信息系統(tǒng)讓高校房產(chǎn)“躍然紙上”

文/吳小紅

房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以圖管房、圖文互查、圖文表結(jié)合的管理模式，全面獲取真實(shí)數(shù)據(jù)，為學(xué)校的日常工作運(yùn)行及領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供支持，讓職能部門進(jìn)行各類信息管理、校園規(guī)劃。

浙江大學(xué)設(shè)紫金港、玉泉、西溪、華家池、之江5個(gè)校區(qū)，占地面積518公頃，校舍總建筑面積193余萬(wàn)平方米，因而，學(xué)校存有大量的房地產(chǎn)信息，而且信息每年都處于動(dòng)態(tài)的變化中，與房地產(chǎn)相關(guān)的還有大量的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。為了存儲(chǔ)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)，浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理處建立了單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著互聯(lián)系網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟，學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)硬件的不斷提升，房地產(chǎn)管理處信息化建設(shè)從單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)逐步向網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)方向推進(jìn)，并初步建立了“住房”和“公用房”的內(nèi)部管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要記錄了住房的入住信息、公用房的配置信息。同時(shí)還建成了核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)辦公室和校區(qū)之間的協(xié)同辦公。

然而，浙大房地產(chǎn)處原有的信息化基礎(chǔ)較為薄弱，制約著管理效率和服務(wù)水平的進(jìn)一步提高。該系統(tǒng)目前不能提供更多系統(tǒng)性的管理，對(duì)服務(wù)質(zhì)量考慮也甚少，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范，數(shù)據(jù)內(nèi)容也不夠完善，已經(jīng)不能滿足科學(xué)化、系統(tǒng)化管理和進(jìn)一步提升服務(wù)水平的實(shí)際需求。加之，人員頻繁換崗后，業(yè)務(wù)交接不順，歷史數(shù)據(jù)難以掌握。但同時(shí)，學(xué)校也對(duì)我處提出了公用房、教師公寓和住房的房源公開(kāi)、公平、公正的總體要求。信息化建設(shè)的內(nèi)部需求和外部壓力，迫使我處必須進(jìn)一步提升信息化建設(shè)的總體水平，盡快建立與學(xué)校信息化大環(huán)境相配套的、提升我處房地產(chǎn)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的信息化集成系統(tǒng)。

設(shè)計(jì)理念

建立基于GIS技術(shù)浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，適應(yīng)浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理的實(shí)際情況，運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將圖形信息與日常管理工作結(jié)合在一起，直觀、簡(jiǎn)便、高效地實(shí)現(xiàn)浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理的要求。

該系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)以圖管房、圖文互查、圖文表結(jié)合的管理模式，為學(xué)校的日常工作運(yùn)行及領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供支持，為職能部門進(jìn)行各類信息管理、校園規(guī)劃。建立健全信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與開(kāi)發(fā)規(guī)范、工作體系與管理機(jī)制。整理、整合、擴(kuò)展房地產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)內(nèi)容，建設(shè)業(yè)務(wù)庫(kù)和空間庫(kù)。建設(shè)先進(jìn)的信息化系統(tǒng)平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上搭建各類業(yè)務(wù)模塊。

圖文一體化

創(chuàng)新應(yīng)用GIS管理技術(shù)，將高校房地產(chǎn)的管理從空間位置傳統(tǒng)的外圍邊界深入并細(xì)化到房間內(nèi)部，按層次分戶展示房間內(nèi)部空間現(xiàn)狀，以方便擴(kuò)展各類重點(diǎn)應(yīng)用。如基于圖文一體化的查詢，按主題分類的查詢、定位與統(tǒng)計(jì)；按區(qū)域的專題要素分析等?？煽焖倭私饽硞€(gè)使用部門或者人員的空間分布和精確定位，根據(jù)歷史發(fā)展和時(shí)間推移進(jìn)行歷史回溯，讓管理者、使用者全面掌握使用的來(lái)龍去脈。

業(yè)務(wù)精細(xì)化

精細(xì)化的業(yè)務(wù)管理從業(yè)務(wù)和事件的本質(zhì)出發(fā)，抽象歸類。任何事件的特質(zhì)均含有如下四個(gè)要素：

1. 空間位置。任意事件都具有惟一的空間位置，在可控范圍內(nèi)需要進(jìn)行空間位置管理。

2. 時(shí)間點(diǎn)和時(shí)間區(qū)間。任意事件都具有惟一的時(shí)間點(diǎn)或者時(shí)間區(qū)間，都需要作為對(duì)象特征納入管理。

3. 人員對(duì)象。包括事件的管理方、服務(wù)方、參加者等。任意事件都具有特定的主體：人員或者單位都需要標(biāo)準(zhǔn)化管理；任意事件都具有對(duì)應(yīng)空間特性、時(shí)間特性、事件主體和實(shí)際操作人員。

4. 事件內(nèi)容。業(yè)務(wù)類型和具體辦理事項(xiàng)的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果。

“浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)”精細(xì)化的業(yè)務(wù)管理均從這四個(gè)基本要素出發(fā)，解決了“時(shí)間-地點(diǎn)-人物-事件”的精細(xì)化描述、管理、分類。這不但規(guī)范了業(yè)務(wù)，提升了管理，更重要的是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)建設(shè)。業(yè)務(wù)時(shí)間軸的引入讓管理者能掌握事情發(fā)展的來(lái)龍去脈。精細(xì)數(shù)據(jù)對(duì)象化處理能從多維度按專題建立各類服務(wù)、應(yīng)用與分析。

管理動(dòng)態(tài)化

管理動(dòng)態(tài)化實(shí)現(xiàn)了歷史可追溯，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象的全生命周期管理。比如對(duì)于一棟樓宇的實(shí)體管理，從立項(xiàng)、施工、建檔、竣工、使用、維修、改造、拆除等多個(gè)重點(diǎn)階段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并且在每個(gè)不同階段均具有對(duì)應(yīng)的具體業(yè)務(wù)應(yīng)用，保留歷史痕跡，能清晰地再現(xiàn)該樓宇在整個(gè)生命周期中的所有歷史活動(dòng)。

時(shí)間軸的引入加大了系統(tǒng)建設(shè)的難度，但是對(duì)于應(yīng)用本身和服務(wù)要求來(lái)說(shuō)，是值得進(jìn)行深入研究和探討的。動(dòng)態(tài)化管理不管在以前、現(xiàn)在，還是將來(lái)，都是必不可少的內(nèi)容。如何進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，既能管理得簡(jiǎn)單、方便，又能讓服務(wù)到位，是需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過(guò)程重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。配置靈活化

“浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)”是一個(gè)非常靈活的生命體，只要維護(hù)管理得當(dāng)，她就能發(fā)揮巨大的潛力。從深層次的子系統(tǒng)、模塊和功能定義、排序、啟用、禁用可管理具體業(yè)務(wù)和服務(wù)。從功能角色到空間授權(quán)，從時(shí)間授權(quán)到代理執(zhí)行，只要配置執(zhí)行指令，系統(tǒng)即能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)按照規(guī)則、根據(jù)授權(quán)穩(wěn)定運(yùn)行。

系統(tǒng)的運(yùn)行參數(shù)可根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行靈活配置，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)需求調(diào)整進(jìn)行管理維護(hù)，以較高的姿態(tài)來(lái)“以不變應(yīng)萬(wàn)變”，體現(xiàn)系統(tǒng)的良好形象。

系統(tǒng)安全驗(yàn)證、權(quán)限分類、日志登記等功能，讓管理人員感到便捷。簡(jiǎn)便的設(shè)置能快速地滿足現(xiàn)實(shí)調(diào)整需求。

智慧化應(yīng)用

動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的數(shù)據(jù)管理和業(yè)務(wù)應(yīng)用，為智慧化應(yīng)用和輔助分析決策提供了基礎(chǔ)。用戶可根據(jù)需求，進(jìn)行業(yè)務(wù)多維度、智能化的分析，為管理和服務(wù)提供支持。

系統(tǒng)功能模塊

公用房管理子系統(tǒng)

金繳交、房租扣款、預(yù)約退房、網(wǎng)上報(bào)修等幾乎所有事情的辦理，避免了教職工在不同校區(qū)之間的奔波之苦，節(jié)省時(shí)間，簡(jiǎn)化辦事流程，提供創(chuàng)新的管理和服務(wù)，深受用戶好評(píng)。

動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理能隨時(shí)調(diào)閱當(dāng)前教師公寓的各類專題查詢和統(tǒng)計(jì)分析，為服務(wù)教職工做好具體決策。

住房管理子系統(tǒng)

職工住房配售管理解決了浙江大學(xué)教職工住房、購(gòu)房、辦證管理中的諸多事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了各類協(xié)議的模版定義和系統(tǒng)簽訂。

住房補(bǔ)貼管理可根據(jù)政策進(jìn)行教職工職稱升級(jí)和新進(jìn)人員補(bǔ)貼發(fā)放的在線申請(qǐng)和審批、補(bǔ)貼計(jì)算等多項(xiàng)功能，將房地產(chǎn)管理處的住房補(bǔ)貼管理分解到客戶端教職工自助服務(wù)、校區(qū)管理服務(wù)等多個(gè)授權(quán)點(diǎn)，解決了實(shí)際操作中遇到的困難。

公積金的支取、轉(zhuǎn)賬等具體事項(xiàng)亦可在網(wǎng)上進(jìn)行申報(bào)和審批。對(duì)于各類申請(qǐng)和審批，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)內(nèi)部消息機(jī)制及時(shí)通知在線業(yè)務(wù)人員，促使其在第一時(shí)間受理業(yè)務(wù)，并將最后結(jié)果通過(guò)手機(jī)短信或電子郵件的方式及時(shí)反饋給客戶。人性化的設(shè)計(jì)，現(xiàn)代化輔助辦公技術(shù)的引入，縮短了彼此的距離，在雙方之間建立起溝通的渠道。提高了辦事效率，提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

其他子系統(tǒng)模塊

包括行政設(shè)備家具的實(shí)體管理和資產(chǎn)

從定額定編角度科學(xué)分析公用房資源，實(shí)現(xiàn)資源的有效配置和集約利用，為學(xué)校發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、人才引進(jìn)提供基礎(chǔ)配置報(bào)賬。

樓盤表的引入讓樓宇現(xiàn)狀躍然紙上，可清晰掌握資源動(dòng)態(tài)和使用情況，方便管理，提高效率，形象生動(dòng)，避免枯燥。

智能表的引入讓管理人員能輕松管理各類數(shù)據(jù)，提供了單條件或多交通排序、多條件模糊或精確查詢、分組統(tǒng)計(jì)、分頁(yè)導(dǎo)航、批量操作、導(dǎo)入導(dǎo)出等日常業(yè)務(wù)操作。功能強(qiáng)大，對(duì)象化數(shù)據(jù)管理不再?gòu)?fù)雜，盡在日常簡(jiǎn)便操作之中。

教師公寓管理子系統(tǒng)

多網(wǎng)點(diǎn)管理和服務(wù)授權(quán)讓教職工可不費(fèi)周折，在網(wǎng)上就能實(shí)現(xiàn)租住教師公寓從申請(qǐng)、審批、選房、看房、簽訂協(xié)議、押管理、土地業(yè)務(wù)管理等。

建設(shè)展望

基于圖、文的實(shí)體和事件再現(xiàn)

基于圖形，“浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)”解決了從外部輪廓到內(nèi)部空間布局的功能探索和應(yīng)用嘗試。在接下來(lái)的具體建設(shè)中，應(yīng)更加重視用戶體驗(yàn)和服務(wù)質(zhì)量，能快速并全方位展現(xiàn)樓宇的歷史動(dòng)態(tài)和現(xiàn)狀。根據(jù)授權(quán)，讓不同角色用戶各取所需，得到應(yīng)有的應(yīng)用和服務(wù)。終極目標(biāo)是可以在足不出戶的情況下，在系統(tǒng)中全面獲取真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。

基于屬性，“浙江大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)”精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)專題數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘和分析輔助決策。比如在系統(tǒng)中點(diǎn)擊一棟樓宇后，能根據(jù)角色授權(quán)獲取該樓棟的改造信息、使用信息、檔案資料、物業(yè)信息、事件變化、文化歷史等。

應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)

追蹤高校房地產(chǎn)國(guó)內(nèi)、國(guó)際的先進(jìn)管理技術(shù)、逐步引入實(shí)用軟硬件物聯(lián)網(wǎng)成熟產(chǎn)品，在智慧化校園、節(jié)能校園、平安校園、安全校園建設(shè)等方面進(jìn)行深入探索，利用現(xiàn)有的信息化建設(shè)基礎(chǔ)，逐步開(kāi)展旨在加強(qiáng)規(guī)范化業(yè)務(wù)管理和提升為全校師生服務(wù)質(zhì)量的信息化建設(shè)。