會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響

朱曉霞

【摘 要】 會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱，是用計算機代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。本文就當前會計電算化面臨的問題進行了分析，同時提出了會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響及發(fā)展策略，以利于促進會計工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率。

【關鍵詞】 會計電算化內(nèi)部控制管理

1. 會計電算化面臨的主要問題分析

1.1電子數(shù)把會計從業(yè)站點加入收藏夾據(jù)的審核和確認。在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下，多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是，隨著會計電算化的進一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以，賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數(shù)據(jù)。

1.2會計無紙化存在的問題。在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關鍵。

1.3會計電算化工作中的安全問題?，F(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投入運行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)把會計從業(yè)站點加入收藏夾庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底的改變。

1.4對審計工作環(huán)境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關系，會計電算化是對傳統(tǒng)手工會計進行了改造和革新后產(chǎn)生的，它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統(tǒng)的誕生，不僅給傳統(tǒng)會計帶來革新而且也給傳統(tǒng)審計帶來巨大沖擊。

2. 會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響

2.1內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施，如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制，以及計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。

2.2內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉移到計算機內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?/p>

2.3會計業(yè)務的功能調(diào)整。在一般情況下，作為電算化會計信息系統(tǒng)基礎的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時，在會計軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實存儲著足以產(chǎn)生相關會計報告所需的數(shù)據(jù)，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會計軟件提供上述功能；第二種方案，根據(jù)工作需要即時進行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操作。若采用第一種方案，系統(tǒng)成本會增大，且很難保證能夠滿足所有的即時需求；若采用第二種方案，則對相關會計人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求，并要求他們必須具備很強的計算機相關軟件的使用技能。筆者認為，應該將二者結合起來，從而制定電算化會計信息系統(tǒng)的實施方案，即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能，又同時設立會計數(shù)據(jù)分析員崗位，進行必要的會計數(shù)據(jù)人工折取處理工作。

3. 加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設，保證系統(tǒng)安全運行

3.1嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護.操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn).操作規(guī)程應明確職責，操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件.如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染.系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括：（1）定期進行檢查并做好記錄；（2）在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄.而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。

3.2強化人員素質(zhì)的培養(yǎng)是根本。會計信息系統(tǒng)是一個較為復雜的人機系統(tǒng)，會計信息系統(tǒng)的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術，又精通會計業(yè)務的隊伍，在這支隊伍中，最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護與管理人員，即系統(tǒng)管理員。其次，由于信息技術發(fā)展異常迅速，會計工作規(guī)范性進程的不斷發(fā)展與完善，無論計算機方面的新技術，還是會計業(yè)務的新要求，都對會計電算化工作不斷地提出更高要求，這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求，及時調(diào)整、更新系統(tǒng)，從而更好地服務于會計電算化工作。

3.3嚴格機構和人員的管理與控制。會計核算軟件投入正式使用后，對原有會計機構必須做相應調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度.會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位.基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位.機構調(diào)整必須同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為.如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。

3.4分清崗位職責。要求會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工，明確職責。加強對操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管的權限的約束。在一般情況下，電算主管和系統(tǒng)管理員應由兩人分別擔當，尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡條件的會計軟件，從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負責。當然，在單位會計人員不多、會計業(yè)務量不大、會計軟件為單機運行時，電算主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責任等方面來講，電算主管都是本單位的業(yè)務總負責人，系統(tǒng)管理員應服從電算主管的工作安排，系統(tǒng)管理員的權限并不是“無限大”的，其所做各項工作都應對電算主管負責。

3.5用現(xiàn)代審計活動的控制方式。現(xiàn)代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統(tǒng)分析三個階段。在查詢審核階段，電算化會計應能為審計提供新的查詢線索。因此，電算化會計軟件應提供關于“憑證—總賬—報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段，電算化會計系統(tǒng)應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇，并編寫一套審計測試預留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計重要的過程。系統(tǒng)分析過程的重點是加強電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。美國注冊會計師協(xié)會在第3號《審計準則公告》中將電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統(tǒng)的研制開發(fā)及應用環(huán)境等方面進行的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此，應用控制與會計軟件開發(fā)密切相關，應特別引起重視。

結束語

隨著科學技術的發(fā)展，電子計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用.會計電算化使會計人員從繁重的手工核算報表中解脫出來，提高了會計信息的及時性、正確性、全面性。因此，會計電算化必將成為會計工作的發(fā)展的新趨勢。

（作者單位：黑龍江省農(nóng)墾建三江管理局審計處）