基于工作流技術(shù)的辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

陳雪韻

1.江南大學(xué)物聯(lián)網(wǎng)工程學(xué)院，江蘇無錫 214122

2.無錫工業(yè)高級(jí)技工學(xué)校，江蘇無錫 214106

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公需求，于是出現(xiàn)了支持集成性、開放性工作流管理，面向群體協(xié)同工作的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

它將現(xiàn)實(shí)生活中的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)化形式，完成工作流的管理及執(zhí)行，支持處理任務(wù)過程中的優(yōu)化及重構(gòu)設(shè)計(jì)，能夠靈活的支持協(xié)同工作。利用工作流技術(shù)設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)高校的OA系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)高校信息電子化管理及高速流轉(zhuǎn)。

1 高校OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析

高校的OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)由6個(gè)模塊組成（如表1所示），因?yàn)槊恳粋€(gè)Domino應(yīng)用都是以其數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)，Domino數(shù)據(jù)庫(kù)可以稱為一個(gè)容器，包含了設(shè)計(jì)元素、邏輯關(guān)系及應(yīng)用數(shù)據(jù)等，所以可以將每一個(gè)模塊都看作是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。

表1 高校的OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模塊組成及其作用

2 基于工作流管理的高校系統(tǒng)

2.1 流轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)

1）公文管理。定義公文流程或進(jìn)行公文的收發(fā)、辦理、歸檔等處理過程的定義；

2）簽報(bào)管理。包括自定流程及簽報(bào)樣式，處理日常辦公時(shí)各單位非正規(guī)文件流轉(zhuǎn)事宜；

3）會(huì)議管理。制定、審批會(huì)議計(jì)劃，預(yù)定會(huì)議資源并發(fā)送會(huì)議通知，落實(shí)會(huì)議安排，將會(huì)議紀(jì)要實(shí)時(shí)發(fā)布；

4）檔案管理。歸檔處理各種重要信息，提供檢索、借閱的方便、有效途徑。

2.2 事務(wù)處理型業(yè)務(wù)

1）電子信息窗。整理、統(tǒng)計(jì)、分析各種原始數(shù)據(jù)，形成可以輔助決策的信息，實(shí)現(xiàn)方便快捷發(fā)布通知、公告，線上辦公討論等；

2）系統(tǒng)管理。對(duì)整個(gè)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用戶、配置、數(shù)據(jù)庫(kù)、權(quán)限及性能的管理和系統(tǒng)維護(hù)等功能；

3）個(gè)人工作臺(tái)。包括與個(gè)人密切相關(guān)的內(nèi)容，如通訊錄、日程安排、郵件的管理、鏈接熱門站點(diǎn)等。

2.3 OA工作流管理環(huán)境

它是OA系統(tǒng)的模型核心部分，將辦公環(huán)境問題進(jìn)行集中解決。功能的實(shí)現(xiàn)參照WfMS模型。由5個(gè)部分組成：流程建模工具、工作流引擎、工作流相關(guān)數(shù)據(jù)、組織/角色模型及工作項(xiàng)目列表。

2.4 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

是OA系統(tǒng)環(huán)境的基礎(chǔ)構(gòu)成設(shè)施，由網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)、及其相關(guān)硬件設(shè)備組成。

3 高校OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

基于郵件、共享數(shù)據(jù)庫(kù)及郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合三種模式是工作流自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的三種模式，即“推”技術(shù)、“拉”技術(shù)、“群件模式”[2]。此項(xiàng)系統(tǒng)以Notes/Lotusdomino產(chǎn)品為開發(fā)平臺(tái)，結(jié)合“推”、“拉”技術(shù)，具備先進(jìn)的B/S結(jié)構(gòu)[3]，將對(duì)象形式通過文檔數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，通過“客戶-服務(wù)器-數(shù)據(jù)庫(kù)”形式協(xié)同運(yùn)行。此項(xiàng)高校OA系統(tǒng)的工作流技術(shù)軟件工具針對(duì)性、開放性強(qiáng)，具有跨平臺(tái)性和易維護(hù)性，并且支持的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式較為豐富。

高校OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用更加突出安全設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了辦公環(huán)境信息化、辦公流程自動(dòng)化。是以電子郵件為核心，將信息處理、信息查詢、公文處理、文件管理、辦公事務(wù)等工作通過網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的軟件集成在一起，構(gòu)成一個(gè)現(xiàn)代化的辦公環(huán)境。高校運(yùn)作具有特殊性，必須確保網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行。增加角色管理功能，每個(gè)角色代表一類權(quán)限類型，用戶通過角色獲取對(duì)模塊的訪問權(quán)限。信息流通性是高校OA系統(tǒng)最重要的內(nèi)容，即電子郵件系統(tǒng)和公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，簡(jiǎn)化公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，在內(nèi)部郵件系統(tǒng)中添加word、html等格式的附件這一功能可實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化系統(tǒng)，增強(qiáng)可操作性。本文著重分析“公文管理”模塊的設(shè)計(jì)。它是高校辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的核心部分，一般分為發(fā)文管理和收文管理兩個(gè)子模塊。發(fā)文、收文業(yè)務(wù)相關(guān)狀態(tài)及操作如表2、3所示。

表2 發(fā)文審批業(yè)務(wù)相關(guān)狀態(tài)及操作

表3 收文辦理業(yè)務(wù)相關(guān)狀態(tài)及操作

當(dāng)前辦理人辦理完成 提交下一辦理人、辦理結(jié)果反饋、駁回（生成新復(fù)本）被駁回的辦理結(jié)果 簽署結(jié)果辦理意見已辦理的收文 注銷、歸檔

4 結(jié)論

本文中的系統(tǒng)設(shè)計(jì)利用Notes/Lotusdomino產(chǎn)品為開發(fā)平臺(tái)，結(jié)合“推”、“拉”技術(shù)，系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，通過高速線路向Internet發(fā)布，高?？衫脤W(xué)校自有Web應(yīng)用模式進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)所有的移動(dòng)辦公用戶或異地分支機(jī)構(gòu)直接通過Internet與系統(tǒng)進(jìn)行連接完成業(yè)務(wù)操作的功能。此項(xiàng)系統(tǒng)的研究對(duì)實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化意義重大。

[1]杜威.工作流技術(shù)在高校OA系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].山東：中山大學(xué)，2005.

[2]姬風(fēng)波，云紅艷，高嶺，朱海陽(yáng).工作流技術(shù)在高校OA系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].西北大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2001，31(4)：281-284.