水利工程檔案管理工作的思考

李海峰

（山西省水利廳檔案室，山西 太原 030002）

1 引言

水利工程檔案是從水利工程項目的提出、立項、可行性研究、勘測設計、招投標、施工、監(jiān)理到竣工驗收、試運行等過程中形成的并應歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。它不僅是工程竣工驗收時交付使用的必備條件之一，更是對今后工程管理、維修、擴建、續(xù)建、技術改造的主要依據(jù)。在新形勢下，為了發(fā)揮其在水利建設中的應有作用，檔案管理工作不僅應保證資料的完整性和系統(tǒng)性，而且應做到規(guī)范化、標準化管理，通過科學技術手段進一步提高檔案資源的開發(fā)利用效率。然而，目前水利檔案管理工作存在不少問題，導致水利工程檔案的作用難以有效發(fā)揮。下面結合多年來從事檔案管理工作的實踐經驗，對工作中存在的問題進行剖析和梳理，并提出相應的建議。

2 水利工程檔案管理存在問題

2.1 重視程度不夠，歸檔意識淡薄

目前，很多單位往往只重視財務、人事、組織等方面的管理，對檔案管理重視不夠，未將其納入考核體系。個別單位對檔案管理工作的重要性認識不足，沒有及時整理歸檔，使許多檔案資料處于長期堆放狀態(tài)，造成歸檔材料不齊全、不完整，無法實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，不能有效滿足利用者的服務需求。同時，在日常的機關檔案管理工作中，由于缺乏有效聯(lián)系，使一些有價值的文件材料被遺漏，一些重要的業(yè)務檔案沒有及時歸到檔案部門，造成檔案資料的殘缺或不準確，直接影響其在今后的利用。

2.2 檔案信息化建設滯后

隨著計算機和網絡技術的飛速發(fā)展，無紙化的現(xiàn)代辦公模式日漸普及，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來很大沖擊。目前，水利檔案管理大多仍沿用接收移交、編目立卷、裝盒入庫、調卷查閱等傳統(tǒng)管理模式，管理介質仍為紙質檔案，離數(shù)據(jù)庫建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠。

2.3 檔案人員專業(yè)水平不高，缺乏規(guī)范管理

目前，個別單位的檔案人員在業(yè)務水平、組織管理能力、現(xiàn)代化技術水平等方面比較欠缺，加之沒有經過專門系統(tǒng)的檔案業(yè)務知識培訓，缺乏檔案管理的基本知識和技能，工作往往浮于表面，致使歸檔文件隨意性大、管理不規(guī)范，檔案不能得到充分利用。同時，一些單位在檔案干部隊伍建設上重視不夠，檔案部門人員流失嚴重，直接影響檔案工作的正常開展。

3 檔案管理科學化對策

檔案管理科學化不僅是時代發(fā)展的必然要求，也是提高水利檔案工作效率和工作質量的必要條件。針對目前檔案工作存在的問題，提出以下幾點改進建議。

第一，加強宣傳，提高認識。首先，加強對檔案工作重要性和現(xiàn)實意義的宣傳。提高水利部門領導的檔案意識，使領導認識到檔案是國家的寶貴財富，是廣大水利工作者智慧的結晶和水利活動的真實記錄，是進行水利建設、發(fā)展水利事業(yè)的重要信息資源和決策依據(jù)，是各項水利管理工作的重要組成部分，絕非可有可無。其次，為有效推進檔案管理工作，要把檔案工作列入議事日程，納入工作計劃和目標管理考核體系中。最后，為確保檔案資料完整安全，必須將其納入集中統(tǒng)一管理范疇，有關部門和文書處理人員應積極配合，將其經辦或產生的有關文件材料按要求進行系統(tǒng)整理，并在規(guī)定期限移交給本單位的檔案部門，實行集中統(tǒng)一管理。

第二，科學利用信息化手段?，F(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展對檔案部門提出了更高的要求，檔案信息化已成為水利檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。為此，各單位要加大檔案信息化投入力度，有條件的單位可使用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的科技含量，逐步改變過去傳統(tǒng)的工作手段與工作方式。同時建立案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫及重要檔案的全文錄入數(shù)據(jù)庫。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，各單位應統(tǒng)籌考慮檔案信息化工作，采取相應措施加快檔案數(shù)據(jù)庫建設和檔案數(shù)字化進程，充分利用信息技術和網絡優(yōu)勢，進行數(shù)字檔案資源整合，使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。

第三，加強隊伍建設，提高檔案員業(yè)務能力。隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作在工作環(huán)境、服務對象、管理模式等方面逐步改變，因此，應重視和加強檔案隊伍建設，及時提升檔案員的政治素質、業(yè)務能力和學識水平，使其了解檔案管理的法律法規(guī)，認真貫徹落實有關檔案工作的新規(guī)定、執(zhí)行新規(guī)范，關注檔案工作的發(fā)展動態(tài)。同時應采取有效措施進行培訓，逐步實行檔案工作持證上崗制度。特別要注重培養(yǎng)和造就一批能夠熟練掌握計算機網絡技術，又精通檔案信息管理的高科技復合型人才，為促進水利檔案工作整體水平的提高創(chuàng)造條件。

第四，制定完善有關規(guī)章制度。建立健全規(guī)章制度是做好水利檔案管理工作的基礎保障，也為促進水利檔案事業(yè)全面健康可持續(xù)發(fā)展提供可靠的法律保障。因此，水利部門應根據(jù)《檔案法》《保密法》《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》等有關法規(guī)，制定和完善各項規(guī)章制度，切實做到水利檔案工作有章可循，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、標準化管理。

第五，改善庫房保管環(huán)境。加強檔案室建設，配備五節(jié)柜、密集架等設備，達到“八防”要求，安裝防盜門、防護欄、報警器和滅火裝置，同時配備計算機、照相機、掃描儀、復印機和打印機等設備。

第六，積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效。水利主管部門要精心選擇一兩個規(guī)模大、作風好、具有一定檔案基礎的水利重點工程單位為試點，進行重點指導培養(yǎng)，樹立典型，全面提升水利檔案管理水平，促進檔案事業(yè)逐步實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，做到檔案收集完整、整理有序、甄別正確、保管有方，使每一個工程單位的檔案資料發(fā)揮應有作用。