論信息環(huán)境下的高職院校檔案管理

王 青

（江蘇省海事職業(yè)技術(shù)學院，江蘇 南京 211170）

檔案管理工作是高職院校中一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，是支撐學校健康發(fā)展的基石，也是衡量學校管理水平高低的重要因素之一，其價值越來越被社會所認同。在科技日新月異、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高職院校正在通過擴大辦學規(guī)模、辦學條件、強化教學管理不斷改革創(chuàng)新，相應(yīng)地也為高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。檔案管理工作如何順應(yīng)時代發(fā)展和院校改革的潮流與時俱進，抓住機遇、開拓創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案管理模式，更好地服務(wù)于學校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于經(jīng)濟社會，是各高職院校亟待解決的問題，也是各個高職院校面臨的一項重要而緊迫的任務(wù)。本文擬從加強高職院校檔案管理工作的重要意義、高職院校檔案管理工作存在的問題及原因、加強高職院校檔案管理的著力點等方面，作些探討。

一、高職院校檔案管理信息化的價值與意義

1.高職院校檔案管理信息化是信息化時代發(fā)展的內(nèi)在要求。信息化水平在某種程度上已成為衡量某項事物現(xiàn)代化程度的一項重要標志，而信息技術(shù)也以摧枯拉朽之勢滲透到社會的各個領(lǐng)域，其高效、便利、快捷的優(yōu)勢日益凸顯。那么，為了適應(yīng)時代發(fā)展，高職院校檔案管理工作也應(yīng)在社會信息化這個大環(huán)境下，加快檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的步伐，開拓信息環(huán)境下檔案管理工作的新局面，實現(xiàn)檔案管理的“快、廣、精、準”（快，即資料收集整理速度快；廣，即內(nèi)容涉及范圍廣；精，即內(nèi)容篩選精確；準，即管理方法準確到位）。

2.高職院校檔案管理信息化有利于推進檔案管理工作的全方位革新。首先，高職院校檔案管理信息化有利于提高檔案管理人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力，檔案管理如果實行信息化后，檔案管理實現(xiàn)自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)的錄入、查詢快而準，效率必然會迅速提高。

其次，高職院校檔案管理信息化有利于檔案管理人員專業(yè)水平的提高。檔案管理信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，節(jié)約大量的手工工作時間，管理員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。

3.高職院校檔案管理信息化是創(chuàng)新檔案管理模式的必然選擇。信息環(huán)境下，電子技術(shù)迅猛發(fā)展，造就了一場轟轟烈烈的電子辦公改革，于是電子檔案應(yīng)運而生，檔案管理模式也必然發(fā)生本質(zhì)性的改變。所謂電子檔案管理，簡而言之就是利用計算機進行檔案相關(guān)信息的處理，它具有容量大、速度快、應(yīng)用廣泛、傳輸簡便等特點，能及時、準確、系統(tǒng)地提供檔案信息，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發(fā)，檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)中被廣泛應(yīng)用，并發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高職院校檔案管理信息化是電子檔案管理模式的必然選擇。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題及原因

1.檔案管理意識淡薄。當前，大部分高職院校是由原來的中等專業(yè)學校升格而來的，為了快速擴大本校的教學規(guī)模、改善教學條件、提高教學與科研水平，學校的人力、物力、財力投入基本都集中于與辦學直接相關(guān)的設(shè)施，對于檔案工作，則被認為在短時期內(nèi)不會對學校的建設(shè)和發(fā)展帶來負面的影響，因此并未引起學校相關(guān)領(lǐng)導的重視，對檔案的基礎(chǔ)配套、檔案管理的方法、檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)等方面都缺少相應(yīng)的投入。

另外，高職院校為了落實國家頒布的擴招政策，不斷擴大招生規(guī)模，師資隊伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務(wù)也隨之加重?；诖?，合并后的高職院校的檔案管理工作應(yīng)該變被動為主動，這樣，才能適應(yīng)高職院校發(fā)展的新形勢。然而，合并后的大部分高職院校，并未配備專用的檔案庫房，未設(shè)立單獨的編制，未配備專業(yè)的檔案管理人員，僅由各部門的有關(guān)人員兼管檔案工作，對檔案工作年初沒有部署，年中沒有檢查，年末沒有總結(jié)，出現(xiàn)用時想到，不用時不要，評估考核檢查時突擊整理的現(xiàn)象。檔案工作總是處于可管可不管的被動狀態(tài)，使其難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.檔案信息管理手段落后。當下，大多數(shù)高職院校對檔案管理主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理手段和技術(shù)，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。具體表現(xiàn)在：從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標題裝訂成冊、填寫卷內(nèi)備考表，都已經(jīng)形成了一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作將需要準備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學管理、教學組織都帶來一定的壓力?？傊瑐鹘y(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化勢在必行。

3.高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員匱乏。信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢，信息化使檔案管理的技術(shù)和手段有所提高，同時，也對管理人員的水平和素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理除了具有很強的政治性、機密性外，還是一項專業(yè)性很強的工作，然而傳統(tǒng)的檔案管理對工作人員的學識水平、綜合素質(zhì)相對要求較低，甚至對計算機操作上也沒有明確的要求，造成即使有管理人員但缺乏專業(yè)管理人員的局面。如大部分高職院校并沒有為檔案部門聘請專門的管理人員，而是讓其他部門人員兼管檔案管理，這些人員幾乎都未接受過管理專業(yè)的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識和基本技能。由于沒有配備專職的檔案管理人員同時也疏于對兼職管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓與提高，造成眾多高職院校高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員匱乏。

三、高職院校檔案管理信息化的著力點

1.更新觀念，增大投入。首先，檔案管理人員要認識到自身工作的重要性，既不能把檔案管理簡單看做一般的、可有可無的工作，也不能僅僅以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，而是要確立現(xiàn)代化管理意識，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步實現(xiàn)檔案管理的知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，也即信息化。

其次，高職院校的領(lǐng)導必須充分認識高職院校檔案管理在院校建設(shè)中的價值、地位、作用和意義，把檔案管理工作與院校的全面建設(shè)結(jié)合起來，找準檔案管理工作的定位點，切實推進檔案信息化建設(shè)。應(yīng)當看到，信息時代高職院校檔案管理的功效較之原來相比發(fā)生了質(zhì)的變化。與此相應(yīng)，檔案管理硬件與軟件也要提升，比如在庫房的結(jié)構(gòu)、面積、功能上，以及計算機設(shè)備方面都提出了新的要求，如果沒有必要的財力支持，是很難達標和發(fā)揮檔案工作效能的。因此，高職院校要想方設(shè)法籌措資金，投入專項資金進行檔案信息化建設(shè)。

2.變革傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平。隨著信息化程度的不斷加深，高職院校傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)高職院?？焖侔l(fā)展的形勢與任務(wù)。因此，高職院校必須盡快用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員也要認真研究與解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題；院校相關(guān)領(lǐng)導也應(yīng)當努力采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結(jié)合起來，為教學、科研服務(wù)，使高職院校檔案管理工作不斷上臺階、上層次、上水平，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高效化。

3.把好人才關(guān)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，高職院校必須重視高素質(zhì)檔案管理人才的選拔。有計劃地引進檔案專業(yè)的畢業(yè)生特別是具有計算機等專業(yè)知識和技能的應(yīng)用型、復(fù)合型人才，盡可能地把一些政治素質(zhì)好、工作責任心強、業(yè)務(wù)能力過硬的人配備在檔案工作崗位上。

其次，要不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員的學習與培訓。根據(jù)工作需要，每年抽出一定時間舉辦一至兩次檔案人員現(xiàn)代信息化知識培訓班，建立強化學習激勵機制，以提高檔案從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)和管理意識。

再次，重視提高檔案管理人員的福利待遇，使其愛崗敬業(yè)、安心本職，以促進檔案工作不斷升級上檔。通過這些措施的有效實施，造就一支具備現(xiàn)代化信息素質(zhì)，能夠掌握計算機現(xiàn)代化管理知識的一專多能的復(fù)合型檔案管理隊伍。

總之，在信息化時代，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行，必須提高檔案管理工作人員的管理意識；優(yōu)化管理手段，提高管理層次；提高工作人員對先進設(shè)備的整體應(yīng)用能力，建設(shè)一支高素質(zhì)人才的管理隊伍，這樣才能適應(yīng)新世紀、新階段、新形勢的發(fā)展，才能使高職院校檔案工作建設(shè)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。

［1］丁曉洋.試論高職院校教學檔案“三化”管理［J］.職業(yè)教育，2007，（26）.

［2］董曉玲.高職院校教學檔案建設(shè)與管理的問題和對策［J］.職教之窗，2007，（6）.

［3］孫莉萍，謝華.高職院校教學檔案的范圍及管理［J］.浙江交通職業(yè)技術(shù)學院學報，2005，（6）.