如何讓數(shù)據(jù)真正說話

文/盧蓓蓉 沈富可

如何讓數(shù)據(jù)真正說話

文/盧蓓蓉 沈富可

建立有效的數(shù)據(jù)分析體制機(jī)制，借鑒商業(yè)智能的技術(shù)方法和院校研究的管理模式，發(fā)展院校智能，需要技術(shù)人員與管理人員的緊密合作, 更需要變革大學(xué)管理體制，才能真正實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)的決策。

隨著各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的不斷積累，如何加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性、并讓積累的大量數(shù)據(jù)在服務(wù)教學(xué)科研、改善管理水平、提供決策依據(jù)等方面發(fā)揮作用，成為高校信息化部門和業(yè)務(wù)部門共同關(guān)注的問題。高校決策機(jī)構(gòu)也有以數(shù)據(jù)為依據(jù)、增加學(xué)校決策的科學(xué)化要求。不少高校信息化部門已經(jīng)或正在建設(shè)數(shù)據(jù)倉庫，力求通過數(shù)據(jù)分析為學(xué)校決策提供有效依據(jù)。

當(dāng)前高校數(shù)據(jù)分析中主要存在的問題

當(dāng)前高校數(shù)據(jù)分析的問題主要表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)的完整性和一致性程度不高；適用于高校的數(shù)據(jù)分析模型不多，使用的數(shù)據(jù)分析方法比較單一。很多的數(shù)據(jù)分析還停留在簡單數(shù)據(jù)報(bào)表的層面，展示層面可視化程度較淺，不能有效說明業(yè)務(wù)問題和改善的切入點(diǎn)，更不能對(duì)高校業(yè)務(wù)提出可行性的改造方案和結(jié)果驗(yàn)證，數(shù)據(jù)分析的價(jià)值無從體現(xiàn)。這些問題皆非單一的技術(shù)解決方案可以破解，需要在高校信息化不斷融合和創(chuàng)新的過程中逐步加以解決。

筆者認(rèn)為，當(dāng)前高校數(shù)據(jù)分析的主要問題表現(xiàn)在尚未形成分工明確、高效協(xié)同的數(shù)據(jù)分析體制機(jī)制。

1. 體制層面，誰來負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析？當(dāng)前在大多數(shù)高校內(nèi)，信息化部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)倉庫的建設(shè)和運(yùn)維，并從技術(shù)層面不斷加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理，但對(duì)高校的決策環(huán)節(jié)缺乏了解，同時(shí)也不直接為決策提供數(shù)據(jù)分析。發(fā)展規(guī)劃部門需要全局掌握學(xué)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)并直接服務(wù)于宏觀決策，本身卻不參與數(shù)據(jù)管理并缺乏利用數(shù)據(jù)的專業(yè)能力。學(xué)校的各業(yè)務(wù)部門雖然對(duì)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)投入了很大精力，然而往往只關(guān)注本部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行，處于學(xué)校數(shù)據(jù)供應(yīng)鏈上游的部門，往往對(duì)處于數(shù)據(jù)供應(yīng)鏈下游的要用數(shù)據(jù)的部門業(yè)務(wù)支持力度不夠，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的效率不高，數(shù)據(jù)分析時(shí)數(shù)據(jù)不完整和不一致依舊存在。

2. 機(jī)制層面，如何做好數(shù)據(jù)分析？數(shù)據(jù)分析的目的是什么，是服務(wù)于宏觀決策，還是監(jiān)控學(xué)校的日常運(yùn)行并及時(shí)預(yù)警；數(shù)據(jù)分析的內(nèi)容涵蓋哪些，是提供展示報(bào)表，還是要在對(duì)數(shù)據(jù)定量分析的基礎(chǔ)上提出具有操作性的工作建議；數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)在哪里，是依靠學(xué)校數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)，還是引入外部數(shù)據(jù)，豐富數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)來源？

借鑒國外大學(xué)院校研究的經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)校層面上建立完善的數(shù)據(jù)分析體制機(jī)制，將為上述問題提供可行的解決方案。

國外高校院校研究：他山之石，可以攻玉

在美國高校，數(shù)據(jù)分析往往由院校研究辦公室（Office of Institutional Research）擔(dān)任，美國的院校研究辦公室源于以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)(data -based )的思維方式和決策機(jī)制, 院校研究早期定位于為學(xué)校行政管理決策層服務(wù), 現(xiàn)在其功能和領(lǐng)域在不斷拓展，已經(jīng)擴(kuò)大到院校教學(xué)、研究和社會(huì)服務(wù)的多個(gè)方面。院校研究作為一項(xiàng)重要工作職能，已經(jīng)被正式納入高等學(xué)校內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和管理框架之中。美國眾多高校都成立了院校研究辦公室，其部分工作職能與我國高校校辦（如對(duì)外統(tǒng)計(jì)報(bào)告）、發(fā)展規(guī)劃辦（如院校發(fā)展規(guī)劃）相對(duì)應(yīng)，但其職能更加豐富（研究內(nèi)容還包括學(xué)生生活與學(xué)習(xí)，學(xué)術(shù)項(xiàng)目、課程和教師問題，院校管理， 高等教育協(xié)作、政策和院校的社會(huì)責(zé)任，院校研究實(shí)踐: 理論、方法、技術(shù)、工具和倫理等），其研究著眼于院校內(nèi)部管理的實(shí)際問題，是以問題及問題的解決為指向。遵循的研究路徑是：“問題（現(xiàn)象）——原因——方法”的邏輯路徑。其基本職責(zé)是規(guī)范、收集和完善院校數(shù)據(jù)，為院校管理和發(fā)展提供信息和咨詢服務(wù)。專業(yè)院校研究者必須掌握定量和定性兩類研究范式和多種具體研究方法，具備“按需”研究的素質(zhì)。美國大學(xué)院校研究辦公室的從業(yè)人員主要是由具有數(shù)據(jù)庫專業(yè)背景的IT 人員和具有統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科背景的高等教育專業(yè)博士( Ed. D) 組成。他們稱自己為院校研究員( IRer) 。

目前國內(nèi)的院校研究也已起步，但尚停留在學(xué)術(shù)研究層面，高校內(nèi)鮮有帶有行政管理職能的院校研究機(jī)構(gòu)成立。其功能定位、研究范疇和研究方法與國外院校研究相比，尚有較大差距。其研究人員多是高等教育學(xué)專業(yè)背景的人員，雖從美國引進(jìn)、傳播了院校研究的概念,并嘗試推動(dòng)了院校研究的實(shí)踐，但數(shù)據(jù)分析作為現(xiàn)代院校研究的基礎(chǔ)和重要內(nèi)容，尚未引起我國大多數(shù)致力于院校研究的學(xué)者的重視。

以美國紐約大學(xué)為例，其數(shù)據(jù)管理體制中有兩個(gè)重要角色：數(shù)據(jù)管理員（Data Steward）和院校研究辦公室。數(shù)據(jù)庫管理員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)開發(fā)和數(shù)據(jù)訪問計(jì)劃；負(fù)責(zé)創(chuàng)建和執(zhí)行捕捉及修復(fù)不一致或錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)的工作流程，保證學(xué)校數(shù)據(jù)的可靠性；負(fù)責(zé)核實(shí)公開的報(bào)告和分析，保證學(xué)校數(shù)據(jù)的一致性和有效性；負(fù)責(zé)確保數(shù)據(jù)保存在學(xué)校數(shù)據(jù)倉庫內(nèi)，保證學(xué)校數(shù)據(jù)的完整性；與院校研究辦公室和大學(xué)財(cái)務(wù)辦公室一起研究定義、計(jì)算大學(xué)評(píng)測指標(biāo)的算法和常用術(shù)語；參與數(shù)據(jù)安全接入審計(jì)，保證學(xué)校數(shù)據(jù)的安全。院校研究辦公室則負(fù)責(zé)和數(shù)據(jù)管理員一起，根據(jù)大學(xué)外部報(bào)告的要求和標(biāo)準(zhǔn)，研究定義計(jì)算大學(xué)評(píng)測指標(biāo)的算法和常用術(shù)語，此外，在其工作過程中，院校研究辦公室通常會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不符和不一致的地方，將及時(shí)報(bào)告給數(shù)據(jù)管理員去解決。院校研究辦公室需要定義的大學(xué)術(shù)語如：教師（faculty），大學(xué)里符合什么樣條件的人可以統(tǒng)計(jì)為教師，大學(xué)測評(píng)指標(biāo)如何計(jì)算每名學(xué)生的空間，什么類型的空間可以計(jì)算（所有空間，學(xué)術(shù)空間等）。

由紐約大學(xué)的例子可以看到，在數(shù)據(jù)分析的層面，是由院校研究辦公室自上而下地開展工作，院校研究辦公室直接從學(xué)校數(shù)據(jù)倉庫獲取數(shù)據(jù)，信息化部門密切與之配合，雙方協(xié)同確保學(xué)校數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

完善數(shù)據(jù)分析體制機(jī)制：真正讓數(shù)據(jù)說話

數(shù)據(jù)挖掘需要技術(shù)人員與管理人員的緊密合作, 更需要變革大學(xué)管理體制，才能真正實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)的決策。

1. 明確數(shù)據(jù)分析的負(fù)責(zé)部門。建立專門的院校研究機(jī)構(gòu)或者強(qiáng)化發(fā)展規(guī)劃部門的職能，使其切實(shí)承擔(dān)起學(xué)校數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析的職責(zé)。

2. 健全數(shù)據(jù)分析機(jī)制。切分院校研究機(jī)構(gòu)和信息化部門的工作界面，充分發(fā)揮部門優(yōu)勢(shì)，高效協(xié)同地工作。加強(qiáng)院校研究機(jī)構(gòu)或者發(fā)展規(guī)劃的隊(duì)伍建設(shè)，增加具有數(shù)據(jù)庫專業(yè)和統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科背景的專業(yè)人員，并通過有效的培訓(xùn)使其逐步專業(yè)化。

3. 讓數(shù)據(jù)說話。首先，讓數(shù)據(jù)及時(shí)說話，改變數(shù)據(jù)分析一定要海量積累數(shù)據(jù)的觀點(diǎn)，數(shù)據(jù)分析也可以有輕量級(jí)的應(yīng)用，而且輕量級(jí)的數(shù)據(jù)分析更能讓業(yè)務(wù)部門敏捷改善和改進(jìn)業(yè)務(wù)模式。如，每次學(xué)生選課后，及時(shí)對(duì)學(xué)生跨專業(yè)選課的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并對(duì)下學(xué)期的跨專業(yè)課程設(shè)置、選修條件限制等提出建議。其次，讓外部數(shù)據(jù)一起說話，引入外部數(shù)據(jù)，并與校內(nèi)數(shù)據(jù)有效結(jié)合，增加數(shù)據(jù)分析的有效性。如，通常高校在分析教師科研情況時(shí)，科研系統(tǒng)中的論文數(shù)量和期刊性質(zhì)成為核心指標(biāo)。引入外部數(shù)據(jù)，開展教師所發(fā)表科研成果學(xué)術(shù)影響力的評(píng)價(jià)工作，對(duì)教師發(fā)表論文的被引情況（H指數(shù)等）等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，將其作為學(xué)術(shù)成就或?qū)W術(shù)影響力的評(píng)價(jià)指標(biāo)之一，可增加數(shù)據(jù)分析的可信度。 第三，讓數(shù)據(jù)為多方說話。數(shù)據(jù)分析的目的是為學(xué)校決策服務(wù)，但不僅僅是為決策服務(wù)，還要提升數(shù)據(jù)分析工作中的服務(wù)意識(shí)，為學(xué)校管理部門、院系、研究機(jī)構(gòu)、教師和學(xué)生提供相應(yīng)服務(wù)。如，利用學(xué)生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、課程學(xué)習(xí)平臺(tái)、實(shí)習(xí)系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)中學(xué)生個(gè)人的各類相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)生個(gè)人的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行分析，并及時(shí)給予預(yù)警和指導(dǎo)幫助。第四，在適當(dāng)?shù)臈l件限定下，高?？梢酝ㄟ^一定形式，對(duì)外逐步開放本校數(shù)據(jù)倉庫的部分?jǐn)?shù)據(jù)，并為其他校外相關(guān)者利用本校數(shù)據(jù)提供支持。

（作者單位為華東師范大學(xué)信息化辦公室）