科技計劃實施中的知識管理策略和框架研究

胡少華

(科學技術(shù)部信息中心，北京 100862)

科技計劃實施中的知識管理策略和框架研究

胡少華

(科學技術(shù)部信息中心，北京 100862)

分析國家科技計劃決策管理、項目實施、評審評估、監(jiān)督監(jiān)管等過程中的知識需求和活動規(guī)律。在實施要求、活動主體、任務層級、應用體系等方面研究分析科技計劃知識管理的內(nèi)涵，并提出面向整體績效、實施過程、創(chuàng)新能力、知識資源體系等的知識管理策略。建立面向科技計劃實施的知識管理框架，提出創(chuàng)新導向的組織要素、分布式知識鏈、面向?qū)嵤┲芷诘闹R服務等要素。為推動科技計劃的知識管理提供理論基礎。

科技計劃;知識管理;知識管理策略;知識管理框架;知識服務

1 引言

近年來，知識管理在科技管理、科技創(chuàng)新等方面的應用研究逐漸增多。這些研究針對科研活動不同環(huán)節(jié)分別提出了相關(guān)應用理論和實施方法，例如知識管理技術(shù)在科研項目管理創(chuàng)新中應用［1］、基于本體的科研領(lǐng)域知識建模［2］、面向科研項目管理的知識管理系統(tǒng)［3］、面向科技成果知識的整合策略和模式［4］以及項目評審評價過程的知識管理［5－6］。這些研究大多側(cè)重于科研活動的局部過程或知識管理技術(shù)的個別環(huán)節(jié)，未能提出針對科技計劃各類管理實施主體活動的全過程知識需求，特別是缺乏從整體實施角度對科技計劃知識管理的應用內(nèi)涵、實施策略、實施框架進行分析研究。本文將根據(jù)我國科技計劃的組織實施特點，分析決策管理、評審評估、項目實施、監(jiān)督監(jiān)管等過程中的知識需求和活動，分析科技計劃知識管理的內(nèi)涵，提出面向整體實施績效、實施過程、創(chuàng)新能力、知識資源體系的知識管理策略和框架。

2 科技計劃實施中的知識管理需求

2.1 科技計劃知識需求矩陣

科技計劃的組織實施是一項復雜系統(tǒng)工程，包括規(guī)劃決策、過程管理、項目實施、評審評估、監(jiān)督監(jiān)管等多類活動。這些活動覆蓋任務層面多、涉及主體類型復雜，還存在科研結(jié)果不確定、主觀人為因素多的情況，其知識管理需求和內(nèi)涵不同于一般的行政管理、工程管理、項目管理范疇。以國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃 (863計劃)為例，其組織實施過程涉及863計劃聯(lián)合辦公室 (聯(lián)辦)、領(lǐng)域辦公室 (領(lǐng)域辦)、863計劃專家委員會、領(lǐng)域主題專家組、評審評估專家、過程管理單位、審計監(jiān)理單位以及不同類別的科研機構(gòu)，任務形式包括領(lǐng)域、主題項目、重大項目、項目課題、課題任務等多種［7］。正是由于參與主體類別的多樣性和任務形式的復雜性，從知識管理的視角來看，科技計劃組織實施過程往往面臨如下問題。

(1)各類主題項目、重大項目、項目課題甚至一些課題任務的組織實施在不同單位分散進行，所形成的各類過程數(shù)據(jù)、階段知識分布運行管理，難以及時準確地匯總各層面實施情況，難以掌握計劃的整體實施態(tài)勢。

(2)計劃項目參與單位類型多，參與人員復雜，難以通過常規(guī)行政管理體系約束不同類型參與主體的局部組織過程和實施活動，缺乏與具體實施業(yè)務相結(jié)合的知識服務體系，特別是缺乏針對特定科技管理業(yè)務的實踐標桿、領(lǐng)域知識共享。

(3)制定計劃目標、確定領(lǐng)域任務、評審評估、信用管理等活動涉及不同層面的多類知識資源和趨勢預測，單純通過階段信息和局部知識難以形成科學合理的決策，需要各類不同歷史階段、不同科技計劃、不同管理過程相關(guān)領(lǐng)域知識的關(guān)聯(lián)融合。

基于上述問題，科技計劃的參與主體在各個階段對知識管理的需求和作用方式各不相同。他們一方面要依賴于有關(guān)知識開展業(yè)務活動，另一方面要結(jié)合自身的實踐過程總結(jié)發(fā)現(xiàn)新知識，推動科技計劃知識體系的發(fā)展豐富，這些需求和作用共同形成了科技計劃的知識管理需求矩陣 (見表1)。

表1科技計劃的知識管理需求矩陣

2.2 科技計劃知識活動分析

(1)決策管理活動?？萍加媱潧Q策管理活動的主體是各級各類科技行政管理單位、事業(yè)管理單位以及參與咨詢管理決策的各類管理人員、咨詢專家。以863計劃為例，聯(lián)辦、領(lǐng)域辦、計劃專家委員會、領(lǐng)域?qū)＜医M以及各相關(guān)管理中心是決策管理活動的主要參與者。

在規(guī)劃申報階段，863計劃聯(lián)辦、領(lǐng)域辦以及計劃專家委員會面臨的主要問題是如何前瞻性地制訂計劃發(fā)展戰(zhàn)略、目標和戰(zhàn)略任務，如何科學合理地確定技術(shù)領(lǐng)域及領(lǐng)域內(nèi)任務設置。這就要求決策管理主體要充分了解當前社會經(jīng)濟發(fā)展知識、科技發(fā)展趨勢，依據(jù)規(guī)劃決策方法和最佳實踐案例開展預測規(guī)劃、領(lǐng)域指南編制等工作。在評審立項階段，863計劃領(lǐng)域辦、領(lǐng)域?qū)＜医M要根據(jù)領(lǐng)域知識、評審主體知識以及評審評估行為記錄選擇評審主體并組織評審，依據(jù)評審結(jié)果確定立項支持的項目和科研主體。在研究開發(fā)階段，決策管理主體一方面利用科研資源知識組織調(diào)度科研資源;另一方面要組織有關(guān)評估評價活動，保證科研過程的合規(guī)有序。在總結(jié)驗收階段，決策管理主體依據(jù)相關(guān)管理辦法及實踐知識，組織評審評價活動，并推動科技成果的知識化和應用推廣。

(2)評審評估活動?？萍加媱澰u審評估活動的主體是評估評價中介單位、評審評估專家。以863計劃為例，主要涉及計劃專家委員會、領(lǐng)域?qū)＜医M以及相關(guān)專業(yè)評估單位。

在評審立項階段，評審評估主體基于科研主體知識、科研領(lǐng)域資源知識、評審評估理論、相關(guān)管理要求和評審評估實踐知識開展可行性評審、立項評審工作。在研究開發(fā)階段，評審評估主體要掌握科研項目的過程記錄和有關(guān)知識，基于相關(guān)評審評估方法和工具進行評估評價，并生成過程評價記錄。在總結(jié)驗收階段，評審評估主體一方面依據(jù)項目執(zhí)行結(jié)果信息和相關(guān)科研領(lǐng)域知識、管理規(guī)范形成對科研項目、科研成果的總體評價;另一方面，要綜合分析各項目的評估評價記錄，形成科技計劃的總體實施績效評價知識。

(3)項目實施活動?？萍加媱濏椖繉嵤┗顒拥闹黧w是各類科研單位、科研人員和相關(guān)科研支撐保障單位。在863計劃中，明確提出在主題項目中設立首席專家，在重大項目中設立總體專家組，推動協(xié)調(diào)項目實施活動。

在規(guī)劃申報階段，項目實施主體要基于當前科研領(lǐng)域知識、科技計劃指南、自身科研資源條件編制項目申報內(nèi)容。在評審立項階段，項目實施主體根據(jù)評審需求，在掌握相關(guān)領(lǐng)域知識、科研趨勢分析和科研資源知識的前提下完成立項答辯。在研究開發(fā)階段，項目實施主體要了解相關(guān)科研領(lǐng)域知識、研究測試數(shù)據(jù)以及最佳科研實踐，通過不斷的科學探索和科學實踐發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并生產(chǎn)出新知識、新成果。在總結(jié)驗收階段，項目實施主體一方面要根據(jù)過程數(shù)據(jù)、領(lǐng)域知識和管理規(guī)范總結(jié)項目成果和相關(guān)知識;另一方面也要對研究探索的失誤進行分析，同樣作為科研知識記錄應用。

(4)監(jiān)督監(jiān)管活動?？萍加媱澅O(jiān)督監(jiān)管活動的主體是各級各類審計單位、監(jiān)察單位及相關(guān)管理人員。

監(jiān)督監(jiān)管主體要及時準確掌握中各類主體在不同實施過程中的行為信息，特別是評審評估、立項批復、經(jīng)費管理、成果評價等過程的活動主體行為記錄和異常分析，并對發(fā)現(xiàn)的不合法不合規(guī)的行為進行評價記錄，既作為后續(xù)處理的依據(jù)，也作為科技計劃實施態(tài)勢知識的重要組成部分。以863計劃為例，管理辦法中明確提出對課題負責人、課題依托單位、課題承擔單位、項目責任主體的信用狀況進行客觀記錄。

3 科技計劃的知識管理內(nèi)涵和策略

明確知識管理的內(nèi)涵范圍和策略是在科技計劃中推行知識管理的前提條件。知識管理的內(nèi)涵和實施策略與其研究視角和應用需求密切相關(guān)。從技術(shù)應用的視角出發(fā)，知識管理是知識生產(chǎn)、獲取和再利用以及把知識和人結(jié)合起來的過程［8］，知識管理系統(tǒng)是各類知識管理工具與技術(shù)系統(tǒng)的集成［9］，也是一種把事實知識、技能知識、原理知識與其他顯性知識集成起來的技術(shù)框架［10］。從組織行為的視角出發(fā)，知識管理是基于知識管理的價值鏈不斷消除矛盾，提升組織適應力和創(chuàng)新能力的過程［11－12］。和一般的企業(yè)管理、工程管理、項目管理相比較，面向科技計劃的知識管理內(nèi)涵更為復雜，既要滿足不同組織實施活動的需求，還要適應多主體、多層級和分布服務的特點。

(1)組織實施要求。在科技計劃中推行知識管理不僅要保障局部環(huán)節(jié)的高效、協(xié)調(diào)、有序，更要強調(diào)對多計劃、多領(lǐng)域的全局態(tài)勢、整體趨勢的準確把握和科學引導。在宏觀布局方面，依據(jù)知識體系充分了解科技資源、科技進步趨勢和社會經(jīng)濟發(fā)展需求，科學合理統(tǒng)籌配置科技資源;在過程管理方面，協(xié)同高效推進申報受理、評審立項、組織實施、驗收總結(jié)工作。

(2)知識管理的活動主體?？萍加媱澋闹黧w涉及政府機關(guān)、企事業(yè)單位、科研院所、大專院校等不同層面多類單位、人員，一方面難以納入統(tǒng)一的行政管理體系，另一方面其組織特點、行為方式各有不同，知識的服務需求、服務內(nèi)容具有很大差異。這些需求往往會對知識的采集、生產(chǎn)、擴散造成很大障礙。

(3)知識管理的任務層級。科技計劃的任務劃分往往包含科技計劃、領(lǐng)域?qū)ｎ}、項目課題、研發(fā)任務等多個層次，推行知識管理不僅要在項目課題以及任務層面進行資源管理、進度管理、質(zhì)量管理、績效評價，更要側(cè)重科技計劃整體實施層面的宏觀布局、實施重點、過程管理和評估評價。

(4)知識的應用體系。科技計劃知識的生產(chǎn)、擴散和服務往往涉及不同單位的多類業(yè)務管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺，其技術(shù)體系要具備與多類業(yè)務應用系統(tǒng)集成的能力，并滿足跨域運行、靈活部署的要求。

基于上述特點，從知識管理的愿景、主體以及資源出發(fā)，面向科技計劃實施的知識管理策略主要包括四方面內(nèi)容 (見圖1)。

圖1 科技計劃的知識管理策略

(1)基于全局動態(tài)知識提高科技計劃的整體實施績效。

以提高各類科技計劃的整體實施成效為出發(fā)點，針對預測規(guī)劃、申報立項、過程管理、研究開發(fā)、成果應用等環(huán)節(jié)建立知識采集、分析、挖掘體系，形成包括參與主體行為、科技項目動態(tài)、科技計劃執(zhí)行情況的全局動態(tài)知識。通過跨計劃的全局動態(tài)知識把握整體實施態(tài)勢，推行基于知識服務的宏觀布局、資源統(tǒng)籌、整體評價和決策管理過程。

(2)基于定向知識服務優(yōu)化組織實施過程。

在申報受理、評審立項、組織實施、驗收總結(jié)等過程中引入知識的采集、評價、服務機制。特別是針對科技計劃的不同管理實施主體提供定向知識服務，通過建立最佳實踐、管理標桿等活動不斷積累知識、優(yōu)化業(yè)務流程、規(guī)范實施過程。

(3)通過加快知識生產(chǎn)和擴散提升組織創(chuàng)新能力。

建立基于個體知識、群體知識的生產(chǎn)、擴散和服務體系。以提升科技計劃各類活動主體的管理效能、創(chuàng)新能力為目標，一方面幫助活動個體突破自身知識能力限制，提高科學決策水平、管理實施能力;另一方面促進管理單位、研發(fā)團隊建立特定領(lǐng)域的群體知識。

(4)通過資源管理完善科技計劃知識體系。

建立包括基礎設施、生產(chǎn)服務、應用評價等環(huán)節(jié)的科技計劃知識資源體系。把知識體系作為組織管理資源的重要組成內(nèi)容，把知識體系成熟度作為衡量科技計劃管理體系成熟度的重要指標。知識的資源化過程覆蓋組織實施的每個環(huán)節(jié)，保障全面及時地匯集各類數(shù)據(jù)信息，及時抽取凝練領(lǐng)域知識、最佳實踐，最終形成知識采集、轉(zhuǎn)化、分發(fā)、共享的統(tǒng)一知識體系。

4 科技計劃的知識管理框架

在科技計劃的組織實施過程中，各類決策管理主體、評審評估主體、項目實施主體和監(jiān)督檢查主體是推行知識管理的對象，知識管理要素通過這些主體影響科技計劃的組織實施?？萍加媱澲R管理框架包括組織要素、知識要素、服務要素，這些要素分別融合了組織文化、規(guī)范制度、信息技術(shù)設施、業(yè)務流程等內(nèi)容(見圖2)。

圖2 面向科技計劃的知識管理框架

4.1 創(chuàng)新導向的組織要素

創(chuàng)新導向的組織要素是建立科技計劃知識管理框架的前提?？萍加媱澋慕M織實施既是社會性科技活動的一部分，也是一種涉及不同領(lǐng)域多類活動主體的復雜過程。在這種應用場景下，知識管理的組織要素包括愿景和目標體系、組織制度和管理規(guī)范、創(chuàng)新服務體系、評價和激勵體系等四方面內(nèi)容。

(1)目標體系和制度規(guī)范。在科技計劃的各個組織實施環(huán)節(jié)建立服務創(chuàng)新戰(zhàn)略的知識管理目標體系，明確科技計劃的各類組織實施主體在知識生產(chǎn)、知識擴散、知識服務方面的目標、責任和要求，特別是要從有利于知識快速擴散和應用的角度不斷優(yōu)化相關(guān)目標體系。

(2)組織間的協(xié)同創(chuàng)新體系。通過建立創(chuàng)新聯(lián)盟、技術(shù)聯(lián)盟、學術(shù)社區(qū)形成組織間的學習創(chuàng)新體系，促進個體知識、隱形知識的群體化和顯性化，形成松耦合與緊耦合相結(jié)合的知識創(chuàng)新共享體系。

(3)組織內(nèi)的知識管理機制。在各類活動主體內(nèi)部推行知識管理文化，特別是在決策、管理、監(jiān)督等環(huán)節(jié)建立有效的知識采集、擴散以及服務機制。

(4)評價與激勵體系?；诳萍加媱澋恼w態(tài)勢知識、領(lǐng)域知識情況，建立知識服務的評價與激勵體系，一方面鼓勵和引導知識的生產(chǎn)和共享，另一方面根據(jù)評價反饋不斷優(yōu)化調(diào)整組織制度規(guī)范、組織體系。

4.2 分布式知識鏈

區(qū)別于傳統(tǒng)的企業(yè)知識體系，科技計劃知識的產(chǎn)生、擴散涉及不同應用域的多類信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)平臺。在建立科技計劃知識鏈的過程中，既要考慮到知識生產(chǎn)服務過程需求，也要考慮到各單位現(xiàn)有技術(shù)條件和運行管理情況?？萍加媱澋闹R鏈是遵循統(tǒng)一標準，基于分層服務概念的分布式體系。其中包括知識的信息采集、知識獲取、知識擴散、知識服務等周期，涵蓋了知識的群化、外化和內(nèi)化等過程 (見圖3)。

各類業(yè)務數(shù)據(jù)和信息是科技計劃知識的主要來源，其中包括不同實施階段的管理過程信息、基礎資源數(shù)據(jù)，以及科研項目研發(fā)過程中的過程記錄、實驗數(shù)據(jù)、階段成果。這些信息分別通過信息采集、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)匯交、數(shù)據(jù)清洗形成規(guī)范化知識源。

依據(jù)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和數(shù)據(jù)標準在不同應用域、管理單位建立分布式知識節(jié)點，這些節(jié)點運行于各單位現(xiàn)有信息系統(tǒng)之上，與本地業(yè)務管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺的互聯(lián)互通，能夠及時有效地獲取、更新業(yè)務數(shù)據(jù)和信息資源?；诮y(tǒng)一的科技計劃知識分類樹，各知識節(jié)點對不同來源的信息進行歸一化處理、信息融合、知識抽取、標引分類，形成領(lǐng)域知識，例如科技計劃的備選項目知識、專家知識、領(lǐng)域知識庫、管理實踐、組織態(tài)勢知識等。知識節(jié)點獨立運行，可以通過領(lǐng)域知識地圖和領(lǐng)域知識推送與其他信息系統(tǒng)集成應用。

依托現(xiàn)有信息系統(tǒng)和基礎設施，在相關(guān)科技計劃的主管部門內(nèi)建立知識服務門戶。知識服務門戶與各單位知識節(jié)點互聯(lián)互通，是科技計劃知識集成、知識擴散和知識服務的主要渠道。知識服務門戶基于分布式知識節(jié)點，通過批量定制、集成形成知識倉庫，并利用統(tǒng)一的知識地圖、知識推送、共享交流和評價環(huán)節(jié)向各類管理人員、科研人員提供一站式服務。

圖3 科技計劃分布式知識鏈

4.3 面向?qū)嵤┲芷诘闹R服務

準確地定位知識需求并及時獲取知識是提高知識服務成效的重要手段。在科技計劃的規(guī)劃申報、評審評估、批復立項、項目實施、驗收總結(jié)等階段，各類主體遵循統(tǒng)一的業(yè)務流程和行為制度規(guī)范開展工作，其知識服務需求具有明顯的周期性特點。在面向?qū)嵤┲芷诘闹R服務過程中，通過業(yè)務管理信息系統(tǒng)與知識節(jié)點的集成，在業(yè)務活動開展的同時完成知識擴散和服務。主要服務過程包括4方面內(nèi)容。

(1)建立知識需求模型?；跊Q策管理、評審評估、項目實施、監(jiān)督監(jiān)管等過程的知識活動規(guī)律建立知識需求模型。知識需求模型包括對科技計劃全局知識、管理業(yè)務知識、領(lǐng)域知識等不同層級知識的需求范圍和配置參數(shù)。

(2)建立業(yè)務情景模型。根據(jù)不同實施周期內(nèi)的各類主體行為特點建立業(yè)務情景模型。業(yè)務情景模型包括當前活動的主要參數(shù)，例如參與主體、業(yè)務范圍、技術(shù)領(lǐng)域、項目類別、知識期限、運行區(qū)域等。根據(jù)知識活動特點在業(yè)務情景模型和知識需求模型中建立映射關(guān)系。

(3)基于業(yè)務情景觸發(fā)知識服務。依據(jù)業(yè)務活動情況在各類業(yè)務管理信息系統(tǒng)的不同流程中建立情景觸發(fā)機制，在滿足業(yè)務情景參數(shù)的情況下觸發(fā)相應情景模型并將相關(guān)需求內(nèi)容傳送到知識節(jié)點。知識節(jié)點利用設定的知識需求模型提取知識并推送服務。

(4)模型修訂和自學習。在知識服務過程中，基于用戶對獲取知識的評價和人工檢索情況修訂業(yè)務情景模型和知識需求模型，特別是針對用戶的行為分析建立知識需求模型的自學習機制，從而不斷貼近用戶的知識需求。

5 結(jié)論

從組織實施要求、活動主體、任務層級、知識體系等角度來分析，在科技計劃中推進知識管理要遠比一般的企業(yè)管理、項目管理、工程管理更為復雜。推進科技計劃知識管理一方面要保障局部環(huán)節(jié)的高效、協(xié)調(diào)、有序，另一方面要著眼于對全局態(tài)勢、整體趨勢的準確把握和科學引導?；诳萍加媱潧Q策管理、評審評估、項目實施、監(jiān)督監(jiān)管等組織實施過程中知識活動需求，科技計劃知識管理策略包括基于全局動態(tài)知識提高整體實施績效、基于定向知識服務優(yōu)化組織實施過程、通過加快知識生產(chǎn)和擴散提升組織創(chuàng)新能力、通過資源管理完善科技計劃的知識體系等內(nèi)容。以宏觀布局科學合理、微觀管理高效協(xié)調(diào)、實施過程公平公正為出發(fā)點，科技計劃的知識管理框架包括創(chuàng)新導向的組織要素、分布式知識鏈以及面向?qū)嵤┲芷诘闹R服務等要素。推進科技計劃的知識管理是一個涉及多類組織體系、活動過程的復雜工程，下一步的研究將結(jié)合宏觀創(chuàng)新保障和微觀創(chuàng)新服務的需求，重點解決不同組織體系、應用領(lǐng)域中的知識擴散和應用效能等問題。

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(責任編輯 張九慶)

Research on Strategy and Framework of Knowledge Management for Science and Technology Program Implementation

Hu Shaohua
(Information Center，Ministry of Science and Technology，Beijing 100862，China)

Based on the analysis of knowledge activities and requirements in the implementation of national science and technology program，this paper proposes a knowledge management strategy in terms of macro performance，implementation procedure，innovation capacity，knowledge resources.Aiming at scientific，effective and impartial management，the paper designs a framework，which includes innovation oriented organization elements，distributed knowledge chain，as well as a knowledge service mechanism.

Science and technology program;Knowledge management;Strategy of knowledge management;Framework of knowledge management;Knowledge service

G311

A

2012－02－11

胡少華 (1969－)，男，河北石家莊人，高級工程師，碩士;研究方向:知識管理與服務、復雜信息系統(tǒng)架構(gòu)。