綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制研究

李江峰 張 慧 陳 霞

（青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃科，山東 青島 266003）

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的重要內(nèi)容，檔案管理內(nèi)部運(yùn)營(yíng)機(jī)制建設(shè)是檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。是否具備科學(xué)的管理體系與科學(xué)的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)機(jī)制是制約醫(yī)院檔案管理工作能否更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研工作，更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵。我院在總結(jié)已有管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行了創(chuàng)新與探索，有效地提高了醫(yī)院檔案管理水平和服務(wù)能力，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

1 醫(yī)院檔案管理體系與運(yùn)行機(jī)制存在的主要問題

1.1 管理體系相對(duì)落后，缺乏戰(zhàn)略意識(shí)與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理體系沒有能從戰(zhàn)略層面來(lái)設(shè)計(jì)，缺乏全局觀，管理體系無(wú)法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，檔案管理的連續(xù)性差，不能有效地為醫(yī)院檔案管理工作提供可靠的保障。檔案管理制度相對(duì)落后，缺乏相關(guān)的監(jiān)督制度和檢查考核手段，各科室多數(shù)不能及時(shí)移交檔案材料，造成檔案收集效率不高[1,2]。

1.2 醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制不健全，缺乏高效的管理流程，難以為醫(yī)療工作提供高水平的服務(wù)。多數(shù)醫(yī)院制定了管理制度，但卻沒有一套有效地管理運(yùn)行機(jī)制，缺乏高效的管理流程，無(wú)法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理與服務(wù)流程的持續(xù)改進(jìn)，不能對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)、處理、反饋，導(dǎo)致管理不到位，工作效率難以提高，不能為醫(yī)院管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，影響到醫(yī)院整體管理工作。

1.3 傳統(tǒng)的檔案管理方式?jīng)]有同信息技術(shù)有效結(jié)合，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化程度不高，影響醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用。由于醫(yī)院對(duì)檔案工作的硬件投入有限，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理的信息化程度不高，不能將傳統(tǒng)管理平臺(tái)與信息管理平臺(tái)相結(jié)合，影響了檔案管理工作效率的提升，極大地限制了醫(yī)院檔案的合理開發(fā)與使用，難以提升服務(wù)能力，降低了醫(yī)院對(duì)檔案的可利用水平[2,3]。

2 改革醫(yī)院檔案管理體系及運(yùn)行機(jī)制勢(shì)在必行

在新形勢(shì)下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，亟需改變醫(yī)院檔案管理工作中的管理體系落后，缺乏良好的運(yùn)行機(jī)制的現(xiàn)狀，提高檔案管理體系的戰(zhàn)略性、系統(tǒng)性、連續(xù)性，改進(jìn)檔案管理運(yùn)行機(jī)制的動(dòng)態(tài)性、可靠性與服務(wù)性，是滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理各項(xiàng)工作利用檔案的需要，提高檔案的開發(fā)應(yīng)用水平，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平與管理水平提升的必然要求[3]。

2.1 戰(zhàn)略性與系統(tǒng)性

醫(yī)院的檔案管理體系從醫(yī)院的戰(zhàn)略層面來(lái)規(guī)劃、設(shè)計(jì)與實(shí)施，繼承前人的經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)于醫(yī)院大局，為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的支持。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容龐雜，種類繁多，需要應(yīng)用先進(jìn)的管理方法，形成系統(tǒng)的管理體系，保證管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。

2.2 連續(xù)性與動(dòng)態(tài)性

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成，是醫(yī)院精神形成的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理是連續(xù)的、動(dòng)態(tài)的，內(nèi)容不斷的更新，管理方式不斷改進(jìn)。因此，醫(yī)院檔案管理機(jī)制應(yīng)堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理原則，保證管理工作的持續(xù)改進(jìn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案有效利用的重要保證。

2.3 服務(wù)性與可靠性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的可靠依據(jù)，為加強(qiáng)醫(yī)院科學(xué)管理提供有力的支持與保障。在醫(yī)學(xué)研究工作中，合理高效的利用醫(yī)院檔案，獲得大量的充分可靠的資料，才能取得更多的科研成果。醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制應(yīng)注重檔案工作的服務(wù)性，只有不斷提高服務(wù)水平，才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用和服務(wù)社會(huì)的目的。

3 綜合性醫(yī)院檔案三級(jí)管理體系構(gòu)建

見圖1。

3.1 構(gòu)建三級(jí)管理體系，使得權(quán)責(zé)明確，促進(jìn)了檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，激發(fā)了內(nèi)部潛力，增強(qiáng)了工作活力，能有效地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性，有利于提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

3.2 醫(yī)院檔案管理內(nèi)容繁雜，專業(yè)性強(qiáng)，保管要求高，各級(jí)檔案管理人員面臨的壓力大，操作難度高，因此，構(gòu)建三級(jí)管理體系，有效地減少了各級(jí)管理層次的管理幅度，極大地提升了管理效率與服務(wù)能力。

3.3 相比原有管理體系，三級(jí)管理體系增加了大學(xué)科（部門）或分院檔案管理小組這一層級(jí)，有效地改進(jìn)了工作流程，有利于提高工作效率，更能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大及檔案工作日益繁雜的需要。

4 綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制構(gòu)建

見圖2。

圖1 綜合性醫(yī)院檔案三級(jí)管理體系

圖2 綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制

4.1 新的檔案管理運(yùn)行機(jī)制注重檔案管理的基礎(chǔ)工作，新機(jī)制在檔案的收集階段充分發(fā)揮各層級(jí)的檔案管理人員的自身優(yōu)勢(shì)，將各類資源有機(jī)結(jié)合起來(lái)，通過科室內(nèi)部兼職檔案管理人員將檔案管理工作貫穿到科室的日常工作中，保證了檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確的收集；大學(xué)科（部門）或者分院的檔案管理人員負(fù)責(zé)將各科室的檔案進(jìn)行建檔、歸類，充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，使檔案收集更加科學(xué)化、規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理部門則利用自身的系統(tǒng)資源統(tǒng)一掌握醫(yī)院所有檔案資源，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化管理和綜合利用。

4.2 新的檔案管理運(yùn)行機(jī)制重視檔案的開發(fā)利用，服務(wù)于醫(yī)療工作、服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。將檔案的紙質(zhì)查詢平臺(tái)與信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)相結(jié)合，極大地提升了檔案利用率，促進(jìn)了醫(yī)院檔案的儲(chǔ)存管理與開發(fā)應(yīng)用的協(xié)調(diào)發(fā)展。醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，新的檔案管理運(yùn)行機(jī)制注重信息反饋，充分利用檔案資源，將之有效地轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展。

4.3 新的醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制，為醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)與使用提供了有效途徑。醫(yī)院檔案管理專業(yè)人員與科室檔案兼職檔案員的結(jié)合使用，是新機(jī)制運(yùn)行的重要保障，通過對(duì)各科室兼職檔案員的定期培養(yǎng)，使其掌握基本的檔案管理技巧，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，可以更好的將本學(xué)科的專業(yè)檔案更好、更有效的組織起來(lái)，這既減少了醫(yī)院檔案專業(yè)人力的使用壓力，培養(yǎng)了檔案管理人才，又充分發(fā)揮了科室的學(xué)科專業(yè)優(yōu)勢(shì)，保證了檔案材料的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，成為醫(yī)院檔案管理中創(chuàng)新人才使用的重要途徑。

5 結(jié) 論

5.1 構(gòu)建良好的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，完善制度建設(shè)，是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。要從宏觀管理和微觀運(yùn)行兩個(gè)方面，完善制度建設(shè)和規(guī)范機(jī)制運(yùn)行，形成推進(jìn)工作創(chuàng)新、注重人才培養(yǎng)、促進(jìn)管理水平提高的良好氛圍。通過創(chuàng)新工作方法，不斷完善崗位權(quán)責(zé)，建立良好的獎(jiǎng)罰制度，保證內(nèi)部機(jī)制的良性運(yùn)營(yíng)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供有效的制度保證[4,5]。

5.2 醫(yī)院管理體系與檔案管理運(yùn)行機(jī)制有機(jī)結(jié)合，更注重管理流程的優(yōu)化、工作效率的提升及服務(wù)過程的人性化。三級(jí)檔案管理體系，為醫(yī)院檔案管理提供了良好的制度保證，使各級(jí)檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。獨(dú)具特色的檔案運(yùn)行機(jī)制促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的更加系統(tǒng)化、人性化，新機(jī)制更注重管理與服務(wù)并重，更強(qiáng)調(diào)檔案的開發(fā)與利用。新機(jī)制堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理、持續(xù)改進(jìn)的原則，適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，能有效的增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

5.3 新的醫(yī)院檔案運(yùn)行機(jī)制堅(jiān)持傳統(tǒng)檔案管理與信息化手段相結(jié)合，注重醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，兼顧一般檔案管理的特點(diǎn)，從管理的核心理念到方法技巧，注重創(chuàng)新，服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展。信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是提高工作效率的有效手段。加快檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建先進(jìn)的信息查詢平臺(tái)，不斷完善信息的采集、處理、應(yīng)用、反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)管理的動(dòng)態(tài)化、服務(wù)的高效化，成為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)快速發(fā)展的重要途徑。

5.4 人才是基礎(chǔ)，制度是保障，良好的運(yùn)行機(jī)制，需要高素質(zhì)的檔案管理人才。新的管理體系與運(yùn)行機(jī)制更注重人才的培養(yǎng)與使用。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人才相對(duì)缺乏，良好的管理機(jī)制可以加快人才的培養(yǎng)，能更有效的使用人才。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷的發(fā)展，檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)，對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。新的運(yùn)行機(jī)制要求檔案管理人員不僅應(yīng)具備基本操作技能，而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)。作為新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理人員，只有不斷提高學(xué)習(xí)能力，不斷創(chuàng)新管理方式、方法，拓展優(yōu)化管理的途徑渠道才能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，才能使醫(yī)院的檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

[1]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué),2011,1(1):174-175.

[2]董桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].北京檔案,2011(4):47-48.

[3]許慧麗.淺談醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2009,6(29):58.

[4]司榮定.醫(yī)院檔案管理中幾個(gè)值得探討的問題[J].檔案管理,2008(5):60.

[5]章潔,史維新.淺談當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].檔案與建設(shè),2011(10):67-68.