ERP對企業(yè)往來管理的影響

陳 鵬

一、企業(yè)往來管理的現(xiàn)狀

目前，企業(yè)債權(quán)債務(wù)無論從數(shù)量上、金額上，或是從發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的關(guān)系上，都是比較復(fù)雜的。它包括企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中因發(fā)生購銷產(chǎn)品、提供或接受勞務(wù)等而形成的暫收、暫付、預(yù)收、預(yù)付、應(yīng)收、應(yīng)付、備用金等往來款項。

供電企業(yè)作為一個技術(shù)資金高度密集的行業(yè)，債權(quán)債務(wù)涉及購電、基本建設(shè)、技術(shù)改造、新技術(shù)研發(fā)、電力銷售等環(huán)節(jié)。從供應(yīng)鏈角度來看，電力企業(yè)的債權(quán)債務(wù)有著自身的行業(yè)特色，主要涉及到四個領(lǐng)域:供應(yīng)、生產(chǎn)計劃、物流、需求。職能領(lǐng)域主要包括采購、生產(chǎn)控制、庫存控制、倉儲管理、銷售管理等。輔助領(lǐng)域主要包括客服服務(wù)、會計核算、人力資源、市場營銷等。

隨著市場經(jīng)濟(jì)日新月異的發(fā)展，電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)資金收付日益頻繁，涉及到采購、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、提供勞務(wù)等諸多環(huán)節(jié)，并且與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、合同管理息息相關(guān)，債權(quán)債務(wù)管理的難度日益加大。于是，通過信息化手段管理往來款項應(yīng)運(yùn)而生。

二、傳統(tǒng)財務(wù)管理軟件的往來管理存在不足

1.往來管理的工作量大

隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量、基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目的日益增多，在總賬科目中增加往來要素的做法越來越不能滿足往來管理的需要，正所謂量變引起質(zhì)變。于是，在財務(wù)預(yù)算管理信息系統(tǒng)環(huán)境下，我們開始嘗試以項目為主線實現(xiàn)往來管理。此種方式下將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分為業(yè)務(wù)結(jié)算和資金支付結(jié)算兩個不同的環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)結(jié)算時借方科目通過預(yù)算項目關(guān)聯(lián)到生產(chǎn)成本、工程成本等科目，貸方往來科目和往來單位需要手工選擇，實際資金支付結(jié)算時往來項清賬一般也是手工錄入憑證。總之，很難實現(xiàn)業(yè)務(wù)雙向固化。

我們以往采用的財務(wù)管理軟件管理往來賬時，主要也是進(jìn)行統(tǒng)計匯總查詢，然而由于沒有實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化處理，對于這些軟件所需要的原始數(shù)據(jù)，如企業(yè)基本情況等均通過手工來收集、整理、匯總，再手工輸入系統(tǒng)。因此，這些財務(wù)管理軟件并不能減少財務(wù)人員的記賬、對賬的工作量。

2.沒有自動實現(xiàn)往來賬齡分析管理

賬齡分析的一個作用，就是能協(xié)助企業(yè)把資金運(yùn)作好。有了賬齡分析表，企業(yè)就能直觀的了解在某個時間點，企業(yè)可以收回或支出多少款項，這樣就能更好的進(jìn)行資金決策。而目前的賬齡分析，很大程度上要依靠財務(wù)人員的整理梳理，遠(yuǎn)不能到達(dá)一鍵式的管理需要。

3.往來管理與合同管理、現(xiàn)金流量管理脫節(jié)

不管是采購合同，還是銷售合同，要想把這些合同控制好，就需要知道每一份合同的總金額是多少，已經(jīng)付了多少，還有多少沒付，下次付款金額，下次付款日期等，這些都是需要我們掌握的。而這些信息，傳統(tǒng)的財務(wù)管理軟件都無法提供系統(tǒng)直觀的數(shù)據(jù)，很多時候取決于財務(wù)人員對具體情況的熟悉程度。

總之，傳統(tǒng)的財務(wù)管理軟件受限于信息數(shù)據(jù)的傳遞以及共享，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)管理的需要。在這種情況下，ERP在信息技術(shù)方面的優(yōu)勢變得不可替代。

三、ERP環(huán)境下的往來管理

1.實現(xiàn)了對客戶和供應(yīng)商集中管理、統(tǒng)一調(diào)用

根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況特點，ERP實施過程中將原有零散的往來單位、重復(fù)設(shè)置的科目和個人信息進(jìn)行分析整理，實行集中管理，統(tǒng)一調(diào)用。往來分類將單位和個人信息按照具體情況進(jìn)行劃分，進(jìn)行客戶和供應(yīng)商界定。對收付業(yè)務(wù)的核算項目進(jìn)行分析整理，重新組合，實現(xiàn)了對應(yīng)于同一管理對象的信息共享，數(shù)據(jù)查詢。

2.實現(xiàn)了供應(yīng)鏈關(guān)系管理

在當(dāng)今日益復(fù)雜的商業(yè)活動中，現(xiàn)代企業(yè)更加注重維護(hù)與交易伙伴包括供應(yīng)商、分銷商、客戶甚至內(nèi)部員工的關(guān)系。這種對關(guān)系管理的需求使得ERP必須考慮到對供應(yīng)鏈關(guān)系的管理。ERP中關(guān)系管理主要解決了兩個方面的問題:一是企業(yè)內(nèi)部跨部門的員工關(guān)系的協(xié)調(diào)管理，二是整個供需鏈上往來單位的管理。

內(nèi)部員工關(guān)系管理包括參與內(nèi)外部人員的信息的收集記錄、人員的平衡分配與激勵考核、員工培訓(xùn)溝通等涵蓋人力資源管理績效管理、知識管理等內(nèi)容，側(cè)重于員工關(guān)系的互動協(xié)調(diào)控制。

往來單位的管理是在業(yè)務(wù)活動中真實地記錄業(yè)務(wù)交易的參與方，并利用這些數(shù)據(jù)來考察往來單位的可信任程度，為決策者提供決策的依據(jù)，進(jìn)而幫助實現(xiàn)資金流、信息流、物流的完美匹配，降低整體運(yùn)作成本。

3.實現(xiàn)跨利潤中心的協(xié)同憑證

跨利潤中心的業(yè)務(wù)流程定義，滿足了集團(tuán)公司內(nèi)部往來的業(yè)務(wù)處理，實現(xiàn)了跨利潤中心憑證的自動生成，并對跨利潤中心的賬項核對提供了程序支持。感同身受的是，物資集中配送、經(jīng)費(fèi)上下劃、電費(fèi)劃繳、損益結(jié)轉(zhuǎn)等憑證通過系統(tǒng)自動產(chǎn)生，極大地減輕了會計人員的工作量，同時基本杜絕了人為疏忽造成上下級之間往來有差異的情況。

4.實現(xiàn)自動清賬功能

在以前的財務(wù)系統(tǒng)中，一般的清賬方式主要根據(jù)余額清賬，而在ERP環(huán)境下，可以實現(xiàn)一對一清賬和發(fā)生額清賬，通過供應(yīng)商項目可以查詢到原始掛賬的未清項信息，確保用戶對于每筆業(yè)務(wù)清理的準(zhǔn)確性，并可以詳細(xì)記錄往來款項清理的全過程。隨著業(yè)務(wù)處理的循環(huán)發(fā)生，我們可以緊密地跟蹤與記錄業(yè)務(wù)所涉及交易雙方的詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)的管理決策提供依據(jù)。

5.實現(xiàn)往來管理與現(xiàn)金流管理融合

正如前文所講的那樣，我們前期的財務(wù)管理系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)或者沒有很好的實現(xiàn)往來管理與現(xiàn)金流管理相融合，ERP環(huán)境下在此邁出了堅實的一步，清賬原因代碼的引入使得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、投資活動還有融資活動的資金流向一目了然，現(xiàn)金流量表的編制因此變得十分簡單。

四、根據(jù)實際工作經(jīng)驗，筆者提出幾點建議

1.定期核對往來款項

雖然強(qiáng)大的ERP系統(tǒng)為我們的工作帶來了極大的方便，同時也通過標(biāo)準(zhǔn)流程減少了人為錯誤的發(fā)生，但這并不代表我們可以只看系統(tǒng)，不管其他任何東西。市場信息瞬息萬變，客戶供應(yīng)商的信息也一樣。我們在工作中也需要加強(qiáng)與往來單位的溝通，通過傳統(tǒng)方式比如電話、往來詢證函等進(jìn)行確認(rèn)，并及時補(bǔ)充最新的信息到ERP系統(tǒng)中。

2.要協(xié)調(diào)好各部門的工作

ERP系統(tǒng)往往涉及多個模塊的協(xié)同工作，一些數(shù)據(jù)通過業(yè)務(wù)流程自動流轉(zhuǎn)到財務(wù)往來模塊，如果前端錯誤，需要從源頭上改正，費(fèi)時費(fèi)力。比如，合同服務(wù)確認(rèn)流程產(chǎn)生的支付信息，如果因為中間某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就會造成最后產(chǎn)生的往來憑證與實際不符。因此，前端數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也是很重要的，必須做好溝通協(xié)調(diào)工作。

3.最后，加強(qiáng)企業(yè)ERP系統(tǒng)的使用及保密工作

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度開放，涉及企業(yè)核心機(jī)密，必須在用戶權(quán)限上加以控制，避免出現(xiàn)用戶權(quán)限的高度集中，同時又要能滿足日常的工作需要。權(quán)限的開放需要嚴(yán)格的審批制度來約束，責(zé)任要落實到具體的人員。