試論檔案信息化及其管理對(duì)策

韓

（黑龍江省社會(huì)主義學(xué)院，黑龍江哈爾濱 150090）

隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，檔案信息化管理技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作提出了新要求，迫切需要檔案管理部門加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用，轉(zhuǎn)變檔案管理理念、管理手段和管理方法，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段提高檔案管理工作的效能?？梢哉f，檔案信息化建設(shè)的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案資源的共享化。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵及任務(wù)

（一）檔案管理信息化的內(nèi)涵。檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，把現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中的過程，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供利用服務(wù)。其內(nèi)涵包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：首先，檔案信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的挖掘、歸類、開發(fā)和利用，把豐富的信息資源以數(shù)據(jù)化的形式儲(chǔ)存，對(duì)物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式傳輸，從而提高資源的有效配置，實(shí)現(xiàn)資源共享。換而言之，就是以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心的檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程。其次，檔案信息化是一項(xiàng)事業(yè)建設(shè)過程。檔案信息化追求檔案信息社會(huì)化服務(wù)，檔案管理信息化的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。在現(xiàn)代化工作環(huán)境中，重新審視和定位檔案管理的新原則、新理論和新任務(wù)，確立信息化視域下檔案管理的基本方法和工作模式，以順應(yīng)檔案工作的現(xiàn)代化要求。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)和遵循的基本原則。檔案信息化建設(shè)的任務(wù)是以加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理為基礎(chǔ)，以信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫、虛擬化等現(xiàn)代化手段為載體，以建設(shè)事業(yè)心強(qiáng)、具備專業(yè)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍為動(dòng)力，以實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享為總體目標(biāo)，制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，樹立檔案管理信息化觀念，形成技術(shù)與人文相結(jié)合的檔案管理工作體系，加快國家文化軟實(shí)力建設(shè)，進(jìn)一步全方位打造符合現(xiàn)代化要求的檔案管理新途徑。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)遵循的基本原則是：將檔案信息化建設(shè)放到新時(shí)期社會(huì)信息化的科學(xué)發(fā)展中來重新定位。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要從理論研究、制度建設(shè)、實(shí)踐操作三個(gè)層面展開工作，努力做到理論探索有創(chuàng)新、制度建設(shè)有保障、實(shí)踐操作有實(shí)效。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息化認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)。隨著我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案信息化建設(shè)工作已步入規(guī)范化軌道，檔案信息化在信息社會(huì)化發(fā)展中的重要作用已逐步顯現(xiàn)，取得了一定的效果。但有些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度還不夠，深入研究不到位，片面追求數(shù)字化；還有些單位開展工作把檔案信息的數(shù)字化等同于檔案信息化，沒有將檔案信息化建設(shè)納入重要議事日程，沒能為檔案管理部門提供必要的經(jīng)費(fèi)保障，經(jīng)費(fèi)投入相對(duì)缺乏；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制多數(shù)沒有落實(shí)到位，工作開展起來人手少、難度大，不能完全按照上級(jí)有關(guān)文件的要求開展檔案信息化建設(shè)工作，對(duì)做好檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)存在“上緊下松”的現(xiàn)象；檔案管理部門舉辦的專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)模較小，開展工作缺乏基本理論、基本知識(shí)、基本技能的支撐，直接制約著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待提高。檔案信息化建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備等硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的前提與基礎(chǔ)。檔案信息化管理的硬件設(shè)備主要由計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器、服務(wù)器、信息處理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫、程序軟件等組成，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和技術(shù)保障。只有擁有必要的軟硬件設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸和資源共享，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。由于目前缺乏必要的經(jīng)費(fèi)保障，很多單位無法提供檔案信息化建設(shè)所要求的基礎(chǔ)設(shè)施，只能提供必要的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等基礎(chǔ)檔案管理設(shè)備，多數(shù)沒有啟動(dòng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，沒有形成檔案信息數(shù)字化形式的數(shù)據(jù)庫。檔案的采集、歸類、轉(zhuǎn)化、檢索等功能尚處于手工操作與單機(jī)歸檔階段，文件與檔案管理相對(duì)孤立。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全軟件、檔案數(shù)字加工設(shè)備等不能形成一個(gè)有機(jī)的整體，查詢檔案時(shí)無法將目標(biāo)信息方便地傳遞給使用者，影響了檔案信息化工作的效率和功能，阻礙了檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（三）檔案專業(yè)人才有待培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。從事檔案信息化的工作人員雖然大都具備基本的檔案管理知識(shí)，但普遍缺少對(duì)信息的組織、加工能力和計(jì)算機(jī)信息處理的能力。從目前的情況看，既精通檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才相對(duì)缺乏。據(jù)了解，從事檔案管理的人員隊(duì)伍中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才，存在著“總量不足，結(jié)構(gòu)失衡，增量滯緩，存量流失”的現(xiàn)象。即使有的單位購買了先進(jìn)設(shè)備，也會(huì)出現(xiàn)閑置不用的情況。一些單位把從軟件開發(fā)到檔案處理、數(shù)據(jù)維護(hù)都交給計(jì)算機(jī)公司，開發(fā)出來的軟件未能和具體的需要相結(jié)合，檔案管理人員從檔案信息化建設(shè)中得不到有益的經(jīng)驗(yàn)與提升，這種作法顯然對(duì)檔案信息化建設(shè)以及人員隊(duì)伍建設(shè)十分不利。從事檔案信息化工作的人員缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)和信息技術(shù)專業(yè)理論知識(shí)的基本技能、檔案管理人員隊(duì)伍中專業(yè)復(fù)合型人才不足，是制約檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的重要因素。造成這種現(xiàn)狀的另外一個(gè)重要原因就是對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度不夠。

（四）檔案信息資源有待挖掘。檔案信息資源建設(shè)是將已有的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行合理配置、歸納分類，形成數(shù)字化的信息資源庫，以提供完整準(zhǔn)確的信息，是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。目前，按照不同的歷史時(shí)期、不同形式的檔案資源情況，把以往傳統(tǒng)的歷史久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案完全轉(zhuǎn)化成為磁盤存儲(chǔ)的信息，需要大量的人力物力，操作起來是極其困難的事情。另外，大多數(shù)檔案信息資源都無主題索引，全文檔案信息占有率低，只能對(duì)檔案信息的一級(jí)目錄進(jìn)行檢索查尋，對(duì)全文的查詢基本無法實(shí)現(xiàn)，重要信息資源共享性不強(qiáng)，提供服務(wù)水平不到位，尚不具備文檔數(shù)字化所獨(dú)有的操作方便、傳遞快捷等特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)化程度低，數(shù)據(jù)不完整，很難為查詢?nèi)藥砜旖莘奖愕姆?wù)，無法滿足用戶的多種需求。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的思考和對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案信息化的發(fā)展和應(yīng)用都需要相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支持，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是開展檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性原則。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包含管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。因此，有必要逐步完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等操作規(guī)程時(shí)，必須根據(jù)國家制定的相關(guān)規(guī)范，針對(duì)不同類型、不同性質(zhì)的檔案信息資源進(jìn)行歸檔管理。為保證檔案資源的真實(shí)、完整、有效性，應(yīng)制定結(jié)合本單位實(shí)際的檔案信息資源管理辦法，以數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等方面為依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的歸檔整理。計(jì)算機(jī)在檔案信息化過程中的應(yīng)用是檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的核心和重點(diǎn)，而計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，因此，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和實(shí)施，是檔案信息化建設(shè)工作的需要，有利于提高其工作質(zhì)量和效率。在制定檔案信息化管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)要逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的數(shù)字體系化管理。要嚴(yán)格按照檔案業(yè)務(wù)管理流程的規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行信息認(rèn)定和收集、整理及歸類，針對(duì)目標(biāo)對(duì)檔案資源進(jìn)行規(guī)范重組。通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，充分利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、掃描技術(shù)等現(xiàn)代化手段，把原來的傳統(tǒng)紙質(zhì)材料保存轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案，系統(tǒng)組織成具有結(jié)構(gòu)規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)信息庫，改變?cè)械氖止ぷ鳂I(yè)管理模式為信息自動(dòng)化的管理工作模式。另外，以往的檔案檢索方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求，查詢的效果很難令人滿意。根據(jù)信息化時(shí)代的需求，檔案信息檢索與提供利用方式在逐漸發(fā)生變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)目錄檢索操作起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案信息化管理將逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目及自動(dòng)檢索等工作，大部分檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索和對(duì)外提供服務(wù)。檔案管理、檔案編研等工作已從有形實(shí)體向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)不僅能夠很好地自動(dòng)完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，而且檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理體系也能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)不僅是信息化社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求。

（三）切實(shí)提高檔案管理信息化管理的安全性。安全性保障是檔案信息化建設(shè)的前提，信息化建設(shè)只有在此基礎(chǔ)上，才能真正地實(shí)現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值。為了確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定，在制度方面要逐步完善信息安全體制，加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理，采取行之有效的辦法措施，建立檔案部門和專業(yè)人員的專項(xiàng)管理制度，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，制定完備的信息安全應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)信息安全人員、系統(tǒng)管理人員的培養(yǎng)、監(jiān)督與考核，確保各種制度能夠正確執(zhí)行。

在系統(tǒng)安全方面，要加快構(gòu)建檔案部門網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)，采取分層權(quán)限控制的方式，采取必要的安全防范措施，提高對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，用先進(jìn)的技術(shù)手段保護(hù)檔案信息的安全。特別是要維護(hù)檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，從機(jī)房管理、軟件管理、規(guī)范操作、監(jiān)督監(jiān)管等多方面著手，維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為重要的指標(biāo)，不斷提高檔案信息安全保障的創(chuàng)新能力。

（四）加強(qiáng)檔案工作高水平管理人才的培養(yǎng)。檔案管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案信息化管理的水平。信息化的檔案工作要求的不再是素質(zhì)單一型的人才。因此，檔案管理信息化建設(shè)需要事業(yè)心強(qiáng)、具備專業(yè)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才；需要信息知識(shí)廣、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、能與時(shí)俱進(jìn)的綜合型信息人才。第一，應(yīng)實(shí)行檔案從業(yè)人員檔案信息化培訓(xùn)工程，切實(shí)加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作培訓(xùn)質(zhì)量，提升從事檔案工作人員的文化和專業(yè)素質(zhì)，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，并將培訓(xùn)、考核情況納入職稱評(píng)定的范圍。第二，要加大對(duì)有檔案信息知識(shí)、懂檔案信息技術(shù)、會(huì)檔案信息管理的青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。第三，應(yīng)制定相關(guān)的檔案信息化人才引進(jìn)辦法，努力營(yíng)造引進(jìn)人才的良好環(huán)境，增強(qiáng)人才引進(jìn)的力度，為檔案信息化人才的長(zhǎng)期發(fā)展?fàn)I造良好的空間。

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