淺談基層基礎(chǔ)工作體系的建立與完善

晉永川

中國石油長慶油田分公司 油氣銷售處 （陜西 西安 710021）

淺談基層基礎(chǔ)工作體系的建立與完善

晉永川

中國石油長慶油田分公司 油氣銷售處 （陜西 西安 710021）

基層基礎(chǔ)工作體系的建立與完善是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要內(nèi)容。作為基層銷售單位，在全力做好油氣營銷、資金結(jié)算和計(jì)量監(jiān)督等主營業(yè)務(wù)、全面完成主要業(yè)績指標(biāo)的基礎(chǔ)上，必須以強(qiáng)化基礎(chǔ)工作為突破口，不斷強(qiáng)化基層基礎(chǔ)工作體系的建立與完善，積極探索制度化、程序化、規(guī)范化管理模式，才能不斷提高部門標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，為企業(yè)內(nèi)部管理提供依據(jù)，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基，為建設(shè)“西部大慶”做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

基層基礎(chǔ)工作 油氣銷售 標(biāo)準(zhǔn)化

1 基層基礎(chǔ)工作體系建設(shè)的重要性

以長慶油田油氣銷售處咸陽銷售部為例，簡單歸納起來，基層銷售單位基礎(chǔ)工作管理水平的提高大致經(jīng)過了前期自然管理、初步規(guī)整、全面規(guī)范等三個(gè)階段。

1.1 前期自然管理階段

前期基層單位對(duì)基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)是感性和膚淺的，主要為應(yīng)付業(yè)務(wù)工作之需和應(yīng)付上級(jí)檢查之用。致使前期基礎(chǔ)資料管理數(shù)據(jù)差錯(cuò)較多、管理資料不全、裝訂標(biāo)準(zhǔn)不高、工作記錄存在寫“回憶錄”的現(xiàn)象。

1.2 初步規(guī)整階段

在業(yè)務(wù)管理工作中，對(duì)基層銷售單位觸動(dòng)較大的三個(gè)典型案例：

2006年，咸陽銷售部給某管道公司代輸原油，季度結(jié)算原油管輸費(fèi)時(shí)，對(duì)方提出少一張管輸費(fèi)發(fā)票，要求補(bǔ)充開具。大家知道這不符合財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定，我部不予補(bǔ)開。后經(jīng)查閱發(fā)票傳遞記錄，查找出對(duì)方接票人，對(duì)方才放棄無理要求，請(qǐng)求我方提供一份發(fā)票復(fù)印件解決此事。

2007年，咸陽銷售部給山東某煉廠供應(yīng)原油，發(fā)票采用特快郵寄，結(jié)算時(shí)對(duì)方提出少一張?jiān)鲋刀惏l(fā)票。我部當(dāng)即查閱發(fā)票傳遞記錄，向?qū)Ψ教峁┝肃]寄專遞號(hào)、發(fā)票張數(shù)和金額，最后對(duì)方從內(nèi)部查找到了這張發(fā)票。

2007年，咸陽銷售部部門領(lǐng)導(dǎo)在參加基層和處機(jī)關(guān)年終工作交叉檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)處財(cái)務(wù)部的基礎(chǔ)資料完整規(guī)范，專門派人進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)照整改提高我部的基礎(chǔ)資料管理水平。

中期基礎(chǔ)資料管理狀況：在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，基層單位提高了基礎(chǔ)資料的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基礎(chǔ)資料的格式、字體、字號(hào)都做了明確規(guī)定，但由于基層站點(diǎn)點(diǎn)多線長、人員素質(zhì)參差不齊，基礎(chǔ)資料的管理水平進(jìn)步幅度不大。

1.3 全面規(guī)范階段

從2008年開始，通過長期不懈地堅(jiān)持重視基礎(chǔ)工作和基層建設(shè)，特別是通過正反兩方面的典型事例教育和長期習(xí)慣養(yǎng)成，基層部門領(lǐng)導(dǎo)的工作思路清晰了，員工的認(rèn)知程度加深了，干部員工的責(zé)任心增強(qiáng)了，為強(qiáng)化基礎(chǔ)工作打牢了基礎(chǔ)。主要表現(xiàn)之一：無論是基層站點(diǎn)的資料交付，還是發(fā)票、承兌匯票等重要票據(jù)的傳遞，必須層層簽字，沒有簽字，任何人都不會(huì)交付或接收。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)開始后，基層單位將標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)分為制度化、程序化、規(guī)范化三個(gè)具體要求，以強(qiáng)化基礎(chǔ)工作作為突破口，全面提升基礎(chǔ)資料的管理水平。從而一步一步達(dá)到整齊規(guī)范，初步形成體系，做到“管理有依據(jù)、銷售講程序、過程受控制、資料留痕跡、考核嚴(yán)兌現(xiàn)”，受到處領(lǐng)導(dǎo)的肯定和全處推廣。

2 基層基礎(chǔ)工作體系建立的主要做法和體會(huì)

2.1 提綱挈領(lǐng)，首要的是建立基礎(chǔ)資料目錄

基層工作的特點(diǎn)：“上面千條線、下邊一根針”?；A(chǔ)工作必須適應(yīng)基層工作頭緒多的特點(diǎn)，本著“完整、統(tǒng)一、精簡、效能”的原則，經(jīng)過梳理和篩選，把部門、班組、站點(diǎn)、崗位的基礎(chǔ)資料用《目錄》的形式固定下來。

2.2 統(tǒng)一要求，基礎(chǔ)資料納入目標(biāo)管理

將基礎(chǔ)工作納入“五全一爭”工作目標(biāo)，利于進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，利于統(tǒng)一員工步調(diào)，利于納入考核體系。同時(shí)采用工作目標(biāo)量化分析法，以單位業(yè)績考核的目標(biāo)、指標(biāo)、任務(wù)為基準(zhǔn)，按其相關(guān)性進(jìn)行細(xì)分，逐級(jí)分解到班站和崗位，成為全體員工共同承擔(dān)的不同層次的目標(biāo)值。

2.3 注重基本點(diǎn)，制度必須形成體系

（1）定員編制要嚴(yán)格到位，依照上級(jí)“五定”方案，編制一般管理人員和操作人員崗位定員。

（2）崗位職責(zé)描述講求明確和具體細(xì)致，通過崗位分析和崗位職責(zé)描述，做出崗位工作評(píng)價(jià)，編制崗位說明書。

圖1 票據(jù)的簽字確認(rèn)圖

（3）部門制度規(guī)定要明晰，如值班制度、輪休制度、差旅費(fèi)報(bào)銷制度的規(guī)定必須具體。

（4）班站制度強(qiáng)調(diào)可操作性，如班組十一項(xiàng)管理制度中的學(xué)習(xí)制度規(guī)定：每月兩次政治學(xué)習(xí)、每周一次崗位練兵。

2.4 嚴(yán)格程序，業(yè)務(wù)管理堅(jiān)持規(guī)范操作

（1）依據(jù)內(nèi)部控制手冊(cè)制定業(yè)務(wù)程序，如業(yè)務(wù)管理工作中的原油鐵路運(yùn)銷程序、資金結(jié)算程序、大罐計(jì)量交接程序、流量計(jì)計(jì)量交接程序，明確關(guān)鍵控制點(diǎn)。

（2）實(shí)行“鏈?zhǔn)焦芾怼?。交接鏈：重視票?jù)的簽字確認(rèn)（見圖1）。數(shù)據(jù)鏈：重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確審核（見圖2）。

2.5 重視現(xiàn)場(chǎng)，取全取準(zhǔn)第一手資料

（1）原始資料完整準(zhǔn)確，如原油交接協(xié)議、化驗(yàn)單、結(jié)算單、各項(xiàng)臺(tái)賬和報(bào)表等。

（2）認(rèn)真填寫各種記錄，如值班日志、崗位練兵記錄本、安全活動(dòng)記錄本。

（3）簽認(rèn)并妥善保管外部租賃合同。

2.6 事無巨細(xì)，基礎(chǔ)資料涵蓋內(nèi)部管理各個(gè)方面。

（1）堅(jiān)持按制度進(jìn)行人事管理：如考勤表、請(qǐng)假單、員工培訓(xùn)和取證臺(tái)賬等。

（2）費(fèi)用管理從嚴(yán)控制。同時(shí)加強(qiáng)車輛管理和食堂管理。車輛方面堅(jiān)持派車單和車輛輪流值班制度，食堂方面建立采購臺(tái)帳、就餐表和伙食費(fèi)支出表。

（3）資產(chǎn)采用“卡片式”管理。

圖2 數(shù)據(jù)審核圖

2.7 精雕細(xì)刻，高標(biāo)準(zhǔn)做好裝訂歸檔工作

必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，做好資料收集和整理、內(nèi)部裝訂、外部剪切、分類保管、按期上交歸檔等各項(xiàng)工作。

2.8 加強(qiáng)考核，力求鞏固基礎(chǔ)管理工作的成果

建立崗位業(yè)績量化考評(píng)體系架構(gòu)和考評(píng)體系，依據(jù)業(yè)績合同和各種責(zé)任書制定 《工資獎(jiǎng)金考核辦法》，基礎(chǔ)工作列為考核的重點(diǎn)內(nèi)容。崗位實(shí)行月度考核計(jì)分，班組實(shí)行季度考核計(jì)分。并注重發(fā)揮部門網(wǎng)絡(luò)作用，用公務(wù)通知形式通報(bào)檢查考核結(jié)果，用干部例會(huì)督辦各項(xiàng)工作落實(shí)，保證工作點(diǎn)面結(jié)合。通過檢查考核，提高了內(nèi)部執(zhí)行力和激勵(lì)機(jī)制。

2.9 以人為本，用企業(yè)文化統(tǒng)領(lǐng)基礎(chǔ)管理和基層建

設(shè)

基礎(chǔ)管理工作說到底是人的管理，必須調(diào)動(dòng)每個(gè)員工的積極性和工作熱情，才能做到全員參與，持續(xù)高標(biāo)準(zhǔn)，長期堅(jiān)持不懈。為此，基層單位要把企業(yè)文化融入到基礎(chǔ)工作和基層建設(shè)中，以油氣銷售處“用心做好每件事，項(xiàng)項(xiàng)工作爭一流”經(jīng)營理念為指導(dǎo)，為各個(gè)崗位制定工作格言。

銷售部領(lǐng)導(dǎo)工作格言：銘記“三個(gè)負(fù)責(zé)”，爭創(chuàng)一流業(yè)績。

鐵路運(yùn)銷協(xié)調(diào)部格言：鐵路運(yùn)銷無小事，平穩(wěn)運(yùn)作保大局。

綜合辦公室格言：細(xì)節(jié)決定成敗，過程見證功力。計(jì)量監(jiān)督格言：有為才能有位，勤奮奔向成功。駕駛員格言：安全駕駛，優(yōu)質(zhì)服務(wù)，精心維護(hù)，節(jié)約能源。

3 堅(jiān)持基層基礎(chǔ)工作體系的動(dòng)態(tài)發(fā)展和不斷完善

3.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)規(guī)定

針對(duì)學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)規(guī)定不及時(shí)的問題，組織集中專題學(xué)習(xí)，除統(tǒng)一學(xué)習(xí)崗位職責(zé)和工作程序，要求牢記會(huì)背外，鐵路運(yùn)銷協(xié)調(diào)部重點(diǎn)學(xué)習(xí)鐵路法規(guī)和安全規(guī)定，綜合辦公室重點(diǎn)學(xué)習(xí)內(nèi)部控制手冊(cè)，計(jì)量監(jiān)督站重點(diǎn)學(xué)習(xí)“一規(guī)定四辦法”，與季度獎(jiǎng)金考核掛鉤。

3.2 進(jìn)行基層站點(diǎn)整頓

針對(duì)基層個(gè)別站點(diǎn)基礎(chǔ)資料不全、管理不善的問題，對(duì)站點(diǎn)進(jìn)行停休整頓。同時(shí)在實(shí)際操作中，給各基層班組和站點(diǎn)制作文件包，納入微機(jī)管理。并適時(shí)舉辦站長專題培訓(xùn)班，現(xiàn)場(chǎng)解決操作問題。同時(shí)把基礎(chǔ)工作的考核作為季度考核的重點(diǎn)，加強(qiáng)指導(dǎo)，反復(fù)整改，做到獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

3.3 進(jìn)一步完善基礎(chǔ)工作

針對(duì)基層站點(diǎn)制度匯編缺少目錄的問題，提出專門要求進(jìn)行修訂完善，并修改完善部門基礎(chǔ)資料目錄。

以上發(fā)現(xiàn)問題和整改問題的過程說明，基層基礎(chǔ)管理工作不是一日之功，也不可能一蹴而就，必須樹立“查找問題是成績、解決問題是目的”的基層建設(shè)新觀念，把基礎(chǔ)工作作為基層建設(shè)的重中之重，長期不懈，持之以恒，不斷健全和完善基層基礎(chǔ)工作體系，推動(dòng)基層建設(shè)和基礎(chǔ)工作上臺(tái)階。

4 結(jié)束語

通過在工作中的感悟和正反典型事例的教育，基層單位必須不斷提高對(duì)基礎(chǔ)工作和基層建設(shè)的認(rèn)識(shí)，逐步達(dá)到全員認(rèn)知，并扎實(shí)進(jìn)行基礎(chǔ)資料管理和基層建設(shè)，不斷取得新成績和新進(jìn)步。成績只能說明過去，責(zé)任催人奮進(jìn)，走下領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)，一切從零開始?；鶎訂挝灰撔膶W(xué)習(xí)兄弟單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，用發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)指導(dǎo)工作，不斷創(chuàng)新基礎(chǔ)工作和基層建設(shè)的新模式，把基層單位建設(shè)成為“領(lǐng)導(dǎo)班子堅(jiān)強(qiáng)、支部作用突出、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理、員工素質(zhì)優(yōu)良、管理科學(xué)規(guī)范、確保安全穩(wěn)定、工作業(yè)績顯著、經(jīng)濟(jì)效益良好”的戰(zhàn)斗集體，為長慶大發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

The establishment and perfection of grassroots fundamental work system is the important content of standard construction.Based on doing main businesses better like oil-gas sales,financial accounting,and measurement supervision,and accomplishing main business indexes completely,grassroots sale units should start with strengthening basic work,continuously strengthen the establishment and perfection of grassroots fundamental work system,and then actively explore the management mode of system,program and normalization.Only by doing these,can they improve standard management level of every departments,provide some basis for enterprise internal management,build up solid foundation for enterprise development and make achievement they should for the construction of"Western Daqing".

grassroots fundamental work;oil&gas sales;standardization

黃永場(chǎng)

2011-12-22▌