如何運(yùn)用Excel電子表格做好人事檔案信息統(tǒng)計(jì)工作

趙金卓

摘要：利用人事管理工作的辦公自動(dòng)化，采用Excel電子表格提供的統(tǒng)計(jì)函數(shù)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工具，詳細(xì)地介紹了Excel電子表格在人事檔案信息統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel；辦公自動(dòng)化；信息統(tǒng)計(jì)

人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，為反映檔案管理工作規(guī)模、水平、發(fā)展速度，加強(qiáng)和改善人事管理提供重要依據(jù)。從各種不同角度統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，在一定程度上，可以看出人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平和管理人員素質(zhì)。實(shí)際工作中，面對(duì)大量的人事檔案信息采集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析工作，傳統(tǒng)的人工操作速度慢、效率低、質(zhì)量差，不能滿足新形勢(shì)下人事管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。利用人事管理工作的辦公自動(dòng)化，采用中文Excel 是Office的主要組件之一，它集表格計(jì)算、圖表、數(shù)據(jù)處理功能于一體，以其功能的方便性、操作的簡(jiǎn)易性、系統(tǒng)的智能性而被用戶接受。它既可以單獨(dú)運(yùn)行，也可以與Office的其他組件乃至網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，應(yīng)用于統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析。下面以事業(yè)單位工作人員基本信息為例，談?wù)勅绾芜\(yùn)用Excel電子表格做好人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作。

一、認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)采集，創(chuàng)建Excel電子表格，確保檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性

1、建立準(zhǔn)確完善的人事檔案基本信息工作表是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、技術(shù)難度高的基礎(chǔ)性工作，內(nèi)容龐雜且輸入量大，要由責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真、孰悉人事檔案信息管理工作和熟練計(jì)算機(jī)操作人員承擔(dān)信息采集工作。所有的人事檔案信息要以檔案記載為依據(jù)，符合人事檔案信息的認(rèn)定要求，有絕對(duì)的權(quán)威性。

2、在人事檔案信息中含有大量的動(dòng)態(tài)信息，如：黨政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)及任職時(shí)間、學(xué)歷、學(xué)位、聘用崗位等，變化比較頻繁，要及時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行更新維護(hù)，確保工作表中信息準(zhǔn)確。首先創(chuàng)建Excel“人事檔案信息統(tǒng)計(jì)目錄”。

3、Excel電子表格對(duì)錄入數(shù)據(jù)的格式要求比較嚴(yán)格，特別是日期型數(shù)據(jù)，在信息錄入時(shí)常見的日期時(shí)間格式為“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh：mm（am/pm）”，而不能用 “ yyyy. n n.jj ”格式。另外，在錄入身份證號(hào)碼時(shí)，還要把單元格的格式設(shè)定為文本格式，確保錄入信息的完整與準(zhǔn)確。 如圖（1）所示。

二、使用Excel提供的公式與函數(shù)。

公式是指一個(gè)由等于“=”開頭的計(jì)算表達(dá)式，其結(jié)果根據(jù)其他單元格式的數(shù)據(jù)計(jì)算而得到。函授是預(yù)定的內(nèi)置公式，可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)值執(zhí)行運(yùn)算，并返回一個(gè)或多個(gè)值。函數(shù)可以簡(jiǎn)化和縮短工作表中的公式，尤其在用公式執(zhí)行很長(zhǎng)或復(fù)雜的計(jì)算時(shí)。Excel提供大量的函數(shù)供用戶使用。

1、公式

Excel中的公式由常數(shù)、單元數(shù)地址、函數(shù)及運(yùn)算符組成。運(yùn)算符是用于指定對(duì)公式中的元素執(zhí)行運(yùn)算的類型的標(biāo)記或符號(hào)。Excel包含算術(shù)運(yùn)算符，包括+（加）、-（減）、*（乘）、∕（除）、%（百分比）、∧（乘方）；比較運(yùn)算符用于符號(hào)比較兩個(gè)值大小，結(jié)果是一個(gè)邏輯值（True或False），常用的比較運(yùn)算包括=（等于）、﹥（大于）、﹤（小于）、≧（大于或等于）、≦（小于或等于）、≠（不等于）；文本連接運(yùn)算符和引用運(yùn)算符4種。如圖（2）所示。

2、函數(shù)

函數(shù)通過對(duì)給定常數(shù)、單元格或區(qū)域甚至其他函數(shù)的函數(shù)值進(jìn)行指定的運(yùn)算，完成比公式更復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理。函數(shù)的值顯示在函數(shù)所在的單元格。Excel為用戶提供了許多內(nèi)置函數(shù)，為用戶對(duì)書籍進(jìn)行運(yùn)算、管理和分析帶來方便。這些函數(shù)分為財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等。

常用的統(tǒng)計(jì)函數(shù)有：最大值（MAX）、最小值（MIN）、平均值（AVERAGE）、計(jì)數(shù)（COUNT）、求和（SUM）、標(biāo)準(zhǔn)差（STDEV）、邏輯函數(shù)（IF）、條件函數(shù)（COUNTIF）。

在人事檔案信息統(tǒng)計(jì)中，最常用的是邏輯函數(shù)（IF）。比如，郝x的民族填寫在i11 單元格中，只要在其民族類別對(duì)應(yīng)的單元格中輸入計(jì)算公式 “ = I F（i11 =“ 漢族” ，“ 漢族”，“ 少數(shù)民旅”）”，可完成對(duì)郝x的民族信息進(jìn)行分類。另外，在人員基本信息中，還要把年齡信息按3 5 歲及以下、3 6 至4 O 、4 1 至4 5 、4 6 至5 0 、5 1 至5 4 、5 5 歲及以上等六個(gè)年齡段進(jìn)行分類，類似這樣多個(gè)等級(jí)的分類 ，可以使用i f 函數(shù)多層嵌套辦法來實(shí)現(xiàn)。比如郝x的年齡填寫在H11 單元格中，只要在其年齡段對(duì)應(yīng)的單元格r f l l 輸入計(jì)算公式 “ = IF（H11 <= 3 5，“3 5 歲及 以下”，I F） H11 < = 4 0，“ 3 6 至4 O”，IF（H11 < = 4 5，“ 4 1 至4 5 ”，I F（H11 < = 5 0 ，“ 4 6 至5 0 ”，I F （H11 < = 5 4 ，“ 5 1 至5 4 ”，“ 5 5 歲及以上”），即可完成對(duì)郝x的年齡段進(jìn)行自動(dòng)分類。但是應(yīng)當(dāng)注意的是，IF函數(shù)最多允許七重嵌套 。如圖（3） 所示。

三、熟練運(yùn)用Excel表數(shù)據(jù)管理與分析

電子表格軟件不僅要具有表格數(shù)據(jù)的計(jì)算處理能力，更重要的是具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理與分析能力。靈活運(yùn)用電子表格軟件的數(shù)據(jù)管理與分析能力，可以提高管理效率，為決策提供支持，使管理水平上一個(gè)新臺(tái)階。Excel提供了一系列功能，如數(shù)據(jù)排序、分類匯總、數(shù)據(jù)篩選、圖標(biāo)制作等，可以很方便地管理與分析數(shù)據(jù)列表中的數(shù)據(jù)。包括：數(shù)據(jù)列表、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性、排列、篩選、分類數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)透視表。

數(shù)據(jù)透視表是一種交互的、交叉制表的Excel報(bào)表，用于對(duì)多種來源的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和分析，是Excel中最富有創(chuàng)造性、技術(shù)性和強(qiáng)大分析能力的工具。在事業(yè)單位工作人員基本信息表中 ，最終需要的是對(duì)所提供人事檔案信息進(jìn)行相互交叉的匯總和分析。實(shí)現(xiàn)這一功能，必須通過數(shù)據(jù)透視表來完成。首先要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)表 ，具體如下：在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中點(diǎn)擊“ 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項(xiàng)，第一步數(shù)據(jù)源類型選擇為 “Microsoftoffi ceexcel 數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”，表格類型選擇為“數(shù)據(jù)透視表”，第二步選定的數(shù)據(jù)源區(qū)域?yàn)榛拘畔⒐ぷ鞅碇兴械乃腥耸聶n案信息數(shù)據(jù)范圍，第三步數(shù)據(jù)透視表顯示的位置 ，根據(jù)自己的需要自行確定（一般選擇“新建工作表”） 。其次是對(duì)人事檔案信息進(jìn)行交互的快速匯總和分析。第三步指定數(shù)據(jù)的顯示位置是新建工作表還是嵌入當(dāng)前工作表。在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，將選擇的“職稱、出生年月、學(xué)歷、聘用崗位” 字段添加或直接拖到 “ 數(shù)據(jù)區(qū)域”，此時(shí)在數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇字段添加到 “ 列區(qū)域”或直接拖至數(shù)據(jù)透視表中的“列 字段”拖放處，即可得到快速交互匯總的數(shù)據(jù)透視表，從數(shù)據(jù)透視表中可直接得到所需要的各種分類和匯總數(shù)據(jù)。如圖（4）和圖（5）所示。

綜上所述，在利用Excel電子表格進(jìn)行人事檔案信息統(tǒng)計(jì)工作中，首先要建立格式正確、內(nèi)容全面真實(shí)的人事檔案基本信息表，還要熟練掌握和運(yùn)用Excel 提供的公式與函數(shù)，將人事檔案的基本信息按照統(tǒng)計(jì)報(bào)表的要求進(jìn)行準(zhǔn)確分類；利用數(shù)據(jù)透視表從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，得到所需要的數(shù)據(jù)信息。

參考文獻(xiàn)

[1]、[2]：杜友福 大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程[J].科學(xué)出版社，2010.5：174；181-182