對當(dāng)前人事檔案管理中存在不足的探討

陳光

（中煤龍化哈爾濱煤化工有限公司人力資源部，黑龍江 哈爾濱 154854）

概述

人事檔案關(guān)于企業(yè)員工的個(gè)人學(xué)歷情況和工作經(jīng)歷，榮辱等，能作為企業(yè)人員素質(zhì)品德，工作能力，責(zé)任心，背景的重要了解依據(jù)。根據(jù)這些材料，管理者將了解員工的基本情況，作為升職，加薪水，人員調(diào)動，或離職的重要依據(jù)。對個(gè)人來說，也給其事業(yè)道路的進(jìn)展帶來機(jī)會，供給充分的資料依據(jù)，所以，檔案的管理必須做到有禮有節(jié)，保存好人員檔案，并能有效開發(fā)利用是人事檔案管理的前景所在。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并不明白人事檔案管理的重要，也不會努力探尋這項(xiàng)工作如何進(jìn)一步發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)往往在形式上滿足對人員檔案的提取和保管，但是保管的方式缺乏科學(xué)性，平時(shí)也只作為不要緊的工作加以對待，是一項(xiàng)輔助性的后勤工作。因此，基本上不丟失，不亂傳，在外部調(diào)查人員來訪時(shí)有依據(jù)可循，就算過關(guān)。在這樣的思維的引導(dǎo)下一些人員不會投入很大力度作為管理的必備條件，因此，實(shí)際工作中，就會表現(xiàn)出計(jì)劃混亂，沒有具體規(guī)章，并且從事此項(xiàng)工作的人員不固定，或者沒有資金，制度上的保證。

1.2 一些單位硬件設(shè)施有缺失，無法滿足歸檔需要。檔案室力求整潔，干燥，光照良好，但是，很多單位在補(bǔ)充設(shè)施時(shí)更愿意補(bǔ)給效益型工作，而在選擇檔案室時(shí)不做過多考慮，因此，房屋發(fā)霉，有漏雨，雜亂物品同時(shí)堆放，一些所謂檔案室只是和其他工作室合用一屋，人員雜亂，檔案的隱蔽性和安全都受到影響，這導(dǎo)致了檔案文字發(fā)生丟失、水浸、散亂難找的現(xiàn)象，十分不合理。

1.3 因?yàn)闄n案管理者的工作能力較差，管理方法落后，因此在工作時(shí)難免遇到無法解決的現(xiàn)象，并且人員的意識散漫，僅僅作為應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的必要工作來做，而另一些在選擇用人上選擇有其他工作的職員，導(dǎo)致保存者頻繁變動，業(yè)務(wù)能力下降，對于檔案工作應(yīng)當(dāng)具備的設(shè)施，保養(yǎng)，查找程序等七拼八湊，更不要說實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，并別指望其被合理開發(fā)利用，檔案裝訂順序混亂，裝訂形式不統(tǒng)一，管理不能順利開展，使檔案管理的水準(zhǔn)不斷下降，在管理的方式上，表現(xiàn)出方法落后，因?yàn)槭栌趯θ耸鹿芾淼牧私猓?jīng)常查閱內(nèi)容時(shí)都選擇人工方法，眼睛看，手翻，一個(gè)是耽誤時(shí)間，查找的準(zhǔn)確率下降，另一個(gè)被汗液和空氣侵入的紙張，會出現(xiàn)紙張氧化變質(zhì)、脆弱、字跡和圖片模糊的現(xiàn)象，這造成了完整歸檔難以實(shí)現(xiàn)。

1.4 人事檔案工作能力下降，如果想完成人事檔案的規(guī)范管理，需要一個(gè)全套的科學(xué)而系統(tǒng)化的制度來作為依據(jù)。但是，某些單位并沒有制度。而歸檔人員的工作也不積極，不按照需求來辦事。而歸檔工作也是滯后而被動的，這與歸檔材料的缺失，內(nèi)容不完整有直接的因果關(guān)系。一些材料出現(xiàn)重復(fù)或相似，形式感過強(qiáng)，一些鑒定與報(bào)告明顯套用相同模式，或語句繁冗，沒話找話。已經(jīng)不能作為真正的材料來使用，管理工作一篇廢墟。

1.5 人事檔案管理缺乏科學(xué)性和信息性，鑒于，現(xiàn)在的科技水平已經(jīng)突飛猛進(jìn)，計(jì)算機(jī)的選擇和應(yīng)用很廣，已經(jīng)成為現(xiàn)代化工作的重要方面。不過人事檔案管理對于這項(xiàng)技術(shù)的選擇與利用過程并不充分。一些有能力的技術(shù)方法被浪費(fèi)和閑置。這對人事管理工作是有消極意義的。

2 人事檔案管理的對策與思考

2.1 收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每2-3年對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

2.4 建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時(shí)還要在提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

3 加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

水文事業(yè)發(fā)展至今，各個(gè)單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在：

3.1 有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級干部隊(duì)伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉”，方面的最新信息。

3.2 有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量

過去的人事管理工作更注重紙質(zhì)化，管理者若想完成工作必然會手動操縱這些，并開發(fā)利用，其工作效率不高，而數(shù)據(jù)化使得網(wǎng)絡(luò)化和智能化得到充分發(fā)揮，歸檔變成通過計(jì)算機(jī)操作形成的工作，通過數(shù)據(jù)的添加即可實(shí)現(xiàn)充分利用。而對于網(wǎng)絡(luò)來說同樣分成內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)，進(jìn)而庫房內(nèi)部的工作變成了電腦數(shù)據(jù)庫中的工作，效率極大提高，而在后來的人員調(diào)配，晉升和辭職時(shí)，也都需要用到這些資料，只要搜索人名關(guān)鍵詞，馬上就能找到，并完成復(fù)制，傳送或打印。這當(dāng)中，數(shù)據(jù)共享是速度最快，效率最高，最節(jié)省空間的一項(xiàng)工作內(nèi)容。免除了打印裝訂和遞交的程序，速度更快，檔案本身也更安全。

3.3 信息化使得檔案管理工作節(jié)約大量之間，并準(zhǔn)確提高效率。一方面檔案的錄入和輸出都可在第一時(shí)間完成，而不發(fā)生意外，另一方面，檔案信息是在重復(fù)更新的，領(lǐng)導(dǎo)的審查查閱將更快完成，得到最完整的資料。

3.4 有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節(jié)約大量的手工工作時(shí)間，管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高管理水平。同時(shí)，減少了管理人員在庫房的逗留時(shí)間，有益于管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

結(jié)語

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗Α叭耸聶n案”無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

[1]徐銳.淺談人事檔案管理存在的不足及解決策略[J].華章，2012.