論公文寫作中的用語規(guī)范性

冷其中 譚明

（武警福州指揮學(xué)院 參謀業(yè)務(wù)教研室，福建 福州 350002）

公文是貫徹黨中央、國務(wù)院、中央軍委方針政策的重要工具，是各單位履行職責(zé)的重要手段，是各級(jí)機(jī)關(guān)傳遞信息的重要載體和基本方式，在我們?nèi)粘９ぷ髦邪l(fā)揮著重要作用。公文所呈現(xiàn)的內(nèi)容直接反映本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要思想和工作成果，其質(zhì)量直接關(guān)系到各項(xiàng)政策、規(guī)定的貫徹落實(shí)。一篇高質(zhì)量的公文，必定是內(nèi)容客觀準(zhǔn)確，材料典型精煉，語言表達(dá)客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明順暢、確切得體。

語言是構(gòu)成公文的基本要素。公文語言的特點(diǎn)是由公文為“辦成事”而制發(fā)的終極目的和邏輯思維的模式所決定的。“一字入公文，九牛拔不出”的古訓(xùn)道出了公文用語的重要性。的確，在公文寫作中，語言文字是最直接、最重要的信息載體，而信息傳遞的理想目標(biāo)是準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)，因此，規(guī)范使用語言對(duì)于公文寫作至關(guān)重要。筆者認(rèn)為，客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)短精煉、嚴(yán)謹(jǐn)莊重、恰當(dāng)?shù)皿w、非個(gè)人化是公文話語規(guī)范性要求的關(guān)鍵。

1 公文話語要客觀準(zhǔn)確

用最準(zhǔn)確的語言、最精煉的文字來表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖是公文的根本要求。公文的生命在于客觀準(zhǔn)確地反映和記載事實(shí)。只有語言準(zhǔn)確的文書才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，使收文機(jī)關(guān)正確地理解公文的內(nèi)容，從而順利地貫徹執(zhí)行或及時(shí)批復(fù)。姜英偉先生說：“公文用語貴在準(zhǔn)確，言辭必須貼切，這是公文語言運(yùn)用最基本的要求”。[1]34這種用語的客觀準(zhǔn)確性，首先要求我們公文寫作者必須準(zhǔn)確記錄事實(shí)及其演變過程，準(zhǔn)確表述事物的范圍、程度，準(zhǔn)確表明發(fā)文機(jī)關(guān)的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和態(tài)度。其次要求我們?cè)谑褂霉恼Z言時(shí)符合語法規(guī)范，詞語搭配恰當(dāng)，句子結(jié)構(gòu)完整，杜絕歧義現(xiàn)象，避免表意不明，對(duì)于概念寬泛的詞語要加以限定，對(duì)于內(nèi)涵單一的詞語應(yīng)適當(dāng)延伸，確保閱讀者準(zhǔn)確無誤地領(lǐng)會(huì)文件精神，按照文件的指示進(jìn)行工作部署。

2 公文話語要簡(jiǎn)短精煉

公文用語要簡(jiǎn)短精煉，也就是用盡量簡(jiǎn)練的文字充分表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的主要思想意圖，做到言簡(jiǎn)意賅?！肮挠谜Z應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，詳略得當(dāng)。”[1]34劉勰的《文心雕龍·熔裁》也認(rèn)為作文要抓好“三準(zhǔn)”，即“設(shè)情以位體”、“酌情以取類”、“撮辭以舉要”。[2]40意思是說，寫文章要根據(jù)所表現(xiàn)的情理來安排體制規(guī)格，要根據(jù)所表現(xiàn)的事物來選擇相關(guān)材料，要用精要的語言來樹立文辭骨干。在辦公信息化、現(xiàn)代化的今天，煉字煉意對(duì)于公文寫作非常重要。一份簡(jiǎn)明精確的文件更便于收文機(jī)關(guān)迅速閱讀，快速把握其精神內(nèi)涵，高效地處理和落實(shí)。有些公文寫作人員為了顯示語言功力，大量鋪排華麗辭藻，刻意追求排比對(duì)仗，致使閱讀者難以領(lǐng)會(huì)其思想意圖，無法依文辦事，這就違背了發(fā)文初衷，導(dǎo)致事與愿違。

3 公文話語要嚴(yán)謹(jǐn)莊重

公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、約束性、強(qiáng)制性和執(zhí)行性決定了公文用語必須嚴(yán)謹(jǐn)莊重。嚴(yán)謹(jǐn)指的是公文語言含義確切，文句嚴(yán)整，遣詞用句分寸得當(dāng)，細(xì)致周密。莊重意指語言端莊，格調(diào)鄭重。只有莊重的語言才有助于表明發(fā)文者嚴(yán)正立場(chǎng)和嚴(yán)肅態(tài)度，從而對(duì)受文者的行為產(chǎn)生約束性、強(qiáng)制性影響。

進(jìn)入公文的詞語必須是規(guī)范的書面語，一般不得使用口語詞、方言詞、土話俗語，更不能使用生造詞。所用詞語必須有確切的含義，要特別注意分辨詞語的感情色彩，要仔細(xì)辨析語音語調(diào)對(duì)詞語意義的影響，準(zhǔn)確表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的立場(chǎng)和觀點(diǎn)，以提升公文的表達(dá)效果。同時(shí)，還要遵循語言法則，注意行文場(chǎng)合對(duì)公文風(fēng)格的要求，維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性；要按照公文的受文對(duì)象和地域的人情、地情選擇詞語，特別是向少數(shù)民族地區(qū)發(fā)文，要選擇符合其民族接受習(xí)慣和理解要求的詞語、句子，以更好地便于公文的理解和執(zhí)行。

4 公文話語要恰當(dāng)?shù)皿w

語言運(yùn)用的恰當(dāng)?shù)皿w對(duì)于公文寫作至關(guān)重要。恰當(dāng)?shù)皿w，即是要求公文用語必須符合公文文種的特點(diǎn)，符合公文的行文方向和行文關(guān)系。具體而言，上行文要使用尊重、謙恭的詞語，如敬請(qǐng)、懇請(qǐng)等，體現(xiàn)出下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重；下行文要使用明確、具體的詞語，如“認(rèn)真執(zhí)行”、“切實(shí)做好”、“迅速辦理”等，體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指示性、權(quán)威性；平行文要使用商量性、致意性詞語，語氣要平和，態(tài)度要誠懇，如承蒙、當(dāng)否、請(qǐng)予以支持、意見如何等，切忌使用命令式、告誡式語言，體現(xiàn)出平級(jí)單位之間溝通、商量工作的禮貌、協(xié)商、支持的禮貌性姿態(tài)。恰當(dāng)?shù)皿w的語言能夠使事情辦得更順利，更暢快，也有助于保持和維護(hù)單位之間和諧融洽的良好關(guān)系。

5 公文話語要非個(gè)人化

公文的公務(wù)性決定了它是用以解決單位公眾事務(wù)的文書。因此，公文的寫作者應(yīng)該站在單位的立場(chǎng)上審視問題，應(yīng)該從單位全局的視角去看待問題、部署工作。這就決定了公文寫作不是個(gè)性化寫作，寫作中不能顯示撰寫者個(gè)人的個(gè)性和風(fēng)格。公文寫作者要充分地意識(shí)到自己是一個(gè)單位的代言人，是代表單位在表達(dá)立場(chǎng)和觀點(diǎn)，反映的是單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理行為。這種“代言人”的寫作特點(diǎn)規(guī)定了我們公文寫作遣詞用語必須非個(gè)人化，要從個(gè)性化寫作中跳出來，樹立單位角色意識(shí)，從單位全局的高度，結(jié)合單位領(lǐng)導(dǎo)的意圖，起草撰寫公文。

總之，對(duì)于公文寫作而言，規(guī)范用語是關(guān)鍵。我們公文寫作者應(yīng)夯實(shí)自己的語言功底，加強(qiáng)文字功力的磨礪與錘煉，努力提高自己駕馭語言文字的能力，在具體寫作過程中于客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)短精煉、嚴(yán)謹(jǐn)莊重、恰當(dāng)?shù)皿w、非個(gè)人化用語上下足功夫，力爭(zhēng)寫出為領(lǐng)導(dǎo)決策出思路、出策略、出方法的精品力作，努力提高辦文辦事能力。

[1]姜英偉.古代公文寫作中的語言藝術(shù)[J].秘書工作，2010（11）

[2]陳安吉，顏一平.《文心雕龍》公文寫作理論之管窺[J].南京曉莊學(xué)院學(xué)報(bào)，2002（2）