溝通與管理，構(gòu)建基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

王懿

（湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，湖南株洲412000）

溝通與管理，構(gòu)建基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

王懿

（湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處，湖南株洲412000）

科研工作是高職院校工作的重要組成部分，科研管理信息化體系由科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及科研溝通服務(wù)系統(tǒng)兩大框架構(gòu)成。本文通過湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院基于大學(xué)城空間構(gòu)建科研管理服務(wù)系統(tǒng)為例，闡述兩大系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性，并對當(dāng)前高職院校在科研管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中存在的主要問題、主要矛盾及其解決方案和應(yīng)對策略進(jìn)行了細(xì)述和分析。

大學(xué)城空間；科研管理；溝通與管理

一、溝通與管理在科研管理中的內(nèi)涵

溝通在《大英百科全書》的解釋是：“用任何方法，彼此交換信息。”從管理的角度出發(fā)，特別是工作職能特性的要求出發(fā)，“溝通”可以被定義為:溝通是信息憑借一定符號載體，在個人或群體間，從發(fā)送者到接受者進(jìn)行傳遞，并獲取理解的過程。若要使溝通成功，信息不僅需要被傳遞，而且還需要被理解。如果存在完美的溝通，那應(yīng)是：信息經(jīng)過傳遞后，接受者與發(fā)送者的感知完全一致。

科研管理工作涉及很多個方面，狹義的理解是圍繞成果和項目的管理展開，包括成果的管理、宣傳、獎勵、檔案和項目的申報、中檢、結(jié)項等，是一種以數(shù)據(jù)為中心的管理模式。但科研數(shù)據(jù)管理僅僅是復(fù)雜工作內(nèi)容之一，作為科研管理部門，重點工作在于引導(dǎo)科研發(fā)展方向，推動教、學(xué)、研建設(shè)與改革；推動科研機構(gòu)發(fā)展；組織、培育、協(xié)調(diào)與管理科研項目；選拔、培養(yǎng)和引進(jìn)科研人才；組織申報優(yōu)秀科研成果獎勵；推進(jìn)科學(xué)研究工作的國內(nèi)外交流與合作；管理科研領(lǐng)域?qū)W科建設(shè)和科學(xué)研究工作其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這是科研管理工作的廣義理解?？蒲泄芾砉ぷ魇菍Ω鞣N資源進(jìn)行合理、有效的配置和利用。科研管理工作的過程就是信息的傳遞與反饋的過程?？蒲泄芾碚咦钪匾墓δ苁前芽蒲行畔?zhǔn)確地傳遞到科研人員（被管理者），指引和幫助他們完成目標(biāo)。這一過程就需要進(jìn)行大量的溝通。

二、溝通與管理在科研管理中的作用

通用電器公司原總裁Jack·Welch說“Management is communication,communication，and then communicate（管理就是溝通、溝通、再溝通）”。大量的研究證明：科研管理的過程是研究管理者和科研人員（被管理者）持續(xù)不斷溝通的過程，以形成最后的科研數(shù)據(jù)與成果。所以科研管理工作不僅包含科研成果數(shù)據(jù)的管理，更應(yīng)包含科研工作的溝通管理。

科研工作的成功，溝通管理至關(guān)重要。良好的組織溝通，尤其是暢通無阻的上行下通的溝通，雙方得以準(zhǔn)確而有效地獲得各自所需要的信息；雙方能互相討論、啟發(fā)，共同思考、探索，能迸發(fā)出創(chuàng)意的火花；可以起到振奮士氣、提高效率的作用。

溝通有六方面的意義：一是可以幫助管理與被管理雙方提升能力；二是能及時有效地掌握科研工作情況和工作心態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，確保工作方向和工作結(jié)果的正確；三是能客觀地評價工作業(yè)績；四是能提高雙方的參與感、工作積極性和滿意度；五是通過有效的溝通發(fā)現(xiàn)自己的不足和短處，確立改進(jìn)的重點和改進(jìn)的方向；六是有效溝通是雙方情感和工作交流的契機，是雙方表達(dá)自己工作感受的重要時機。

1.完整的溝通過程包括七個環(huán)節(jié)：

（1）溝通主體，即信息的發(fā)出者或來源；

（2）編碼，指主體采取某種形式來傳遞信息的內(nèi)容；

（3）媒體，或稱溝通渠道；

（4）溝通的客體，即信息的接收者；

（5）譯碼，指客體對接收到的信息所作出的解釋、理解；

（6）作出反應(yīng)，也即體現(xiàn)出溝通效果；

（7）反饋。

編碼（Encoding）、譯碼（Decoding）和溝通渠道（Channel）是溝通聯(lián)絡(luò)過程取得成效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它始于主體發(fā)出信息，終于得到反應(yīng)。

2.溝通的方式有以下七種：

（1）電子郵件方式——雙方之間文本文件、音頻、視頻文件的溝通；

（2）備忘錄方式——提供正式的溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序；

（3）即時消息方式——可實時地交流；

（4）狀況會議方式——提供狀況的更新和工作回顧；

（5）電視電話會議方式——提供一個身處異地的參與溝通的媒介；

（6）留言方式——相關(guān)全體人員正式溝通狀況、進(jìn)展和目標(biāo)；

（7）實地溝通方式——面對面地溝通。

三、科研管理信息化體系構(gòu)成

科研管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)科研工作數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個及時更新的科研數(shù)據(jù)中心，全面、實時、準(zhǔn)確提供學(xué)校的有關(guān)科研數(shù)字化信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)科研決策提供輔助支持，為學(xué)校教師開展科研活動提供方便快捷的服務(wù)，為科研管理人員開展工作提供極大的便利。

根據(jù)現(xiàn)有狀況，科研管應(yīng)解決如下問題：

（1）科研數(shù)據(jù)不全面，難以全面反映單位、個人以及學(xué)校的科研現(xiàn)狀。

很多高校將科研數(shù)據(jù)的管理實施于科研成果和項目的管理，忽視了科研人員、學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)會議、科研機構(gòu)等科研數(shù)據(jù)也是反映科研水平的重要依據(jù)，這使得科研數(shù)據(jù)難以全面反映個人、部門以及學(xué)校的科研現(xiàn)狀。

（2）工作方式落后，工作負(fù)擔(dān)較重。

目前很多高?？蒲行畔⒉杉图庸さ男畔⒒潭炔桓?，科研管理還處于手工狀態(tài)，通過Excel、Word等日常辦公軟件來處理數(shù)據(jù)，用簡單的一些編程技術(shù)，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的錄入、查詢、刪除和更新。這些方法在一定程度上也能起到規(guī)范數(shù)據(jù)的作用，但要消耗科研人員大量的時間和精力，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性難以保證。

（3）信息傳遞不流暢，流轉(zhuǎn)失真且速度慢。

科研管理工作沒有融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致科研管理人員和科研人員之間以及科研人員之間不能有效地溝通，科研人員不能及時了解學(xué)校的科研狀況，科研人員之間不能得到有效的溝通，致使從事科研的教師不能充分利用本?？蒲匈Y源，造成科研信息不流暢，傳遞速度慢的弊病。

（4）參與科研管理的人員單一。

科研管理不僅需要科研管理人員參與，也需要廣大科研工作者的參與，只有廣泛地參與，才能調(diào)動廣大科研人員的積極性和科研熱情，才能使學(xué)校的科研活動搞得有聲有色。但由于觀念和工作方式的落后，科研人員并沒有參與進(jìn)來，形成科研管理人員孤軍奮戰(zhàn)的局面。

（5）科研資源共享程度低。

由于科研管理信息化程度不夠，科研人員在獲取本?？蒲行畔r存在障礙，不能及時了解和利用本校科研資源，因此科研人員之間缺少了必要的交流和溝通，科研參考和尋求科研合作比較困難。

科研管理系統(tǒng)是科研管理信息化的核心部分，不僅要有科研管理功能，還要有溝通交流的功能?？蒲泄芾硐到y(tǒng)從結(jié)構(gòu)上可以分為核心業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)服務(wù)等三個部分，核心業(yè)務(wù)流程包括數(shù)據(jù)審核、在線辦公、項目申報中檢結(jié)項、科研考核、年度統(tǒng)計五個環(huán)節(jié)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫包括科研機構(gòu)、科研人員、科研項目、科研經(jīng)費、科研成果、學(xué)術(shù)活動、科研獎勵、期刊源等數(shù)據(jù)庫。服務(wù)系統(tǒng)包括用戶管理、角色權(quán)限、數(shù)據(jù)管理、參數(shù)設(shè)置等服務(wù)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)從業(yè)務(wù)模塊上可以分為機構(gòu)管理、人員管理、項目管理、成果管理、學(xué)術(shù)活動、項目申報與評審、項目中檢終結(jié)、科研考核、科研統(tǒng)計、網(wǎng)站管理、網(wǎng)上辦公和系統(tǒng)維護(hù)等十幾個子系統(tǒng)。

總體來說科研管理信息化系統(tǒng)應(yīng)包括科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與科研溝通服務(wù)系統(tǒng)兩大部分。

四、基于大學(xué)城空間的科研管理服務(wù)系統(tǒng)

湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院設(shè)計與實現(xiàn)了科研信息管理平臺，該平臺是一個B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，主要管理學(xué)院的科研檔案、項目狀態(tài)、科研人員、科研成果、科研設(shè)備、統(tǒng)計報表等。其功能組成如圖1所示。

圖1 科研信息管理平臺

科研信息管理平臺的建立，及時、準(zhǔn)確地存儲了各項科研數(shù)據(jù)信息，降低了科研管理工作及科研工作的難度，使科研選題、立項、進(jìn)度跟蹤、成果鑒定、成果推廣更加科學(xué)化，減少了重復(fù)性的研究；同時，大大減輕科研管理人員的勞動強度、提高工作效率、節(jié)省辦公費用，在科研管理過程中進(jìn)一步條理化、規(guī)范化、數(shù)字化，大大提高管理效率。信息量的增加，信息流及反饋速度的加快，使科研項目的選擇和研究也更符合市場的需求；科學(xué)的監(jiān)督和管理為成果的產(chǎn)出質(zhì)量提供了保證，科研成果的轉(zhuǎn)化也會相對容易。而且，此平臺的使用，使學(xué)院各部門能及時地、動態(tài)地完成各類科研數(shù)據(jù)信息的輸入、查詢、統(tǒng)計工作，真正實現(xiàn)資源的共享，為輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于學(xué)校整體科研工作水平的提高，但其缺點也非常明顯，它無法滿足科研工作過程中的溝通需求。

溝通服務(wù)系統(tǒng)是基于大學(xué)城空間構(gòu)建的，它通過身份認(rèn)證技術(shù)和管理機制建立與現(xiàn)實對應(yīng)的組織群體，提供了信息檢索、欄目設(shè)置、信息發(fā)布、點對點信息傳遞、群組互動、私信、同步登錄等功能。只要能連接上互聯(lián)網(wǎng)，即可在其中建設(shè)和應(yīng)用資源，不同的群體完全平等，從而解決“信息落差”、“知識分隔”和“貧富分化”，從而縮小“數(shù)字鴻溝”。同時它的共享資源建設(shè)，為公眾提供有效的業(yè)務(wù)服務(wù)。它彌補了科研信息管理平臺的不足，而且大學(xué)城空間的“同步登錄”功能使兩個系統(tǒng)平臺有機地結(jié)合起來，其結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 溝通服務(wù)系統(tǒng)

圖2中的“信息發(fā)布系統(tǒng)”用于溝通的共性處理。它的作用在于使學(xué)院教師隨時隨地的獲取所需科研信息，如：某月工作計劃、某項目申報通知、指南、某項目管理文件、申報書、結(jié)題表格等。

圖2中的“溝通系統(tǒng)”用于溝通的個性處理。如：社科類課題申報通知發(fā)布后，可采用群組系統(tǒng)將通知轉(zhuǎn)發(fā)至社科類教師，并附上相關(guān)管理文件、申報指南、申報表格、填寫要點、管理文件，可參考案例等地址；又如：可使用點對點系統(tǒng)與在研項目主持人實時地溝通某些具體性問題，解答相關(guān)疑問等；再如：可使用留言系統(tǒng)針對某學(xué)術(shù)會議缺席人發(fā)布會議主要內(nèi)容、參考資料、會議聲、視頻等資料。

經(jīng)初步統(tǒng)計，在2011年中，湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處通過“溝通服務(wù)系統(tǒng)”發(fā)布各類信息291條，音、視頻112個，信息數(shù)達(dá)1.5萬余次，受影響教師占學(xué)院在職員工的93.5%。全院教師的科研工作能力也有了長足進(jìn)展，具體表現(xiàn)為：

（1）學(xué)歷層次全面提升：大學(xué)本科學(xué)歷教師較2010年提升6.4%；研究生學(xué)歷教師較2010年提升6.8%；副高職稱教師新增2人；正高職稱教師新增3人。

（2）科研能力上檔次：

1）獲省市級以上立項課題數(shù)44項，較2010年增加14項；

2）完成橫向應(yīng)用技術(shù)科研項目31項（財務(wù)到帳金額200余萬元），較2010年增加18項（財務(wù)到帳金額較2010年增加50余萬元）；

3）公開出版專著5部，較2010年提升1部；公開發(fā)表論文349篇，較2010年提升121篇（其中被SCI、EI、ISTP檢索9篇，較2010年增加3篇）；

4）獲省市級以上論文獎35篇、獲省市級以上科研成果獎24項、省科技進(jìn)步獎1項、省市級以上優(yōu)秀社會科學(xué)成果獎4項，各類獲獎較2010年增加17項（篇）；

5）指導(dǎo)學(xué)生參加各種技能競賽（比賽）或創(chuàng)新大賽獲獎18項，較2010年增加5項（人次）。

（3）實踐技能上層次：“雙師”素質(zhì)教師達(dá)到114人，占教師總數(shù)的71.3%。

五、總結(jié)

溝通作為管理的一個前提和重要方面在高?？蒲泄芾碇姓缪葜絹碓街匾慕巧?，為了提高科研管理的水平，科研管理工作者必須轉(zhuǎn)變管理方式，重視溝通管理，設(shè)計與構(gòu)建豐富多彩、方便、快捷、直觀的溝通系統(tǒng)，不斷地總結(jié)溝通技巧，提高溝通水平。☉

參考資料：

[1]孫艷華.高?？蒲泄芾硇乱曇癧M].哈爾濱：黑龍江人民出版社,2007.

[2]徐歡.審計信息化項目建設(shè)中溝通管理的研究[D].上海交通大學(xué),2008.

[3]關(guān)豐富.高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)構(gòu)建研究[D].東北師范大學(xué),2006.

[4]孫艷華.溝通管理：高?？蒲泄芾淼挠行緩絒J].黑龍江高教研究,2005(1).

[5]王瑞華,路玲,何松林.以人為本，做好科研管理工作[J].河南科技,2005(6).

[6]Thomas H.Davenport,Lawrence Prusak.Working knowledge:How organizations manage what they know[M]. Harvard Business Press,2002.

（編輯：楊馥紅）

book=28,ebook=83

C931

：B

：1673-8454(2012)13-0028-03