談建設(shè)單位的工程信息管理

張智棡

(山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院后勤管理處，山西太原 030001)

21世紀(jì)是一個(gè)闊步邁向信息化的世紀(jì)，信息資源成為與物質(zhì)資源、人力資源并列的三大資源之一。建設(shè)工程信息管理是建設(shè)工程管理的一個(gè)重要組成部分，及時(shí)準(zhǔn)確的信息是建設(shè)工程各方做出科學(xué)決策的前提條件。建設(shè)單位對于設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方、材料供應(yīng)方等處于甲方地位，現(xiàn)階段建設(shè)單位在我國工程建設(shè)過程中扮演著重要角色，享有諸多事項(xiàng)的最后決策權(quán)，這樣建設(shè)工程的信息管理對于建設(shè)單位來說顯得尤為重要。

建設(shè)單位的建設(shè)工程信息管理，其關(guān)鍵是信息集成，即掌握信息來源，其核心是建設(shè)數(shù)據(jù)平臺和深度挖掘信息數(shù)據(jù)。通過信息管理系統(tǒng)把建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)咨詢、施工、采購、資金、質(zhì)量等各個(gè)環(huán)節(jié)集成起來，整合分析信息資源，為建設(shè)單位的決策提供有效地支撐，以達(dá)到提高建設(shè)質(zhì)量和效率、降低建設(shè)成本的目的。

1 建設(shè)過程的信息管理

建設(shè)工程項(xiàng)目是由若干過程組成的，項(xiàng)目管理的工作就是為保證項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)而從事的一系列管理過程的集合。建設(shè)工程不但是物質(zhì)生產(chǎn)的過程，而且是信息的產(chǎn)生、處理、傳遞及及時(shí)應(yīng)用的過程。建設(shè)工程信息管理是以科學(xué)的流程管理和專業(yè)的分類管理為依托。流程管理是建設(shè)工程規(guī)范化管理乃至精細(xì)化管理的重要手段，利用流程化管理可縮短流程周期和降低成本，并可改善工作質(zhì)量、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作以及優(yōu)化工作流程，最終實(shí)現(xiàn)職能的統(tǒng)一、職能的合并、職能的轉(zhuǎn)換，使工程管理標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

建設(shè)流程一般分以下幾個(gè)階段:項(xiàng)目決策階段、設(shè)計(jì)階段、施工招投標(biāo)階段、施工階段、工程驗(yàn)收及建筑使用階段。每個(gè)階段又可細(xì)分，如:項(xiàng)目決策階段又可分為項(xiàng)目建議書階段、可行性研究階段，進(jìn)行相應(yīng)的政府審批程序;設(shè)計(jì)階段又可以分為方案設(shè)計(jì)階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段等。建筑工程在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方面都需要各專業(yè)工種的協(xié)同合作，如:施工階段工作可分為土建工程、機(jī)電工程、總圖工程等，這三大類又可以再進(jìn)行細(xì)致的劃分。如:土建工程又可以分為土方工程、地基處理、結(jié)構(gòu)工程、砌筑工程、防水工程、門窗工程、裝飾裝修工程、幕墻工程等。

高效的建設(shè)過程需要建設(shè)工程相關(guān)各方之間快捷的信息溝通。但在傳統(tǒng)建設(shè)工程模式中，層次級的縱向組織及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理的部門分離造成了部門間信息溝通的障礙。傳統(tǒng)工程建設(shè)組織中存在的信息溝通障礙主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:1)重在縱向命令，忽視橫向溝通;2)溝通路線長，層次多;3)信息管理混亂，缺少統(tǒng)一的信息編碼;4)信息傳遞的延誤;5)信息管理溝通成本過高;6)傳遞信息有效內(nèi)容少，記錄含混。以上的問題普遍在傳統(tǒng)工程建設(shè)過程中存在，造成了工程建設(shè)過程中信息生產(chǎn)的孤立和脫節(jié)的狀態(tài)，降低了參建各方的工作效率，造成了工程建設(shè)過程中變更、返工、拖延、爭議甚至訴訟等問題。如不能及時(shí)處理更正，會(huì)導(dǎo)致工程成本的增加、工期的拖延、質(zhì)量的下降、合同的違約，甚至?xí)斐烧麄€(gè)工程項(xiàng)目的失敗。作為建設(shè)單位的基建部門應(yīng)該熟悉建設(shè)工程各個(gè)階段的主要工作，各個(gè)階段各專業(yè)間的相互溝通合作情況等，能夠知道何時(shí)向什么人或部門提供什么形式的數(shù)據(jù)和信息，何時(shí)向什么人或部門得到什么形式的數(shù)據(jù)和信息。在了解和掌握這些情況之后，督促、規(guī)范參建各方的信息管理工作，使建設(shè)工程的信息流可以及時(shí)準(zhǔn)確的在參建各方及建設(shè)單位基建部門間順利流通、處理、反饋。

2 建設(shè)工程信息管理的原則和信息分類

對于整個(gè)建筑工程來講，建設(shè)單位的基建部門應(yīng)能夠在有關(guān)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的協(xié)助下，按時(shí)、優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟(jì)的完成建設(shè)工程項(xiàng)目，并及時(shí)履行合同相關(guān)的協(xié)議。這就要求建設(shè)單位的基建部門注意掌握投資控制信息、質(zhì)量控制信息、進(jìn)度控制信息以及合同管理信息。建設(shè)單位需掌握的投資控制的信息有:估算指標(biāo)、建材價(jià)格指數(shù)、概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、實(shí)際投資、施工階段款項(xiàng)支付記錄、各種費(fèi)率等。建設(shè)單位需掌握的進(jìn)度控制的信息有:施工定額、項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度目標(biāo)分解、進(jìn)度控制工作流程、進(jìn)度控制工作制度、進(jìn)度控制的風(fēng)險(xiǎn)分析、某段時(shí)間的進(jìn)度記錄、編制單代號或雙代號網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃、編制多級網(wǎng)絡(luò)、工程實(shí)際進(jìn)度統(tǒng)計(jì)分析、實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度間動(dòng)態(tài)比較、工程進(jìn)度變化趨勢預(yù)測、計(jì)劃進(jìn)度的調(diào)整、工程進(jìn)度數(shù)據(jù)、進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)分析等。建設(shè)單位需掌握的質(zhì)量控制信息有:質(zhì)量政策及標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量目標(biāo)的分解結(jié)果、質(zhì)量控制工作流程、質(zhì)量控制工作制度、質(zhì)量控制的風(fēng)險(xiǎn)分析、質(zhì)量抽樣檢查的數(shù)據(jù)等，項(xiàng)目建設(shè)的工程質(zhì)量監(jiān)理規(guī)程、質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)質(zhì)量的鑒定記錄、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、分部工程分項(xiàng)工程的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，主要材料構(gòu)配件進(jìn)場、設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收記錄、統(tǒng)計(jì);已完成工程質(zhì)量的驗(yàn)收記錄、項(xiàng)目實(shí)際質(zhì)量與質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的分析;安全事故處理記錄等。合同管理方面的信息有:合同管理信息，如:經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)施工承包合同、物資設(shè)備供應(yīng)合同、工程咨詢合同、施工索賠等;合同基本信息、合同付款計(jì)劃、合同執(zhí)行信息、合同索賠情況記錄、合同完成情況記錄等。

以上是項(xiàng)目內(nèi)部的信息，建設(shè)單位的基建部門還應(yīng)該及時(shí)了解和掌握相關(guān)的外部信息，如:國家的有關(guān)政策和法規(guī);國際、國內(nèi)市場的建筑材料及設(shè)備價(jià)格;類似工程的造價(jià)和進(jìn)度;投標(biāo)單位信譽(yù)和業(yè)績;建設(shè)工程有關(guān)的新材料、新技術(shù)、新工藝;資本市場變化等。這些外部條件的變化會(huì)對工程產(chǎn)生直接或者間接的影響，建設(shè)單位的基建部門應(yīng)及時(shí)了解相關(guān)信息，整合分析，及時(shí)準(zhǔn)確的做出相關(guān)決策。建設(shè)單位的基建部門應(yīng)了解各類定額、標(biāo)準(zhǔn)等固定信息的同時(shí)，并在此基礎(chǔ)上及時(shí)掌握流動(dòng)信息，如:施工階段的質(zhì)量、投資及進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)信息;項(xiàng)目的建設(shè)完成情況等。

建設(shè)單位的基建部門應(yīng)區(qū)分戰(zhàn)略性信息、管理型信息、業(yè)務(wù)性信息，而戰(zhàn)略性信息、管理型信息對于建設(shè)單位來講尤為重要。戰(zhàn)略性信息包括項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、項(xiàng)目的總投資、項(xiàng)目的總工期、項(xiàng)目各參建單位的資質(zhì)業(yè)績信息以及對項(xiàng)目有戰(zhàn)略性影響的其他信息。管理型信息包括:年度進(jìn)度計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度材料計(jì)劃、施工總體方案等。與業(yè)務(wù)性信息不同，戰(zhàn)略性信息、管理型信息更多的是從宏觀層面來反映項(xiàng)目的整體情況。建設(shè)單位作為工程的最后決策部門，只有充分掌握這些信息并分析綜合才可以為科學(xué)決策提供有力的依據(jù)。

3 計(jì)算機(jī)輔助建設(shè)單位工程信息管理

建設(shè)工程信息管理是指建設(shè)工程信息的收集、整理、加工、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。建設(shè)單位在工程建設(shè)管理的過程中，為了實(shí)現(xiàn)對工程的控制，必須及時(shí)準(zhǔn)確的掌握建設(shè)工程信息。傳統(tǒng)手工操作的信息管理辦法主要是采用文字描述、編制表格的方法，并進(jìn)行一般的數(shù)據(jù)處理和計(jì)算。工程建設(shè)每時(shí)每刻都在產(chǎn)生大量的工程信息，面對紛繁復(fù)雜的各類信息，傳統(tǒng)手工操作的管理辦法已經(jīng)難以滿足高效、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)、規(guī)范的建設(shè)工程信息資源共享的要求。迫切需要計(jì)算機(jī)及建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)軟件的幫助，計(jì)算機(jī)可以集中存儲(chǔ)與工程項(xiàng)目管理有關(guān)的各種信息;利用計(jì)算機(jī)可以及時(shí)、準(zhǔn)確地加工處理建設(shè)工程所需的各種數(shù)據(jù)，并形成文字、圖像、表格等有效信息;利用計(jì)算機(jī)可以對項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸檔保存，以減少檔案管理人員繁雜手工操作。在傳統(tǒng)的管理方式中建設(shè)單位往往不具備這樣的人員力量來從事如此復(fù)雜的建設(shè)工程信息管理，計(jì)算機(jī)的使用讓建設(shè)單位在信息管理中發(fā)揮更大作用成為可能。通過使用計(jì)算機(jī)可以幫助建設(shè)單位隨時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，從而協(xié)調(diào)參建各方做出進(jìn)一步科學(xué)的決策。

建設(shè)工程管理是一個(gè)復(fù)雜的信息管理的過程。建設(shè)單位要在項(xiàng)目的策劃和實(shí)施過程中對項(xiàng)目各種相關(guān)信息資源收集、整理，當(dāng)然完成這個(gè)任務(wù)需要各參建單位的協(xié)助。建設(shè)單位作為甲方需要有寬闊的視野來督促各參建單位完善建設(shè)工程信息管理。只有這樣建設(shè)單位才能夠最終按時(shí)獲得一個(gè)適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的建筑固定資產(chǎn)的同時(shí)獲得一整套詳實(shí)的建設(shè)工程信息檔案。這份檔案對建筑的全壽命周期的使用有重要價(jià)值。

［1］ 中國建設(shè)監(jiān)理協(xié)會(huì).建設(shè)工程信息管理［M］.北京:中國建筑工業(yè)出版社，2006.

［2］ 許溶烈.中國土木工程指南［M］.第2版.北京:科學(xué)出版社，2000.

［3］ 《建設(shè)工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度控制》編委會(huì).建設(shè)工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度控制［M］.北京:中國建筑工業(yè)出版社，2009.