圖書館人事檔案數(shù)字化建設(shè)的探索與實踐

王 昊

1 引言

人事檔案是組織、人事、勞動等有關(guān)部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄，是干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案的總稱。它也是歷史的、全面考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。人事檔案的作用和潛在的價值只有在人事檔案信息資源的開發(fā)利用過程中才能充分顯示，因此，人事檔案管理工作必須符合便于利用的原則。目前，我國基層單位普遍存在人事檔案建設(shè)制度尚不完善、管理不科學(xué)、整理手段落后、現(xiàn)代化管理水平低等問題，造成基層圖書館人事檔案管理混亂的局面。

筆者結(jié)合基層公共圖書館人事檔案建檔現(xiàn)代化管理的實際情況，采用“我館為主，兼顧基層”的模式對人事檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理進行專題研究，進而提出適合基層公共圖書館的人事檔案建檔與規(guī)范化的建設(shè)意見，以期為各單位的人事檔案管理提供可借鑒的管理模式，不斷提高人事檔案開發(fā)利用水平，使人事檔案工作充滿生機和活力。

2 人事檔案資源數(shù)字化建設(shè)簡介

人事檔案數(shù)字化建設(shè)伴隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及應(yīng)運而生，其利用計算機技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將傳統(tǒng)介質(zhì)的人事檔案信息，通過計算機轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的、可被計算機識別的數(shù)字信息，以各種數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用率和人事工作的管理效率。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是深入開發(fā)人事檔案信息資源的客觀需要。

人事檔案資源的數(shù)字化建設(shè)主要有兩種方式：一是通過人事檔案管理系統(tǒng)直接接收人事部門移交的檔案數(shù)據(jù)；二是通過對傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微品等人事檔案系統(tǒng)進行掃描、圖像處理，轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、圖形等數(shù)字格式的信息，加工成各種類型的數(shù)據(jù)庫，以便檢索和利用。

3 遼寧省圖書館人事檔案系統(tǒng)的實現(xiàn)

目前，人事檔案管理系統(tǒng)中普遍使用的是通用型專業(yè)人事檔案軟件，而其費用卻較高，行業(yè)針對性差，參數(shù)設(shè)置無法滿足用戶的特殊需要。鑒于此，遼寧省圖書館檔案室在實地調(diào)研、問卷調(diào)查、專業(yè)咨詢的基礎(chǔ)上，結(jié)合實踐經(jīng)驗，利用自身的技術(shù)力量和人才資源，自主研發(fā)出符合圖書館人事檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，有效地提高了人事檔案管理的工作效率，從而加強了業(yè)務(wù)建設(shè)和干部隊伍建設(shè)，為圖書館人力資源管理提供了更加準確、翔實的信息資料。其具體實現(xiàn)特點如下：

3.1 人事檔案系統(tǒng)采用基于Java的JSP語言，比傳統(tǒng)的ASP、PHP效率高很多。Java是一種開放的編程語言，它具有簡單、面向?qū)ο?、結(jié)構(gòu)性、安全性強、可移植、高性能、多線程和動態(tài)等特點。Java具有JVM的特點，一次編譯，不受主機限制，隨處皆可運行，用戶只需有IE瀏覽器即可。

JSP是Java Server Page的簡稱，它是由Sun Microsystems公司倡導(dǎo)，多家公司參與建立的一種動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)標準，主要用于開發(fā)動態(tài)網(wǎng)頁。JSP繼承了Java語言的特點，允許Web開發(fā)人員開發(fā)和維護與平臺無關(guān)、信息豐富、動態(tài)的Web頁面，它能使Web開發(fā)人員輕易搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，建立起功能強大的Web網(wǎng)站。JSP可以把用戶界面從內(nèi)容層次中分離出來，Web開發(fā)人員不必改底層的動態(tài)內(nèi)容，就可以修改整體的頁面布局。

3.2 本系統(tǒng)采用JSP SERVLET DAO技術(shù)，B/S（Browser/Server）架構(gòu)，基于客戶端、瀏覽器3層架構(gòu)，顯示層通過請求調(diào)用控制層，控制層通過調(diào)用DAO實現(xiàn)邏輯，層次清晰、明確，有助于后期的二次開發(fā)和擴展。

B/S結(jié)構(gòu)是指瀏覽器和服務(wù)器結(jié)構(gòu)。它是在Internet技術(shù)快速發(fā)展的背景下，針對C/S結(jié)構(gòu)的不足進行的改進，這種結(jié)構(gòu)讓用戶的工作通過WWW瀏覽器來實現(xiàn)，大部分的事務(wù)邏輯在服務(wù)器端（Server）實現(xiàn)，少量事務(wù)邏輯由前端（Browser）實現(xiàn)，這樣就形成3層結(jié)構(gòu)，3層結(jié)構(gòu)中的層與層之間是相互獨立的，任何一層的變化不會影響其他層的功能。使用B/S結(jié)構(gòu)簡化了客戶端電腦的復(fù)雜度，減輕了系統(tǒng)的維護工作量，降低了工作成本。從當前的技術(shù)看，要想在局域網(wǎng)中建立一個易于把握、成本較低的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，B/S結(jié)構(gòu)是比較好的選擇。它的開發(fā)可以一次到位，讓不同的人員，用不同的接入方式（如 LAN、WAN、Internet/Intranet等），在不同的地點，訪問、使用同一個數(shù)據(jù)庫，它對數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限可以進行有效的保護。

在開發(fā)過程中，需要在邏輯上清楚這3層分別實現(xiàn)的功能，并以此設(shè)計整個系統(tǒng)的實現(xiàn)，以及管理整個系統(tǒng)的代碼文件。不能把處于不同層次的文件混為一起，否則會造成系統(tǒng)邏輯上的混亂，使龐大的系統(tǒng)難于管理和維護，容易導(dǎo)致系統(tǒng)的失敗。另外，在這3層基礎(chǔ)之下，還有更為基礎(chǔ)的工作，即數(shù)據(jù)庫的設(shè)計模型。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計模型是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)，一旦確定了數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，在開發(fā)過程中就不要輕易改變，否則會對后面的工作造成巨大的影響。

本館人事檔案系統(tǒng)設(shè)計采用典型的3層結(jié)構(gòu)模式：第一層JSP頁面主要實現(xiàn)對管理界面的顯示和解釋，將業(yè)務(wù)功能在瀏覽器上顯示出來，如分頁顯示人事信息等。第二層是中間層組件實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的操作和前臺頁面的生成工作，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的具體邏輯功能，如個人基本信息等。第三層數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主要對系統(tǒng)提高數(shù)據(jù)服務(wù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的訪問功能，如增加、刪除、修改、查詢數(shù)據(jù)。中間層組件主要封裝了對數(shù)據(jù)庫的查詢、修改、刪除以及頁面生成工作，實現(xiàn)了本系統(tǒng)的全部中間業(yè)務(wù)邏輯，在系統(tǒng)中起關(guān)鍵作用。

3.3 分頁采用。數(shù)據(jù)庫采用MYSQL，保證執(zhí)行效率。程序通過連接池的配置JNDI操作數(shù)據(jù)，不同頁面?zhèn)髦挡捎帽韱坞[藏域和url傳參。

3.4 JSP的標準標簽庫分頁方法，頁面的驗證采用JS客戶端驗證，從而減少服務(wù)器的壓力。

3.5 系統(tǒng)開發(fā)使用費用低，效率高，操作簡便，適用于基層，便于推廣。

3.6 科學(xué)、合理進行賦權(quán)和操作。

①角色管理，用戶通過不同權(quán)限登錄，進入不同菜單。角色分為操作員和管理員，管理員可以對人員檔案進行查詢、修改、添加、刪除的操作，如圖1、2所示。

圖1 登錄頁面

圖2 權(quán)限分配頁面

②支持操作人員權(quán)限內(nèi)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)對檔案的自動化管理，同時管理文字、圖片等信息。

③提供個人檔案信息的個性化檢索服務(wù)，實現(xiàn)了多途徑通過條件檢索，解決目前人事檔案資源電子化、數(shù)字化軟件檢索功能差的問題，如圖3所示。

圖3 查詢頁面

④將紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理相結(jié)合，同時將其管理權(quán)限科學(xué)區(qū)分。

4 人事檔案管理信息系統(tǒng)深化應(yīng)用前景

正如加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。

人事檔案數(shù)字化是對傳統(tǒng)人事檔案管理的提升，基于人力資源信息化平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，使人力資源與人事檔案信息有機整合，實現(xiàn)了多層級模式的協(xié)同管理、規(guī)范管理，有效地規(guī)避了管理風(fēng)險。

在現(xiàn)行人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可進一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標準，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細權(quán)限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計報表管理，提供主動性推送服務(wù)。當人事檔案管理系統(tǒng)平臺逐步完善并深化應(yīng)用后，可建立以高速信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，人事檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內(nèi)容建設(shè)為重點的統(tǒng)一有序的人事資源檔案管理系統(tǒng)。使其涵蓋人事檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將人事檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享，使圖書館人事檔案建設(shè)的資源更加豐富、功能更加強大、自動化程度更高。

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