醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用

□ 殷宏美 YIN Hong-mei

在醫(yī)改的新形勢(shì)下，以患者為中心的服務(wù)理念日益得到重視，同時(shí)隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備現(xiàn)代化程度越來(lái)越高。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，與此相適應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備運(yùn)行的歷史記錄，反映了醫(yī)療設(shè)備管理的整個(gè)過(guò)程。因此，在醫(yī)院管理中，設(shè)備檔案的建設(shè)越來(lái)越受到管理者的重視，是設(shè)備管理的基礎(chǔ)部分。積極發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案作用，對(duì)于提高醫(yī)院設(shè)備管理及整體管理水平具有十分重要的作用。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案指醫(yī)療設(shè)備在購(gòu)置和運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生具有參考及保存價(jià)值的材料，是保證醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行的依據(jù)。醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備才能有效開(kāi)展醫(yī)療、科研、教學(xué)工作，作為檔案人員，要把醫(yī)療設(shè)備檔案管理融入到設(shè)備購(gòu)置、臨床使用、故障維修等環(huán)節(jié)中去，最大限度發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的積極作用。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)

1.設(shè)備檔案載體的多樣性。設(shè)備檔案記錄了該設(shè)備從需求、論證、采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢的全過(guò)程，他的載體形式多樣，可以是紙質(zhì)的，也可以是聲像、電子等特種載體，許多采用計(jì)算機(jī)技術(shù)操控的高精尖醫(yī)療設(shè)備，其說(shuō)明書(shū)往往采用電子媒介形式。

2.設(shè)備檔案由靜態(tài)和動(dòng)態(tài)檔案組成。靜態(tài)檔案生成耗時(shí)短、簡(jiǎn)便，表現(xiàn)為設(shè)備前期購(gòu)置、論證、驗(yàn)收、說(shuō)明書(shū)等文件材料，動(dòng)態(tài)檔案指設(shè)備的運(yùn)行、維修等使用過(guò)程中形成的文件材料。

3.設(shè)備檔案管理工作要求團(tuán)隊(duì)協(xié)作性高。設(shè)備檔案是記錄設(shè)備從購(gòu)置到使用直至報(bào)廢的全過(guò)程。無(wú)論是負(fù)責(zé)采購(gòu)及維修保養(yǎng)的職能科室、還是設(shè)備的使用科室，以及設(shè)備檔案管理人員都需要緊密配合、共同協(xié)作才能達(dá)到真正意義上的醫(yī)療設(shè)備檔案的完整。

醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.購(gòu)置設(shè)備時(shí)的指導(dǎo)和監(jiān)督作用。在設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程中，設(shè)備檔案能為領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程較復(fù)雜，一般要經(jīng)歷設(shè)備論證申請(qǐng)、可行性研究分析、招標(biāo)、儀器管理委員會(huì)討論等過(guò)程，如果購(gòu)置乙類(lèi)大型設(shè)備的話(huà)，還需經(jīng)省衛(wèi)生廳批準(zhǔn)。先進(jìn)的儀器設(shè)備價(jià)格昂貴，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為同類(lèi)設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)和參考。

正確選購(gòu)設(shè)備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設(shè)備必然給醫(yī)院帶來(lái)不必要的浪費(fèi)。但是，在利益的趨動(dòng)下，醫(yī)院可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置設(shè)備的情況[1]，通過(guò)調(diào)閱設(shè)備檔案，進(jìn)行效益分析，發(fā)揮檔案的監(jiān)督作用，避免重復(fù)購(gòu)置，降低醫(yī)院成本、減少浪費(fèi)。

2.服務(wù)醫(yī)院中心工作的作用。檔案管理工作要緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作而展開(kāi)，醫(yī)院的中心工作是為患者服務(wù)，解決患者的痛苦，我們?cè)O(shè)備檔案管理人員就要積極及時(shí)地為臨床及職能科室提供服務(wù)，有效保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行，保障醫(yī)療過(guò)程的順利進(jìn)行。

儀器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于熱力、化學(xué)元素的作用，一些零部件容易磨損、腐蝕和松動(dòng)，極大地影響了設(shè)備的精度、性能和工作效率。所以，必須定期進(jìn)行保養(yǎng)和檢修工作[2]。通過(guò)設(shè)備檔案的信息資源，可利于設(shè)備使用科室提高設(shè)備的完好率和使用率，保證設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。

在設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，維修人員可依據(jù)設(shè)備檔案查找資料，及時(shí)排除故障，縮短停機(jī)時(shí)間，減少醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。2010年我院一臺(tái)進(jìn)口CT機(jī)發(fā)生故障，如果讓廠(chǎng)家來(lái)修，維修費(fèi)用高達(dá)三十萬(wàn)，在我院醫(yī)學(xué)工程科工程師的努力下，設(shè)備檔案人員積極提供相應(yīng)的技術(shù)檔案，終于依靠自己的力量在較短的時(shí)間內(nèi)修復(fù)了CT機(jī)，為醫(yī)院節(jié)省了大量金錢(qián)，也積累了一定的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。

3.為醫(yī)療或經(jīng)濟(jì)糾紛提供有效法律憑證作用。在醫(yī)療過(guò)程中如果出現(xiàn)因醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備儀器的原因而造成誤診、漏診以至對(duì)患者造成傷害而引起醫(yī)療糾紛，這時(shí)就需要醫(yī)療設(shè)備檔案提供原始憑證，以分清責(zé)任，解決爭(zhēng)端。因?yàn)樵O(shè)備檔案中的購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備時(shí)簽訂的合同、協(xié)議及供應(yīng)商提供的資質(zhì)證明是合法引進(jìn)和使用設(shè)備的重要依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備是直接用于診斷和治療疾病的機(jī)器，與人的生命息息相關(guān)，購(gòu)買(mǎi)合法、有品質(zhì)、有保障的機(jī)器是對(duì)病患生命的負(fù)責(zé)，設(shè)備檔案則成為日后解決醫(yī)療糾紛的依據(jù)[3]。

在醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行使用中，如果儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，而廠(chǎng)商或供應(yīng)商不愿提供維修服務(wù)時(shí)，設(shè)備檔案管理人員就可以向相關(guān)科室提供原始的合同、協(xié)議原件作為法律憑證，以維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

4.提高設(shè)備使用效益。醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫(yī)生和維修工程師工作的有力助手。在設(shè)備的使用、維修及保養(yǎng)方面提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，為提高設(shè)備使用率起到重要作用[4]。另一方面，相應(yīng)延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，降低維修和消耗費(fèi)用，減少支出。

完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式，使其在醫(yī)院管理中發(fā)揮更大作用

1.建立相應(yīng)規(guī)章制度及設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，制訂《浙江醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法》，使管理有章可循。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況，設(shè)立院綜合檔案室、設(shè)備管理部門(mén)、使用科室管理人員的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人。

2.根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確歸檔范圍。我院醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍包括設(shè)備的申購(gòu)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、論證報(bào)告或論證會(huì)會(huì)議記錄、準(zhǔn)購(gòu)批示、談判記錄、開(kāi)箱驗(yàn)收、使用說(shuō)明、安裝調(diào)試、重大維修、淘汰報(bào)告等。

3.堅(jiān)持“四同步”管理。醫(yī)療設(shè)備檔案屬于科技檔案范疇，根據(jù)科技檔案的“四同步”管理原則，我院在設(shè)備論證、合同訂立、開(kāi)箱驗(yàn)收、重大維修等運(yùn)行環(huán)節(jié)中堅(jiān)持做到檔案員或兼職檔案員同步參與，以確保歸檔材料不流失，保證設(shè)備檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。

4.確定醫(yī)療設(shè)備檔案的組卷原則。在安裝驗(yàn)收后，設(shè)備管理部門(mén)檔案員應(yīng)及時(shí)將歸檔材料整理組卷。根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律、內(nèi)容和載體形式等情況，在便于利用、查找原則下，將每項(xiàng)設(shè)備文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成檔案卷[3]。按歸檔年度向院檔案室移交。

5.在保證檔案資料的安全和完整的前提下，靈活借檔，方便科室使用。設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)性資料（如使用說(shuō)明書(shū)、安裝手冊(cè)等）是臨床科室和設(shè)備管理科室借閱最頻繁的設(shè)備檔案，我院采取先歸檔后借出或提供復(fù)印資料的形式以方便使用科室。這樣做，一是便于完整收集材料，不會(huì)給使用科室造成工作上的麻煩；二是通過(guò)借閱手續(xù)保證檔案的安全；三在一定程度上也提高了檔案的利用率，間接加強(qiáng)了職工檔案意識(shí)。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理過(guò)程中的一個(gè)重要組成部分，檔案管理人員要樹(shù)立全新理念，提高認(rèn)識(shí)，運(yùn)用科技手段，多渠道、多途徑開(kāi)展設(shè)備檔案信息資源，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行智能化管理，使其在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮更大作用。

1 郝月萍.醫(yī)療設(shè)備檔案管理在服務(wù)醫(yī)患中的積極作用[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2006,23(2):74-76

2 王玉紅.如何健全和規(guī)范醫(yī)療設(shè)備維修檔案[J].醫(yī)療裝備，2010(1):59-60

3 潘偉聰.醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備，2010,7(7):50-51

4 劉偉.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理 提高設(shè)備的使用效益[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2010,25(9):75-76