淺談高校檔案管理的現(xiàn)代化

關(guān)芳

[摘要] 隨著高等教育的飛速發(fā)展，作為信息高度集中的高校檔案應(yīng)該實(shí)行現(xiàn)代化管理，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和高等教育的發(fā)展的需要。強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，對(duì)于推進(jìn)高等的教育教學(xué)改革都具有十分重要的意義。本文從高校檔案管理工作現(xiàn)代化的重要性和高校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，對(duì)于高校檔案管理現(xiàn)代化提出筆者的幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理現(xiàn)代化

1.高校檔案管理現(xiàn)代化的重要性

高校檔案是教育教學(xué)、科研、師生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是高校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。它在高校各項(xiàng)工作中起著承前起后的作用，是整個(gè)教育管理工作當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)。高校檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于推動(dòng)教育教學(xué)改革、加強(qiáng)科研工作、培養(yǎng)人才模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的重要作用。所以，檔案管理工作是高?？傮w管理工作的重要組成部分，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，高校的檔案工作已經(jīng)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校管理工作逐步規(guī)范性、科學(xué)化和現(xiàn)代化，加強(qiáng)高校檔案工作與檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)勢(shì)在必行，為更好地為教育教學(xué)、科研工作以及師生管理和社會(huì)服務(wù)，與高校的現(xiàn)代化管理和快速發(fā)展相適應(yīng)，必須加強(qiáng)和加快高校檔案管理現(xiàn)代化。

2.高校檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

當(dāng)前，大部分高校的檔案管理。第一，在管理方式上，習(xí)慣于微觀管理為主，宏觀管理相對(duì)薄弱，對(duì)管理對(duì)象的復(fù)雜性、多樣性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)；在工作重點(diǎn)上，對(duì)檔案工作研究不夠；在管理手段上，習(xí)慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經(jīng)濟(jì)手段；在管理體制上，不能適應(yīng)社會(huì)多元化的要求，上下銜接、內(nèi)外溝通的工作有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。第二，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展取決于對(duì)智力資源的占有，而智力資源的載體則是人才。檔案管理亦然如此，就目前的狀況而言，高職院校檔案隊(duì)伍普遍存在檔案專業(yè)人員少、一般管理人員多，深層次管理人員少、工作型人員多，創(chuàng)新型人員少等問(wèn)題，特別就我院目前的狀況更為突出。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發(fā)掘、選擇、培養(yǎng)檔案人才，建立檔案人才庫(kù)，并不斷采用新的模式，為學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新提供智力支持，已成為高職院校檔案工作亟待解決的問(wèn)題。第三，檔案管理是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)，信息資源的開發(fā)利用是檔案管理的目的，檔案的生命在于應(yīng)用，而且目前高職院校檔案工作在提供各類信息利用與服務(wù)方面，無(wú)論是案卷檢索的方便性，材料編研的針對(duì)性，信息傳遞的快捷性，服務(wù)手段的多樣性或服務(wù)工作的主動(dòng)性，相互之間的協(xié)作性等方面存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網(wǎng)絡(luò)檔案信息化管理甚至尚未起步，極大地制約了高校檔案工作的發(fā)展。

3.高校檔案管理現(xiàn)代化的思路和對(duì)策

3.1高校檔案管理現(xiàn)代化的思路

3.1.1檔案管理者要從思想上調(diào)整思路，擺正位置，有所作為，變被動(dòng)為主動(dòng)，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和關(guān)心，把檔案工作納入學(xué)校管理責(zé)任目標(biāo)中來(lái)，以確保學(xué)校能把檔案工作作為學(xué)校建設(shè)的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度可以有效地落到實(shí)處，并在學(xué)校才力允許的范圍內(nèi)，增加對(duì)檔案基礎(chǔ)、門類建設(shè)等資金的投入，以及人員配備等方面予以大力支持，使檔案管理從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件都有一個(gè)根本改觀。

3.1.2把檔案干部的知識(shí)化放在檔案管理工作的首要任務(wù)來(lái)抓?，F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍，他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還要有廣博的知識(shí)，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識(shí)，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、技能，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和操作技能，這樣才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。另外在人才培養(yǎng)和使用方面，要根據(jù)高校檔案工作的特點(diǎn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴(kuò)大選人用人視野，要選擇有真才實(shí)學(xué)、有實(shí)干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。

3.2加強(qiáng)檔案信息資源的收集和管理

高校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)的正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。收集工作是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接影響到將來(lái)的利用，學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要監(jiān)督各部門對(duì)歸檔文件材料的移交。另一方面，要按檔案規(guī)范管理的要求，定期對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全。因此，我們應(yīng)結(jié)合新時(shí)期高校檔案工作的總體任務(wù)，關(guān)注學(xué)校活動(dòng)的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，依法定期地將各部門、各單位的各種類型檔案接收進(jìn)館，擴(kuò)大資源范圍，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案館的信息服務(wù)能力。我們還可在加強(qiáng)原有檔案管理的基礎(chǔ)上輔之以現(xiàn)代化手段，主動(dòng)從各種媒體中收集信息，使檔案信息能很好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。在檔案信息的收集工作中，重點(diǎn)要抓好電子文件的接收和歸檔工作。

3.3加快館藏檔案的數(shù)字化工作

傳統(tǒng)館藏是以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案信息不適合信息時(shí)代的數(shù)字化管理及信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，我們必須將這些傳統(tǒng)館藏?cái)?shù)字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。這項(xiàng)工程龐大，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力。要在解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，研究和制定出實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的政策和發(fā)展戰(zhàn)略。在具體實(shí)施之前必須明確哪些館藏檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費(fèi)。開展館藏檔案的數(shù)字化工作我們可遵循以下幾個(gè)基本原則：一是價(jià)值性原則，即優(yōu)先選擇珍貴館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以便提供利用數(shù)字化副本，保護(hù)珍貴的檔案原件；二是實(shí)用性原則，即優(yōu)先選擇利用率較高的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)用性要從總需求的高度來(lái)考慮；三是開發(fā)性原則，即優(yōu)先選擇公開的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提高檔案的共享程度，適當(dāng)考慮非密級(jí)的館藏檔案的數(shù)字化；四是特色性原則，即優(yōu)先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，創(chuàng)立自己的品牌產(chǎn)品，提供特色服務(wù)。在具體實(shí)施館藏檔案數(shù)字化工作時(shí)可參照國(guó)家檔案局頒布的相應(yīng)的法規(guī)，制定出檔案數(shù)字化操作規(guī)范，針對(duì)數(shù)字化的輸入方式、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)備份等提出明確的參數(shù)要求，確保工作規(guī)范、有序。

3.4提高現(xiàn)代化服務(wù)手段的利用

加強(qiáng)高校檔案館自身的現(xiàn)代化建設(shè)為檔案館功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服務(wù)理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化改革創(chuàng)新、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，力求面向?qū)W校的每一位成員，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)全員化。其次在服務(wù)手段上，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案信息咨詢服務(wù)，拓展檔案館的功能，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.4.1加快檔案館網(wǎng)頁(yè)建設(shè)

建立檔案館網(wǎng)頁(yè)的宗旨是以用戶的需要作為動(dòng)力，不僅為用戶提供檔案信息，還要力求將檔案信息資源的顯性知識(shí)和檔案員的隱性知識(shí)結(jié)合起來(lái)，積極主動(dòng)地為用戶提供知識(shí)服務(wù)，主要服務(wù)項(xiàng)目：（1）信息介紹服務(wù)。在檔案館網(wǎng)頁(yè)上公布檔案館概況、檔案館藏、服務(wù)項(xiàng)目、檔案工作流程等，提供各種資源的使用方法以及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)，為利用者提供方便。（2）信息咨詢服務(wù)。在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)提供E-mail、經(jīng)常性問(wèn)題解答等方式，讓利用者與檔案館工作人員進(jìn)行信息交流，對(duì)有關(guān)檔案工作方面的問(wèn)題提供專業(yè)的解答。（3）信息開發(fā)服務(wù)。對(duì)館藏信息按專題、類別進(jìn)行二次、三次加工，開發(fā)匯總分析、專題跟蹤等編研工作。對(duì)檔案史料進(jìn)行匯編、選編，供利用者查閱。舉辦網(wǎng)上珍貴檔案展覽，提升檔案館的教育及文化休閑功能。

3.4.2加快現(xiàn)代化管理軟件的應(yīng)用

(1)使用檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。高校檔案館可使用已開發(fā)的軟件，也可以自行開發(fā)研制符合本校實(shí)際的檔案管理軟件，逐步使檔案管理和開發(fā)利用緊隨高校和時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理軟件的開發(fā)要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，綜合考慮數(shù)據(jù)管理、編目整理、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能，設(shè)置齊全，應(yīng)用方便，確保數(shù)據(jù)安全。（2）積極參與、配合學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（3）高校檔案館要不斷提高自身現(xiàn)代化管理硬件條件。因?yàn)闄n案檢索的自動(dòng)化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，不僅需要軟件設(shè)備，更需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤、通訊線路等硬件設(shè)備。電子文件的保存載體和機(jī)讀載體也應(yīng)隨著科技發(fā)展而轉(zhuǎn)變，以確保電子文件的安全和有效。

未來(lái)的社會(huì)是以智能化、信息化和高科技化為主導(dǎo)的社會(huì)，因此，檔案工作要與之相適應(yīng)的唯一出路，就是加速自身的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案實(shí)體的有效保護(hù)和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)字化等緊密聯(lián)系在一起的。高校檔案管理如果不能加快改革的步伐，就會(huì)影響高校檔案的保護(hù)和利用，進(jìn)而影響高校的教育、教學(xué)及人才培養(yǎng)；高校檔案工作者如果不能主動(dòng)地去占領(lǐng)高科技陣地，就無(wú)法在社會(huì)進(jìn)步中充分展示自己的身影。