數(shù)字時(shí)代下的水利檔案信息化建設(shè)

車向芝 ，向 紅

（1.山東省水利廳，山東 濟(jì)南 250013；2.濟(jì)南水文水資源勘測局，山東 濟(jì)南 250014）

水利檔案信息化是指水利檔案部門通過對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)水利檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用工作，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利轉(zhuǎn)變進(jìn)程的加快，如何適應(yīng)水利現(xiàn)代化發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，已成為水利檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求,也是提高水利檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

1 水利檔案信息化現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，水利檔案信息化建設(shè)工作需加快發(fā)展，“十五”期間國家檔案局把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，水利部和省檔案局對(duì)檔案信息化建設(shè)也提出了明確要求，要求各地檔案館、各機(jī)關(guān)檔案室加快檔案信息化進(jìn)程，開展電子文件歸檔管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)館（室）藏全部照片、錄音錄像和部分縮微膠片的數(shù)字化。2003年以來，山東省水利廳建起了綜合檔案樓，配置了先進(jìn)的設(shè)備，并加入了濟(jì)南市區(qū)域安全防范報(bào)警網(wǎng)，檔案庫房安裝了紅外線防盜監(jiān)控和火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)施，杜絕了安全隱患。2004年，按照檔案管理數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的要求，安裝了澤信數(shù)字檔案綜合管理軟件，建立了目錄數(shù)據(jù)庫，錄入了室存檔案案卷級(jí)目錄6 396條，文件級(jí)目錄54 965條，實(shí)現(xiàn)了資源共享，大大提高了廳機(jī)關(guān)檔案服務(wù)和利用的效率。自2007年山東水利政務(wù)網(wǎng)開通以來，山東水利電子文件歸檔和電子檔案管理隨即啟動(dòng)，現(xiàn)已完成了室藏檔案數(shù)據(jù)錄入工作，室存文書檔案提供全文檢索，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高工作效率打下了良好基礎(chǔ)。

2 存在的主要問題

一是水利檔案信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃，沒有統(tǒng)一的規(guī)范；二是軟件系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用比較薄弱，安全防護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)；三是水利檔案信息資源相對(duì)分散，網(wǎng)絡(luò)共享困難；四是水利檔案管理人員專業(yè)結(jié)構(gòu)單一，信息專業(yè)化素質(zhì)需提高。

3 加強(qiáng)水利檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心設(shè)計(jì)規(guī)劃。 水利檔案信息化建設(shè)要以水利信息化綜合辦公系統(tǒng)為依托，以水利檔案數(shù)字化為著力點(diǎn)，力爭起點(diǎn)高、見效快，形成水利檔案信息化建設(shè)良好氛圍。要積極探索建立完善水利檔案信息化建設(shè)工作的長效機(jī)制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)保障條件,設(shè)計(jì)水利檔案信息化建設(shè)運(yùn)行機(jī)制、指導(dǎo)思想、基本原則、總體方案等工作，研究并制定出具體可行的水利檔案信息化建設(shè)的意見、綱要、管理辦法等。同時(shí)，還要推進(jìn)水利檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建與之相適應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

2）完善制度，建立安全保障體系。要不斷深入學(xué)習(xí)、貫徹和執(zhí)行檔案法律法規(guī)，根據(jù)水利檔案管理工作實(shí)際，進(jìn)一步健全完善檔案規(guī)章制度，全面落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作制度、辦法，使檔案工作真正做到有章可循、有法可依，不斷提高水利檔案事業(yè)的規(guī)范化、法制化水平。為了保證檔案信息的完整與安全，要提高檔案人員的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。做好數(shù)字檔案信息的檢索、身份認(rèn)證、日志管理、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，使數(shù)字檔案的安全性提升到一個(gè)新層次，建立強(qiáng)大的安全保障體系，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性和安全性。

3）整合水利檔案信息資源,促進(jìn)開發(fā)利用。水利檔案信息化建設(shè)的最終目的就是通過開展檔案服務(wù),并利用檔案信息，充分發(fā)揮水利檔案信息資源的利用效益。應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是做好服務(wù)利用工作。要搞好館藏檔案資料的數(shù)字化工作以及電子文件歸檔和管理，加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源建設(shè)，建立完善的檔案目錄和索引數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及專題服務(wù)數(shù)據(jù)庫。建立水利檔案信息更新、發(fā)布、共享機(jī)制，提高水利檔案信息的公開和共享水平。二是做好檔案資源的編研和服務(wù)。要主動(dòng)了解水利工程建設(shè)管理對(duì)檔案信息的需求，積極為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各處室提供及時(shí)有效的信息服務(wù)，在一些重大水事活動(dòng)或重要專題宣傳上，提供必要的文字、圖片、多媒體等資料。要進(jìn)一步加大檔案編研工作的力度和深度，深入挖掘現(xiàn)存檔案的歷史、文化價(jià)值，對(duì)分散的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和綜合研究，為水利現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。必須加大對(duì)檔案干部的培訓(xùn)力度，科學(xué)地制定和實(shí)施人才戰(zhàn)略，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍和熟悉檔案信息專業(yè)的復(fù)合型人才，這是做好檔案事業(yè)的保障?，F(xiàn)在，水利檔案信息化建設(shè)急需既掌握檔案學(xué)管理知識(shí)，又掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才，要不斷加大人才引進(jìn)的力度。還要堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，根據(jù)水利檔案信息化建設(shè)需要，邀請(qǐng)專家學(xué)者作專題輔導(dǎo)報(bào)告；組織水利檔案工作者向先進(jìn)的單位考察學(xué)習(xí)，不斷開闊視野和思路，真正提高做好檔案信息服務(wù)的能力。檔案管理部門自身要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面，積極參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，為檔案管理工作開展創(chuàng)造良好的環(huán)境；檔案人員要加強(qiáng)信息意識(shí)培養(yǎng)，改變“重藏輕用”現(xiàn)象，科學(xué)管理檔案信息資源并實(shí)現(xiàn)有效的開發(fā)利用。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案部門必須增強(qiáng)加快信息化建設(shè)的緊迫感，建立長效機(jī)制，以滿足日常水利建設(shè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作對(duì)檔案信息資源的不同需求。還需采用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起有效、快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，形成向全社會(huì)開放的服務(wù)平臺(tái)，最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，為水利行業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。