新醫(yī)改下做好醫(yī)院基建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

王清艷，史鴻清，史喜真

(1.山西省心血管病醫(yī)院，山西太原 030024;2.山西農(nóng)業(yè)大學(xué)，山西太谷 030600;3.山西職工醫(yī)學(xué)院，山西太原 030012)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案工作中的重要組成部分，是醫(yī)院基建工作的記錄，對醫(yī)院的建設(shè)與管理有著重要作用?；n案室是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動中形成的有保存價值的文字、圖表及聲像載體資料，既是建設(shè)過程的真實(shí)記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)［1］。新醫(yī)改下，隨著醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理工作的重要性也越來越清晰地體現(xiàn)出來。

1 新醫(yī)改下基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用

隨著醫(yī)院建設(shè)步伐的加快，醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院保衛(wèi)、消防、維修方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.1 醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院的建設(shè)和維修具有參考價值

時間越久，完整、系統(tǒng)的基建檔案在醫(yī)院后期建設(shè)中的參考價值越明顯?；n案記載了大量醫(yī)院基本建設(shè)信息，包括各類建筑、地上地下各種管線的規(guī)劃、設(shè)計、招標(biāo)、維護(hù)等詳細(xì)資料［2］。隨著時間的推移，當(dāng)初的基建人員或調(diào)離或退休，大樓內(nèi)水、電、暖等設(shè)施的消防檢修、新設(shè)備安裝、空間改造等后續(xù)工程，完全依賴基建檔案。

1.2 醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基建工作不可或缺的部分

醫(yī)院基建檔案室是醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分。在項(xiàng)目施工準(zhǔn)備階段，基建檔案工作就開始介入，與基建科室一同參與到準(zhǔn)備階段的各個環(huán)節(jié)，勘探資料、可行性報告、土地建設(shè)許可證、施工許可證、大樓整體設(shè)計圖、施工合同等都應(yīng)系統(tǒng)歸檔。施工后期，大樓建設(shè)驗(yàn)收報告、消防驗(yàn)收、水電驗(yàn)收等憑證文書也都必須歸檔，方便日后維修和檢驗(yàn)?；n案的收集歸檔是醫(yī)院基建工程不可或缺的一部分。詳細(xì)完整的資料反映出基建工程建設(shè)過程的嚴(yán)密流程和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度。

1.3 基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量

隨著病人的增加，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的任務(wù)逐漸加重。醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)有別于其他行業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)。住院樓建設(shè)越來越注重環(huán)保、節(jié)能，力求為病人提供一個人性化、舒適的就醫(yī)環(huán)境?；n案可以展示工程的真實(shí)面貌，從一個側(cè)面反映出醫(yī)院基建的人性化、節(jié)能、低碳和環(huán)保等建設(shè)理念、流程、管理和質(zhì)量。詳實(shí)的醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案是后期評測的可靠依據(jù)。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院基建檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院基建檔案從無到有，從小到大，從雜亂到系統(tǒng)，在發(fā)展過程中存在一些問題，亟待改進(jìn)完善。

2.1 醫(yī)院基建檔案歸檔不及時，不完整

醫(yī)院基建項(xiàng)目從勘探、立項(xiàng)、審批到施工、驗(yàn)收，存在很長的周期，期間很多手續(xù)資料經(jīng)常使用?；仆こ探Y(jié)束驗(yàn)收后才統(tǒng)一歸檔，可能造成基建資料丟失，導(dǎo)致基建檔案不完整。項(xiàng)目工程建設(shè)完畢后，建筑公司、監(jiān)理公司轉(zhuǎn)赴下一個項(xiàng)目，許多重要基建資料無法重補(bǔ)，為以后基建項(xiàng)目的維修、測評帶來不便。

2.2 醫(yī)院基建檔案歸檔不系統(tǒng)，缺少原件

系統(tǒng)化是基建檔案工作的基本要求，然而基建檔案材料的時間跨度大、數(shù)量多，因此收集難度大［3］?；n案強(qiáng)調(diào)原始性，復(fù)印件檔案效果不如原件，且法律效力也差于原件。在基建檔案收集過程中，基建部門往往上交復(fù)印件而把原件保留在本部門，增加了基建檔案收集歸檔工作的難度，不符合檔案管理制度。

2.3 對基建檔案工作不夠重視，缺乏專業(yè)技術(shù)人員

醫(yī)院工作圍繞提高醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療服務(wù)水平展開，重視病歷檔案工作，往往在后期維修和續(xù)建時才意識到基建檔案的重要性。醫(yī)院基建檔案管理工作多由檔案室管理人員承擔(dān)，缺乏基建專業(yè)背景，基建檔案管理知識不系統(tǒng)，邊學(xué)邊干，工作以手工操作為主?；n案中的圖紙等資料與其他檔案資料不同，整理、疊放、保存要求更高，對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要求高。基建檔案電子化建設(shè)更無從談起。

3 新醫(yī)改下加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作的措施

為確?；n案質(zhì)量，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個方面的工作。

3.1 加強(qiáng)相關(guān)法制宣傳，強(qiáng)化基建檔案意識

根據(jù)《檔案法》、國家檔案局《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，制定適合本院特點(diǎn)的基建工程檔案工作規(guī)章制度;成立以分管院領(lǐng)導(dǎo)為負(fù)責(zé)人的醫(yī)院基建檔案管理相關(guān)組織，強(qiáng)化檔案工作意識，充分認(rèn)識基建工程檔案在醫(yī)院建設(shè)中的重要性，督促和指導(dǎo)基建檔案管理工作;及時歸檔，及時改正不符合要求的檔案材料，維護(hù)檔案法規(guī)的嚴(yán)肅性。

3.2 加強(qiáng)科學(xué)立檔歸卷，維護(hù)基建檔案系統(tǒng)準(zhǔn)確

嚴(yán)格按照基建檔案立卷歸檔范圍，將具有保存使用價值的材料收集完整，根據(jù)材料的形成先后和相互聯(lián)系，科學(xué)立檔歸卷。健全完善歸檔制度，明確歸檔期限、范圍和具體要求。與施工方約定基建檔案材料收集的要求及違約責(zé)任。對基建檔案資料人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建資料的歸檔質(zhì)量。根據(jù)基建項(xiàng)目特點(diǎn)，提前擬定時間表，分階段分步驟進(jìn)行歸檔。在基建工程竣工時，對基建資料逐項(xiàng)檢查核對，按照項(xiàng)目單逐項(xiàng)收集，對缺失材料及時催辦。退回不符合基建檔案要求的資料，限期按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)完成。

在建檔時可以將保存價值較高的文字資料通過掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，也可要求設(shè)計單位在交付施工檔案時提供電子檔案。對收回的基建檔案按照內(nèi)容、價值、數(shù)量、載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理。檔案電子信息化也是基建檔案的一個趨勢。

3.3 重視檔案開發(fā)利用

檔案的開發(fā)利用是檔案保存的價值體現(xiàn)。為了后期更好地發(fā)揮基建檔案的獨(dú)特價值，基建檔案在收集歸檔整理階段就應(yīng)有前瞻性，為日后開發(fā)利用打下堅實(shí)基礎(chǔ)。樹立服務(wù)的理念，方便參考使用。保持高度的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)與新知識，外出參加相關(guān)培訓(xùn)，參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案單位的好做法，提高基建檔案的保存質(zhì)量和利用率，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

［1］何 屹.檔案管理實(shí)務(wù)［M］.北京:北京大學(xué)出版社，2010.

［2］王云慶.現(xiàn)代檔案管理學(xué)［M］.北京:青島出版社，2004.

［3］陳兆祦.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社，2005.