論內(nèi)部控制制度在高校固定資產(chǎn)管理中的運(yùn)用

馬旭萍

一、引言

資產(chǎn)是高校組織教學(xué)和科研活動(dòng)的基本依托，而資產(chǎn)管理的好壞是高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志之一。近年來(lái)，隨著教育體制改革的不斷深入，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)的投入也迅速增長(zhǎng)，內(nèi)部控制已經(jīng)發(fā)展成為重要的管理技術(shù)和方法，在固定資產(chǎn)的管理領(lǐng)域越來(lái)越被重視和應(yīng)用。但由于高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)容豐富，既包括資產(chǎn)購(gòu)置的預(yù)算計(jì)劃、預(yù)算批準(zhǔn)，也包括資產(chǎn)采購(gòu)、驗(yàn)收，各教學(xué)、科研、行政部門的使用，以及資產(chǎn)的報(bào)廢等，這就增加了高校資產(chǎn)管理的難度。高校要進(jìn)一步明確固定資產(chǎn)管理工作的內(nèi)涵和職能，不斷創(chuàng)新管理手段和方式方法，加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理，提高高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理科學(xué)化水平，使之更好地服務(wù)和促進(jìn)高校和高等教育的發(fā)展。

二、高校固定資產(chǎn)管理運(yùn)用內(nèi)部控制制度的重要意義

1.運(yùn)用內(nèi)部控制制度的重要性

保證固定資產(chǎn)的安全和完整，提高資產(chǎn)的利用率，保證資產(chǎn)的保值增值，最大限度地發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效益和經(jīng)濟(jì)效益，為高等教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理的基本任務(wù)。高校內(nèi)部控制制度主要側(cè)重于高校財(cái)務(wù)和審計(jì)方面的控制，而固定資產(chǎn)管理在高校內(nèi)部控制理論基礎(chǔ)之上產(chǎn)生，目的是針對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)決策行為相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、成本和收益等方面進(jìn)行的管理控制。因此，把內(nèi)部控制制度應(yīng)用于高校固定資產(chǎn)管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)組織的有序運(yùn)行和固定資產(chǎn)的安全，對(duì)高校固定資產(chǎn)組織和管理進(jìn)行有效的控制和預(yù)防，阻止固定資產(chǎn)管理中錯(cuò)誤業(yè)務(wù)和非法業(yè)務(wù)發(fā)生，有利于加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)的安全，提高固定資產(chǎn)使用效益，提高高校教學(xué)質(zhì)量。

2.運(yùn)用內(nèi)部控制制度的必要性

目前，一些高校在固定資產(chǎn)管理方面還存在著一些突出問(wèn)題，主要是：從體制機(jī)制看，個(gè)別學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間管理職能不明確，或管理職能交叉，也沒(méi)有制定具體的崗位職責(zé)，缺少固定資產(chǎn)購(gòu)建內(nèi)部控制制度、資產(chǎn)管理權(quán)限設(shè)置審批制度、財(cái)產(chǎn)清查制度、大型精密貴重儀器設(shè)備管理制度等。從財(cái)務(wù)管理看，財(cái)務(wù)管理不銜接，會(huì)計(jì)核算不合理，有的部門采購(gòu)、驗(yàn)收和報(bào)銷由同一個(gè)人負(fù)責(zé)，缺乏應(yīng)有的監(jiān)督機(jī)制；有的長(zhǎng)期不進(jìn)行賬目核查及對(duì)賬工作，造成賬、物不符；有的不對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，就直接登記入賬，造成不應(yīng)有的資產(chǎn)損耗；有的資產(chǎn)購(gòu)置后不及時(shí)入賬，形成在用資產(chǎn)長(zhǎng)期掛賬等。從管理水平看，有的高校存在資產(chǎn)清查不徹底，賬實(shí)不符，賬卡不符的現(xiàn)象，存在不按規(guī)定程序處置和超權(quán)限處置固定資產(chǎn)的現(xiàn)象等；從隊(duì)伍建設(shè)看，有的高校固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍存在人員偏少、年齡偏大、知識(shí)陳舊、計(jì)算機(jī)水平較低、管理理念落后等問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理固定資產(chǎn)的工作要求。這就要求高校要根據(jù)內(nèi)部控制制度與高校固定資產(chǎn)管理的關(guān)系，建立完善的高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度，不斷提高高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理科學(xué)化水平。

三、高校固定資產(chǎn)管理運(yùn)用內(nèi)部控制制度的路徑與策略

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理組織性

運(yùn)用內(nèi)部控制制度，是加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理工作的需要，也是促進(jìn)高?？茖W(xué)健康持續(xù)發(fā)展的需要。高校要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。要在綜合考慮高校內(nèi)部組織部門設(shè)立原則、部分職能分工，以及部門員工不同的職責(zé)基礎(chǔ)上，建立高校固定資產(chǎn)組織規(guī)劃控制制度。學(xué)校應(yīng)建立完善的固定資產(chǎn)管理體系，采取專門管理與分散管理相結(jié)合的模式，應(yīng)根據(jù)實(shí)際設(shè)立專門的資產(chǎn)管理部門，按“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的原則分級(jí)管理。資產(chǎn)管理部門從宏觀上統(tǒng)一管理學(xué)校的經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)和非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理各歸口管理部門的交叉業(yè)務(wù)；財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)總賬、編制資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)任務(wù)完成情況進(jìn)行預(yù)算、決算監(jiān)督，建立全過(guò)程的控制和管理；學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)行政辦公機(jī)具、辦公家具的管理，分年度進(jìn)行更新、報(bào)廢申請(qǐng)，健全資產(chǎn)臺(tái)帳；總務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)校房屋管理，對(duì)高校教學(xué)、科研、辦公等共用的房屋資源進(jìn)行合理的分配和管理，負(fù)責(zé)高校公共設(shè)施的管理，建立維修維護(hù)制度，做好報(bào)廢房屋、建筑的殘值回收工作；教務(wù)處負(fù)責(zé)全校儀器設(shè)備的歸口管理，對(duì)日常教學(xué)、科研的儀器等建立帳卡，與資產(chǎn)管理部門共同參與審批儀器設(shè)備的損耗、報(bào)廢；資產(chǎn)管理部門協(xié)同教務(wù)處組織教學(xué)口儀器設(shè)備的調(diào)劑工作，充分發(fā)揮資產(chǎn)使用效益。高校以文件形式明確各歸口管理部門的職責(zé)范圍與責(zé)任分工，部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門固定資產(chǎn)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，資產(chǎn)管理員對(duì)保管的資產(chǎn)承擔(dān)直接責(zé)任。同時(shí)，堅(jiān)持誰(shuí)使用誰(shuí)申請(qǐng)、誰(shuí)使用誰(shuí)管理的制度，將責(zé)任層層落實(shí)到具體部門和個(gè)人。要健全管理規(guī)章制度，及時(shí)修訂已不合時(shí)宜的制度條款，為固定資產(chǎn)管理工作規(guī)范、有序地進(jìn)行提供切實(shí)、有效的制度保障，真正建立起科學(xué)、嚴(yán)明、高效的組織結(jié)構(gòu)、運(yùn)轉(zhuǎn)體系、責(zé)任體系和運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)做到領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、組織落實(shí)、制度落實(shí)、人員落實(shí)、責(zé)任落實(shí)、工作落實(shí)。

2.完善制度，增強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理科學(xué)性

建立一個(gè)完整的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度，有利于確保高校固定資產(chǎn)管理的安全性和穩(wěn)定性。只有建立一套完整的內(nèi)部控制制度，才能從各方面加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)的管理，防止高校固定資產(chǎn)的流失。一是建立完善固定資產(chǎn)授權(quán)批準(zhǔn)控制制度。高校固定資產(chǎn)管理過(guò)程中，必須建立嚴(yán)格和完善的固定資產(chǎn)授權(quán)批準(zhǔn)控制制度。這就要求明確審批的權(quán)限、審批的基本程序，以及審批過(guò)程中相關(guān)的職能和責(zé)任。要明確高校固定資產(chǎn)授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限，完善高校固定資產(chǎn)的授權(quán)批準(zhǔn)控制度，對(duì)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，劃分不同的授權(quán)批準(zhǔn)等級(jí)，確立不同的授權(quán)金額。二是建立完善固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)控制制度。要建立完善高校固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)控制制度，制定會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)，明確高校固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)科目和明細(xì)，設(shè)立高校固定資產(chǎn)的總賬以及明細(xì)賬。同時(shí)，要建立高校固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)監(jiān)督制度，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督以及社會(huì)審計(jì)監(jiān)督的作用，全面強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督檢查工作，著重加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)主管和會(huì)計(jì)稽核等各個(gè)崗位的監(jiān)督，有效規(guī)避高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保障高校固定資產(chǎn)管理的有效運(yùn)行。三是建立完善固定資產(chǎn)預(yù)算控制制度。規(guī)范高校固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算，重點(diǎn)在于使會(huì)計(jì)核算在預(yù)算的范圍內(nèi)有序進(jìn)行。在固定資產(chǎn)管理預(yù)算過(guò)程中，嚴(yán)格按照預(yù)算員指標(biāo)和要求控制預(yù)算過(guò)程，對(duì)高校財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)預(yù)警，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，保證會(huì)計(jì)過(guò)程的合理性，有效滿足規(guī)避高校固定資產(chǎn)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的要求。四是建立完善固定資產(chǎn)安全和保護(hù)控制制度。高校要采取資產(chǎn)的盤點(diǎn)復(fù)核制度，定期或不定期地記錄盤點(diǎn)數(shù)，對(duì)財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)出現(xiàn)盤盈或盤虧的情況進(jìn)行分析，與會(huì)計(jì)賬簿核對(duì)，找出原因，加強(qiáng)對(duì)財(cái)產(chǎn)物資的管理，并采取相應(yīng)的措施，而對(duì)高校固定資產(chǎn)債權(quán)的真實(shí)性，則應(yīng)采取復(fù)核、函證的方法以保證其真實(shí)性。五是建立完善固定資產(chǎn)的內(nèi)部審計(jì)控制制度。要強(qiáng)化高校固定資產(chǎn)內(nèi)部審計(jì)控制的監(jiān)督和分析功能，從高校內(nèi)部控制制度的完善性狀況、高校固定資產(chǎn)管理執(zhí)行力度、高校固定資產(chǎn)控制制度的薄弱環(huán)節(jié)的治理和改進(jìn)等方面，對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行完善和準(zhǔn)確的分析，提高固定資產(chǎn)管理安全運(yùn)行。要堅(jiān)持把高校固定資產(chǎn)審計(jì)部門的設(shè)置同其他部門分開(kāi)，這樣能夠有效避免一些行為不端者進(jìn)行徇私舞弊，才能對(duì)高校固定資產(chǎn)做出合理的分析，準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，從根本上提高高校固定資產(chǎn)管理水平和固定資產(chǎn)安全性。

3.強(qiáng)化隊(duì)伍，增強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理有效性

內(nèi)部控制制度在高校固定資產(chǎn)管理中的運(yùn)用怎樣、成效如何，關(guān)鍵在人，關(guān)鍵在于建設(shè)一支高素質(zhì)的高校固定資產(chǎn)管理工作隊(duì)伍。一是注重提高管理人員素質(zhì)。建設(shè)一支業(yè)務(wù)熟練、作風(fēng)過(guò)硬、具有強(qiáng)烈事業(yè)心的固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍，是做好高校固定資產(chǎn)管理的前提條件和重要保證。高校在理順固定資產(chǎn)管理體制的同時(shí)，對(duì)分散在不同機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)管理人員進(jìn)行優(yōu)化、整合，對(duì)年齡偏大、知識(shí)水平偏低、不能適應(yīng)現(xiàn)代管理要求的人員進(jìn)行精簡(jiǎn)，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)上崗和引進(jìn)、吸收大學(xué)畢業(yè)生，充實(shí)固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍，提高高校固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍的專業(yè)水平，形成更專業(yè)、更精干、更富有活力的固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍，著力實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)、高效的管理目標(biāo)。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員不斷深化對(duì)管理理論的學(xué)習(xí)研究，用科學(xué)的管理思想作指導(dǎo)，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在優(yōu)化資源配置、支持學(xué)校科學(xué)決策、構(gòu)建學(xué)校資源有效利用機(jī)制等方面，進(jìn)行積極探索，努力提高固定資產(chǎn)管理的水平和績(jī)效，促進(jìn)學(xué)校提升總體管理水平，增強(qiáng)綜合實(shí)力，擴(kuò)大辦學(xué)效益。二是注重建立完善管理制度。要建立產(chǎn)權(quán)明晰、管理科學(xué)的管理制度，實(shí)現(xiàn)了組織主體的明確，每個(gè)主體都成為獨(dú)立承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任的主體，產(chǎn)權(quán)關(guān)系明確，享有民事權(quán)利的同時(shí)承擔(dān)民事義務(wù)，自主經(jīng)營(yíng)和自負(fù)盈虧。要完善內(nèi)部組織關(guān)系，明確各個(gè)組織之間的權(quán)力和職能，使內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)之間既能職責(zé)明確，又相互約束，有效制衡。要建立責(zé)任明確、管理科學(xué)的內(nèi)部管理制度，保證內(nèi)部管理者和員工之間的關(guān)系，合理規(guī)范公司內(nèi)部員工行為。要建立有效的激勵(lì)機(jī)制，完善考核機(jī)制，績(jī)效和工資掛鉤，明確獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰條例，并根據(jù)管理業(yè)績(jī)和員工工作業(yè)績(jī)進(jìn)行公平和明確的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，調(diào)動(dòng)和增強(qiáng)管理人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。三是注重調(diào)動(dòng)教職工積極參與。高校要充分利用校園網(wǎng)、校報(bào)、宣傳欄等新聞媒介，不斷加大對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的宣傳力度，通過(guò)層層落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任和實(shí)施透明的資產(chǎn)管理模式，引導(dǎo)廣大教職工愛(ài)校護(hù)校的主人翁意識(shí)和參與意識(shí)、理財(cái)意識(shí)，激發(fā)廣大教職工參與學(xué)校民主管理的熱情，著力形成全員參與固定資產(chǎn)管理工作的良好氛圍。