對(duì)工程管理單位檔案工作的幾點(diǎn)思考

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163000)

1 檔案管理概況

目前，引嫩工程管理處綜合檔案室硬件設(shè)施基本完善，檔案裝具采用密集架，備有計(jì)算機(jī)、資料柜、碎紙機(jī)等設(shè)備，這些設(shè)備都非常有利于收集整理和處理檔案資料，編研目錄及管理檔案，提高檔案的利用率和利用效果。檔案室實(shí)現(xiàn)了“庫(kù)房、辦公、閱覽”三室分開(kāi)。我處也已經(jīng)晉升為國(guó)家二級(jí)檔案管理單位。隨著時(shí)代進(jìn)步，科技的發(fā)展，我處各項(xiàng)工作的發(fā)展，檔案室工作仍需要進(jìn)一步完善加強(qiáng)。

2 檔案管理工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)

第一，選擇適合我處發(fā)展的軟件。目前，我處仍然只習(xí)慣于手工檢索操作，工作效率不高。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，需要選擇那些適應(yīng)我處檔案室工作及發(fā)展的軟件。通過(guò)這些軟件能夠進(jìn)行檔案管理、接收、登記、處理、分發(fā)、傳閱過(guò)程記錄，進(jìn)行發(fā)文登記，歸檔錄入，檢索利用，借閱歸還登記等文檔處理全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。選擇檢索途徑廣泛的軟件，使之可根據(jù)工作人員的要求，可以將輸入的檔案項(xiàng)目自動(dòng)分別編成按日期、文件種類(lèi)、收發(fā)文字號(hào)、保管期限、密級(jí)等排序的目錄和索引，用多種方式輸出，以滿(mǎn)足利用者從各種途徑查找檔案的需要，從而可擺脫較復(fù)雜低效的手工檢索操作，從而大大提高檔案管理的利用效率。

第二，充分利用我處微機(jī)控制中心。我處微機(jī)控制中心已經(jīng)建成，管理處內(nèi)部已經(jīng)建成了局域網(wǎng)?？芍鸩綄?shí)現(xiàn)檔案室微機(jī)與微機(jī)控制中心聯(lián)網(wǎng)。可以把那些沒(méi)有密級(jí)的檔案?jìng)魃暇W(wǎng)，利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)我處網(wǎng)上信息交流，進(jìn)行網(wǎng)上查閱。文件資料在網(wǎng)上進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，大大方便工作的開(kāi)展，做到更全面、更高效、更快捷的工作。

3 實(shí)現(xiàn)管理人員現(xiàn)代化檔案資料縮微化

1)檔案管理人員需要現(xiàn)代化。隨著時(shí)代發(fā)展，檔案事業(yè)的逐步現(xiàn)代化，相應(yīng)地需要具有現(xiàn)代化知識(shí)與技能的檔案工作管理人員。檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，對(duì)復(fù)雜的信息進(jìn)行標(biāo)引、分類(lèi)和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，滿(mǎn)足單位的管理工作的需求。檔案人員需要通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、自學(xué)等方式提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，達(dá)到管理人員較高水平的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。檔案工作人員需要掌握較高的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉室藏，掌握較高的微機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。加強(qiáng)管理理論的學(xué)習(xí)，努力精通現(xiàn)代文獻(xiàn)檢索技術(shù)，提高管理利用水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。較全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及檔案標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。檔案工作人員進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供較高層次的檔案信息服務(wù)。作為檔案管理工作者要抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門(mén)既要注重具有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作人員，合理調(diào)整檔案工作者的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

2)檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)縮微化。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量的增多，檔案存貯空間會(huì)越來(lái)越狹小，實(shí)現(xiàn)檔案縮微化就勢(shì)在必行。這已經(jīng)成為近年來(lái)檔案存貯的發(fā)展方向，它不僅大大縮小存貯檔案的空間，而且對(duì)于用微機(jī)處理檔案信息創(chuàng)造了十分方便的條件，可以擴(kuò)大信息存貯量，提高檔案利用服務(wù)的自動(dòng)化水平。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，縮微技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。目前，檔案縮微工作已形成規(guī)模，檔案縮微管理工作已達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)?；?。隨著將來(lái)的高性能設(shè)備出現(xiàn)，多機(jī)體一體化的實(shí)現(xiàn)，檔案縮微工作也會(huì)進(jìn)一步得到完善提高。我處也應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況逐步開(kāi)展此項(xiàng)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

要實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)調(diào)整，必須制定好我處檔案管理的規(guī)劃。此規(guī)劃的制定，應(yīng)服從于我處的總體發(fā)展的規(guī)劃。在分析我處自身的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和論證，制定出可行的檔案管理規(guī)劃，建立有效的文件檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)我處發(fā)展的需要，為我處各項(xiàng)工作服務(wù)。