我國醫(yī)院辦公自動化的文獻(xiàn)研究

陳帥，劉玉秀，胡新勇

中國人民解放軍南京軍區(qū)南京總醫(yī)院醫(yī)務(wù)部，江蘇 南京 210002

醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)是面向醫(yī)院，支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成化信息系統(tǒng)。隨著醫(yī)院的技術(shù)和規(guī)模不斷發(fā)展壯大，各臨床、職能科室的業(yè)務(wù)模式不斷改進(jìn)，醫(yī)院傳統(tǒng)的手工辦公模式已經(jīng)不能滿足日益發(fā)展的管理需求。該系統(tǒng)將醫(yī)院的人員、業(yè)務(wù)流程、信息、組織機(jī)構(gòu)與辦公自動化技術(shù)及設(shè)備集成為一個有機(jī)的系統(tǒng)。我國辦公自動化起步較晚，20世紀(jì)70年代從國外傳入，20世紀(jì)80年代開始發(fā)展[1]。2005年，中國醫(yī)院協(xié)會醫(yī)院管理專業(yè)委員會對482所醫(yī)院（其中三級醫(yī)院272所、二級醫(yī)院189所、其他類醫(yī)院21所）信息管理系統(tǒng)（HIS）的上線情況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的上線比例為38.79%（其中已有占29.18%，在建占9.61%）[2]。

1 資料來源

本研究以“醫(yī)院辦公自動化”為關(guān)鍵詞，在CNKI數(shù)據(jù)庫進(jìn)行跨庫檢索，時間跨度從1979～2012年。經(jīng)檢索，共檢索到文章34篇，其中期刊文獻(xiàn)31篇；碩士學(xué)位論文2篇；會議論文1篇。本文主要針對醫(yī)院辦公自動化相關(guān)期刊文獻(xiàn)進(jìn)行文獻(xiàn)研究，因此34篇文章全部納入。

2 結(jié)果

2.1 文獻(xiàn)計量分析

2.1.1 文獻(xiàn)年度、地域及期刊分布情況

在發(fā)表文獻(xiàn)年度方面，我國對“醫(yī)院辦公自動化”進(jìn)行研究并刊載的文獻(xiàn)數(shù)量總體偏少，在CNKI數(shù)據(jù)庫僅有34篇，而且在年度數(shù)量分布上沒有明顯規(guī)律性的特點，呈現(xiàn)不均勻狀態(tài)，2000～2002年僅有2篇，之后逐年增加，2008～2011年的文獻(xiàn)數(shù)量達(dá)到17篇（見表1）。

表1 發(fā)表文獻(xiàn)的年度分布表

在發(fā)表文獻(xiàn)地域方面，研究論文主要來自經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的沿海地區(qū)，特別是廣東省、江蘇省，湖北省及北京地區(qū)，其中，廣東7篇（占20.6%）、江蘇4篇（占11.8%）、湖北3篇（占8.8%）、北京3篇（占8.8%）。黑龍江省、安徽省、上海市等9個省市各發(fā)表文章1篇（見表2）。

表2 發(fā)表文獻(xiàn)的地區(qū)分布

在發(fā)表文獻(xiàn)期刊方面，前6位期刊分別為《醫(yī)學(xué)信息》（5篇）、《中國醫(yī)院管理》（2 篇）、《中國數(shù)字醫(yī)學(xué)》（2 篇）、《中國醫(yī)療設(shè)備》（2 篇）、《醫(yī)療設(shè)備信息》（2 篇）、《福建電腦》（2篇）。其中，除《中國醫(yī)院管理》為醫(yī)院管理類學(xué)術(shù)期刊雜志，其余均為信息醫(yī)學(xué)或醫(yī)療設(shè)備類學(xué)術(shù)期刊雜志（見表3）。

表3 發(fā)表文獻(xiàn)的期刊分布

2.1.2 文獻(xiàn)內(nèi)容結(jié)構(gòu)情況

在1979～2012年期間已發(fā)表的醫(yī)院辦公自動化的相關(guān)論文中，關(guān)于辦公自動化的理論性文章最多，包括介紹該系統(tǒng)的概念，國內(nèi)外發(fā)展歷程、實現(xiàn)功能等，共計13篇。其次是各個醫(yī)院應(yīng)用辦公自動化的經(jīng)驗交流類文章，共計11篇。其中，廣東、江浙地區(qū)的醫(yī)院占大多數(shù)，這與表2中的文獻(xiàn)發(fā)表地區(qū)統(tǒng)計結(jié)果相一致。另外，還有9篇是醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計類文章（見表4）。

表4 發(fā)表文獻(xiàn)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

2.2 醫(yī)院辦公自動化的效果評價

在醫(yī)院辦公自動化效果評價的文章中，基本上肯定了該系統(tǒng)發(fā)揮的積極作用和取得的社會經(jīng)濟(jì)效益，能夠規(guī)范和完善醫(yī)院管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程、操作模式和管理模式，提高醫(yī)院人員的管理能力、協(xié)同能力和知識管理能力，規(guī)范醫(yī)院的管理流程對醫(yī)院的管理和發(fā)展可以起到潤滑劑的作用，從而大大提高了醫(yī)院的綜合管理能力[3]。暨南大學(xué)附屬第一醫(yī)院[4]與廣州紅帆電腦科技有限公司合作，利用雙方優(yōu)勢構(gòu)建了醫(yī)院整體信息化平臺，形成了19個標(biāo)準(zhǔn)流程，覆蓋了95%的行政事務(wù)，全院176名中層干部已經(jīng)將OA（Office Automation）作為行政工作的工具；呈報件的處理速度由14 d縮短為3 d，每份公文平均處理時間由原來的28 d縮短為5 d；信息傳閱量亦大幅提高，目前已超7000次；10多個科室在這個平臺之上搭建了本科室工作或信息發(fā)布平臺。郭雪清[5]等認(rèn)為醫(yī)院實施辦公自動化有利于推進(jìn)醫(yī)院的信息化進(jìn)程，有利于提高機(jī)關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)者的信息管理與決策能力。胡桂周[6]等認(rèn)為辦公自動化是醫(yī)院各管理系統(tǒng)的核心部分，只有實現(xiàn)辦公自動化后，依托醫(yī)院管理系統(tǒng)（HIS）平臺，在功能上延伸到臨床科室應(yīng)用領(lǐng)域中，開發(fā)和建立各種相關(guān)的臨床應(yīng)用系統(tǒng)，快速有效地實現(xiàn)臨床化驗、影像、檢查結(jié)果的一體化，從質(zhì)上提高醫(yī)療技術(shù)水平。研究表明上線辦公自動化系統(tǒng)對于醫(yī)院的信息化整體建設(shè)和醫(yī)院整體工作效益的提高都有著積極的推進(jìn)作用，同時，也發(fā)現(xiàn)了由于該系統(tǒng)在應(yīng)用中尚待完善的一些配套制度和其存在的問題。

3 討論

3.1 醫(yī)院辦公自動化與國家衛(wèi)生政策

辦公自動化自20世紀(jì)70年代末80年代初在我國提出，到現(xiàn)在已有近30年的發(fā)展歷史[7]。辦公自動化系統(tǒng)在我國醫(yī)院的應(yīng)用與研究近10年才發(fā)展起來，雖然衛(wèi)生部沒有出臺推廣醫(yī)院辦公自動化的相關(guān)政策，但是近幾年關(guān)于醫(yī)院信息化的相關(guān)研究及在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實施與公立醫(yī)院的改革密切相關(guān)。在經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化的進(jìn)程中，我國醫(yī)院已進(jìn)入了數(shù)字化和信息化時代，各種醫(yī)院管理信息系統(tǒng)和醫(yī)療臨床信息系統(tǒng)正在普及。醫(yī)院信息化使醫(yī)院工作流程發(fā)生了改變和創(chuàng)新，并使醫(yī)院得到了全面發(fā)展。醫(yī)院信息系統(tǒng)一般可分成兩部分：一是滿足管理要求的管理信息系統(tǒng)；二是滿足臨床醫(yī)療要求的臨床信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)包括OA、門診掛號、門診收費、住院登記、住院收費、設(shè)備管理、醫(yī)務(wù)統(tǒng)計、輔助決策支持等系統(tǒng)。臨床信息系統(tǒng)包括門診醫(yī)生工作站、病區(qū)醫(yī)生工作站、病區(qū)護(hù)士工作站、合理用藥系統(tǒng)、臨床檢驗系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、手術(shù)麻醉系統(tǒng)、重癥監(jiān)護(hù)系統(tǒng)等。2007年衛(wèi)生部統(tǒng)計信息中心對全國3765所醫(yī)院（其中：三級以上663家；三級以下3102家）進(jìn)行信息化現(xiàn)狀調(diào)查，結(jié)果顯示：共有567所醫(yī)院應(yīng)用OA，所占比例為15.06%[2]。2008年5月，在國家衛(wèi)生部發(fā)布的《中國醫(yī)院信息化發(fā)展研究報告（白皮書）》中指出，包括辦公自動化系統(tǒng)在內(nèi)的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）存在發(fā)展不平衡，應(yīng)用深度廣度有差異等問題。曹榮桂[8]認(rèn)為信息化是保障公立醫(yī)院改革的重要手段，醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程和管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢和新需求，只有通過打造高效的醫(yī)院信息平臺，以此促進(jìn)醫(yī)院學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、醫(yī)教研協(xié)調(diào)發(fā)展，其中重點是不斷深化醫(yī)院信息技術(shù)的綜合應(yīng)用水平和醫(yī)院管理者的信息管理能力。2011年11月，國家衛(wèi)生部印發(fā)了《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則（2011年版）》[9]，其中特別強(qiáng)調(diào)醫(yī)院信息系統(tǒng)（如辦公信息管理、患者咨詢服務(wù)、自助服務(wù)等）能夠連續(xù)、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地采集、存儲、傳遞、處理相關(guān)的信息，為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療和服務(wù)提供包括決策支持在內(nèi)的技術(shù)支撐。

3.2 醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展存在的問題

3.2.1 應(yīng)用深度不強(qiáng)

自20世紀(jì)70年代初期開始應(yīng)用辦公自動化以來，大體經(jīng)歷了3個階段，第1個階段是辦公過程中打字機(jī)、復(fù)印機(jī)及傳真機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用；第2個階段是計算機(jī)、打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備廣泛用于辦公過程中的文字表格處理及財務(wù)人事等的信息管理；第3個階段是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公實現(xiàn)了文件共享、網(wǎng)絡(luò)打印共享及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等。從辦公自動化發(fā)展的過程可以看出，大多數(shù)醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)尚處于信息積累過程中，決策功能有待提高。人們把辦公自動化只是理解為先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，目的是為提高工作效率，而忽略了辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)——提高管理機(jī)構(gòu)決策效能的重要內(nèi)容。

3.2.2 整合程度不高

目前大多數(shù)醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的整合程度不高[10]，即系統(tǒng)功能單一，辦公一體化意識欠缺，特別是與醫(yī)院HIS脫節(jié)，導(dǎo)致資源浪費。HIS最大可能地采集和匯聚了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大部分信息資源和醫(yī)學(xué)記錄，并涵蓋了各方面工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和文檔信息。辦公自動化系統(tǒng)沒有與HIS進(jìn)行有效接入，直接導(dǎo)致大量的重復(fù)投入與重復(fù)勞動，耗費了不必要的投入。而且目前已建的辦公自動化系統(tǒng)往往關(guān)注某種單項功能的實現(xiàn)，在辦公流程整合上存在空白。醫(yī)院內(nèi)部的信息系統(tǒng)種類繁多，沒有形成集醫(yī)院辦公、業(yè)務(wù)處理、綜合查詢、輔助決策等諸多模塊，并整合醫(yī)院其他信息系統(tǒng)為一體的辦公自動化綜合網(wǎng)絡(luò)平臺。

3.2.3 醫(yī)院思想觀念轉(zhuǎn)變滯后

傳統(tǒng)管理思想轉(zhuǎn)變的滯后，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對實施OA系統(tǒng)重要性認(rèn)識不夠，沒有意識到內(nèi)部管理成本的降低是醫(yī)院競爭力的源泉，即辦公自動化是醫(yī)院內(nèi)部管理信息化的內(nèi)核[11]。醫(yī)院對OA及協(xié)同辦公、知識管理、信息共享等概念的普及宣傳力度不強(qiáng)，新理念從認(rèn)識到接受本身也需要一個漫長的過程。

3.2.4 信息管理人才缺乏

醫(yī)院信息化管理人才的缺乏制約了辦公自動化的發(fā)展。醫(yī)院沒有針對信息化專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)激勵制度，加之體制及待遇方面的問題，人才流失嚴(yán)重，不能滿足辦公自動化的正常維護(hù)。

3.2.5 法律問題

相關(guān)法律法規(guī)整體滯后在一定程度上制約了OA系統(tǒng)的拓展。目前對于單位內(nèi)部信息的公開還沒有相應(yīng)的法律法規(guī)支撐，因此很多醫(yī)院僅將OA系統(tǒng)放在內(nèi)網(wǎng)使用。

3.3 醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)實施的基本策略

醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)是在計算機(jī)和通訊技術(shù)的基礎(chǔ)上，專門為醫(yī)院行政、醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研、后勤等工作提供充分和準(zhǔn)確的信息而開發(fā)的管理系統(tǒng)。通過與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如HIS、PACS等）的聯(lián)接和數(shù)據(jù)交互，可搭建起醫(yī)院綜合性的協(xié)同辦公管理平臺。系統(tǒng)的設(shè)計要求具有前瞻性、集成性、高效性、可移植性、開放性、安全性和可管理性[12]。

3.3.1 注重系統(tǒng)整體規(guī)劃

辦公自動化建設(shè)首先要根據(jù)醫(yī)院自身具體情況整體規(guī)劃，在明確OA系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、規(guī)模等各種需求的基礎(chǔ)上，明確提出建設(shè)目的和基本框架。結(jié)合醫(yī)院信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和需求，秉持?jǐn)?shù)字化醫(yī)院建設(shè)的先進(jìn)理念，從建、管、用3個方面入手，堅持“頂層設(shè)計、分步實施；滿足必需、適度冗余；標(biāo)準(zhǔn)先行、安全為本；智能管理、科學(xué)發(fā)展”的原則。

3.3.2 堅持培訓(xùn)提升能力

OA系統(tǒng)建設(shè)的目的在于使用，這也對醫(yī)院相關(guān)工作人員的應(yīng)用能力提出更高要求，醫(yī)院應(yīng)針對不同層級用戶的關(guān)注點以及所必須使用的功能模塊差異，有側(cè)重的進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)方式可以采取現(xiàn)場講解與模擬演練相結(jié)合的辦法，并通過分級培訓(xùn)，使醫(yī)院人員素質(zhì)提升，從而強(qiáng)化運行效力[13]。

3.3.3 重視基礎(chǔ)功能建設(shè)

辦公自動化系統(tǒng)不僅要在應(yīng)用上滿足當(dāng)前醫(yī)院辦公所需，特別是文字處理、文檔管理、電子報表、郵件、文檔的整理、分類歸檔、檢索等業(yè)務(wù)工作模塊功能，還要強(qiáng)化決策分析及輔助決策功能的應(yīng)用與開發(fā)，建立一個集內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識管理、輔助辦公、綜合查詢和決策支持為一體的協(xié)同辦公系統(tǒng)，真正提高院領(lǐng)導(dǎo)的管理水平和員工的工作效率。

3.3.4 加強(qiáng)信息人才隊伍建設(shè)[14]

醫(yī)院辦公自動化實施過程中需要具有計算機(jī)知識背景的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)和管理工作，能夠及時排除硬件故障并保障辦公自動化的穩(wěn)定運行。

3.3.5 經(jīng)費保障

在經(jīng)費投入上，醫(yī)院每年可按一定比例撥出一定的預(yù)算專門用于辦公自動化建設(shè)方面，作為保障計算機(jī)、服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施購買的支持。

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