淺論會計電算化與傳統(tǒng)手工會計

蔡 進

會計電算化是在會計工作中應(yīng)用電子計算機技術(shù)的簡稱,是計算機技術(shù)和現(xiàn)代會計相結(jié)合的產(chǎn)物。其實質(zhì)是將電子計算機為主的當(dāng)代信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中,即是用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬,以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測和決策的過程。近幾年來,我國的會計電算化取得了引人注目的發(fā)展，會計電算化的普及,使會計工作發(fā)生了很大的變化。大大提高了會計信息處理的速度和準確性，能為用戶提供及時、準確的會計信息，是會計事業(yè)發(fā)展史上一次史無前例的飛躍。計算機技術(shù)的高速發(fā)展沖擊著各個領(lǐng)域，在會計領(lǐng)域,將計算機技術(shù)用于會計工作已經(jīng)成為歷史的必然，對會計工作將產(chǎn)生重大而深遠的影響。

一、會計電算化同傳統(tǒng)手工會計的主要聯(lián)系

1.系統(tǒng)目標一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經(jīng)營管理，提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

2.采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復(fù)式記賬原理。

3.都要遵守會計和財務(wù)制度，以及國家的各項財經(jīng)法紀，嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

4.系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達到系統(tǒng)目標，都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

5.都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。

6.編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。

二、會計電算化同傳統(tǒng)手工會計的主要差異比較

1.系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有差異。手工會計的初始化工作包括建立會計科目，開設(shè)總賬，登錄余額等；會計電算化的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝，賬套的設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置，操作員及權(quán)限的設(shè)置，軟件運行環(huán)境的設(shè)置，科目級別與位長的設(shè)置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設(shè)置，自動轉(zhuǎn)賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

2.賬務(wù)處理程序上存在差異。手工會計根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法，通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯。而在會計電算化中，一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機會計系統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。

3.賬簿格式和簿記規(guī)則上存有差異。在手工會計系統(tǒng)中，賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，并且對現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統(tǒng)中，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊；總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬，后者可代替前者；明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。轉(zhuǎn)貼于手工會計系統(tǒng)中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在會計電算化系統(tǒng)中，可以不存在紙質(zhì)賬簿，一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機器內(nèi)部，登賬只是一個沿用的舊名詞，而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細賬分別設(shè)置，有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個憑證文件，根本就不存在機內(nèi)日記賬、總賬和明細賬，各種財務(wù)信息可直接從憑證文件中導(dǎo)出，劃線更正法或紅字更正法根本就不存在，代之的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機器處理準確無誤，即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯，導(dǎo)致機內(nèi)賬的結(jié)果有錯，也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。

4.平行登賬上存在差異。在手工會計系統(tǒng)登賬時，總賬由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，或科目匯總表，或匯總記賬憑證進行登錄，明細賬由另一名會計也根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤，因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在會計電算化系統(tǒng)中，總賬與明細賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令，將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細賬數(shù)據(jù)庫，而計算機的內(nèi)部運算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤的，所以在會計電算化系統(tǒng)中總賬金額恒等于明細賬金額。因此，平行登賬的校驗功能在會計電算化系統(tǒng)中已失去了其原先的作用。

5.科目的設(shè)置和使用上存在差異。在手工會計中，由于手工核算的限制，將賬戶分設(shè)為總賬和明細賬，明細賬大多僅設(shè)到三級賬戶，此外，再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要；科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化中，計算機可以處理各種復(fù)雜的工作，科目的級數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異，有的財務(wù)軟件將科目的級崐數(shù)可設(shè)置到6級以上，完全滿足了會計明細核算方面的需要；科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外，仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對應(yīng)的科目代碼，使用科目時，計算機只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應(yīng)的科目代崐碼同時顯示。

6.會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業(yè)會計核算中一項重要的事項，在手工會計系統(tǒng)中，報表的編制是最復(fù)雜的一項工作，報表編制人應(yīng)了解各種報表的結(jié)構(gòu)，報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道，若數(shù)據(jù)來自賬上的，還應(yīng)弄清是發(fā)生額還是余額，通過何種運算關(guān)系取得，若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中某項目的，應(yīng)懂得其各種運算關(guān)系，同時還應(yīng)明確各種報表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，這樣才能開始編制報表。而在會計電算化系統(tǒng)中，各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設(shè)置等工作，則作為報表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容，在正式編制報表前可預(yù)先設(shè)置好，而后在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵，系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù)，在短則幾秒，長則十幾分鐘時間內(nèi)快速生成報表，并且能自動校驗報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系。此外，還能使上下級公司之間的同名報表即時合并。

綜上所述，我們應(yīng)該看到，傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)隨著企業(yè)組織外部環(huán)境的變化和內(nèi)部經(jīng)營管理的提高,由于自身的條件所限,提供的會計信息及其會計信息所能實現(xiàn)的價值是十分有限的。而會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，推動了會計理論與會計技術(shù)的進一步發(fā)展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務(wù)的一次深刻的變革。