張爭英
(甘肅電投張掖發(fā)電有限責任公司,甘肅張掖 734000)
“模板化”管理就是在管理過程中,管理層形成固定的表格和明晰的工作流程,執(zhí)行層按照流程執(zhí)行,工作一目了然,使復雜的問題簡單化、清晰化,即使業(yè)務不十分純熟,也可按固定的模式,較好地完成工作,減少了文牘負擔,提高了工作效率和質(zhì)量.
從文字溯源的角度來說,模板大致就是用木質(zhì)材料制作成的用于批量制作產(chǎn)品的模子.后來引申為可供廣泛效仿使用較為有效、有明確規(guī)定格式的方法、做法等[1].
模板化是標準化的一種具體形式,它便于溝通和管理,減少差異,提高效率.此外,還能夠很容易地識別問題,并加以改進.
通過模板化的形式提升企業(yè)管理水平是張掖發(fā)電公司為解決企業(yè)發(fā)展和管理中存在的流程執(zhí)行不到位、制度執(zhí)行不嚴肅等突出問題而提出的企業(yè)管理新思路,是對標準化工作的具體化和精細化,是管理的一種嘗試和創(chuàng)新.
電力企業(yè)能否在持續(xù)發(fā)展中獲得成功,不僅取決于正確的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術,也在很大程度上取決于員工的執(zhí)行力和執(zhí)行效率.隨著電力企業(yè)發(fā)展步伐的加快,企業(yè)整體運行效率的提高,推進企業(yè)制度化、規(guī)范化和精細化管理便日顯重要.因此,形成步調(diào)一致、行動迅速的企業(yè)執(zhí)行效能鏈,使各項決策得到真正執(zhí)行和有效落實已刻不容緩,這既是企業(yè)實現(xiàn)既定戰(zhàn)略目標的需要,也是企業(yè)沿著正確方向快速發(fā)展的需要.
在企業(yè)管理過程中,盡管制定了完善、齊全的規(guī)章制度,但工作中還是會出現(xiàn)執(zhí)行力不夠、業(yè)務流程不熟悉,以及對任務互相推諉的問題.張掖發(fā)電公司通過推行以模板為紐帶的企業(yè)管理工作流程再造模式以來,從模板化管理經(jīng)驗來看,大多數(shù)工作出現(xiàn)錯誤、效率低下與對本崗位工作流程不熟悉、對公司管理流程不熟悉、對每項工作環(huán)節(jié)中關鍵點不清楚有直接關系.
張掖發(fā)電公司提出的以“把崗位的工作目標化、把目標的實現(xiàn)流程化、把流程化的工作細化、把細化的執(zhí)行模板化”為主旨的“模板化”管理理念,就是力求通過對制度、業(yè)務流程用關鍵點、控制程序的描述或表格規(guī)范等形式,進一步提升公司管理水平,提高工作效率和執(zhí)行力,使之成為公司工作與計劃的有效工具,執(zhí)行和控制的最佳指南,最終實現(xiàn)規(guī)范管理、科學發(fā)展的目標[2].
執(zhí)行力從某種程度上來說是對目標任務結果的控制能力,執(zhí)行力的關鍵在于透過組織或體系影響人的行為.
通過對管理模板的編寫和實施,從加強人員學習掌握標準、履行崗位職責入手,提升了干部員工的工作執(zhí)行力;使模板成為對制度流程節(jié)點的細化和關鍵點的描述,并使其成為個人日常工作行為的統(tǒng)一規(guī)范[3].
模板化管理使公司工作流程清晰,編制的表格、表單簡單易行,制定的填寫說明通俗易懂.此外,還將所制表單在網(wǎng)上發(fā)布,方便快捷,可供隨時下載,大大提高了人員的工作效率.
模板以“人員”為中心,科學、合理、明確地制定了工作任務及工作流程.制定模板時一方面考慮為“人”所用,有著很強的連貫性和可操作性;另一方面又是規(guī)范“人”行為的準則,具有一定的強制性,如程序不可倒置、不可遺漏,動作必須到位等.通過模板引導員工按照公司統(tǒng)一標準規(guī)范開展工作,最大限度地杜絕在工作中的人為失誤.
模板強調(diào)全員參與,通過模板編寫,以“寫所干、干所寫”為原則,明確工作應達到的具體數(shù)量、質(zhì)量和完成期限等,所有員工通過模板這樣一個有效手段,可以自主地管理工作任務,了解個人工作狀態(tài),分析工作進度,掌握工作質(zhì)量,實現(xiàn)自我控制和自我指導,有助于培養(yǎng)員工自重、自立、自強、積極、奮斗的工作精神.
通過模板將任務進行分解,明確了協(xié)作部門和協(xié)作人員,從而建立完整的任務體系,使每個部門、人員通過模板可以清楚地知道,自己需要做什么,為完成任務需要哪些部門、人員協(xié)作?這樣就使得每個部門、每個員工在工作過程中,不僅要做好自己的工作,同時還要具備協(xié)作、協(xié)同的理念.
模板化管理就是在企業(yè)建立起橫向涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營管理,縱向涵蓋公司、部門、個人崗位3級執(zhí)行有效的管理工作模板,使各項工作有始有終,有章可循,最終實現(xiàn)管理和工作方式的規(guī)范化、標準化、精細化和模板化,以推動公司管理的持續(xù)發(fā)展.模板化管理對工作過程中使用到的制度、標準、表格工具等都進行了細化分解說明.通過執(zhí)行模板,員工可以快速適應工作,并將規(guī)范化工作落實到實處,進一步提高工作效率.
通過執(zhí)行模版,就是從學習掌握標準、履行崗位職責入手,提升干部員工的工作執(zhí)行力.各項管理、工作模板既是對制度流程節(jié)點的細化和關鍵點的描述,更是對個人日常工作行為的統(tǒng)一規(guī)范.
張掖發(fā)電公司通過“模板化”管理收到實效.通過不懈的努力,涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營、行政后勤的模版已出爐.每個模板的每一段都有固定的模式.第一部分為“控制流程和工作細化”,此部分內(nèi)容主要針對現(xiàn)有的標準、制度中不明確、不細化、不具體的內(nèi)容,通過模板中以流程步驟、細化執(zhí)行要求、關鍵點形式進行補充說明,使得公司日常工作中執(zhí)行的標準和制度得到了進一步細化和完善,避免了人員因理解偏差而出現(xiàn)的推諉扯皮、工作效率低下等問題[4].第二部分為“執(zhí)行工具和模板”,此部分內(nèi)容主要是開展工作時應用到的一些表格、文本格式.通過該部分模板告訴員工作業(yè)時的具體做法和注意事項,由此解決“規(guī)程、制度離得‘遠’,伸手不會干”的不正?,F(xiàn)象.讓員工對企業(yè)規(guī)章制度、工作注意事項,實現(xiàn)“應知、應會、應用”三跨越,并在作業(yè)中按照規(guī)定的“動作”形成良好的習慣,達到規(guī)范、高效、有序工作目的.
由于近幾年張掖發(fā)電公司人員流動較快,崗位變化也較快,為使調(diào)整后的工作人員能及時了解和掌握調(diào)整后的崗位技能,迅速滿足實際工作需要,張掖發(fā)電公司的員工們積極應用了各種工作模板.事實證明這些模板的應用對員工適應新崗位,掌握新的工作技能有極大幫助.比如在編寫脫硝工程的技術規(guī)范書時,上級公司要求必須在3天內(nèi)完成規(guī)范書的編寫,否則不予安排招標工作.公司及時按系統(tǒng)分類抽調(diào)9名相關部門人員按照公司現(xiàn)有的模板要求,填寫設備詳細參數(shù),在規(guī)定時間內(nèi)完成了37個單項技術規(guī)范書的編制與審核工作,協(xié)助公司順利實施招標工作.
以模板為紐帶的企業(yè)管理工作流程再造模式,在過去的一年中,使張掖發(fā)電公司從人才的培養(yǎng)和吸收、管理制度的健全、到員工執(zhí)行力和執(zhí)行效率上都有了長足的進步.在此次管理創(chuàng)新中張掖發(fā)電公司更加深刻理解到企業(yè)的管理是決定企業(yè)成敗的主要因素,而且企業(yè)的管理要與時俱進,因此在以后的工作中張掖發(fā)電公司還將進一步完善企業(yè)的創(chuàng)新管理模式,使其成為最適合快速發(fā)展的管理模式.
[1]程淑麗.項目管理工作細化執(zhí)行與模版[M].北京:人民郵電出版社,2011:1.
[2]李作學.培訓管理工作細化執(zhí)行與模板[M].北京:人民郵電出版社,2011:2-3.
[3]張俊娟.行政管理工作細化執(zhí)行與模板[M].北京:人民郵電出版社,2010:18.
[4]孫佩紅.采購管理工作細化執(zhí)行與模板[M].北京:人民郵電出版社,2011:20.