淺談如何做好水利工程檔案管理

劉洪霞

（山東省水利工程管理局，山東 濟(jì)南 250013）

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、實(shí)物、聲像等各種載體的文件材料。這些檔案既是工程建設(shè)的依據(jù)，又是工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄，同時還是工程檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證。近幾年，隨著山東省水利工程規(guī)范化管理工作的開展，作為管理考核內(nèi)容之一的檔案管理，越來越引起管理單位的重視，檔案管理水平有了不同程度的提高，但也還存在一些問題。本文在分析問題基礎(chǔ)上，提出了做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以供借鑒。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.1 對檔案工作思想上重視不夠

雖然各單位把檔案工作規(guī)范化管理考核列入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)落實(shí)，但在真正把檔案管理作為工作有效機(jī)制來抓方面還存在一些缺陷。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

不少水管單位檔案管理人員是兼職，對水利工程檔案業(yè)務(wù)及管理缺少經(jīng)驗(yàn)，僅限于把資料保存，至于水利工程檔案建設(shè)、加固等不同階段如何要求知之甚少；有的水管單位檔案人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面；有的檔案人員對工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集的資料是否齊全，只是被動地從業(yè)務(wù)部門接收資料，對工程建設(shè)、驗(yàn)收的檔案要求不夠明確，出現(xiàn)整理不規(guī)范等現(xiàn)象。

2 做好水利工程檔案管理工作的建議

一般來說，水利技術(shù)檔案文件歸檔應(yīng)從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、施工建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收階段及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件和參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次性收集整理歸檔；而對于大型水利工程，由于其規(guī)模大、投資多、周期長，應(yīng)該按可研前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工和竣工驗(yàn)收等幾個時期進(jìn)行同步歸檔整理。

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高對檔案工作的認(rèn)識和重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，也是做好檔案工作的關(guān)鍵所在。針對領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視現(xiàn)狀，檔案人員應(yīng)通過各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機(jī)會，向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案對服務(wù)水利工作的作用；圍繞水利工作重點(diǎn)，提出做好檔案管理的合理化建議。在領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上，健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，逐步建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中。

2.2 加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業(yè)務(wù)知識，對水利工程基本概況了解，才能從被動“接”檔案到主動“要”檔案，不斷“管”好檔案；檔案管理人員首先要了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

水管單位應(yīng)定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)；采取“請進(jìn)來，走出去”的方式，請檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場指導(dǎo)或到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)；再次，檔案人員更要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，既要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、計算機(jī)知識，又要熟悉水利業(yè)務(wù)知識，掌握水庫、河道工程及管理方面對檔案管理的要求。

2.3 建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度

水利技術(shù)檔案管理過程中，從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且要形成文件，用制度固定下來。要按著《中華人民共和國檔案法》和國家現(xiàn)行檔案法規(guī)文件精神，努力貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的方針，力求符合思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，把水利工程技術(shù)檔案工作進(jìn)行分解，責(zé)任落實(shí)到人，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。

另外，檔案存放的庫房管理也要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，庫房標(biāo)準(zhǔn)化管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的辦法，庫房的建設(shè)包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等均有一定的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還要設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備，保持庫房通風(fēng)、濕度等各項(xiàng)指標(biāo)都要達(dá)到《檔案法》的要求。

3 結(jié)語

水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，水利檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地服務(wù)于現(xiàn)代水利，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，提供給水利工作者利用。而水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)工作，它既是工程建設(shè)的依據(jù)，又是工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄，檔案管理工作的好壞，將影響到整個工程的進(jìn)度和質(zhì)量。因此，我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應(yīng)用三方面工作，加快檔案信息化進(jìn)程,在充分發(fā)揮原有檔案作用的同時,積極探索和嘗試建立文檔信息服務(wù)、檢索中心現(xiàn)行文件利用中心,以及借助網(wǎng)絡(luò)、電子傳輸?shù)痊F(xiàn)代化手段,借助檔案平臺，為水利提供信息資源，更好地服務(wù)于現(xiàn)代水利。