建筑裝飾行業(yè)信息建設(shè)需求制定原則思考

◎ 深圳廣田裝飾股份集團(tuán)股份有限公司信息部 呂 成

如果財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息化項(xiàng)目失敗，那么失敗的不僅僅是一個(gè)信息化項(xiàng)目，損失也不僅僅局限于信息化項(xiàng)目本身，這個(gè)失敗將給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的傷害。正確梳理出需求，是信息化項(xiàng)目成功的開(kāi)始。由于每家企業(yè)的管理與業(yè)務(wù)模式都不盡相同，本文只對(duì)需求的原則展開(kāi)討論。

一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化與穿透式查詢

企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，最終都將以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來(lái)，財(cái)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)是同一事件的不同表現(xiàn)形式。

信息化對(duì)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)關(guān)系的考慮，經(jīng)歷了多個(gè)階段。最初由于技術(shù)難度和成本原因，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)是割裂開(kāi)考慮的。隨著企業(yè)信息化水平的提高，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的要求越來(lái)越迫切，同時(shí)供應(yīng)商經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，在技術(shù)上取得了進(jìn)步，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化得以實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是信息化規(guī)劃的重要原則之一。

如果財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化沒(méi)有在信息化工作中得到實(shí)現(xiàn)，企業(yè)的管理與商業(yè)模式將會(huì)受到信息化的制約，信息化將成為企業(yè)發(fā)展的阻礙。

在當(dāng)前的信息化技術(shù)背景下，新系統(tǒng)選型時(shí)應(yīng)提出更高的要求，實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)－>業(yè)務(wù)”、“業(yè)務(wù)－>財(cái)務(wù)”的穿透式查詢能力。

二、信息化對(duì)戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)的支持

隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)企業(yè)擁有了更大的能力，例如集團(tuán)化架構(gòu)、多元化發(fā)展、整合行業(yè)內(nèi)上下游產(chǎn)業(yè)鏈資源、資本運(yùn)作等，原來(lái)的業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，財(cái)務(wù)工作必須由業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略性財(cái)務(wù)升級(jí)。

財(cái)務(wù)需求不可以被邊緣化，信息化工作必須對(duì)戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)提供支持。

企業(yè)信息化發(fā)展的早期，容易對(duì)未來(lái)信息化支持戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)的需求估計(jì)不足，在沒(méi)有考慮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化原則的情況下，產(chǎn)生以下的規(guī)劃結(jié)構(gòu)：

以上結(jié)構(gòu)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、穿透式查詢，當(dāng)財(cái)務(wù)需要上升成為戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)時(shí)，信息化系統(tǒng)無(wú)法升級(jí)，阻礙企業(yè)發(fā)展。

戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)需要考慮統(tǒng)一集團(tuán)核算體系、集團(tuán)協(xié)同業(yè)務(wù)的內(nèi)部往來(lái)、全面預(yù)算管理、集團(tuán)資金管控、多角度集團(tuán)穿透查詢、報(bào)表與合并報(bào)表等內(nèi)容。

三、用友與金蝶的發(fā)展對(duì)信息化規(guī)劃的影響

用友與金蝶是國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商，很多公司選擇這兩家公司的財(cái)務(wù)軟件。

需要注意的是，用友與金蝶公司的產(chǎn)品發(fā)展，會(huì)對(duì)信息化規(guī)劃產(chǎn)生很大的影響。在早期，用友的U8和金蝶的K3是業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)軟件，希望更多的ERP、CRM產(chǎn)品與其對(duì)接，因此各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)與U8、K3的對(duì)接是非常成熟可靠的。但到了用友NC和金蝶EAS時(shí)代，用友與金蝶可以為企業(yè)提供全方位的信息化解決方案，同時(shí)提供戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)軟件，從市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的角度而言，第三方ERP、CRM產(chǎn)品對(duì)接NC或者EAS就比較困難。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，要不要戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)是顯而易見(jiàn)的，這將對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的選型造成不可忽略的影響。

四、內(nèi)部控制

中國(guó)企業(yè)即將進(jìn)入“風(fēng)險(xiǎn)管理年”，信息化不僅是企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)的有效手段，也是企業(yè)對(duì)管理“集中設(shè)計(jì)、分散使用、快速部署與調(diào)整”的要求。

在信息化選型時(shí)，如果企業(yè)已經(jīng)有完善的內(nèi)控矩陣，要對(duì)照內(nèi)控矩陣進(jìn)行流程功能的評(píng)價(jià)，如果沒(méi)有內(nèi)控矩陣，流程功能至少要能夠?qū)崿F(xiàn)基本的控制原則。

內(nèi)控視角：如果有了風(fēng)險(xiǎn)事件，一定存在流程缺陷。信息化一旦承載了有缺陷的流程，必將導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)事件的產(chǎn)生。信息化發(fā)起的流程討論，一定是管理性質(zhì)的討論，而非技術(shù)性質(zhì)的討論。

五、與信息化供應(yīng)商建立跨行業(yè)的戰(zhàn)略合作關(guān)系

隨著企業(yè)的發(fā)展，不僅要建立產(chǎn)業(yè)鏈內(nèi)的企業(yè)間戰(zhàn)略合作，還要建立跨行業(yè)的企業(yè)間戰(zhàn)略合作。盡量減少信息化供應(yīng)商的數(shù)量，并與之建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是信息化體現(xiàn)價(jià)值的重要保證。

出于項(xiàng)目實(shí)施和后期服務(wù)的考慮，一般會(huì)要求供應(yīng)商本地化，對(duì)于距離很遠(yuǎn)或者本地規(guī)模較小的供應(yīng)商，企業(yè)選型時(shí)要慎重對(duì)待。

六、數(shù)據(jù)

企業(yè)管理的困難：跨地多元管控難、集團(tuán)戰(zhàn)略執(zhí)行難、財(cái)務(wù)信息反饋難、決策信息獲取難、資金監(jiān)管調(diào)度難、集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管控難、人力資源統(tǒng)管難。

數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理情況的數(shù)字化表現(xiàn)，是企業(yè)制定戰(zhàn)略、管理的重要依據(jù)，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)經(jīng)營(yíng)會(huì)議，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中重要的組織形式。通過(guò)這種形式，使企業(yè)從不知不覺(jué)進(jìn)步到后知后覺(jué)，再進(jìn)步到先知先覺(jué)。

董事長(zhǎng)或者CEO是信息化最大的用戶，他們對(duì)問(wèn)題的關(guān)注與中層領(lǐng)導(dǎo)、普通員工是不同的，他們關(guān)注：

● 目前集團(tuán)資金有多少？在哪里？

● 收入多少？由哪些收入構(gòu)成？

● 支出多少？由哪些支出構(gòu)成？

● 錢不夠，從哪里來(lái)？

● 現(xiàn)金流周轉(zhuǎn)速度怎樣？

信息化選型要注意高層管理與基層工作對(duì)數(shù)據(jù)的需求是不同，信息化要能夠?qū)Σ煌墓ぷ鲗用嫣峁?shù)據(jù)支持。

數(shù)據(jù)一般以報(bào)表形式表現(xiàn)。不同系統(tǒng)報(bào)表設(shè)置的難易程度是不同的。傳統(tǒng)企業(yè)選型要考慮報(bào)表制作對(duì)人員的技術(shù)要求，應(yīng)定位在熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和SQL語(yǔ)句的“普通技術(shù)人員”比較合適。

數(shù)據(jù)表現(xiàn)的另外一種形式是商業(yè)智能BI（Business Intelligence），通過(guò)圖形化的方式（儀表盤、紅綠燈等），將專業(yè)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人力資源等數(shù)據(jù)直觀地表現(xiàn)出來(lái)，為企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)提供管理幫助。

信息化選型對(duì)數(shù)據(jù)提取的要求主要有：

● 對(duì)操作人員的技術(shù)要求低

● 是否能夠進(jìn)行多角度穿透式查詢

● 計(jì)算速度是否可以接受

● 能否進(jìn)行報(bào)表合并

基于數(shù)學(xué)模型的高級(jí)數(shù)據(jù)分析，在此不進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。

七、數(shù)據(jù)以項(xiàng)目為線索進(jìn)行關(guān)聯(lián)

裝飾業(yè)務(wù)信息化由3條主線構(gòu)成：

1、以時(shí)間為線索的裝飾業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理

2、以物料為線索的供應(yīng)商、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理

3、以資金為線索的財(cái)務(wù)管理

需要特別注意的是，以上的因素都要在項(xiàng)目的包裹下形成一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)單元。很多產(chǎn)品可以很好地解決合同、物料、采購(gòu)管理中的某個(gè)問(wèn)題，但是當(dāng)把所有問(wèn)題打包到項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)彼此關(guān)聯(lián)，這些產(chǎn)品就無(wú)能為力了。忽略各業(yè)務(wù)需求的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)性，將產(chǎn)生多個(gè)信息孤島，企業(yè)在未來(lái)要承擔(dān)巨大的風(fēng)險(xiǎn)和成本進(jìn)行整合。

八、統(tǒng)一賬號(hào)、入口和工作提示，方便使用

1、統(tǒng)一賬號(hào)：?jiǎn)T工使用同一個(gè)賬號(hào)密碼，根據(jù)權(quán)限訪問(wèn)不同的系統(tǒng)。

2、統(tǒng)一入口：OA作為統(tǒng)一的入口。

3、統(tǒng)一工作提示：各個(gè)系統(tǒng)的提示信息在OA中集中，體現(xiàn)“讓事情找人，而不是人找事情”的原則。

九、流程引擎的能力

不同信息系統(tǒng)的流程能力差異是很大的，主要考慮以下因素：

1、流程表單設(shè)計(jì)、流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置與調(diào)整，不需要程序員介入，普通的技術(shù)人員在短時(shí)間內(nèi)可以完成。

2、數(shù)據(jù)在流程中途生效。

3、人員解析為空自動(dòng)跳過(guò)、人員重復(fù)只簽一次。

4、流程的分支與合并。分支分為條件分支和非條件分支，大多數(shù)系統(tǒng)都支持條件分支，對(duì)非條件分支的支持差異很大。非條件分支有特殊的用途，例如某節(jié)點(diǎn)通過(guò)后，下一節(jié)點(diǎn)由多人審批，可能是并行、串行、混合三種模式。單純的并行或串行模式，系統(tǒng)容易實(shí)現(xiàn)，需要重點(diǎn)考察的混合模式的分支（如圖示）。

極少數(shù)系統(tǒng)不支持流程的合并，特別是在設(shè)置大型流程并且在流程初期開(kāi)始分支的，對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)是很難接受的。

5、流程的退回。每個(gè)信息系統(tǒng)都支持流程退回功能，但是效果差異非常大。有些系統(tǒng)只能逐級(jí)退回去，特別對(duì)于大型流程，這種方式效率非常低，無(wú)法接受。有些系統(tǒng)支持跨越式退回，但是不支持直接返回到退回點(diǎn)，流程效率也不高。最好的方式是支持跨越式退回，同時(shí)根據(jù)情況可以選擇直接返回退回點(diǎn)。

6、流程的銜接。任何系統(tǒng)都無(wú)法提供盡善盡美的流程功能，從而在技術(shù)實(shí)現(xiàn)上造成流程割裂，流程銜接是為了對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行補(bǔ)償?shù)囊环N措施。企業(yè)在信息化選型時(shí)應(yīng)該選擇流程銜接能力較好的系統(tǒng)。

十、二次開(kāi)發(fā)

任何系統(tǒng)都有不完善的地方，任何供應(yīng)商都不會(huì)公開(kāi)自己的核心技術(shù)，但是企業(yè)需要對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行一些調(diào)整。

利用開(kāi)發(fā)人員或者第三方軟件強(qiáng)行將功能嵌入系統(tǒng)，除了難度極高之外，還面臨破壞系統(tǒng)整體安全性的問(wèn)題，一般情況下不建議。

企業(yè)應(yīng)該選擇SOA架構(gòu)的信息系統(tǒng)。面向服務(wù)架構(gòu)SOA（Service-Oriented Architecture）是一種架構(gòu)模型，目的是重復(fù)使用服務(wù)以提高IT適應(yīng)性和效率，服務(wù)層是SOA的基礎(chǔ)，可以直接被應(yīng)用調(diào)用。簡(jiǎn)言之，在SOA架構(gòu)的系統(tǒng)上，企業(yè)可以利用普通技術(shù)人員而非程序員，構(gòu)架自己的業(yè)務(wù)邏輯和功能。企業(yè)應(yīng)該關(guān)注業(yè)務(wù)邏輯和功能，而非開(kāi)發(fā)技術(shù)本身。

十一、數(shù)據(jù)安全

信息化帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了數(shù)據(jù)安全隱患，數(shù)據(jù)泄露對(duì)于企業(yè)而言是災(zāi)難性的，因此在選型時(shí)必須考慮數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

數(shù)據(jù)安全的管理問(wèn)題，例如權(quán)限規(guī)劃不在本文討論范圍內(nèi)，本文闡述選型時(shí)需要考慮的安全原則。

除了通過(guò)防火墻、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段可以提升數(shù)據(jù)安全外，系統(tǒng)本身的架構(gòu)對(duì)安全影響也比較大。

一般而言，Unix、Linux平臺(tái)產(chǎn)品的安全性和穩(wěn)定性大于Windows平臺(tái)產(chǎn)品，代碼加密或者編譯產(chǎn)品的安全性大于代碼不加密不編譯產(chǎn)品的安全性。

系統(tǒng)的密碼功能需滿足如下原則：不允許簡(jiǎn)單密碼和規(guī)律密碼；強(qiáng)制修改初始密碼；初始密碼在一定時(shí)間后失效；可以強(qiáng)制定期修改密碼；使用Ukey或者密碼鎖；系統(tǒng)應(yīng)該避免超級(jí)管理員對(duì)數(shù)據(jù)的直接操作，超級(jí)管理員只用來(lái)授權(quán)，授權(quán)要有記錄，并且不可刪除。

提供“人—權(quán)限”和“權(quán)限—人”的查詢方式，快速對(duì)權(quán)限進(jìn)行檢查的能力。系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的“寫”、“刪除”、“修改”操作采用回滾技術(shù)，避免意外發(fā)生時(shí)，數(shù)據(jù)不能回滾。

十二、陣列與計(jì)算能力擴(kuò)容

當(dāng)企業(yè)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)計(jì)算能力不能滿足需求時(shí)，一般采用升級(jí)硬件的方法來(lái)解決問(wèn)題，但是單獨(dú)的設(shè)備總有能力上限，企業(yè)可能要為此花費(fèi)巨大的成本。

在選型時(shí)考慮系統(tǒng)是否支持陣列式部署方式，如果將來(lái)需要提升性能，只要增加中低端設(shè)備的數(shù)量即可。如圖示。

十三、結(jié)束語(yǔ)

本文拋磚引玉，希望通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)選型原則的論述，幫助企業(yè)在信息化選型時(shí)，全面考慮各種因素，梳理出符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求，通過(guò)信息化增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。