住房保障檔案信息化管理工作探討

■ 施偉華 Shi Weihua

為保障民生、穩(wěn)定房地產(chǎn)市場，政府不斷加大保障性住房建設，“十二五”期間，國家提出了建設城鎮(zhèn)保障性住房和棚戶區(qū)改造住房3 600萬套的目標?？上攵谖磥淼膸啄陜?nèi)保障性住房檔案將不斷產(chǎn)生，原有的檔案管理方式已不能滿足快速增長的檔案需求，依靠現(xiàn)代化的管理技術，建立檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務管理系統(tǒng)相結(jié)合的網(wǎng)絡管理方式是大勢所趨。

1 住房保障檔案概況

住房保障檔案是指住房保障管理機構在實施住房保障過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括以戶為單位的住房保障對象檔案和以工作部門為單位的日常管理工作檔案兩個部分。以上海為例，截止2011年12月31日，全市住房保障檔案共有14多萬卷，其中廉租房檔案8萬多卷，共有產(chǎn)權房檔案約6萬卷，公租房檔案2 000多卷?！渡虾Ｊ薪鉀Q城市低收入家庭住房困難發(fā)展規(guī)劃》提出，2008年，將政策覆蓋面由最低收入住房困難家庭擴大到低收入住房困難家庭。到2012年，基本實現(xiàn)“應保盡?！?，受益家庭累計新增不少于10萬戶。到2012年，累計享受經(jīng)濟適用住房政策的家庭達到30萬戶。根據(jù)一戶一檔的立卷原則，上海市保障性住房檔案近幾年就將產(chǎn)生40多萬卷。目前，大量的檔案都采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，因此，在實際應用中只能進行簡單的查閱。而在住房保障的業(yè)務審核工作中，區(qū)縣保障部門、街道等部門在各自的審核環(huán)節(jié)都需查閱紙質(zhì)材料，紙質(zhì)材料需要在各部門之間流轉(zhuǎn)，這種做法，勢必造成材料遺失，同時也妨礙了全市檔案資源的共享。

2 住房保障檔案信息化管理的必要性

住房保障業(yè)務審核和管理事務工作涉及市、區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）各級住房保障機構及民政部門，流程復雜。為進一步提高本市住房保障信息化水平，加強規(guī)范化管理，提升工作效率，保證資料信息的安全性，住房保障檔案的信息化管理就顯得尤為重要，應建立基于檔案基礎信息和影像管理與業(yè)務系統(tǒng)相結(jié)合的綜合管理信息系統(tǒng)。

2.1 滿足住房保障工作管理的需要

住房保障工作涉及面非常廣，業(yè)務辦理網(wǎng)點多，全市共有200多個街道網(wǎng)點受理業(yè)務，有17個區(qū)縣住房保障審核部門；同時，辦理業(yè)務時，涉及的部門眾多、業(yè)務復雜，辦理業(yè)務需要橫跨多個政府職能部門，如民政、銀行等，處理業(yè)務時，每個部門又都需要查看紙質(zhì)材料，目前的業(yè)務流程中所有資料是沒有經(jīng)過電子化處理的，街道接收到業(yè)務資料后需要通過物流的方式傳遞到審批部門，業(yè)務審批的效率很低，同時也給審批資料的檔案管理帶來了諸多挑戰(zhàn)；且前臺業(yè)務辦理人員素質(zhì)參差不齊，對業(yè)務的熟悉程度及處理能力又有差別。因此，應建立住房保障業(yè)務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相對接的綜合管理系統(tǒng)，受理、初審、復審、輪候、選房、租售等全過程都該建立在基于具有數(shù)字影像的檔案管理系統(tǒng)基礎之上。

2.2 適應檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案管理正逐步從手工管理向計算機管理過渡，從純紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，檔案管理部門都通過建立檔案管理系統(tǒng)對庫藏檔案實施管理。但現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)都只是簡單基礎的檔案管理系統(tǒng)，包含收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等檔案管理的6個環(huán)節(jié)，且都是簡單通用的計算機程序化式的單純檔案管理。

但隨著許多業(yè)務管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用，孤立的檔案管理系統(tǒng)已不能適應時代的發(fā)展，不能適應行政管理的需要。現(xiàn)今要求建立的檔案管理系統(tǒng)是個巨大的“蓄水池”，在各業(yè)務系統(tǒng)中，歸檔作為業(yè)務辦結(jié)的唯一標準，通過歸檔，把數(shù)據(jù)歸入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)是具有海量數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3 住房保障檔案信息化管理的概況

住房保障檔案的信息化管理是住房保障管理信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)的結(jié)合管理。

3.1 檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是由計算機硬件、網(wǎng)絡和通訊設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的以處理檔案信息流為目的的人機一體化系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)，是以國家檔案局最新頒布的各項規(guī)章制度和有關標準為開發(fā)依據(jù)，實現(xiàn)對各級各類檔案信息的可視化管理、利用以及業(yè)務指導等各項功能。上海住房保障管理部門的檔案管理系統(tǒng)是以住房保障工作為基礎，以房屋管理為特色的檔案管理軟件，與普通的檔案管理軟件有共同點，但也有許多不同之處。最大的特點是檔案管理是以房屋為單位進行管理的，房地產(chǎn)登記、住房保障、動拆遷以及物業(yè)管理等業(yè)務都是以房屋為基礎單位的；還有就是數(shù)據(jù)量大，就上海而言，共有1 000多萬卷房地產(chǎn)登記檔案?？上攵?，海量的數(shù)據(jù)庫管理是檔案管理信息系統(tǒng)的關鍵所在。

3.2 住房保障業(yè)務管理系統(tǒng)

上海構建了“四位一體”住房保障體系，通過廉租住房、共有產(chǎn)權保障住房(經(jīng)濟適用住房)、公共租賃住房和動遷安置房等住房保障，改善居住條件。相應的，建立廉租住房管理系統(tǒng)和共有產(chǎn)權保障住房(經(jīng)濟適用住房)管理系統(tǒng)、公共租賃住房管理系統(tǒng)、動遷安置住房管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)信息分開，每個業(yè)務管理系統(tǒng)都包含了受理、審核、租售等環(huán)節(jié)，都只包括業(yè)務辦理的流程，且審批流程中所需用到的材料都是紙質(zhì)的，通過查閱紙質(zhì)材料進行業(yè)務流轉(zhuǎn)。因此，現(xiàn)有的住房保障業(yè)務系統(tǒng)都是簡單的流程管理系統(tǒng)，還不是基于檔案信息與影像于一體的綜合管理系統(tǒng)。

3.3 住房保障管理信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的綜合管理系統(tǒng)

為實現(xiàn)全市住房保障信息的資源共享，為房屋狀況信息中心的查詢提供服務，也為規(guī)范行政管理機制，提高行政管理效率，需建立住房保障管理信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的綜合管理系統(tǒng)。系統(tǒng)能借助檔案管理系統(tǒng)進行審核，提高辦理效率；系統(tǒng)導致需求變更可能性增大，需要對業(yè)務變化提供及時的處理能力，適應業(yè)務的發(fā)展；系統(tǒng)要求各級各類業(yè)務管理人員按照權限分工查詢使用，以提高業(yè)務辦理效率，并減少原始資料接觸，便于紙質(zhì)檔案資料滿足長期安全保存要求。該系統(tǒng)實現(xiàn)了所有業(yè)務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了資源共享。

4 住房保障檔案信息化管理的思路和方案

4.1 系統(tǒng)建設的目標

4.1.1 實現(xiàn)住房保障檔案資料的實時快速數(shù)字化

對住房保障實體檔案資料，包括申請對象提交申請表、身份證、戶口簿、婚姻證、房產(chǎn)證、收入財產(chǎn)證明等各類證明材料，以及初審審批表、復審審批表、經(jīng)濟狀況核對報告、復核表等業(yè)務過程中形成的材料，采用掃描方式，實時快速地錄入檔案管理信息系統(tǒng)。

4.1.2 實現(xiàn)業(yè)務流程基于數(shù)字影像的可視化審核管理

將檔案管理信息系統(tǒng)與住房保障業(yè)務管理信息系統(tǒng)對接，對受理、初審、復審、輪候、選房、租售等全過程建立基于數(shù)字影像的可視化業(yè)務審核管理。各級各類業(yè)務管理人員按照權限分工查詢使用，盡量減少與紙質(zhì)材料接觸，便于紙質(zhì)檔案資料長期安全保存。

4.2 系統(tǒng)建設方案

有了檔案管理的平臺，就可以開發(fā)與業(yè)務系統(tǒng)的接口，接口包括：新增檔案影像的導入；匹配新增檔案的數(shù)據(jù)信息；提供接口給業(yè)務系統(tǒng)，使業(yè)務系統(tǒng)辦理業(yè)務時能調(diào)閱影像；以及在業(yè)務系統(tǒng)里匹配部分歷史檔案的數(shù)據(jù)信息等。

4.2.1 業(yè)務管理流程

根據(jù)住房保障業(yè)務管理系統(tǒng)的需求，對目前的業(yè)務受理流程進行了優(yōu)化調(diào)整（圖1）。這種檔案管理與業(yè)務管理相結(jié)合的方式，使檔案管理融入到整個業(yè)務管理的全過程，也凸顯了檔案管理是業(yè)務管理的基礎環(huán)節(jié)、重要環(huán)節(jié)，只有檔案管理做好了，才能開展具體的業(yè)務管理，整個的業(yè)務管理流程離不開檔案管理。

4.2.2 數(shù)據(jù)處理流程

由住房保障的業(yè)務流程看出，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭是街道的住房保障部門，通過材料的收集，并快速將所有紙質(zhì)檔案資料通過先進技術手段轉(zhuǎn)化為電子影像后上傳到影像數(shù)據(jù)庫（影像數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)據(jù)庫的一部分，檔案數(shù)據(jù)庫由檔案條目信息數(shù)據(jù)庫和影像數(shù)據(jù)庫組成），再由住房保障的業(yè)務管理系統(tǒng)對其進行調(diào)用（業(yè)務審核），并在業(yè)務管理中產(chǎn)生管理數(shù)據(jù)。由圖2看出，整個的數(shù)據(jù)處理流程是非常清晰的，最后數(shù)據(jù)沉淀在檔案管理系統(tǒng)中。

4.2.3 綜合管理系統(tǒng)

圖1 業(yè)務受理流程圖

圖2 數(shù)據(jù)處理流程圖

本文所倡導的住房保障檔案的信息化工作是以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎的，結(jié)合住房保障業(yè)務系統(tǒng)的綜合管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)是依賴先進的GIS、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、工作流等技術，引入“文件生命周期理論”，采用文件全過程管理的模式，以數(shù)據(jù)管理為核心，圍繞保障對像建立的一系列關系，并通過具體房屋位置這一唯一標識進行關聯(lián)，實現(xiàn)業(yè)務管理、文件管理與檔案管理等的一體化管理。本系統(tǒng)的建立是一項系統(tǒng)工程，除本部門內(nèi)保障對像信息和保障管理信息數(shù)據(jù)匯總外，還牽涉到民政、銀行、證券、公安等數(shù)據(jù)交換，信息來源廣泛，關系錯綜復雜。因此，系統(tǒng)的建設是以一個數(shù)據(jù)交換中心、實有住房保障信息數(shù)據(jù)中心、檔案信息查詢服務中心為一體的綜合管理系統(tǒng)。

5 結(jié)語

住房保障檔案是重要的民生檔案，記載了在住房保障管理過程中產(chǎn)生的所有檔案記錄，是寶貴的國家財富。作為檔案管理人，應保管好、利用好這些檔案?；谧》勘Ｕ瞎芾砉ぷ鞯男枰蜋n案管理的發(fā)展趨勢，實行檔案的信息化管理是必須的，也是一項非常緊迫的任務。為進一步推進住房保障工作，服務民生，應盡快推行住房保障檔案的信息化管理工作。