會議記錄工作常見問題及建議

□ 談敦旺

一、會議記錄中常見的問題

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，會議記錄中常常存在一些這樣那樣的問題。歸納起來，主要是：

（一）記錄不完整。由于管理不善、制度不嚴(yán)、責(zé)任不清及人員素質(zhì)差等因素，記錄時該記的內(nèi)容未記，該形成紀(jì)要的沒有形成。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等；有些會議記錄中應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些情況都直接影響了記錄的完整性。

（二）真實性不夠。記錄時沒有把會議進行的真實情況如實地記下來，任意增減或改變會議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏概全，隨意加修飾詞等。

（三）格式不規(guī)范。有些記錄人員不熟悉，甚至不懂會議記錄的書寫格式，盲目地隨意地去寫，寫出來的東西條理不清、邏輯不強、語言不準(zhǔn)確，沒有重點，雜亂無章，完全脫離文體的要求。有的會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保存。

（四）不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。有的會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開，共用一個會議記錄本，給保管和利用帶來不便；有的會議記錄本不固定。

（五）記錄不及時。有的單位和部門,由于對會議記錄工作不夠重視,或是人員安排不當(dāng),檢查指導(dǎo)不力,使會議記錄不是不記，就是嚴(yán)重滯后于記錄的形成時間,在需要時拿不出東西,突擊整理,往往是粗制濫造，漏洞百出。

二、對做好會議記錄工作的建議

通過對會議記錄工作中存在問題的分析，加之自己的工作實踐與探索，對做好會議記錄工作，提高會議記錄質(zhì)量，筆者提出以下幾點意見建議：

（一）提高思想認(rèn)識，高度重視會議記錄工作

會議記錄是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等進行綜合基礎(chǔ)上形成的，其重要性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議記錄集中反映了會議的主要精神和決定事項。會議記錄所記載會議基本情況，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達(dá)與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。

（二）加強教育培訓(xùn)，切實提高記錄人員素質(zhì)能力

會議記錄人員素質(zhì)能力的高低，直接決定著會議記錄的質(zhì)量。因此，抓好干部隊伍的在崗學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作顯得尤為必要。學(xué)習(xí)教育培訓(xùn)要堅持集體學(xué)習(xí)與個人學(xué)習(xí)相結(jié)合，制訂年度學(xué)習(xí)計劃，提出目標(biāo)要求，嚴(yán)格考核辦法。一是組織參加省、市舉辦的各類培訓(xùn)班，同時邀請有關(guān)人員采取理論輔導(dǎo)、專題講座，對機關(guān)工作人員進行強化培訓(xùn)。二是創(chuàng)造條件，組織工作人員外出學(xué)習(xí)借鑒兄弟人大工作的先進做法和成功經(jīng)驗。三是實踐鍛煉，就是根據(jù)常委會各個階段的重點工作安排，有計劃地組織文秘人員參與重大會議的籌備、綜合材料起草，參加各類調(diào)研視察、執(zhí)法檢查活動，使工作人員的綜合能力在實踐中得到鍛煉。特別要加強對記錄工作人員的職業(yè)道德教育，強化責(zé)任意識和崗位職責(zé)，著力提高他們對會議記錄工作重要性的認(rèn)識。

（三）抓主抓重，努力提高會議記錄的質(zhì)量

馬克思主義的辯證法指出，要把握和分析事物的普遍性與特殊性，因此會議記錄工作既要認(rèn)真翔實，更要突出重點，抓住關(guān)鍵。

第一，全神貫注、記錄重點。會議期間準(zhǔn)確記錄發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容，不求多，但求精、求準(zhǔn)。記錄的重點，除了根據(jù)發(fā)言者的語氣和措辭判斷之外，剩下的就靠經(jīng)驗了。比如，領(lǐng)導(dǎo)說，“我建議”、“我認(rèn)為”、“我覺得”的時候就是要下主觀結(jié)論的時候了，后面的內(nèi)容往往比較重要，有可能是總結(jié)性的要點。當(dāng)然，全神貫注的聽講是最基礎(chǔ)的前提。

第二，實事求是，抓主放次。會議達(dá)到了什么樣的結(jié)果，確定了什么樣的方案，準(zhǔn)確記錄會議達(dá)成的一致結(jié)果。比如大家討論方案A和B，最終采用的是B方案，這種會議結(jié)果一定要詳細(xì)記錄下來。特別瑣碎、次要的東西可不做記錄，記錄的順序要有主次先后之分，最好在第一時間完成對會議記錄的整理，否則越往后推，做出來的質(zhì)量會越差。

第三，精煉準(zhǔn)確，合乎規(guī)范。按照規(guī)范格式做好會議記錄，會議記錄一般分為兩個部分：一是會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數(shù)不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數(shù)過多的會議可只寫出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。二是會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。不是記錄文字越多越好，重點在于語言組織、邏輯思維的嚴(yán)謹(jǐn)、通順，讓人一看就懂。因此用詞要少而精。同時要注意字體、段落、空格、標(biāo)點符號等都要合乎規(guī)范，符合要求。另外，務(wù)必使用固定的或?qū)Ｓ玫臅h記錄本。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保存。

第四，創(chuàng)新考核，提高管理。一是要制訂嚴(yán)格的考核管理制度。對會議記錄工作提出明確要求和考核檢查評比辦法，按季度或年份，組織人員對記錄工作進行檢查評比，以此提高會議記錄的質(zhì)量和水平。二是要加強會議記錄管理與保存。對于日常的普通會議，例如黨支部會議、秘書長辦公會議等，要確定專人記錄、專人保管，年底統(tǒng)一歸檔。對于特別重要或是大型的會議，例如人大常委會會議，會前要根據(jù)會議內(nèi)容和要求，抽調(diào)業(yè)務(wù)熟練、素質(zhì)較好的人員，提出具體的記錄要求，組織記錄人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，閱讀相關(guān)的會議文件材料，做到心中有數(shù)，有的放矢。會議結(jié)束后，立即收回記錄本，由專人保管存檔。