煙臺(tái)市國土資源檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

朱鵬軍 趙衛(wèi)紅 于詠文等

[摘 要] 建立檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)國土資源各類電子檔案的錄入、查詢、檢索等功能，同時(shí)，國土資源檔案管理系統(tǒng)作為國土資源專用檔案管理系統(tǒng)，具有與國土資源各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分類關(guān)聯(lián)，綜合檢索的功能。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)

1.項(xiàng)目背景

檔案管理信息系統(tǒng)用于企業(yè)、機(jī)關(guān)管理檔案。當(dāng)檔案積累到一定的數(shù)量后，檔案的管理就變得比較麻煩和費(fèi)時(shí)，有時(shí)需要及時(shí)找到所需的檔案，了解檔案的一些基本數(shù)據(jù)，若沒有一個(gè)好的軟件來管理，是很難辦到的。通過使用檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)和機(jī)關(guān)等單位可以方便地進(jìn)行檔案管理工作，提高工作效率[1][2]。一方面將現(xiàn)有檔案，包括各種紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理；另一方面收集整理工作過程中形成的大量的電子文件檔案，這種收集可以是文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各種形式，并將檔案信息與國土資源局的辦公業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)[3][4]。煙臺(tái)市國土資源檔案系統(tǒng)建設(shè)的根本目的是利用虛擬化的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、智能化的檢索手段和先進(jìn)的GIS技術(shù)，將檔案信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案和圖形的相互查詢，方便、準(zhǔn)確、及時(shí)地提供系統(tǒng)的檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高工作效率[5]。

2.總體設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)要服務(wù)于統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標(biāo)——將創(chuàng)新管理、結(jié)構(gòu)優(yōu)化信息、信息化網(wǎng)絡(luò)、安全等基礎(chǔ)融入到國土資源檔案系統(tǒng)中，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高工作效率。要堅(jiān)持從大局著眼，用系統(tǒng)工程的思想方法把握全局，系統(tǒng)設(shè)計(jì)以需求為牽引，注重科學(xué)性、實(shí)用性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性和安全性，做到系統(tǒng)的一體化建設(shè)和信息資源的集成化管理，創(chuàng)建高效、簡潔、實(shí)用、人性的工作環(huán)境。

2.1 設(shè)計(jì)的基本原則

根據(jù)國土資源檔案管理系統(tǒng)的需求，軟件與硬件平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮長遠(yuǎn)發(fā)展需求；系統(tǒng)軟件需要技術(shù)成熟、高可用性及高可擴(kuò)展性；應(yīng)用軟件需要有先進(jìn)成熟的技術(shù)，系統(tǒng)內(nèi)核穩(wěn)定可靠。

□先進(jìn)成熟

系統(tǒng)建設(shè)盡能采用最先進(jìn)的技術(shù)、方法、軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保系統(tǒng)的先進(jìn)性，同時(shí)兼顧成熟性，使系統(tǒng)成熟而且可靠。系統(tǒng)在滿足全局性與整體性要求的同時(shí)，能夠適應(yīng)未來技術(shù)發(fā)展和需求的變化，使系統(tǒng)能夠可持續(xù)發(fā)展。

□方便實(shí)用

系統(tǒng)的開發(fā)要“以人為本”，充分考慮國土資源局檔案系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際需要，貼近用戶的需求與習(xí)慣做法，做到功能強(qiáng)大、界面友好和美觀、操作簡單、使用方便。

□高效穩(wěn)定

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)和應(yīng)用時(shí)，應(yīng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、技術(shù)措施、軟硬件平臺(tái)、技術(shù)服務(wù)和維護(hù)響應(yīng)能力等方面綜合考慮，確保系統(tǒng)較高的性能，綜合考慮確保系統(tǒng)應(yīng)用中最低的故障率，確保系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總體框架

采用標(biāo)準(zhǔn)的三層體系結(jié)構(gòu)的B/S運(yùn)行模式構(gòu)建國土資源局?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)。將應(yīng)用功能分成表現(xiàn)層、邏輯層和數(shù)據(jù)層三個(gè)部分。

☆數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)庫采用Oracle 11g，主要用來存儲(chǔ)屬性數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)層包括平臺(tái)相關(guān)數(shù)據(jù)庫以及對這些數(shù)據(jù)訪問和管理的基本組件庫。

☆表現(xiàn)層

在表現(xiàn)層中檔案管理系統(tǒng)是作為主要的業(yè)務(wù)功能軟件，通過數(shù)據(jù)庫連接，把檔案管理、系統(tǒng)管理跟提供接口相連接，提供系統(tǒng)的檔案信息資源。

☆邏輯層

應(yīng)用層主要面對最終用戶，即提供給最終用戶的功能模塊?？紤]到國土資源檔案管理系統(tǒng)的用戶的需求和用戶對未來系統(tǒng)的使用狀況，該系統(tǒng)采用B/S的體系結(jié)構(gòu)?？梢酝ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)不受地域限制的訪問。在整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)過程中，各個(gè)子系統(tǒng)不是一個(gè)個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，它們不過是通過數(shù)據(jù)庫搭建的不同的業(yè)務(wù)模塊而已。這些子系統(tǒng)之間存在著信息流的交互與關(guān)聯(lián)。

總體邏輯結(jié)構(gòu)采用分層體系，各層之間相對獨(dú)立，各層從下往上互相依賴，從數(shù)據(jù)、邏輯功能、到邏輯再到應(yīng)用。層中各功能和業(yè)務(wù)應(yīng)用以組件的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，使層內(nèi)各功能耦合度最小。

2.3 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)思想

國土資源檔案管理包含的主要內(nèi)容有：個(gè)人信息、檔案應(yīng)用、檔案統(tǒng)計(jì)共享等。針對其交換過程中數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)保密性和不可抵賴性等問題。并堅(jiān)持實(shí)用性、先進(jìn)性、擴(kuò)充性的設(shè)計(jì)原則，建立一個(gè)開放的、靈活的檔案數(shù)據(jù)庫，保證建成的國土資源檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠在檔案管理的整個(gè)業(yè)務(wù)流程中做到流暢的數(shù)據(jù)溝通與互動(dòng)，為檔案科室提供便捷的服務(wù)。

3.系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

國土資源檔案管理系統(tǒng)，最大程度的模擬了傳統(tǒng)的現(xiàn)有檔案，包括各種紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理過程，又充分利用了計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢。

3.1檔案管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

3.1.1系統(tǒng)登陸

輸入正確的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄按鈕，登錄成功。

3.1.2系統(tǒng)功能

打開IE瀏覽器，在地址欄中輸入檔案系統(tǒng)網(wǎng)址：http:// 服務(wù)器IP/gtda/login.aspx后按回車鍵，即可登錄系統(tǒng)界面.

3.1.3系統(tǒng)界面

用戶登錄成功后進(jìn)去系統(tǒng)，系統(tǒng)首頁的展示分為兩大塊：我的導(dǎo)航欄和首頁；我的導(dǎo)航欄主要包括四大模塊（個(gè)人信息、系統(tǒng)管理、檔案應(yīng)用、檔案統(tǒng)計(jì)），首頁包括待辦事項(xiàng)和入庫數(shù)量的展示的數(shù)據(jù)柱狀圖，當(dāng)前系統(tǒng)的時(shí)間，還有就是用戶的切換和退出。主要功能：當(dāng)前登錄用戶查看待辦工作的數(shù)量，主要包括審核借閱申請以及借閱單的查看。

3.1.4 個(gè)人信息

業(yè)務(wù)查看：主要包括“我的申請單”和“我的審批單”兩部分內(nèi)容；點(diǎn)擊查看申請人借閱的詳細(xì)信息，通過多個(gè)檢索條件（申請姓名、分類名稱）可任意組合進(jìn)行查找，數(shù)據(jù)過多時(shí)給以分頁。

點(diǎn)擊【審批】按鈕跳轉(zhuǎn)借閱申請的詳細(xì)頁面，審批人可以查看申請人姓名，申請的時(shí)間、申請?zhí)鞌?shù)、申請?jiān)?，點(diǎn)擊查看檔案可以對申請人借閱的卷進(jìn)行審查；審查通過，審批人在批示內(nèi)容中填入相應(yīng)的同意文字，點(diǎn)擊【同意】按鈕審核完成：審核完成申請人就可以查看借閱的卷，申請人就去查看當(dāng)前待辦事項(xiàng)里的借閱單。

修改密碼：點(diǎn)擊【修改密碼】按鈕對用戶登錄系統(tǒng)的密碼進(jìn)行修改。

3.1.5系統(tǒng)管理

部門管理：部門管理采用了樹形結(jié)構(gòu)對部門的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，可以自定義包括市局，區(qū)縣各個(gè)部門。 自定義組織機(jī)構(gòu)，有利于以下縣市組織機(jī)構(gòu)的擴(kuò)性， 自定義部門，以及自定義屬性都有利于整個(gè)煙臺(tái)市配置，同時(shí)針對各個(gè)部門，和組織機(jī)構(gòu)可以通過后臺(tái)靈 活配置相關(guān)權(quán)限。

部門刪除：當(dāng)前部門下還有子部門不能刪除，必須先刪除子部門再進(jìn)行刪除。

排序：對部門管理進(jìn)行手動(dòng)的排序，就是同一類下面的子分類的排序。密級(jí)對整個(gè)系統(tǒng)相當(dāng)重要，一般的密級(jí)名稱只要圖中所示幾種密級(jí)，通過多種檢索方式（密級(jí)名稱、密集時(shí)間）可任意組合進(jìn)行查找，提供了新增對密級(jí)進(jìn)行擴(kuò)展，刪除、修改操作。

人員管理：管理員對用戶進(jìn)行管理和維護(hù)，通過多種檢索方式（用戶名稱、用戶名稱）可任意組合進(jìn)行查找，提供了新增對用戶管理新增，刪除、修改操作，人員新增：管理員對于新增人員需要給該人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，點(diǎn)擊所屬部門，彈出部門的組織機(jī)構(gòu)對話框選擇后生成，用戶密級(jí)對不同的用戶進(jìn)行設(shè)置密級(jí)，是否是管理員 如果對這個(gè)用戶設(shè)置非管理員，那么這個(gè)用戶就不能看到我的導(dǎo)航欄中的功能模塊的展示，設(shè)置是管理員，那么用戶就可以看到， 如果你的當(dāng)前狀態(tài)設(shè)置為正常，那么就可以登錄系統(tǒng)，如果設(shè)置為鎖定，那么就不能登錄到系統(tǒng)中。

人員修改：管理員使用該功能對人員管理著錄中出現(xiàn)錯(cuò)誤的或由于某些原因需要修改的人員數(shù)據(jù)進(jìn)行修改?？梢詫θ藛T的更改部分更新人員管理。

人員刪除：管理員使用該功能對已經(jīng)辭職的人員進(jìn)行刪除，主要是做刪除除標(biāo)識(shí)，數(shù)據(jù)依然保留在系統(tǒng)中。

人員功能授權(quán)：系統(tǒng)菜單列表中左邊是部門管理的組織機(jī)構(gòu)、右邊是系統(tǒng)菜單的模塊，勾選一個(gè)用戶給這個(gè)用戶賦相應(yīng)的權(quán)限，相當(dāng)于用戶登錄進(jìn)來左邊的導(dǎo)航欄顯示的模塊是管理員給當(dāng)前用戶授予的權(quán)限。勾選一個(gè)用戶、點(diǎn)擊查詢按鈕，查看該用戶的授權(quán)信息。

3.1.6庫位管理

主要功能：對存放檔案的庫位進(jìn)行管理，案卷有專門的檔案室對其卷進(jìn)行指定的存放，例：指定相應(yīng)的房間和相應(yīng)的柜，提供新增，修改，刪除，排序的操作。

檔案分類排序：對分類進(jìn)行手動(dòng)拖動(dòng)的排序，（同一類下的子類進(jìn)行手動(dòng)拖動(dòng)的方式進(jìn)行排序）；先選擇一個(gè)類，然后點(diǎn)擊排序按鈕、對類下面的子分類類進(jìn)行排序，如果說這個(gè)類下面沒有兩個(gè)以上的子類是不能排序的。拖動(dòng)你想要的結(jié)果時(shí)，點(diǎn)擊保存即可。

檔案分類目錄：對分類進(jìn)行目錄的查看和靈活的自定義卷內(nèi)目錄；先選擇一個(gè)類，點(diǎn)擊目錄按鈕，彈出來一個(gè)窗體，選擇是否顯示卷內(nèi)目錄和隱藏卷內(nèi)目錄、管理員可以對目錄名稱進(jìn)行修改。

檔案分類屬性：對分類進(jìn)行分類字段的查看，屬性字段繼承了系統(tǒng)字段的共享池。

3.1.7檔案應(yīng)用

檔案管理模塊提供對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的各類管理功能，諸如檔案著錄、檔案修改、案卷刪除、交易系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔。用于存儲(chǔ)檔案資料的數(shù)據(jù)表，手工錄入或直接導(dǎo)入其它系統(tǒng)的電子檔案到數(shù)據(jù)庫等

檔案著錄：數(shù)據(jù)采集者可以利用該功能進(jìn)行檔案手工錄入、檔案簡單查詢、檔案資料修改等，可以進(jìn)行案卷目錄的錄入修改、卷內(nèi)目標(biāo)的錄入修改以及電子檔案上傳附件。

檔案修改：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對檔案著錄中出現(xiàn)錯(cuò)誤的或由于某些原因需要修改的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改?？梢詫n案的更改部分更新入庫。

檔案刪除：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對已經(jīng)超出保存期限的檔案進(jìn)行刪除除，主要是做刪除標(biāo)識(shí)，數(shù)據(jù)依然保留在系統(tǒng)中。刪除后的檔案不能被用戶借閱

檔案著錄：該功能將不同的檔案分類單獨(dú)列出方便檔案的著錄。

上傳附件：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對案卷添加掃描好的圖像，點(diǎn)擊瀏覽找到相應(yīng)的附件位置， 點(diǎn)擊上傳附件，上傳成功，此卷就會(huì)增加附件。

檔案查詢：該模塊提供給用戶對檔案庫中的各類檔案信息進(jìn)行不同方式的檢索和查詢的功能，包括案卷號(hào)查詢、土地使用者查詢、各種專項(xiàng)查詢、條件檢索查詢、地籍系統(tǒng)屬性查詢、土地利用現(xiàn)狀查詢等，并包含檔案借閱管理相關(guān)的功能。按案卷號(hào)查詢、按土地使用者查詢、按保存期限查詢、按登記類型查詢、登記日期等。主要考慮方便用戶快捷查詢。根據(jù)用戶的需求查詢返回的是結(jié)果集，一種遞進(jìn)的查詢方法，有利于用戶更快的查詢到想要的卷；并關(guān)聯(lián)到需要查看的檔案信息進(jìn)行瀏覽和查詢。

檔案借閱：若該用戶密級(jí)級(jí)別較低，需要查看此卷，但此卷是一份機(jī)密文件，那么需要填寫借閱申請，雙擊卷借閱申請單。若用戶借閱的天數(shù)已到期，用戶就不能查看該卷。審批人若沒在用戶申請懂得用戶借閱天數(shù)的時(shí)間中審批，那么用戶也不能查看該卷。

檔案統(tǒng)計(jì)：該模塊主要完成檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和借閱記錄查詢功能，包含：入庫統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、借閱記錄查詢等。

入庫統(tǒng)計(jì)：用戶可以按保存時(shí)間等進(jìn)行庫存的統(tǒng)計(jì)。將入庫的案卷以一個(gè)列表的形式明細(xì)，根據(jù)不同的卷內(nèi)目錄劃分為一個(gè)柱狀圖。

借閱統(tǒng)計(jì)：根據(jù)檔案借閱記錄進(jìn)行按檔案分類等的進(jìn)行借閱記錄的統(tǒng)計(jì)，可以通過按年份統(tǒng)計(jì)、按借閱者統(tǒng)計(jì)、未歸還檔案統(tǒng)計(jì)。

借閱記錄查詢：該功能提供給用戶對檔案庫中的各類借閱記錄信息（已審核）進(jìn)行不同方式的檢索和查詢的功能（案卷號(hào)、申請時(shí)間、分類名稱、申請人）可任意組合進(jìn)行查詢

4.小結(jié)

數(shù)據(jù)庫采用oracle數(shù)據(jù)庫作為底層結(jié)構(gòu)，具備很強(qiáng)的穩(wěn)定性、移植性、擴(kuò)充性和安全性。數(shù)據(jù)庫中的所有表結(jié)構(gòu)都符合要求，數(shù)據(jù)冗余少，使得底層對數(shù)據(jù)庫的操作也因此顯得根為合理和快捷，系統(tǒng)的運(yùn)作效率大為提高，因此系統(tǒng)的運(yùn)行可靠性高。

詳細(xì)地講解了檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程，包括前期的需求分析，建模以及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，各模塊功能設(shè)計(jì)等。系統(tǒng)設(shè)計(jì)為整個(gè)程序構(gòu)建了骨架，而各個(gè)功能模塊則實(shí)現(xiàn)了各個(gè)細(xì)節(jié)部分。

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