高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作研究

柳冬梅

(黑龍江省高速公路建設(shè)局)

0 引言

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料。它是項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案一方面描述記載了工程進(jìn)度情況，另一方面又是對(duì)工程質(zhì)量的書(shū)面監(jiān)督，它是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，也是對(duì)工作查考的憑證，還是科學(xué)研究的可靠資料。因此，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基本要求確保高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性與有效利用。

1 高速公路項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

(1)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，在工程科研、設(shè)計(jì)、施工等過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，包括工程設(shè)計(jì)、施工工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄和報(bào)告、試驗(yàn)測(cè)量等技術(shù)型工作，集中反映了公路工程專(zhuān)業(yè)的技術(shù)內(nèi)容和相關(guān)方法，具有鮮明的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識(shí)，而且要有工程方面的知識(shí)。

(2)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)。高速公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、招投，到施工、建成通車(chē)，最后竣工驗(yàn)收，歷時(shí)3年以上。建設(shè)手續(xù)要求完備，程序復(fù)雜，從資料形成到歸檔時(shí)間較長(zhǎng)。

(3)形成單位、部門(mén)多。在整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目中，要涉及到政府部門(mén)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)使用單位等，常常多達(dá)數(shù)十家。各參建單位要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項(xiàng)目文件形成、收集、整理、歸檔工作。

(4)載體多樣性。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質(zhì)檔案，還有聲像、實(shí)體、電子檔案等。

2 高速公路項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有足夠重視檔案管理工作。很多單位領(lǐng)導(dǎo)常常只重視工程建設(shè)的質(zhì)量、施工進(jìn)度、資金投入和生產(chǎn)安全，認(rèn)為檔案與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)，重不重視都無(wú)所謂。

(2)檔案工作與建設(shè)工作不同步。長(zhǎng)期以來(lái)，在建設(shè)項(xiàng)目中，一直存在著“重外輕內(nèi)”的思想，搶工期，抓進(jìn)度，重安全，往往忽視了對(duì)工程文檔產(chǎn)生過(guò)程的控制和管理，造成“內(nèi)外業(yè)不同步，內(nèi)業(yè)資料缺乏及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整性。

(3)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員不到位?？紤]到人員和經(jīng)費(fèi)等因素，許多工程項(xiàng)目單位沒(méi)有設(shè)立檔案專(zhuān)員以及專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，管理網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立，檔案室和相關(guān)設(shè)施設(shè)備缺乏，無(wú)法保障檔案的質(zhì)量、安全;還有些單位雖然成立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但未落實(shí)到具體工作中，形同虛設(shè)。

(4)檔案管理制度不健全，雖然一些單位建立了檔案資料管理方面的制度，但是檔案管理方法和操作流程不規(guī)范，制度不健全，無(wú)法保證資料整編有效開(kāi)展。主管單位的檔案管理部門(mén)沒(méi)有及時(shí)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，致使檔案資料不符合工程驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

(5)人員素質(zhì)有待提高。從實(shí)際情況看，對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專(zhuān)業(yè)方面的技術(shù)，還要要懂得檔案管理知識(shí)。在工程建設(shè)中，填寫(xiě)施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙及對(duì)資料的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)組卷、往來(lái)文件的歸檔等工作都需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，提高項(xiàng)目檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常必要的。

3 高速公路項(xiàng)目檔案的管理

(1)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)。建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等明確項(xiàng)目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)職責(zé)分工。建立與工程檔案編相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并完善內(nèi)部管理制度，建立健全工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)制定檔案管理制度。從制度上抓好工程資料的形成與管理，有效的管理制度可以使檔案管理系統(tǒng)、全面、真實(shí)、安全的進(jìn)行。檔案管理制度內(nèi)容廣泛，可以包括以下內(nèi)容：工作的目標(biāo)、性質(zhì)及管理體系;檔案的收集、整理和利用機(jī)制;檔案資料形成與歸檔部門(mén);檔案的收集范圍、分類(lèi)與保管期限。

(3)加強(qiáng)檔案人員的管理和培訓(xùn)。采用多種方式，對(duì)參建單位檔案人員和相關(guān)工程技術(shù)人員進(jìn)行分層次檔案管理、工程技術(shù)等培訓(xùn)，使檔案管理人員優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。使工程技術(shù)人員掌握檔案管理知識(shí)，注重現(xiàn)代管理理論和方法等知識(shí)的學(xué)習(xí)，全面提高自身素質(zhì)。增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，扎實(shí)工作，提高做好檔案工作的積極性和責(zé)任感。

(4)加強(qiáng)工程檔案安全性。工程項(xiàng)目檔案數(shù)量眾多，很多是紙質(zhì)的材料且多數(shù)為唯一的紙質(zhì)憑證。在傳遞過(guò)程和保管階段的保證檔案的安全是工程檔案管理的基本要求。提供設(shè)備、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)，組織人員，建立工程檔案的安全管理網(wǎng)絡(luò)，防止檔案的丟失、破損，確保檔案的安全。要定期、定人進(jìn)行檢查，杜絕安全事故的發(fā)生。

(5)建設(shè)單位加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格進(jìn)行竣工驗(yàn)收工作。從工程一開(kāi)始就嚴(yán)格要求，把工作做到前面，對(duì)工程檔案工作實(shí)行全過(guò)程跟蹤，了解工程進(jìn)展情況，主動(dòng)配合各參建單位。要積極督促配合相關(guān)單位對(duì)工程檔案的嚴(yán)格把關(guān)。工程建成通車(chē)后，要抓緊檔案的整理和編制工作，盡快通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，使項(xiàng)目檔案真正完整，為高速公路的管理提供有效的服務(wù)。嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)不符合要求的文件材料，一律不予驗(yàn)收。

4 結(jié)語(yǔ)

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的一項(xiàng)重要組成部分，做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，必須從項(xiàng)目建設(shè)前期，就要具備檔案管理意識(shí)，建章立制，構(gòu)建好管理網(wǎng)絡(luò)。提高各單位的管理水平和質(zhì)量意識(shí)，保證工程資料質(zhì)量，從而創(chuàng)造一流工程項(xiàng)目。以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

：

［1］李云峰.公路工程文檔管理實(shí)務(wù)［M］.人民交通出版社，2008：22-29.

［2］彭鹿.淺談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制與管理［J］.公路交通科技，2010：13-19.

［3］吳曉瓊.公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工程指南［M］.中國(guó)檔案出版社，2005：67-69.