巧用word的文字編排處理功能介紹

鄒 麗 季春元

?

巧用word的文字編排處理功能介紹

鄒 麗 季春元

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，荊州 434020）

經(jīng)常從事學(xué)術(shù)論文、總結(jié)報(bào)告寫作或教材編寫等工作，經(jīng)常會遇到頁碼編排、頁眉頁腳的設(shè)置等問題，筆者將工作中積累的一些小經(jīng)驗(yàn)和大家分享，教會大家活用、巧用Word的功能，提高大家的工作效率。

word；頁碼；頁眉頁腳；StyleRef域

文字錄入是Word的基本功能，不過它的功能并不止于此。由于缺乏深入學(xué)習(xí)，對Word使用往往流于簡單。經(jīng)常從事學(xué)術(shù)論文、總結(jié)報(bào)告寫作或教材編寫等工作，就會經(jīng)常遇到頁碼編排、頁眉頁腳的設(shè)置等問題，這就應(yīng)該對Word文字編排處理功能進(jìn)行深入學(xué)習(xí)?；钣谩⑶捎肳ord的功能，將會極大地提高您的工作效率。下面筆者將工作中積累的一些小經(jīng)驗(yàn)和大家分享，共同學(xué)習(xí)。

1 頁碼編排

一般情況下的頁碼都是連續(xù)的，但一篇較長的文章有封面、目錄、正文幾個部分，這時要求封面不加頁碼，目錄中的頁碼從第1頁到第4頁結(jié)束，然后正文又要從第1頁開始，這種情況就比較復(fù)雜，如何巧用word的文字排版功能來處理這些問題呢？下面介紹常見頁碼的編排方法。

1.1 頁碼從第二頁開始 ①選擇“插入-頁碼”，打開“頁碼”對話框。②取消“首頁顯示頁碼”復(fù)選框中的對鉤，然后單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。③“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“0”。④按“確定”退出。

1.2 頁碼從任意頁開始 ①將光標(biāo)定位于需要開始編頁碼的頁首位置。②選擇“插入-分隔符”，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊選中“下一頁”單選鈕。③選擇“視圖-頁眉和頁腳”，并將光標(biāo)定位于頁腳處。④在“頁眉和頁腳”工具欄中依次進(jìn)行以下操作：①單擊“同前”按鈕，斷開同前一節(jié)的鏈接。②單擊“插入頁碼”按鈕，再單擊“頁碼格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。③在“起始頁碼”后的框中鍵入相應(yīng)起始數(shù)字。④單擊“關(guān)閉”按鈕。

1.3 頁碼不連續(xù) 如“目錄”與“正文”的頁碼均需單獨(dú)排，可按以下步驟操作：①將光標(biāo)定位于需要開始重新編頁碼的頁首位置。②選擇“插入-分隔符”，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊以選中“下一頁”復(fù)選鈕。③選擇“插入—頁碼”，打開“頁碼”對話框。單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。④“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“1”。⑤按“確定”退出。

1.4 頁碼每欄顯示 文檔分欄后，按常規(guī)插入頁碼，只能實(shí)現(xiàn)一頁一個頁碼。如何實(shí)現(xiàn)每個分欄一個單獨(dú)的頁碼呢？可以利用域的功能實(shí)現(xiàn)：①選擇“視圖-頁眉和頁腳”，并將光標(biāo)定位于頁腳處的左欄放頁碼的位置。②同時按下Ctrl+F9功能鍵，光標(biāo)位置會出現(xiàn)一個帶有陰影的“{ }”，這就是域的標(biāo)志。③在“{ }”內(nèi)輸入“=”后，再同時按下Ctrl+F9功能鍵，在這次出現(xiàn)的花括號內(nèi)輸入“page”（表示插入“當(dāng)前頁”域代碼）。④將光標(biāo)移到內(nèi)部一對花括號之后，輸入“*2～1”，此時，在頁腳處得到這樣一行域代碼：“{={page}*2-1}}”。⑤將光標(biāo)停留在這個域代碼上，按右鍵選擇“更新域”，即可看到當(dāng)前頁左欄的頁碼。⑥選中剛剛輸入的域代碼，進(jìn)行復(fù)制，并粘貼在頁腳處右欄放頁碼的位置。⑦選中剛剛粘貼上去的域，按右鍵選擇“切換域代碼”，將域代碼“{={page}*2-1}}”改為“{={page}*2}}”, 按右鍵選擇“更新域”即可。

2 頁眉頁腳設(shè)置

頁眉頁腳是word中比較不起眼的地方，一份精美的文稿，頁眉頁腳的作用卻不可小視，文章介紹了幾個頁眉頁腳的使用技巧。

2.1 充分利用頁眉頁腳工具欄 在Word中，頁眉頁腳的內(nèi)容跟主文檔是分開的，必須執(zhí)行“視圖→頁眉和頁腳”命令才能進(jìn)入頁眉和頁腳編輯區(qū)，這時會自動打開“頁眉和頁腳”工具欄。通過這個工具欄上的“插入‘自動圖文集’”按鈕，可以快速在頁眉頁腳中加入諸如“創(chuàng)建時間：2011-6-4 16：12：00”、“第1頁共10頁”等無需每次鍵入信息即可自動添加的文字（見圖1）。通過這個工具欄還可以快速插入自動頁碼及設(shè)置頁碼的顯示格式。單擊“關(guān)閉”按鈕則可以快速返回主文檔，繼續(xù)編輯正文內(nèi)容。

圖1

①頁碼按鈕；②日期和時間按鈕；③頁面版式按鈕；④頁眉和頁腳版式按鈕

2.3 輕松移去書眉中的橫線 Word書眉中默認(rèn)有一條橫線，通過一般的設(shè)置很難將它去掉，這有時會影響到整體的版面風(fēng)格。可通過下面的方法讓這條橫線“消失”。

第一步：執(zhí)行“格式→樣式和格式”命令，在右側(cè)打開“樣式和格式”窗格，將它底部的“顯示”設(shè)置為“所有樣式”。

第二步：在列表中單擊“頁眉”項(xiàng)右側(cè)按鈕，選擇“修改”，在彈出的“修改樣式”窗口，單擊“格式→邊框”，打開“邊框和底紋”窗口。

第三步：在“邊框”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選左側(cè)“設(shè)置”中的“無”，就可以去掉頁眉中的橫線了。如果你想保留橫線，也可以在這里改變橫線的寬度、顏色等其他屬性。

2.4 快速進(jìn)入頁眉頁腳區(qū) 當(dāng)你在頁眉和頁腳中添加了一些內(nèi)容之后，就不用再通過“視圖→頁眉和頁腳”命令進(jìn)入頁眉和頁腳編輯區(qū)了，只要雙擊這些區(qū)域中的內(nèi)容就可以快速進(jìn)入。

2.5 創(chuàng)建不同的首頁頁眉頁腳 首先是頁眉，封面和目錄不能有頁眉；正文部分要求奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉不同；而附錄部分的頁眉與正文中的又有不同。其次是頁腳，頁腳中的頁碼和正文不同。當(dāng)然封面和目錄部分還是不能有頁碼。

首頁的頁眉頁腳，一般與正文不同，可以通過下面的方法來單獨(dú)設(shè)置。

第二步：確定后返回，會發(fā)現(xiàn)文檔第1頁的頁眉和頁腳區(qū)域的提示文字變成了“首頁頁眉”和“首頁頁腳”字樣?，F(xiàn)在在它里面編輯的內(nèi)容，將跟其他的頁眉頁腳不一樣了。

第三步：不過大多數(shù)圖書的首頁是沒有頁眉頁腳的，其實(shí)，只要將首頁頁眉頁腳中的所有內(nèi)容清空就可以了。

2.6 讓奇數(shù)頁和偶數(shù)頁不同 在圖2所示的頁面設(shè)置對話框中，選中“奇偶頁不同”項(xiàng)，文檔的頁眉和頁腳會自動分成奇數(shù)和偶數(shù)頁眉頁腳，分別設(shè)置就可以了。

2.7 讓不同章節(jié)的頁眉內(nèi)容不同 一般內(nèi)容較長的文檔，由多個單元組成，包括序言、目錄、各章、附錄等，都是由奇數(shù)頁開始。各個單元的頁眉頁腳會各不相同，這時就需要靠分節(jié)符來幫助實(shí)現(xiàn)了。

第一步：假設(shè)第一章的頁眉都顯示為“第一章”，第二章的頁眉都顯示為“第二章”，第三、第四章等以此類推。

第二步：將光標(biāo)置于第一章的開始處，執(zhí)行“插入→分隔符”命令，選擇“分節(jié)符類型”類型下的“下一頁”，確定即可。以此類推，將其他章都進(jìn)行分節(jié)操作。

第三步：執(zhí)行“視圖→頁眉和頁腳”命令進(jìn)入頁眉頁腳編輯區(qū)，此時左上方顯示為“頁眉-第1節(jié)-”，輸入第一章的頁眉內(nèi)容“第一章”。

第四步：單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕（“關(guān)閉”按鈕左側(cè)），跳到第2節(jié)，此時左上方顯示為“頁眉-第2節(jié)-”，右上方顯示為“與上一節(jié)相同”，中間顯示為“第一章”。單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“鏈接到前一個”按鈕，則右上方的“與上一節(jié)相同”消失，此時將本節(jié)頁眉修改為“第二章”。重復(fù)上面的操作，修改好所有的章節(jié)就可以了。

2.8 StyleRef域設(shè)置頁眉 styleref域，是Microsoft Word 的域的一種，屬于鏈接和引用類的域。當(dāng)我們編輯一本書時，常常希望把每一章的標(biāo)題提取到該章內(nèi)容所在頁的頁眉處，在修改某一章標(biāo)題文本時，頁眉上的文本能隨之發(fā)生變化，這時利用styleref域來實(shí)現(xiàn)自動從正文中提取標(biāo)題文字來作為頁眉就方便很多了。其步驟如下：

第一步：在正文中定義好要提取標(biāo)題的樣式。

第二步：進(jìn)入頁眉編輯窗，在插入菜單中選插入域。

第三步：在域?qū)υ捒蛑械念悇e中選擇鏈接和引用，在下面的域名中找到styleref域。

第四步：在域?qū)傩灾羞x擇要提取標(biāo)題的樣式，并根據(jù)需要設(shè)置域選項(xiàng)。

第五步：確定，退出頁眉視窗，就實(shí)現(xiàn)了標(biāo)題提取作為頁眉。

圖2

筆者從事Word排版工作十幾年，經(jīng)常遇到老師和學(xué)生們求助，最多的就是頁碼和頁眉頁腳的問題。在工作之初，筆者也遇到過很多類似的問題，通過自學(xué)和請教他人，掌握了Word排版的一些技巧，希望通過總結(jié)這幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)?zāi)芙鉀Q大家的一些實(shí)際問題。

（本文校對：王治華 收稿日期：2012-01-15）

10.3969/j.issn.1672-2779.2012.06.053

1672-2779（2012）-06-0077-*-02