加強內(nèi)部管理做好企業(yè)物資管理工作

方勝芝

伴隨市場經(jīng)濟高速發(fā)展和電子商務(wù)推廣普及，物資采購領(lǐng)域的競爭越來越激烈，其中，多數(shù)物資處于供大于求狀態(tài)，有利于物資采購工作的開展，但受資源、地理位置或運輸條件限制以及企業(yè)資金狀況等多方面因素的影響，也形成很多具有壟斷性質(zhì)的賣方市場，由此增加采購工作的難度。

為了準(zhǔn)確掌握市場脈搏，提高采購質(zhì)量，最大限度降低采購成本，增加企業(yè)利潤，必須采取針對措施適應(yīng)市場變化，同時靈活運用電子商務(wù)等現(xiàn)代化手段，節(jié)約挖替，強化內(nèi)部物資管理，以確保企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行。

1 加強內(nèi)部管理確保物資質(zhì)量

質(zhì)量是企業(yè)在當(dāng)今激烈市場競爭中的立足之本，為確保采購物資質(zhì)量，就必須樹立全員質(zhì)量意識，強化質(zhì)量管理。

1.1 規(guī)范強化企業(yè)員工質(zhì)量管理意識

在確保產(chǎn)品質(zhì)量方面，筆者認(rèn)為“人”的主觀觀念是最重要的，要增強員工質(zhì)量意識，使員工從主觀上充分認(rèn)識到自己的切身利益與企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量之間的密切關(guān)系，建立有效的激勵和約束機制，對出現(xiàn)的質(zhì)量問題認(rèn)真分析，找出原因，真正做到責(zé)任到人，同時應(yīng)獎勵優(yōu)秀員工，推廣先進(jìn)經(jīng)驗，使每個員工都來重視產(chǎn)品質(zhì)量。

1.2 建立、健全嚴(yán)格的物資采購管理制度

要在企業(yè)內(nèi)部確保物資質(zhì)量，就必然涉及到采購管理工作，必須從建立、完善嚴(yán)格的物資采購管理制度入手，規(guī)范相關(guān)人員的采購行為和管理方法，做到“有章可循，有法可依”。如我公司已經(jīng)建立的《物資采購管理辦法》、《物資采購及審核制度》、《物資采購招標(biāo)工作管理辦法》、《電子比價管理規(guī)定》等等，這些管理制度和條例具體可行、嚴(yán)密規(guī)范，能夠約束高危崗位采購人員的采購行為。此外，還應(yīng)加強思想教育，形成清正廉潔的工作風(fēng)氣，使采購人員能依法以最低的價格購買到質(zhì)量、性能最好的產(chǎn)品。

1.3 規(guī)范、強化供方評價管理

在當(dāng)今市場供大于求的情況下，由于競爭激烈，導(dǎo)致產(chǎn)品種類、規(guī)格、性能、包裝等日趨多樣化，所以為了保證采購質(zhì)量，最大限度降低采購成本，必須對供方實行動態(tài)管理，保證采購物資質(zhì)量優(yōu)良率和價格合理化。這就要求對供方的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、售后服務(wù)能力、生產(chǎn)技術(shù)、加工能力、產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量保證體系以及相關(guān)產(chǎn)品獲得國家有關(guān)部門頒發(fā)的資格證書等等資信進(jìn)行綜合評價，對特殊材料供貸方，還要派相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場考察和評價。同時對供方提供的相應(yīng)資信證據(jù)如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等進(jìn)行核查。為了公正對待所有供方，建立相對穩(wěn)定、合格的供方網(wǎng)絡(luò)，集團公司專門成立了供方評價領(lǐng)導(dǎo)小組，由有關(guān)專業(yè)人員和質(zhì)量部門參加考查和審核。

通過公正和嚴(yán)謹(jǐn)評價工作，對供方企業(yè)生產(chǎn)或代理產(chǎn)品的能力、質(zhì)量穩(wěn)定性、可靠性、價格合理性、信譽度、資產(chǎn)狀況及售后服務(wù)和后續(xù)供應(yīng)能力有了充分了解，在此基礎(chǔ)上，將合格的供方列入名錄報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并形成最終的合格供方名錄，此后，凡有采購活動原則上必須在供方名錄中選擇廠家，以確保采購物資質(zhì)量。

加強供方的管理是確保供應(yīng)、降低價格、保證采購物資質(zhì)量的重要手段，實行動態(tài)分析管理，定期評審，對不符合要求者及時調(diào)整。同時還要繼續(xù)開辟供貨渠道，促進(jìn)供方企業(yè)之間的競爭，為保證物資供應(yīng)和降低采購成本創(chuàng)造條件。此外，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立市場價格動態(tài)檔案及供方資信檔案，對合格供方名錄中的廠家實行考核激勵和淘汰機制，做到有進(jìn)有出、末位淘汰，以激勵供貸方提供性價比高的物資和服務(wù)。

1.4 強化物資采購過程中的質(zhì)量管理

為確保采購物資質(zhì)量，采購部門要從源頭入手，在計劃編制，定額下達(dá)，供方選擇以及合同簽訂等各個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

（1）在編制計劃和制定定額時首先要以保證物資質(zhì)量為前提，嚴(yán)格按生產(chǎn)進(jìn)度制定采購計劃，避免為追求出產(chǎn)進(jìn)度而影響采購物資質(zhì)量現(xiàn)象發(fā)生。

（2）對具有壟斷性質(zhì)的大宗物資，要根據(jù)市場價格走勢，制定出合理的采購周期；要掌握供方提供合格產(chǎn)品和物項服務(wù)的能力，在履行合同過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題時應(yīng)及時派專業(yè)人員到供方現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。

（3）采購機電配套件要及時向供方提供技術(shù)參數(shù)和圖紙，應(yīng)與設(shè)計部門做好協(xié)調(diào)，提供符合產(chǎn)品工藝要求的準(zhǔn)確技術(shù)參數(shù)，保證采購物資的質(zhì)量要求。

（4）應(yīng)嚴(yán)格杜絕不合格材料入廠，由儲運部門加強材料入庫檢驗，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量瑕疵，采購人員當(dāng)即刻向供方提出異議和解決方案，并向供方提供其質(zhì)量瑕疵的檢驗證明，要求供方盡快解決。

（5） 對機電配套件入庫檢驗要格外嚴(yán)謹(jǐn)及時，嚴(yán)格避免在產(chǎn)品裝配時才發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，延誤產(chǎn)品按期交貨。

2 控制采購價格降低采購成本

要想提高企業(yè)經(jīng)濟效益，降低成本是至關(guān)重要的，一個企業(yè)要做大圖強，就必須生產(chǎn)出性價比高的產(chǎn)品，因此降低采購成本勢在必行。

2.1 大宗物資招標(biāo)采購

大型機電配套件、有色金屬等屬于大宗采購物資，占用資金數(shù)額較大，是采購監(jiān)控工作的重點。若大宗物資采購工作做得好，就能夠取得非常顯著經(jīng)濟效益，大大降低采購成本。

如今，各大企業(yè)對大宗物資都采取招標(biāo)采購辦法，效果很好。在我公司對單項采購金額50萬元以上（含50萬元），且具有招標(biāo)條件，或單項采購金額雖在50萬元以下，但年累計額在100萬元以上（含100萬元）的項目進(jìn)行招標(biāo)采購。招標(biāo)采購工作由采購部門專門成立的招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)，辦公室主任由公司采購部長親自兼任，邀請專業(yè)技術(shù)人員參與開標(biāo)和評標(biāo)。在采購過程中嚴(yán)格照按公司招標(biāo)管理制度，遵循“經(jīng)濟、公正、高效”的采購原則，公正對待投標(biāo)商，對投標(biāo)人資格、投標(biāo)文件、投標(biāo)報價、付款方式、交貨期及后續(xù)服務(wù)等進(jìn)行綜合評價，最終確定投標(biāo)最低者中標(biāo)。

因招標(biāo)采購工作遵循公開、公平、公正的原則，使采購活動在透明的環(huán)境中進(jìn)行，公開確定物資供貨單位及一定時期的供貨價格，規(guī)范了采購行為，避免了采購過程中的暗箱操作、收受賄賂等違紀(jì)行為的出現(xiàn)，從源頭上阻止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，大大降低了采購成本，而通過陽光采購，公司經(jīng)濟效益也明顯提高。

2.2 比價采購

控制采購成本必須貫穿于整個采購過程始終，具體包括采購計劃和材料定額的合理性、供應(yīng)商的選擇、談判技巧、定價策略和運輸方式等等。因此，控制采購成本必須從采購的源頭抓起，爭取主動，通過加大比價力度，實行全過程的成本控制。為此，采購部門必須建立起完善的采購供應(yīng)體系，理順采購渠道，對采購過程實行全面有效監(jiān)督，對尚未確定廠家或招標(biāo)項目的材料采購等均要貨比三家，嚴(yán)格執(zhí)行公司物資采購比價規(guī)定，在相同條件下比質(zhì)、比價、比交貨期，選擇最合適的供貨方。同時還需要制訂出常用外購物資價格手冊，定期或不定期的進(jìn)行修改補充；建立比價采購臺帳，詳細(xì)記錄比價情況，并將臺帳公開；采用計算機網(wǎng)絡(luò)管理，提高采購業(yè)務(wù)透明度，對采購行為進(jìn)行約束，從而形成規(guī)范的比價采購程序，最大限度地減少中間環(huán)節(jié)，將最優(yōu)質(zhì)量，最低的價格將物資采購到廠。

2.3 集中采購

在經(jīng)濟全球一體化的今天，對于象鋼材、燃料、冶金爐料、耐火材料、產(chǎn)品配套件、有色金屬等一些大宗物資，價格的漲幅及價格波動極大，對采購成本控制形成巨大壓力。因此，采用何種采購方式及管理模式能夠控制并降低采購成本，是每個企業(yè)都急需解決的問題。2005年以來我公司統(tǒng)一了物資管理體系，制定出統(tǒng)一、規(guī)范的物資采購管理制度和程序，形成橫向物資需求商務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立起公司物流管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，對一些機電配套件和大宗物資進(jìn)行集中采購，也就是將有限的、分散的采購需求集合起來，充分利用“大市場”資源吸引眾多供應(yīng)商參與競價，通過集中招標(biāo)、談判以獲取質(zhì)優(yōu)價廉的物資。實踐證明，集中采購?fù)ㄟ^整合采購資源，能夠形成規(guī)模優(yōu)勢，提高資金使用效率；能夠優(yōu)化物流，降低流通費用；能夠?qū)崿F(xiàn)降價節(jié)支，減少資金占用；能夠規(guī)范采購行為，提高采購過程的透明度；而且還能夠提高企業(yè)之間的誠信度。總之，集中批量采購具有分散采購無法比擬的優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)采購資源最佳配置，減少采購支出。

3 按生產(chǎn)需求確定儲備計劃

每個公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，決定著其需要儲備物資的種類和數(shù)量，而如何才能使儲備量既能滿足生產(chǎn)需求，又不會造成物資積壓，少占用資金，要解決這一問題必須在準(zhǔn)確掌握現(xiàn)代物流信息，充分利用商務(wù)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，做好產(chǎn)品生產(chǎn)周期所需物資存量計劃，嚴(yán)格按計劃進(jìn)行采購，根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度按時備料和投料，了解庫存及資金占用情況，及時處理多余積壓物資；計劃員要親臨現(xiàn)場，在確保產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)上充分利用剩余物資，避免形成新的積壓。儲運部門要做好物資入庫、檢驗和保管工作，充分保證生產(chǎn)所需?？傊鶕?jù)生產(chǎn)需求確定合理儲備計劃既可以避免超儲積壓，提高資金使用效率，降低庫存管理費用，又可以保證企業(yè)生產(chǎn)連續(xù)性，確保產(chǎn)品按期出廠。

4 應(yīng)用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)

利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)與資源共享可以幫助我們及時獲得市場信息，了解國內(nèi)外市場行情。為此，近幾年公司建立起廣泛的信息網(wǎng)絡(luò)，將物流管理、計劃形成與實施、合同簽訂與執(zhí)行、付款的程序應(yīng)用、倉儲部門物資入庫及出庫和批料等全部工作流程通過計算機來完成，取得了很好的效果。通過網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上采購、遠(yuǎn)程資料傳輸?shù)葻o紙化辦公方式提高工作效率及準(zhǔn)確度，減化辦公手續(xù)，減少差錯率。同時在采購招標(biāo)、比價、價格審查、合同審計等方面強化相互制約機制，加大監(jiān)控力度，有效控制不正當(dāng)?shù)牟少徯袨椤?/p>

5 做好壟斷性物資采購

近幾年，資源短缺給采購工作帶來的困難越來越大，某些資源因供貨單一性已形成壟斷性經(jīng)營，如舞陽的厚板、金川的有色金屬和幾大煤礦的燃煤等，其共同特點是價格高，訂貨周期長，訂貨難度大。為解決這一問題，需要從生產(chǎn)計劃和管理等多方面入手，對涉及壟斷物資采購的生產(chǎn)計劃在制定時要考慮訂貨周期和價格走勢，提前訂貨，擇機加大儲備；此外，還應(yīng)發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，加強對合同執(zhí)行過程的管理，針對壟斷物資制定降低采購成本的獎勵制度等。例如在煤炭采購合同執(zhí)行過程中，采購部現(xiàn)場跟蹤人員發(fā)現(xiàn)虧噸問題后及時向供貨方提供全面、規(guī)范、詳實的煤炭虧噸資料，并得到認(rèn)可，僅2010年虧噸索賠累計金額達(dá)300多萬元，為公司挽回了經(jīng)濟損失，同時為公司降成本增效做出了貢獻(xiàn)。

6 結(jié)語

總之，只有加強物資管理，充分做好物資保障工作，才能確保企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)的順利完成。