提升高校信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量

文/賈春燕 趙亞萍 程艷旗

提升高校信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量

文/賈春燕 趙亞萍 程艷旗

高校數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題來(lái)源及需求

近年來(lái)，多數(shù)高校已通過(guò)信息化建設(shè)積累了大量數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致不能被有效利用。影響數(shù)據(jù)質(zhì)量的因素主要來(lái)源于四方面: 信息因素、技術(shù)因素、流程因素和管理因素。

信息因素: 產(chǎn)生這部分?jǐn)?shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的原因主要有:元數(shù)據(jù)描述及理解錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)度量的各種性質(zhì)( 如數(shù)據(jù)源規(guī)格不統(tǒng)一) 得不到保證和變化頻度不恰當(dāng)?shù)取?/p>

技術(shù)因素: 主要是指由于具體數(shù)據(jù)處理的各技術(shù)環(huán)節(jié)的異常造成的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)生環(huán)節(jié)主要包括數(shù)據(jù)創(chuàng)建、數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)裝載、數(shù)據(jù)使用、數(shù)據(jù)維護(hù)等方面的內(nèi)容。

流程因素: 是指由于系統(tǒng)作業(yè)流程和人工操作流程設(shè)置不當(dāng)造成的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，主要來(lái)源于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的創(chuàng)建流程、傳遞流程、裝載流程、使用流程、維護(hù)流程和稽核流程等各環(huán)節(jié)。

管理因素: 是指由于人員素質(zhì)及管理機(jī)制方面的原因造成的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。如人員培訓(xùn)、人員管理、培訓(xùn)或者獎(jiǎng)懲措施不當(dāng)導(dǎo)致的管理缺失或者管理缺陷。

隨著各高校的數(shù)字校園建設(shè)逐步進(jìn)入信息集成階段，用戶對(duì)信息化和數(shù)據(jù)的要求也越來(lái)越高。一方面，要求信息化對(duì)業(yè)務(wù)有更加深入的支持，從原來(lái)的“局部信息化”發(fā)展為“全面信息化”，從簡(jiǎn)單的“數(shù)據(jù)管理”發(fā)展為“信息資源綜合利用”; 另一方面，信息化的重心也發(fā)生轉(zhuǎn)移，從原來(lái)關(guān)注應(yīng)用系統(tǒng)的功能和關(guān)注業(yè)務(wù)部門管理的數(shù)據(jù)，發(fā)展到了關(guān)注用戶對(duì)信息的需求，業(yè)務(wù)管理人員關(guān)注跨部門的數(shù)據(jù)共享，決策人員需要決策數(shù)據(jù)支持，全體用戶要求提供集成的、個(gè)性化的信息服務(wù)。因此，高校的信息化建設(shè)要進(jìn)一步發(fā)展，要想真正滿足信息集成階段用戶對(duì)信息化和數(shù)據(jù)的需求，就必須構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，解決上述數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。

數(shù)字校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理改進(jìn)

數(shù)字校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理整體框架

數(shù)據(jù)質(zhì)量管理是一個(gè)全員參與的管控體系，涉及到數(shù)據(jù)應(yīng)用和管理的各職能部門在整個(gè)管理體系中扮演著不同的角色并承擔(dān)著明確的責(zé)任。各部門之間形成較為完整的協(xié)同工作模式和相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制。一方面滿足快速業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，另一方面能夠逐步形成高校完整統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理能力，并為更多未來(lái)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)，形成良性互動(dòng)的工作模式。數(shù)據(jù)質(zhì)量管理框架定義了數(shù)據(jù)質(zhì)量管理要求，由業(yè)務(wù)需求主導(dǎo)，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定數(shù)據(jù)質(zhì)量管理策略，以指導(dǎo)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的全過(guò)程。

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中考察數(shù)據(jù)質(zhì)量狀況的主要參考; 數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程包括數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)測(cè)、報(bào)告、評(píng)估及數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)等工作環(huán)節(jié); 崗位職責(zé)基于數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程各步驟分解的具體任務(wù)制定，在實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理時(shí)，將根據(jù)這些崗位職責(zé)，指定相關(guān)的負(fù)責(zé)人并明晰其職責(zé)范圍; 工作模板定義實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程時(shí)，各崗位人員開展工作、報(bào)告問(wèn)題、聯(lián)系溝通要用到的信息傳遞工具模板，是將數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段之一; 數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，歷史記錄是評(píng)估數(shù)據(jù)質(zhì)量管理效果和數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)趨勢(shì)的基本要素; 數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估是改進(jìn)的基礎(chǔ)，幫助質(zhì)量管理人員明確進(jìn)一步的管理行動(dòng)方向。

數(shù)字校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理主要內(nèi)容

1. 制定一個(gè)穩(wěn)定的可操作的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);

2. 建立一套穩(wěn)定的數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測(cè)體系，從而及時(shí)地發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題;

3. 建立并實(shí)施一套數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷改進(jìn)、數(shù)據(jù)使用價(jià)值不斷提升的管理機(jī)制，從而使數(shù)據(jù)質(zhì)量的改進(jìn)成為數(shù)據(jù)質(zhì)量管理部門日常工作的一部分;

4. 建立一個(gè)可靠的數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估流程，衡量數(shù)據(jù)質(zhì)量的改進(jìn)效果，并判斷改進(jìn)趨勢(shì)。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的主要方法

1. 建立、健全完善的制度管理

在學(xué)校內(nèi)部建立完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度，確定數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的流程; 建立完善的數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)制度，確保數(shù)據(jù)在每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。 同時(shí)為更好地實(shí)施相關(guān)的規(guī)章制度，在執(zhí)行的過(guò)程中，建立數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)制度與員工的績(jī)效和獎(jiǎng)懲掛鉤的體制，成立專門的組織負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理工作，使數(shù)據(jù)質(zhì)量管理有章可循，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)質(zhì)量。完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度和數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)制度是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。在具體的實(shí)施過(guò)程中可以著重通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)加以解決:

建立由管理層牽頭的數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，推動(dòng)數(shù)據(jù)質(zhì)量的改進(jìn)工作。

數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)與管理的關(guān)系密不可分。在數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理上，需要建立一個(gè)由數(shù)據(jù)主管部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與的項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)定義和控制。責(zé)任人落實(shí)到各個(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)主管。如果發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題，要及時(shí)向各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通報(bào)，從而保障數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)的有效推行。

制定可操作的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度。

管理部門需要和技術(shù)人員一起根據(jù)實(shí)際情況制定可操作的管理制度，主要的管理制度包括：分階段定義的數(shù)據(jù)質(zhì)量目標(biāo)、數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)辦法、數(shù)據(jù)管控流程、統(tǒng)一編碼、數(shù)據(jù)核對(duì)規(guī)則等。如何定義數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，首先前端、后端、管控部門根據(jù)其業(yè)務(wù)對(duì)數(shù)據(jù)的不同要求，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)各有不同( 如后端業(yè)務(wù)支撐部門對(duì)數(shù)據(jù)的要求是保障其系統(tǒng)的正常運(yùn)行; 前端業(yè)務(wù)部門對(duì)數(shù)據(jù)的要求是真實(shí)反映業(yè)務(wù)情況; 管控部門要求數(shù)據(jù)要和財(cái)務(wù)報(bào)表保持一致) 。其次，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)建設(shè)也要結(jié)合實(shí)際情況，合理制定各階段數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以保障系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。

完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制流程是持續(xù)改進(jìn)的基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題牽涉到提供源數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在質(zhì)量改進(jìn)中必然存在由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行改進(jìn)的問(wèn)題，那么界定改進(jìn)過(guò)程中系統(tǒng)間功能邊界也是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的難點(diǎn)問(wèn)題。為界定數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)過(guò)程中各系統(tǒng)間的功能邊界，在進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量改進(jìn)實(shí)施過(guò)程中，需要根據(jù)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的特點(diǎn)，制定一套數(shù)據(jù)質(zhì)量控制流程，為提高數(shù)據(jù)質(zhì)量水平起到了關(guān)鍵的作用。

制定一個(gè)完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，這也是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的閉環(huán)過(guò)程在實(shí)際操作中，對(duì)由于沒有形成數(shù)據(jù)質(zhì)量的改進(jìn)閉環(huán)出現(xiàn)“前清后亂”問(wèn)題的解決辦法。

2. 采用信息技術(shù)使流程自動(dòng)化

利用先進(jìn)的技術(shù)建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理系統(tǒng)，采用信息技術(shù)自動(dòng)完成數(shù)據(jù)質(zhì)量管理相關(guān)的信息收集、規(guī)則識(shí)別與管理、質(zhì)量診斷、質(zhì)量報(bào)告和數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題處理。只有形成一個(gè)有效的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的改進(jìn)閉環(huán)，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及早糾正問(wèn)題，節(jié)約成本，最大化地利用數(shù)據(jù)資源。

以上兩點(diǎn)是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理必不可少的途徑，二者缺一不可。高校希望提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，但由于系統(tǒng)和應(yīng)用程序經(jīng)常接收到新數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的總量也在不斷提高。但提升數(shù)據(jù)質(zhì)量并不是一次就能完成的，需要使用一種反復(fù)進(jìn)行的階段性過(guò)程來(lái)管理數(shù)據(jù)質(zhì)量。

本文以高校信息化建設(shè)為背景，分析了信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的原因及高校數(shù)據(jù)質(zhì)量管理需求，闡述了數(shù)據(jù)質(zhì)量管理整體框架和主要內(nèi)容。一方面通過(guò)完善數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度和流程，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、有效的質(zhì)量管理和質(zhì)量控制; 另一方面通過(guò)技術(shù)手段實(shí)施數(shù)據(jù)檢查，說(shuō)明在數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中如何發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，并通過(guò)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程進(jìn)行改進(jìn)。通過(guò)這兩個(gè)主要的實(shí)現(xiàn)途徑，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行初步探討，以期為高校數(shù)字校園過(guò)程中提高數(shù)據(jù)質(zhì)量提供參考。

( 作者單位為浙江大學(xué)圖書與信息中心)