檔案信息資源建設(shè)研究

張玉慧

（遼河油田物資公司，遼寧 盤錦 124010）

檔案作為一種信息資源，有其發(fā)揮作用的獨(dú)特規(guī)律，即隨著時(shí)間的推移，檔案資源發(fā)揮作用的對象和范圍是不斷擴(kuò)展的，檔案資源的形成和管理分檔案室和檔案館階段。檔案信息資源開發(fā)的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。因此，資源建設(shè)必須立足于社會(huì)需求。檔案部門應(yīng)對每個(gè)資源開發(fā)項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)意義、用戶需求、使用模式、投入規(guī)模、建設(shè)周期，館藏基礎(chǔ)、開發(fā)環(huán)境、技術(shù)規(guī)范等進(jìn)行深入調(diào)研，在此基礎(chǔ)上，充分論證其必要性和可行性，制定出具體規(guī)劃與質(zhì)量要求。

1 檔案信息資源結(jié)構(gòu)

檔案信息資源結(jié)構(gòu)是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而發(fā)展的。檔案信息資源的逐漸形成過程，也就是檔案信息資源結(jié)構(gòu)的逐漸發(fā)展過程。檔案信息資源結(jié)構(gòu)可反映各級各類檔案館的各自特點(diǎn)和各個(gè)方面的歷史、現(xiàn)狀，是衡量檔案館館藏檔案水平以及能否最大限度為社會(huì)提供信息服務(wù)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)的檔案信息資源結(jié)構(gòu)應(yīng)是多層次、多門類、多形式的，按不同標(biāo)準(zhǔn)可分為多種類型。

以檔案的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，檔案資源分為普通檔案、專門檔案。普通檔案通常稱為文書檔案，是指在行政管理活動(dòng)中所形成的主要由行政公務(wù)性文書轉(zhuǎn)化而成的檔案。專門檔案是在一定的專業(yè)領(lǐng)域或?qū)ｉT業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的、反映特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容的專用文件材料。專門檔案種類繁多，包括科技檔案、外交檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、商標(biāo)檔案等等。

以檔案載體為標(biāo)準(zhǔn)，檔案資源包括甲骨檔案、金石檔案、簡犢檔案、嫌帛檔案、紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案、機(jī)讀檔案等。紙質(zhì)檔案是目前檔案資源的主體。聲像檔案、縮微檔案、機(jī)讀檔案等以圖像、聲音等非文字手段為代表形式的檔案稱為特殊載體檔案，它的信息存儲(chǔ)方式不同于紙質(zhì)檔案，在保管條件和保管方法上具有特殊性。隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展迅速增長，檔案部門必須加強(qiáng)對現(xiàn)代特殊載體檔案的收集和管理。

2 檔案信息資源的來源

檔案信息資源來源于各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所形成的各種文件材料。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息資源的來源由單一渠道逐步變化為多種渠道。檔案信息資源的種種來源形式具體表現(xiàn)為檔案接收、征集、交換、復(fù)制、購買、接受轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)和寄存等。檔案信息資源的各種來源，除按正規(guī)渠道接收各種檔案資源外，其余如征集、交換、復(fù)制、購買等種種來源形式，都是對館藏檔案信息資源內(nèi)容狀況的補(bǔ)充。

3 檔案信息資源建設(shè)措施研究

3.1 立足館藏，注重特色

檔案信息資源建設(shè)要立足館藏優(yōu)勢，著力建立具有本館特色的檔案資源數(shù)據(jù)庫，積極開展專題信息服務(wù)。重要特色檔案代表檔案館的館藏質(zhì)量和工作成就，反映檔案館的館藏宗旨和風(fēng)格，對于提高檔案館的聲譽(yù)和地位具有重要意義。

數(shù)字檔案資源的利用具有網(wǎng)絡(luò)共享的特點(diǎn)，即網(wǎng)中任一節(jié)點(diǎn)提供的檔案信息可以方便地為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)用戶所共享。因此，各檔案部門在建設(shè)檔案資源時(shí)走特色化道路，可以避免檔案資源建設(shè)上的重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案信息資源建設(shè)的效率。

3.2 以電子文件歸檔與管理為重點(diǎn)

檔案信息資源開發(fā)的重心應(yīng)從檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移到電子文件歸檔管理上。這是因?yàn)?第一，目前，檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，尤其是音頻、視頻檔案的數(shù)字化，國家尚未出臺(tái)任何規(guī)范，在此情況下全面鋪展檔案數(shù)字化工作，存在著文件格式和技術(shù)參數(shù)不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)，有可能影響到今后數(shù)字檔案資源的整合與共享，以前的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)就曾走過這樣的彎路。第二，檔案數(shù)字化是非數(shù)字化檔案向數(shù)字環(huán)境的遷移，解決的是“存量”問題，而電子文件的歸檔管理解決的是源源不斷的“增量”問題。顯然，“增量”問題處理不好，會(huì)使“存量”不斷增加，歷史包袱越背越重。反之，從源頭著手，則能起到事半功倍的效果。第三，以電子文件歸檔管理為重點(diǎn)，盡早實(shí)現(xiàn)數(shù)字環(huán)境下文件檔案的一體化，有助于檔案管理與電子政務(wù)的融合，抓住電子政務(wù)大發(fā)展的契機(jī)，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。

3.3 優(yōu)化檔案信息資源

各種檔案信息資源從不同渠道進(jìn)入檔案館后，還要經(jīng)過一定的完善環(huán)節(jié)，這主要指檔案的整理和鑒定環(huán)節(jié)。整理和鑒定環(huán)節(jié)有一整套比較系統(tǒng)的處理原則和方法，如整理的原則、整理的要求、鑒定的原則、鑒定的方法等等。

整理工作的具體內(nèi)容和具體方法多種多樣，都是在建立和追求檔案資源的有序狀態(tài)。檔案整理所采用的方法及其所導(dǎo)致的秩序狀態(tài)必須有利于管理，必須有利于維護(hù)和體現(xiàn)檔案的本質(zhì)特性。立卷在檔案整理中占有重要地位，是操作性和技術(shù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)。隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和知識載體的增加，立卷的科學(xué)性問題已擺在我們面前，完全以“卷”為基本單位管理檔案做法已不能適應(yīng)新的情況。檔案信息化管理通過電子計(jì)算機(jī)，不僅能從浩瀚的庫藏中迅速、準(zhǔn)確地查找到任何一份檔案文件，而且還能深入到對檔案內(nèi)容的控制，因此許多國家的檔案部門已經(jīng)不采用立卷的整理方式。為適應(yīng)檔案信息化的要求，應(yīng)改革檔案立卷的方法，即對永久性保存的紙質(zhì)檔案仍然采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則通過計(jì)算機(jī)建立文件的邏輯組合方法設(shè)“虛擬卷”。這樣既滿足了檔案管理的要求，節(jié)省人力，可將工作重心轉(zhuǎn)向檔案信息資源的開發(fā)，同時(shí)也適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

檔案資源鑒定是檔案工作的重要業(yè)務(wù)建設(shè)，其基本功能是保證檔案資源的質(zhì)量，提高檔案工作的效益。檔案資源的價(jià)值鑒定是對檔案價(jià)值的鑒別、判定工作。從社會(huì)的總體需求出發(fā)，嚴(yán)格遵循鑒定制度，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，具體分析檔案內(nèi)容及其形式，準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值，是檔案鑒定的原則。檔案資源鑒定有兩個(gè)基本間題:一是準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，檔案部門應(yīng)研究制定一個(gè)操作性強(qiáng)、比較具體的定性與定量分析相結(jié)合的檔案價(jià)值因素體系作為鑒定依據(jù)，提高鑒定工作效率;二是科學(xué)制定檔案資源歸檔范圍，應(yīng)樹立資源管理的效益觀念，嚴(yán)把檔案收集關(guān)，改變歸檔范圍過寬、歸檔率過高的現(xiàn)狀。

強(qiáng)化檔案的鑒定工作必須更新傳統(tǒng)的檔案鑒定原則，避免低價(jià)值檔案的“過度”保存造成浪費(fèi)。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代人類知識、信息量劇增，文件增長速度快，給檔案部門形成強(qiáng)大的壓力，要準(zhǔn)確地挑選具有永久價(jià)值的檔案，確保核心檔案、珍貴檔案的完全。為確保非永久性檔案的實(shí)效性，要重點(diǎn)開發(fā)專題目錄、專題索引或簡介等形式，使利用者及時(shí)利用。對永久性檔案，則可有計(jì)劃地編研各種高附加值和長效性的編研成品。檔案鑒定還要確定密級與保持其準(zhǔn)確性。檔案部門要在履行保護(hù)國家檔案資源安全義務(wù)的前提下，合理確定檔案的密級，盡量擴(kuò)大檔案信息的交流。

結(jié)語

檔案一方面以其信息的本源性、可靠性等特點(diǎn)而優(yōu)于其他信息資料，同時(shí)又由于它的原始性和內(nèi)向性等特點(diǎn)而使檔案信息知識的系統(tǒng)性和傳播功能低于其他信息資料。因此，檔案工作者應(yīng)該掌握檔案信息的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的科學(xué)管理措施，發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢，彌補(bǔ)它的局限性，從而強(qiáng)化檔案信息資源的功能。

[1]李泰城.新時(shí)期檔案工作論文集[C].中國檔案出版社，2005.

[2]華林.新編科技檔案管理學(xué)[M].云南大學(xué)出版社，2001.