淺談《科技檔案工作手冊》的編制思路

譚新玲

(新疆水利水電勘測設計研究院 烏魯木齊 830000)

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源于工程建設全過程，不僅在建設過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的運行管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件?！敖柚鷻n案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來”。對歷史負責，就一定要重視檔案工作，這是國家賦予我們的責任。

1 導述

新疆水利水電勘測設計研究院是新疆唯一具有甲級勘測、設計、測繪、環(huán)評、水土保持、工程勘察等十余種甲級資質(zhì)以及境外水利水電工程總承包、勘測設計、監(jiān)理、咨詢、行業(yè)設備出口、勞務輸出資質(zhì)的水利水電勘測設計單位，已經(jīng)ISO 9001認證。黨中央、國務院實施西部大開發(fā)以來，十分重視水利工作，在加大水利投入的同時，對水利工作提出了更高要求。建好、管好、用好水利工程檔案使之發(fā)揮更大的效益，管理工作至關重要。尤其是在“建立工程質(zhì)量終身負責制”的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資源作用的發(fā)揮。國務院將加強科技檔案工作，列入加強基礎設施工程質(zhì)量管理的要求之一，因此，每一個工程技術人員，特別是領導干部應高度重視，使我院科技檔案早日實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。

2 《科技檔案工作手冊》主要結構

根據(jù)我院檔案管理工作的實際情況，我們制定了檔案管理實施細則，并編寫了《科技檔案工作手冊》(以下簡稱)《手冊》)指導我院今后檔案管理工作。

《手冊》結合我院檔案管理的現(xiàn)狀，根據(jù)檔案工作標準化和規(guī)范化的要求，科學地、系統(tǒng)地將我院檔案管理工作進行了新的規(guī)范和要求，是一種全新的檔案管理模式。在編寫過程中，我們充分聽取和征求了各方面的意見和建議，反復修改，將我院1960～2010年以來共計1734個工程進行了實體分類，并進行了有序的排列，初步形成了我院自己的標準，具有一定的可操作性和推廣性。

全《手冊》共有三個章節(jié)。第一章:科技檔案管理辦法。內(nèi)容包括科技檔案管理、科技檔案借閱、水利水電勘測設計科技文件材料歸檔范圍、科技文件材料保管期限表、歸檔時間、數(shù)量及要求。第二章:科技檔案組卷。內(nèi)容包括案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂要求。第三章:科技檔案分類大綱。內(nèi)容包括水利水電工程類的檔案，代號為(S);電力工程類的檔案，代號為(D);基建工程類的檔案，代號為(J)。其中科技檔案分類大綱中的檔號在科技檔案分類中相當重要，如果沒有檔號或檔號編制混亂，就無法進行檔案的排列、編目、統(tǒng)計、檢索、利用等項工作。因此，檔號的編制是檔案業(yè)務工作中一項十分重要的內(nèi)容，它對提高檔案管理水平和有效利用檔案起關鍵作用。

3 檔案分類號碼編制

根據(jù)我院有水利水電工程、電力工程、基建工程三類檔案這一特點，分三部分對我院的科技檔案進行檔號編制。第一部分水利水電工程檔案類別代號用字母(S)表示，第二部分電力工程檔案類別代號用字母(D)表示。第三部分基建工程檔案類別代號用字母(J)表示。

3.1 水利水電工程類

水利水電工程類的檔案，代號為(S)的檔號編制辦法按檔案法規(guī)定的八分制原則即:(1……8)進行編制。

本編號采用漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字混合編號制。

水利水電工程檔案編號順序為:工程類別代號、工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、專業(yè)分類代號、檔案保管單位順序號(即案卷號)。

3.1.1 水利水電工程設計專業(yè)代號及專業(yè)分類代號

表1 水利水電工程設計專業(yè)代號及專業(yè)分類代號

續(xù)表

3.1.2 水利水電工程檔號的組成

整個檔號由工程類別代號、自編號兩部分組成。

工程類別代號:水利水電工程用字母S表示。

自編號:由工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、專業(yè)分類代號(底圖代號)、檔案保管單位順序號(即卷號)七個內(nèi)容組成。

水利水電工程檔號組成舉例:

檔號:S·2005·C·53— D009;水利水電工程類、瑪納斯河紅山嘴一級水電站工程、初設階段、機電專業(yè)、電氣一次部分，底圖第九卷在電站目錄中。

S——工程類別代號:S表示水利水電工程類

2——工程項目類別代號，在《水利水電工程項目分類及類別代號》表中查找，2表示水電站工程

005——工程項目順序號，在《水電站工程排序》表中查找，005表示瑪納斯河紅山嘴一級水電站工程，在電站工程排序第五位。

C——設計階段代號在《水利水電工程設計階段代號》表中查找，C表示初步設計階段

53——設計專業(yè)代號在《水利水電工程設計專業(yè)代號及專業(yè)分類代號》

D——底圖代號(用漢語拼音字母D表示)

009——該工程檔案保管單位順序號(即案卷號)

3.2 電力工程類

電力工程檔案，代號為(D)的檔號編制辦法依照《電力工程勘測設計科技檔案分類編號辦法》規(guī)定進行編制。

本編號采用漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字混合編號制。

電力工程檔案編號順序為:工程類別代號、工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、檔案保管單位順序號(即卷號)。

3.2.1 電力工程項目分類及類別代號

表2 電力工程項目分類及類別代號

3.2.2 電力工程設計階段代號(見表3)

表3 電力工程設計階段代號

續(xù)表

3.2.3 電力工程設計專業(yè)代號(見表4)

表4 電力工程設計專業(yè)代號

3.2.4 電力工程檔號的組成

整個檔號由工程類別代號、自編號兩部分組成。

工程類別代號:電力工程用字母D表示

自編號:工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、檔案保管單位順序號(即卷號)五個內(nèi)容組成。

電力工程檔號的組成舉例:

檔號:D·B 004·C·D—009;電力工程類、焉耆110kV變電所工程、初設階段、電氣專業(yè)、第九卷在變電所目錄中。

D——工程類別代號:D表示電力工程類

B——工程項目類別代號，在《電力工程項目分類及類別代號》表中查找，B表示變電所工程

004——工程項目順序號，在《變電所工程排序》表中查找，004表示焉耆110kV變電所工程，在變電所工程排序第四位。

C——設計階段代號在《電力工程設計階段代號》表中查找，C表示初步設計階段

D——設計專業(yè)代號在《電力工程設計專業(yè)代號》表中查找，D表示電氣專業(yè)

009——該工程檔案保管單位順序號(即案卷號)

3.3 基建工程類

基建工程檔案代號為(J)，本編號采用漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字混合編號制。

基建工程檔案編號順序為:工程類別代號、工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、檔案保管單位順序號(卷號)。

3.3.1 基建工程項目分類及類別代號

表5 基建工程項目分類及類別代號

3.3.2 基建工程設計階段代號

表6 基建工程設計階段代號

3.3.3 基建工程設計專業(yè)代號

表7 基建工程設計專業(yè)代號

3.3.4 基建檔案檔號的組成

整個檔號由工程類別代號、自編號兩部分組成。

工程類別代號:基建工程用字母J表示

自編號:工程項目類別代號、工程項目順序號、設計階段代號、設計專業(yè)代號、檔案保管單位順序號(即卷號)五個內(nèi)容組成。

基建工程檔號的組成舉例:

檔號:J·1001·C·8—003:基建工程類、奎屯糖廠動力車間工程、初設階段、電氣專業(yè)、第三卷在基建目錄中。

J——工程類別代號:J表示基建工程類

1——工程項目類別代號，在《基建工程項目分類及類別代號》表中查找，1表示工業(yè)建筑工程

001——工程項目順序號，在《工業(yè)建筑工程排序》表中查找，001表示奎屯糖廠動力車間工程，在工業(yè)建筑工程排序第1位。

C——設計階段代號在《基建工程設計階段代號》表中查找，C表示初步設計階段

8——設計專業(yè)代號在《基建工程設計專業(yè)代號》表中查找8表示建筑專業(yè)電氣部分。

003——該工程檔案保管單位順序號(即案卷號)

另外，檔案人員在微機輸入案卷的同時，一定要先將藍圖、文字材料、底圖等同一個工程的檔案進行統(tǒng)一編號然后再進行微機輸入，嚴格做到實物和微機中的案卷相一致。如果將藍圖、文字材料、底圖等同時按階段和專業(yè)要求組卷，那么在微機錄入時，在備注欄中底圖缺注明底圖，藍圖缺注明藍圖，這樣就知道同一類的圖紙哪個全，哪個不全了。

4 結語

科技檔案是一種巨大的信息資源，活化科技檔案資料，在服務范圍上要由內(nèi)向外結合轉(zhuǎn)變;在服務方法上要由被動向主動轉(zhuǎn)變。平時，我們要根據(jù)有關方面的需要，對檔案信息進行篩選、綜合、歸納和提煉，使科技人員在設計中盡量縮短工期，少走彎路，為領導決策提供依據(jù)。要區(qū)別科技檔案保密和非保密部分，在確保技術機密安全的條件下，向社會開放，提供無償和有償服務。充分發(fā)揮科技檔案的作用。