綜合管理信息系統(tǒng)中的工作流應(yīng)用技術(shù)研究

王 奔，周力峰

(長江科學(xué)院科技成果推廣及信息中心，武漢430010)

在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的21世紀，企(事)業(yè)單位對于信息的傳遞和獲取越來越依賴于Internet。工作流技術(shù)已經(jīng)成為流程處理方面一個重要的因素，廣泛應(yīng)用于眾多領(lǐng)域。如今，工作流建模工具層出不窮，它們可以提供基本的流程控制，但是大多數(shù)建模工具不能應(yīng)對復(fù)雜的動態(tài)流程。從應(yīng)用角度來看，基于工作流技術(shù)的系統(tǒng)應(yīng)該能夠自如地為企業(yè)提供動態(tài)的流程服務(wù)。以工作流技術(shù)為基礎(chǔ)的綜合管理信息系統(tǒng)，對于企業(yè)動態(tài)化流程管理十分必要。

為了更好地滿足企業(yè)對于操作簡便、界面友好、平臺交互、資源共享的需求，本文討論了基于工作流技術(shù)的綜合管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和應(yīng)用，該系統(tǒng)可以提供可視化的流程自定義，實現(xiàn)所見即所得。用戶通過WEB就可以親身參與其中，也大大提高了交互的便利性。

1 工作流的應(yīng)用背景

日益靈活高效的高科技應(yīng)用以及瞬息萬變的全球經(jīng)濟環(huán)境都使工作流概念［1］迅速走紅。工作流應(yīng)用于辦公自動化的技術(shù)已經(jīng)得到廣泛關(guān)注。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，企業(yè)中的人員關(guān)系以及業(yè)務(wù)頻繁變化。而當即時程序運行時，服務(wù)提供者需要以動態(tài)形式被定義下來。由此，以相應(yīng)業(yè)務(wù)以及使用者需求為目標的動態(tài)綁定機制模型的研究具有重要意義。企業(yè)在中心服務(wù)系統(tǒng)上制定其所提供服務(wù)的各種需求。因此，工作流就對業(yè)務(wù)以及使用者有了靈活的動態(tài)綁定。

工作流作為信息管理系統(tǒng)用以支持程序自動化以及程序一體化的技術(shù)將有望克服工作控制系統(tǒng)的刻板模式，從而提供一種更有效的方式去規(guī)范、控制以及監(jiān)測復(fù)雜的工作生產(chǎn)流程。具體來說，一個命令視為一個程序，組成命令的一系列子程序視為多個活動，工作流可定義為多個活動之間的關(guān)系。

最早的工作流是通過人工實現(xiàn)的，信息流轉(zhuǎn)以手工傳遞，如:某個流程中要求參與者首先申請流程;任務(wù)建立后遞交給參與人員批閱;完成批閱以及相應(yīng)內(nèi)容補充后，文件被傳遞到下一個環(huán)節(jié)審批。最后在審批通過后由參與者執(zhí)行該任務(wù)。這種人工模式的工作流存在很大的弊端，任務(wù)流程的監(jiān)控只能依靠人工四處走訪打聽，流程進度如何，是否延期，是否成本過大都不可獲悉。

將工作流技術(shù)引入辦公自動化系統(tǒng)中是工作流程化的需要，本文結(jié)合綜合管理信息系統(tǒng)淺談其必要性。企事業(yè)單位工作具有很強的流程特點，往往從一個階段開始到另一個階段截止，這個階段的截止又是另一個階段的開始。工作流技術(shù)的出現(xiàn)提供了優(yōu)化的流程化工作方式。如圖1所示。

2 工作流技術(shù)原理

工作流技術(shù)主要包含了:流程編輯工具，工作流引擎，管理機制，監(jiān)控工具等方面。

圖1 工作流模型實例Fig.1 Example of workflow

2.1 流程編輯工具

流程編輯工具提供了強大的圖形化、WEB方式工作流模板的自定義工具。管理員通過拖拽動作就可以方便地定義系統(tǒng)中所有需要用到的流程，不但如此，用戶還可以適時地修改流程，操作簡便。

2.2 工作流引擎

一個管理信息系統(tǒng)的核心部分［2］不是其界面好壞，也不是系統(tǒng)內(nèi)部頻繁的數(shù)據(jù)庫訪問，關(guān)鍵在于緊密結(jié)合工作業(yè)務(wù)需求開發(fā)符合實際情況的程序邏輯。該邏輯應(yīng)該能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，保證系統(tǒng)運行的速度。這就是工作流引擎的關(guān)鍵作用，可以確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定高速運行，還可以在流程發(fā)生變化的時候，簡易地修改程序。

2.3 管理機制

工作流管理機制［3］是工作流中的核心技術(shù)，管理機制中應(yīng)包括對流程的編輯、修改、查詢以及監(jiān)控等功能。對流程的編輯包含流程基本信息的添加，流程類型的選取(包括審批流程，文件流程及主流程)，流程管理人員權(quán)限分配(選定相應(yīng)的角色控制該流程);其中流程基本信息中作者把任務(wù)類型抽象成4類:①開始任務(wù);②一般任務(wù);③審核任務(wù);④結(jié)束任務(wù)。

每種類型的任務(wù)都包含了基本設(shè)置(任務(wù)ID;任務(wù)名稱;執(zhí)行方式等)、處理邏輯(流程啟動后處理流程的方式)。各個任務(wù)之間通過路由鏈接，路由是各個任務(wù)之間的唯一媒介。通過圖形化自定義流程，用戶可以在任意2個任務(wù)之間隨意拖拽路由，并選定流程走向來確定2個任務(wù)之間的邏輯關(guān)系。路由會自動獲取任務(wù)與任務(wù)之間的邏輯關(guān)系，并通過任務(wù)ID號識別下一步該如何流轉(zhuǎn)。任務(wù)與任務(wù)之間存在種種邏輯關(guān)系，由于工作業(yè)務(wù)的需要，不同任務(wù)之間存在前進、回退、等待、觸發(fā)等多種關(guān)系［4］，要利用好工作流管理工具就必須為它們量身定做相應(yīng)的邏輯關(guān)系。本文將這種邏輯歸納為2大類:分支邏輯和聚合邏輯。

2.3.1 分支邏輯

當流程流轉(zhuǎn)到某一結(jié)點時，選取何種方式到下一結(jié)點，這取決于選擇邏輯。在分支邏輯中，本文將其細化為2類:并行分支和串行分支。

并行分支中，當流程從一個結(jié)點到達另一個結(jié)點時，多個活動會并行啟動。如圖2所示，該流程由3個元素組成:開始、活動、結(jié)束?；顒?結(jié)點處，出現(xiàn)3個分支，匯聚至活動5結(jié)點，然后流程結(jié)束?；顒?結(jié)點到活動2，3，4結(jié)點時，多個活動并行啟動。

圖2 并行分支Fig.2 Parallel split

串行分支中，當流程從一個結(jié)點到達另一個結(jié)點時，多個活動根據(jù)流轉(zhuǎn)條件逐一判斷，并選擇相應(yīng)的道路。如圖3所示，當活動1啟動流轉(zhuǎn)時，先以串行方式分別訪問活動2，3，4結(jié)點，當人工活動1傳來的數(shù)值滿足條件時流轉(zhuǎn)將通過，否則對下一條道路進行判斷。如果所有判斷都不滿足，系統(tǒng)將選擇缺省道路。

圖3 串行分支Fig.3 Serial split

2.3.2 聚合邏輯

分支邏輯闡述了由一個結(jié)點分散到多個節(jié)點的過程。聚合邏輯就是它的逆過程，即多個分支在流轉(zhuǎn)過程中匯聚到一個結(jié)點的方式。本文將聚合邏輯分為“并行聚合”和“串行聚合”。

2.3.2.1 并行聚合

并行聚合當且僅當聚合處結(jié)點前多條分支完成流轉(zhuǎn)之后，才能開始流轉(zhuǎn)活動。如圖4所示，該流程由3個元素組成:開始、活動、結(jié)束。活動1結(jié)點處，出現(xiàn)3個分支，匯聚至活動5結(jié)點。當且僅當活動2，3，4均完成之后，才能觸發(fā)活動5正常流轉(zhuǎn)。

圖4 并行聚合Fig.4 Parallel aggregates

2.3.2.2 串行聚合

串行聚合的聚合處結(jié)點前任何一個活動完成后，均可以開始流轉(zhuǎn)活動。如圖5所示，當流轉(zhuǎn)方式為串行聚合時，活動2，3，4任意一個滿足流轉(zhuǎn)條件后，活動5均可正常運行。

圖5 串行聚合Fig.5 Serial aggregates

2.4 監(jiān)控工具

監(jiān)控工具負責監(jiān)視任務(wù)流轉(zhuǎn)的進度和邏輯［4］，在整個工作流概念中監(jiān)控工具猶如一輛汽車的儀表盤，你可以從中看到行車速度的快慢，汽車燃料是否充足，車燈是否能正常使用，后備箱是否已經(jīng)打開等汽車的詳細信息。監(jiān)控工具可以查詢?nèi)我庖粭l流程的走向狀況，是否生成任務(wù)，是否被第一個執(zhí)行者審批，是否出現(xiàn)錯誤被打回，是否完成了流程等等。用戶誤操作導(dǎo)致流程邏輯錯誤可以通過流程回退、置換人員、流程終止等方式解決。

3 工作流在綜合管理信息系統(tǒng)里的應(yīng)用

OA(Office Automation)系統(tǒng)［5］必須是綜合性較強的管理信息系統(tǒng)。它應(yīng)具備多種辦公信息處理功能。隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，各個單位與國際接軌也越來越密切。流程化的辦公方式已經(jīng)讓越來越多的人嘗到甜頭。作者總結(jié)后發(fā)現(xiàn)，許多工作都有一個特點:多人協(xié)同完成。這就需要一個標準來規(guī)范作業(yè)。以長江科學(xué)院綜合管理信息系統(tǒng)為例。系統(tǒng)中主要工作類型有:人力資源、科研管理、院務(wù)管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、個人中心等。

3.1 人力資源

人力資源系統(tǒng)提供了員工基本信息、單位組織結(jié)構(gòu)、研究生信息、人才引進管理、員工培訓(xùn)和人力資源授權(quán)等功能模塊。利用本系統(tǒng)可以清晰查詢?nèi)肆ο嚓P(guān)信息。

3.2 科研管理

科研管理包含合作方管理、項目立項、項目登記、項目實施、成果管理、質(zhì)量與標準化管理和學(xué)術(shù)交流管理等模塊。它主要用于對橫向、縱向項目從申報開始追蹤監(jiān)控，完成逐級審批的步驟。對受托及委托項目信息以表單形式存儲。對項目實施情況以任務(wù)下達、開題報告、階段檢查、項目驗收的方式進行管理。用戶還可以在此模塊中對自己的獲獎、論文、專著等科研信息進行管理。質(zhì)量與標準化管理則是對單位內(nèi)部科研和業(yè)務(wù)的工作進行審核和反饋。

3.3 院務(wù)管理

院務(wù)管理涉及到收文和發(fā)文，收文采用接口對接方式開發(fā)，用于接受上級單位發(fā)文。發(fā)文負責完成單位內(nèi)部發(fā)文擬稿、發(fā)文流程跟蹤、發(fā)文完成，以及上傳發(fā)文至上級單位。會議管理，利用先申請先使用的原理，通過流程審批申請會議室，通過會議室使用記錄查看會議室利用情況。印章申請，通過流程審批申請印章，流程通過后，印章管理人員通過系統(tǒng)信息為憑證，借用印章。近期系統(tǒng)還進行二次開發(fā)，對上級單位實行了上傳發(fā)文，以及向下收文，實現(xiàn)了自動接收上級發(fā)文，自動上傳已完成的發(fā)文。避免了以往需要傳真接收，打印多份，人為傳遞閱讀的麻煩。

3.4 財務(wù)管理

財務(wù)管理包含了支票本管理、報銷管理、借款管理、撥付款管理、發(fā)票使用管理和會議費管理等六大模塊。用戶可以參與到流程中隨時查看流程的詳細信息。第一時間掌握流程信息，大大提高了工作效率。以往財務(wù)桌上一疊疊的紙張不見了，一群群候在辦公桌旁的人也減少了。真正做到了無紙化和人性化。當用戶檢查到流程已經(jīng)順利完成，即可到財務(wù)去辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。避免了多次無效的去現(xiàn)場詢問，減少了財務(wù)人員的工作量。

3.5 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理顧名思義，它是對單位內(nèi)部以及個人所屬資產(chǎn)的統(tǒng)籌。此系統(tǒng)擁有資產(chǎn)查詢、資產(chǎn)購置、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)檢驗共計6個模塊，18個子模塊。系統(tǒng)中專設(shè)了資產(chǎn)管理員，用戶申請購買設(shè)備成功，資產(chǎn)管理員就可以利用資產(chǎn)調(diào)撥功能將設(shè)備調(diào)至用戶名下。在個人占用資產(chǎn)處即可顯示用戶所占資產(chǎn)的詳細信息。除此之外，系統(tǒng)還擁有設(shè)備檢驗提醒(定期維護保障設(shè)備正常運行)、維修記錄、設(shè)備報廢等主流功能。

3.6 個人中心

個人中心包含了個人基本情況:我的業(yè)績，我的賬務(wù)，我的信息(我的任務(wù)、我的消息、我的提醒等)，我占用的資源等。個人中心的數(shù)據(jù)來源是以上述幾個模塊中的整體數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，提取登陸系統(tǒng)用戶的個人信息。個人中心里用戶可以接收到工作流發(fā)布的提示信息，如:某個任務(wù)需要用戶審批執(zhí)行，會在個人中心里出現(xiàn)提示信息。

4 結(jié)語

市場競爭的加劇和規(guī)范化要求，都迫使企業(yè)需要加強信息流程化管理，許多企業(yè)開始提出工作流程自動化與企業(yè)再造工程的需求，希望由內(nèi)部做起，縮短流程作業(yè)時間，提高市場的競爭能力。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大部分企業(yè)把自己的管理平臺都基于互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)，而目前很多工作流引擎都是基于C/S結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，使用起來很不方便，很難找到一個完全基于WEB使用的工作流。

長江科學(xué)院綜合管理信息系統(tǒng)是一個完全基于WEB的工作流軟件，它很好地解決了實際工作中的業(yè)務(wù)流程問題，使辦公效率大大提高，使無紙化辦公成為可能，使歷史數(shù)據(jù)有據(jù)可查。通過單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員多年的努力，以工作流技術(shù)為主題的綜合管理信息系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)在長江科學(xué)院運行正常，效果良好，并多次與其它系統(tǒng)進行集成和二次開發(fā)。

［1］范玉順.工作流管理技術(shù)基礎(chǔ)［M］.北京:清華大學(xué)出版社，2001.(FAN Yu-shun.Fundamentals of Workflow Management Technology［M］.Beijing:Tsinghua University Press，2001.(in Chinese))

［2］丁 昭陽.基于工作流技術(shù)的協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用研究［D］.阜新:遼寧工程技術(shù)大學(xué)，2004.(DING Zhao-yang.Application of Automatic Collaborative Office System Based on Workflow Technology［D］.Fuxin:Liaoning Technical University，2004.(in Chinese))

［3］王 莘 .工作流引擎與OA系統(tǒng)內(nèi)涵的深化［J］.辦公自動化，2006，11(93):9－11.(WANGShen.Workflow Engine and the Deepening of the Connotation of OA System［J］.Office Automation，2006，11(93):9－1 1.(in Chinese))

［4］楊永健.韓鴻雁，韓鴻鶯.辦公自動化中工作流過程定義的設(shè)計與實現(xiàn)［J］.四川大學(xué)學(xué)報，2007，(增刊):152－ 156.(YANG Yong-jian，HAN Hong-yan，HAN Hong-ying.Design and Application of the Definition of Workflow Process in OA［J］.Journal of Sichuan University，2007，(Sup.):152－156.(in Chinese))

［5］W orkflow Management Coalition.The Workflow Reference Model［R］.Hampshire:WfMC-TC00-1003，Workflow Management Coalition，1996.