(wù)人員要求進(jìn)行，這就為審計業(yè)務(wù)人員在查找資料時造成不變。如果能夠建立電子信息庫，將審計報告、審計底稿等審計資料變?yōu)閿?shù)字信息，并通過時間順序以及邏輯關(guān)系鏈接好。這樣在審計人員需要資料進(jìn)行查找時，就會有效減少因為不易查找資料而浪費(fèi)的時間，從而達(dá)到提高審計效率的目的。

這樣工作需要審計部門在審計工作開始前，利用WORD軟件規(guī)定審計中文字處理的方式，并用EXCEL軟件對于審計中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和保管。然后通過統(tǒng)一的方式將文件命名，在審計工作結(jié)束后，只需要提交WORD和EXCEL表格，并按照文件名進(jìn)行分類保管。并在最后制定一份審計情況表，主要是將各項審計類別和審計中涉及到的單位、報告、基本情況進(jìn)行詳盡統(tǒng)計，方便在日后需要查找審計資料時，只需要根據(jù)這張表查找到WORD和EXCEL等文件就可以找到相應(yīng)的審計資料。當(dāng)全部審計資料建檔完成后，還可以根據(jù)需要上傳到總服務(wù)器，沒有條件的直接復(fù)制給相關(guān)工作人員，就可以達(dá)到信息共享的目的。

3.2 匯編常用法規(guī)

在審計人員進(jìn)行審計工作時，通常需要翻閱一些審計中用到的法律、法規(guī)以及制度規(guī)范等工作規(guī)范，如果將紙質(zhì)文件帶在身上，不僅不方便，查找時也容易出現(xiàn)缺漏以及查找時間長等缺點(diǎn)。而目前審計工作中應(yīng)用的軟件對于審計需要的針對性不強(qiáng)，因此根據(jù)審計的實際情況，根據(jù)使用法律、法規(guī)及制度規(guī)范的使用頻率將資料編寫輸入進(jìn)WORD文件，然后分享給審計人員。利用索引等方式就可以快速查找到需要用到的法規(guī)，從而減少了法規(guī)的查閱時間，提高了審計效率。

3.3 將審計數(shù)據(jù)進(jìn)行模板化分析

根據(jù)審計經(jīng)驗，將經(jīng)常用到數(shù)據(jù)類型的處理方式提前設(shè)定好，在審計工作時，審計人員只需要通過輸入數(shù)據(jù)就可以得到數(shù)據(jù)的分析結(jié)果。如利用EXCEL表格，將某個表格按照審計計算方式進(jìn)行公式化處理，在審計時只需要在這個表格填入初始數(shù)據(jù)，就可以直接得到審計計算后的結(jié)果。這樣可以將需要審計時復(fù)雜計算的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單化和程序化處理，從而節(jié)省了數(shù)據(jù)處理的時間，提高了審計效率。

3.4 制定固定使用的電子模板

由于個人喜好不同，所以每個審計人員制作出的審計結(jié)果表格都有差別，這樣就為審計結(jié)果的查閱帶來不便。因此，將審計結(jié)果填入到規(guī)范化的電子模板，可以讓審計結(jié)果的具體項目查閱更加方便，審計結(jié)果也顯而易見，從而提高了審計的效率。

3.5 利用被審計單位的財務(wù)軟件

一般的企業(yè)公司，在其財務(wù)記錄分析方面都會利用軟件來完成，因此如果能夠直接利用其軟件中存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析就可以更加快速的完成審計工作。一般的財務(wù)軟件都可以轉(zhuǎn)換為EXCEL的使用格式，然后通過EXCEL軟件打開文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析。這樣就可以通過減少審計數(shù)據(jù)的獲取時間而提高審計效率

結(jié)語

隨著計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，科技人員一定會研發(fā)出操控性更好的審計專用軟件。但在此之前，對于如今審計專用軟件的復(fù)雜使用方式一籌莫展的審計人員，就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，利用身邊現(xiàn)有的資源，比如巧妙地利用辦公軟件來幫助審計工作，來提高審計精度以及審計效率。

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