六西格瑪理論在圖書(shū)館管理中的應(yīng)用

周 武

（畢節(jié)學(xué)院圖書(shū)館，貴州 畢節(jié) 551700）

六西格瑪理論是在總結(jié)全面質(zhì)量管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提煉了其中流程管理技巧的精華和最行之有效的方法，已成為一種提高企業(yè)業(yè)績(jī)與競(jìng)爭(zhēng)力的管理模式。摩托羅拉、惠普、西門(mén)子、索尼、東芝等眾多跨國(guó)企業(yè)均采取這個(gè)管理理論并取得了卓越的管理成效。六西格瑪管理是基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和遠(yuǎn)景設(shè)計(jì)的系統(tǒng)解決問(wèn)題的方法，可在圖書(shū)采編、文獻(xiàn)傳遞服務(wù)、圖書(shū)館人力資源建設(shè)等圖書(shū)館管理活動(dòng)中加以運(yùn)用。本文以圖書(shū)館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)為例，引進(jìn)六西格瑪管理理論，加強(qiáng)文獻(xiàn)傳遞的流程管理，可消除服務(wù)中的缺陷，更好地滿(mǎn)足讀者的需求。

1 六西格瑪理論概述

西格瑪是希臘字母 “σ”的中文譯音，統(tǒng)計(jì)學(xué)用來(lái)表示標(biāo)準(zhǔn)偏差，即數(shù)據(jù)的離散程度。六西格瑪即“6σ”，表示一種水平的質(zhì)量。它意味著產(chǎn)品均值與目標(biāo)值還存在僅1.5σ的偏離，產(chǎn)品差錯(cuò)率僅為百萬(wàn)分之三點(diǎn)四。六西格瑪不僅是一種業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量管理方法，而且也是一種有效提高服務(wù)流程的管理方法。任何一個(gè)工藝程序或服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量水平都可用幾個(gè)西格瑪表示，“σ”前面的數(shù)字越高說(shuō)明過(guò)程的執(zhí)行情況越好。

六西格瑪?shù)膶?shí)施包括定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)和控制五個(gè)步驟。定義就是確認(rèn)問(wèn)題和需求，設(shè)立項(xiàng)目目標(biāo)；測(cè)量就是根據(jù)項(xiàng)目的表現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)測(cè)量系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集；分析是在測(cè)量的基礎(chǔ)上確認(rèn)因果關(guān)系，找出關(guān)鍵原因；改進(jìn)是在分析的基礎(chǔ)上提出并驗(yàn)證措施，并將措施標(biāo)準(zhǔn)化；控制即讓改進(jìn)的項(xiàng)目按規(guī)定運(yùn)行，校正不合規(guī)定的運(yùn)行。六西格瑪管理以數(shù)據(jù)為依據(jù)，消除造成缺陷的環(huán)節(jié)，進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。六西格瑪管理追求的目標(biāo)是產(chǎn)品或服務(wù)的缺陷率僅為百萬(wàn)分之三點(diǎn)四。這一管理的核心價(jià)值觀可概括為：用戶(hù)導(dǎo)向、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、全員參與、持續(xù)改進(jìn)和追求卓越。

2 圖書(shū)館運(yùn)用六西格瑪管理的意義

提高服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建讀者滿(mǎn)意的圖書(shū)館，是圖書(shū)館追求的目標(biāo)。在圖書(shū)館加強(qiáng)管理、提高員工素質(zhì)的背景下，圖書(shū)館服務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度越來(lái)越高，但也存在信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量不穩(wěn)定、功能質(zhì)量易波動(dòng)、服務(wù)時(shí)效性和適時(shí)性差、服務(wù)的針對(duì)性不強(qiáng)以及服務(wù)主動(dòng)性不夠等問(wèn)題。以讀者為導(dǎo)向，以效益為中心，在圖書(shū)館內(nèi)推行全過(guò)程管理，可發(fā)現(xiàn)有缺陷的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過(guò)改進(jìn)，提高讀者滿(mǎn)意度，從而構(gòu)建圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.1 實(shí)施六西格瑪管理有利于吸引更多的讀者利用圖書(shū)館資源

六西格瑪是以用戶(hù)為中心，關(guān)注用戶(hù)的需求，是根據(jù)用戶(hù)的需求確定管理項(xiàng)目，將重點(diǎn)放在用戶(hù)最關(guān)心、對(duì)組織影響最大的方面。六西格瑪管理以提高用戶(hù)滿(mǎn)意度為宗旨，可降低組織資源成本。六西格瑪理論在圖書(shū)館管理中的應(yīng)用，使圖書(shū)館管理者更關(guān)注讀者的需求，建立以讀者為中心新型服務(wù)模式，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)流程提高了讀者的滿(mǎn)意度，從而使現(xiàn)實(shí)讀者更愿意走進(jìn)圖書(shū)館，利用圖書(shū)館的資源，同時(shí)在現(xiàn)實(shí)讀者的宣傳和引導(dǎo)下，大量潛在讀者成為圖書(shū)館的現(xiàn)實(shí)讀者?？傊?，六西格瑪管理抓住了影響讀者滿(mǎn)意度的關(guān)鍵質(zhì)量要素進(jìn)行系統(tǒng)改進(jìn)，提高讀者忠誠(chéng)度，降低讀者流失率。

2.2 實(shí)施六西格瑪管理有利于發(fā)現(xiàn)工作中的不足

六西格瑪管理改變了以往以主觀想象為前提的管理模式，通過(guò)數(shù)據(jù)收集與分析，能幫助管理者轉(zhuǎn)變思維方式，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化。在圖書(shū)館工作中，由于主客觀原因，圖書(shū)館工作不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種失誤和錯(cuò)誤。采用六西格瑪管理方法，依據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策，達(dá)到了消除或減少工作差錯(cuò)的目的。六西格瑪管理使管理成為一種可測(cè)量、數(shù)字化的科學(xué)管理方法，通過(guò)數(shù)據(jù)的分析，可發(fā)現(xiàn)工作中的不足和導(dǎo)致出錯(cuò)的原因，進(jìn)而提出可行的改進(jìn)方案，減少錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.3 實(shí)施六西格瑪管理有利于提高館員素質(zhì)

六西格瑪管理是一個(gè)“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，不斷創(chuàng)新”的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，理念的普及、方法和技術(shù)的培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)的交流等在圖書(shū)館內(nèi)部得到全面推行。六西格瑪管理是建立在廣泛溝通基礎(chǔ)上的，能夠營(yíng)造出一種真正支持團(tuán)隊(duì)合作的管理結(jié)構(gòu)和環(huán)境，突破了職能部門(mén)設(shè)置所帶來(lái)的藩籬，通過(guò)無(wú)邊界合作完成六西格瑪項(xiàng)目。館員在工作中通過(guò)運(yùn)用六西格瑪管理方法，能夠分享圖書(shū)館內(nèi)部其他部門(mén)、其他人員的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)移，使館員整體素質(zhì)得到提高。

3 六西格瑪管理理論在圖書(shū)館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)應(yīng)用中的流程設(shè)計(jì)

六西格瑪管理是一種將理論應(yīng)用于實(shí)踐的方法，通過(guò)定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)、控制五個(gè)階段，打造科學(xué)的服務(wù)流程，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量和效益的雙贏。如圖1所示，筆者以文獻(xiàn)流通服務(wù)為例，通過(guò)定義、測(cè)量、分析、改進(jìn)、控制五個(gè)步驟，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的方法，以實(shí)現(xiàn)提高文獻(xiàn)傳遞服務(wù)效率的目標(biāo)。

3.1 讀者對(duì)文獻(xiàn)流通服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)

美國(guó)通用電氣公司首席執(zhí)行官杰克·韋爾奇曾說(shuō)過(guò)，最好的六西格瑪管理方案不是從內(nèi)部開(kāi)始的，而是從外部開(kāi)始的。文獻(xiàn)傳遞服務(wù)是圖書(shū)館面向讀者開(kāi)展的基本服務(wù)內(nèi)容，用戶(hù)的滿(mǎn)意度最終體現(xiàn)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的效果。讀者對(duì)文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的評(píng)價(jià)，我們可以通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷的方式而獲得。從讀者的需求和讀者對(duì)圖書(shū)館文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的意見(jiàn)可以看出，讀者對(duì)圖書(shū)館流通服務(wù)的真實(shí)感受及其理想期望，以此作為圖書(shū)館應(yīng)用六西格瑪管理的方向。

3.2 定義

此階段屬于項(xiàng)目的選擇階段，確定讀者群和讀者的需求，用統(tǒng)計(jì)方法選擇要改進(jìn)的項(xiàng)目，找出對(duì)讀者最重要的事項(xiàng)。在文獻(xiàn)流通服務(wù)工作中，就是要找到讀者反映最突出的問(wèn)題，從而制定項(xiàng)目計(jì)劃，確立項(xiàng)目責(zé)任以及項(xiàng)目目標(biāo)，改進(jìn)服務(wù)流程。

3.3 測(cè)量

測(cè)量階段是定義階段的后續(xù)活動(dòng)，是銜接下一個(gè)階段(分析階段)的橋梁和紐帶。測(cè)量階段的主要工作有:收集流通服務(wù)中讀者反饋信息，明確讀者在流通服務(wù)中的需求，掌握流通服務(wù)流程的缺陷。圖書(shū)館提供的服務(wù)測(cè)量與制造業(yè)對(duì)產(chǎn)品的測(cè)量不同，其流程具有隱形性，量化的難度較大，盡量將定性描述向定量描述轉(zhuǎn)化，對(duì)讀者的定性描述要轉(zhuǎn)化為定量評(píng)價(jià)指標(biāo)，這樣才能對(duì)流通服務(wù)過(guò)程進(jìn)行管理。一般采用讀者滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)、等級(jí)打分等方法，可按照讀者的年齡、性別、學(xué)歷和到館次數(shù)對(duì)偏差指標(biāo)進(jìn)行測(cè)量分析，確定讀者反饋的信息和圖書(shū)館服務(wù)欠缺的地方。

3.4 分析

分析階段的主要工作是對(duì)測(cè)量階段所得數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出問(wèn)題的主要原因、確定關(guān)鍵因素，以減少改進(jìn)階段的變量個(gè)數(shù)?？蛇x擇使用簡(jiǎn)單的圖表工具統(tǒng)計(jì)方法，分析圖書(shū)館流通服務(wù)中產(chǎn)品和流程存在的有關(guān)問(wèn)題，探究服務(wù)缺陷發(fā)生的根本原因，找出瑕疵發(fā)生的最重要根源。

3.5 改進(jìn)

在基于分析界定得出的關(guān)鍵因素的基礎(chǔ)之上，對(duì)一些潛在的解決方案運(yùn)用實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)等工具進(jìn)行分析，尋找到最優(yōu)改進(jìn)方案，然后實(shí)施。為解決圖書(shū)館流通服務(wù)中存在的問(wèn)題，在分析問(wèn)題癥結(jié)的基礎(chǔ)上，找到一個(gè)成本效益合理、具有可操作性的最佳解決方案。在改進(jìn)過(guò)程中，可擬訂幾個(gè)可供選擇的改進(jìn)方案，通過(guò)討論并多方征求意見(jiàn)，從中挑選出最理想的改進(jìn)方案。如：可對(duì)原有流程進(jìn)行局部的改進(jìn)；在原有流程問(wèn)題較多的情況下，也可以重新進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，推出新的服務(wù)流程。

3.6 控制

對(duì)改進(jìn)效果進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)證，判斷解決方案是否有效、項(xiàng)目目標(biāo)是否如期達(dá)到，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行測(cè)量和監(jiān)視，根據(jù)需要形成標(biāo)準(zhǔn)等，以維持過(guò)程改進(jìn)的成果，并尋求進(jìn)一步提高改進(jìn)結(jié)果的持續(xù)改進(jìn)方法。在改進(jìn)過(guò)程中，通過(guò)測(cè)量每一個(gè)過(guò)程有多少個(gè)缺陷，每個(gè)缺陷偏離完美有多遠(yuǎn)，便能系統(tǒng)地分析并消除它們，盡可能接近“零缺陷”。在該過(guò)程中，全部改進(jìn)活動(dòng)的結(jié)果和成績(jī)必須記錄在案，作為背景材料和基本數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，以備將來(lái)的維護(hù)或改進(jìn)之用。

4 圖書(shū)館實(shí)施六西格瑪管理的措施

4.1 建立六西格瑪執(zhí)行小組

圖書(shū)館實(shí)施六西格瑪管理，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目組，開(kāi)展基于六西格瑪理論的管理。小組成員由六西格瑪管理專(zhuān)家、圖書(shū)館管理者、圖書(shū)館館員、讀者組成。領(lǐng)導(dǎo)者的重視是圖書(shū)館推行六西格瑪管理的關(guān)鍵。圖書(shū)館管理者要大膽創(chuàng)新，在讀者服務(wù)工作中積極運(yùn)用六西格瑪管理理論，提高圖書(shū)館的讀者服務(wù)水平。

4.2 樹(shù)立以讀者為中心的服務(wù)理念，提高讀者滿(mǎn)意度

堅(jiān)持以讀者為中心的服務(wù)理念，提高讀者滿(mǎn)意度，是圖書(shū)館運(yùn)用六西格瑪管理理論的前提。在讀者的參與下，圖書(shū)館才有可能了解其服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣及效率的高低。要提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量，使讀者滿(mǎn)意，圖書(shū)館就要以讀者為中心，了解讀者需求，發(fā)現(xiàn)存在的主要問(wèn)題，進(jìn)而改進(jìn)并不斷完善服務(wù)。一是圖書(shū)館管理者要樹(shù)立以人為本的管理理念。在圖書(shū)館管理與服務(wù)中，要尊重讀者、理解讀者、關(guān)心讀者。圖書(shū)館規(guī)章制度的制定要體現(xiàn)以人為本的管理思想，盡量從方便讀者的角度謀劃圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。二是館員要為讀者提供人性化的服務(wù)，用熱情的服務(wù)態(tài)度、嫻熟的服務(wù)技能幫助讀者獲取所需文獻(xiàn)。三是圖書(shū)館要為讀者創(chuàng)造和提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，讓讀者感受到圖書(shū)館是他們學(xué)習(xí)、求知的最好場(chǎng)所，是他們接受終身教育的最好選擇。

4.3 注重讀者調(diào)查工作，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)開(kāi)展管理

用數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)是六西格瑪管理理念和原則的一個(gè)突出的特點(diǎn)。數(shù)據(jù)既是測(cè)量的結(jié)果，也是分析和決策的依據(jù)。圖書(shū)館管理者要加強(qiáng)各種數(shù)據(jù)的收集和整理工作，尤其要針對(duì)讀者需求和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)，為六西格瑪理論在圖書(shū)館的應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，可有效地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從而找到解決問(wèn)題的辦法。六西格瑪管理的口號(hào)是“不斷改進(jìn)和突破，追求卓越”。從滿(mǎn)足讀者需要的角度出發(fā)，在對(duì)現(xiàn)有的做法和流程進(jìn)行詳細(xì)、全面和量化的分析之后，按六西格瑪?shù)姆椒ú粩嗟剡M(jìn)行改進(jìn)和突破，以實(shí)現(xiàn)服務(wù)的無(wú)缺陷。

4.4 循序漸進(jìn)地實(shí)施六西格瑪管理

圖書(shū)館采取六西格瑪管理方法進(jìn)行管理，應(yīng)按照循序漸進(jìn)的原則進(jìn)行。讀者對(duì)圖書(shū)館的服務(wù)要求在不斷變化之中，在某一階段，圖書(shū)館實(shí)施六西格瑪管理以后，讀者的滿(mǎn)意度提高了，但隨著讀者需求的變化，其對(duì)圖書(shū)館提出了更高的要求，圖書(shū)館又要利用六西格瑪管理方法針對(duì)讀者新要求進(jìn)行管理。因此，圖書(shū)館需要廣泛宣傳、推廣改進(jìn)方案，實(shí)行連續(xù)的六西格瑪管理辦法。通過(guò)多種途徑加強(qiáng)館員學(xué)習(xí)和教育，提高館員服務(wù)技能，把六西格瑪理論的實(shí)施當(dāng)成一個(gè)品牌加以宣傳，堅(jiān)定實(shí)施的決心。圖書(shū)館改進(jìn)措施長(zhǎng)期化，才能追求卓越，才能滿(mǎn)足讀者的需求。

5 結(jié)束語(yǔ)

六西格瑪管理理論在企業(yè)的成功運(yùn)用，不但提高了用戶(hù)的滿(mǎn)意度，而且給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了廣闊的空間。圖書(shū)館作為非營(yíng)利性組織，也應(yīng)大膽地利用六西格瑪管理理論，重點(diǎn)加強(qiáng)讀者服務(wù)工作的管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下，圖書(shū)館的發(fā)展遇到了更多的挑戰(zhàn)，圖書(shū)館要想提高競(jìng)爭(zhēng)力，就必須不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)。應(yīng)用六西格瑪管理理論，加強(qiáng)讀者調(diào)查研究，以調(diào)查數(shù)據(jù)為依據(jù)，發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)阻礙圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的因素，進(jìn)而提出改進(jìn)措施，減少或消除影響圖書(shū)館發(fā)展的內(nèi)外因素，是圖書(shū)館實(shí)施六西格瑪管理的根本目的。

[1]劉鵬年.論六西格瑪方法在圖書(shū)館管理中的應(yīng)用[J].當(dāng)代圖書(shū)館,2010(2):10-11,49.

[2]焦秋陽(yáng),柴雅凌,袁寧.六西格瑪理論在圖書(shū)館中的應(yīng)用[J].情報(bào)科學(xué),2008(3):428-430.

[3]王宇陽(yáng).基于六西格瑪?shù)膱D書(shū)館借書(shū)流程重組[J].物流工程與管理,2011(3):157-158.

[4]李易寧.六西格瑪在圖書(shū)館質(zhì)量管理中應(yīng)用的可行性研究[J].情報(bào)科學(xué),2011(4);520-523.

[5]毛曉菲.淺析六西格瑪管理理念在圖書(shū)館工作中的應(yīng)用[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011(5):55-56.