新形勢下高校院系辦公室工作中溝通協(xié)調(diào)職能的探析*

莫韜(漳州師范學(xué)院化學(xué)與環(huán)境科學(xué)系，福建漳州363000)

新形勢下高校院系辦公室工作中溝通協(xié)調(diào)職能的探析*

莫韜
(漳州師范學(xué)院化學(xué)與環(huán)境科學(xué)系，福建漳州363000)

隨著高等教育事業(yè)改革的深入，高校管理權(quán)限下移，高校院系的建設(shè)和發(fā)展實(shí)現(xiàn)了其管理獨(dú)立性、規(guī)劃性，這對院系辦公室工作提出了更高層次的要求。溝通協(xié)調(diào)是院系辦公室的重要職能之一，也是院系辦公室人員綜合素質(zhì)的重要內(nèi)容?；谛滦蝿菹略合缔k公室管理工作的新特點(diǎn)，探討溝通協(xié)調(diào)的重要性、特征、作用和策略，對促進(jìn)院系辦公室管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)高?？沙掷m(xù)性發(fā)展具有十分重要的意義。

溝通協(xié)調(diào);重要作用;主要問題;策略

引言

隨著高等教育事業(yè)快速的發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，對高校各院系的工作效率和管理水平是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。在新形勢下，院系辦公室溝通、協(xié)調(diào)作用發(fā)揮的好與壞，直接關(guān)系到院系辦公室工作的質(zhì)量和效率。因此，具備良好的溝通協(xié)調(diào)技能，對促進(jìn)院系辦公室管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)高?？沙掷m(xù)性發(fā)展具有十分重要的意義。

一、新形勢下院系辦公室溝通協(xié)調(diào)的重要作用

1.溝通協(xié)調(diào)是催化劑。院系辦公室是校內(nèi)外各種信息匯集中心，為領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的戰(zhàn)略決策提供參考性和可靠性的依據(jù)。同時(shí)通過院系辦公室這一有效溝通的渠道，廣大師生也能進(jìn)行積極的信息表達(dá)和反饋，使領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)了解師生的合理化建議和思想動(dòng)態(tài)，從而在信息的傳遞互動(dòng)過程中增進(jìn)了解，形成共識，統(tǒng)一思想，為實(shí)現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)打好基礎(chǔ)。

2.溝通協(xié)調(diào)是潤滑劑。院系辦公室處在諸多矛盾的焦點(diǎn)，事務(wù)紛繁復(fù)雜。辦公室人員必須面對來自不同地域、不同學(xué)科、不同層次和不同類型的師生員工，由于不同的文化背景、生活閱歷，思考問題的角度也不一致，而產(chǎn)生誤會，造成關(guān)系緊張，矛盾激化，甚至對學(xué)校的發(fā)展帶來不利的影響。溝通協(xié)調(diào)有助于協(xié)調(diào)好高校不同部門不同系列之間、人與人之間的利益關(guān)系，消除誤解，減少分歧。

3.溝通協(xié)調(diào)是黏合劑。有利于改善人際關(guān)系，營造良好的辦公室環(huán)境，有利于激勵(lì)廣大師生職工工作熱情和創(chuàng)造力，增強(qiáng)團(tuán)體意識，使人與人的情感交流健康愉快，讓人在一個(gè)平等友愛、融洽相處的氛圍中感受到人生的美好、生活的幸福、工作的滿足，形成凝聚力，有效地提高管理工作的效能，為學(xué)校實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)提供了重要保障。

二、新形勢下院系辦公室溝通協(xié)調(diào)存在的主要問題

研究發(fā)現(xiàn)，溝通在人的社會生活中占有重要地位，人在生活中，大約有70%的時(shí)間都在進(jìn)行著各種各樣的溝通，只要有人的地方就有溝通。由于受人的思想觀點(diǎn)、文化水平、工作經(jīng)驗(yàn)等各種主觀因素的影響以及外界因素干擾，在溝通協(xié)調(diào)的過程中，信息往往容易丟失或被曲解，使得信息的傳遞不能發(fā)揮正常的作用。因此在院系辦公室的溝通協(xié)調(diào)中也存在有效溝通的問題，而影響有效溝通的障礙包括下列因素:

(一)組織結(jié)構(gòu)因素

盡管大學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大變化，但總體上仍是科層制結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在管理中，縱向溝通方面，因科層化思想影響大學(xué)管理者管理價(jià)值取向，行政命令式的正式溝通，必然導(dǎo)致強(qiáng)權(quán)過重，不利于反映普通師生員工的心聲;而下級向上級匯報(bào)時(shí)，經(jīng)常會有選擇地對信息進(jìn)行過濾，報(bào)喜不報(bào)憂，反饋與信息收集信息溝通常往往出現(xiàn)某些片面偏失現(xiàn)象。橫向溝通方面，隨著大學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)科日趨復(fù)雜，溝通對象變得越來越龐大，因同級各部門之間缺乏積極配合與協(xié)作意識，導(dǎo)致橫向溝通的協(xié)調(diào)性和內(nèi)聚力發(fā)揮不夠。

(二)文化因素

在我國高校院系行政人員中，真正學(xué)習(xí)行政管理專業(yè)或文秘專業(yè)的人員較少，院系辦公室人員大多數(shù)學(xué)歷不高，層次較低的現(xiàn)象十分普遍。隨著社會對人才的需求呈現(xiàn)出多層次、多規(guī)格態(tài)勢發(fā)展，高校聚集了來自不同背景、不同專業(yè)的各類人員。這樣相對于專業(yè)教師來說，形成了高層次高學(xué)歷的學(xué)術(shù)隊(duì)伍與低學(xué)歷層次的管理群體的反差，隔行之間的溝通猶如隔山般的阻礙。

(三)人際因素

人際因素主要包括溝通雙方的相互信任、信息來源的可靠程度和發(fā)送者與接受者之間的相似程度。溝通雙方的誠意和相互信任至關(guān)重要。良好的人際關(guān)系是有效溝通協(xié)調(diào)的基石，上下級之間的猜疑只會增加抵觸的情緒，減少坦率交談的機(jī)會，也就不可能進(jìn)行有效的溝通。

二、新形勢下院系辦公室溝通協(xié)調(diào)的策略

(一)院系辦公室溝通協(xié)調(diào)工作中要遵循的原則

1.人本管理原則

院系辦公室要堅(jiān)持“以人為本”、以“師生為本”思想，切實(shí)采取人性化的管理措施，樹立“管理即服務(wù)“的理念。凡事要換位思考，多交流、多溝通、多協(xié)調(diào)，求得共識，主動(dòng)為師生提供方便，積極為他們排憂解難;注重增進(jìn)部門之間、人與人之間的團(tuán)結(jié)，努力化解在工作中出現(xiàn)的矛盾和意見分歧，充分發(fā)揮好溝通協(xié)調(diào)的“催化劑”作用和“滅火劑”作用。

2.科學(xué)統(tǒng)籌原則

院系辦公室處于溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，與方方面面發(fā)生直接聯(lián)系，有大量的問題需要協(xié)調(diào)與解決。因此，院系辦公室的溝通協(xié)調(diào)要站在領(lǐng)導(dǎo)層的高度，綜合協(xié)調(diào)，既要有登高望遠(yuǎn)的宏觀協(xié)調(diào)，又要有事無巨細(xì)的微觀協(xié)調(diào);既要考慮局部性、特殊性問題，又要樹立全局觀念。在處理日常事物中，要堅(jiān)持科學(xué)統(tǒng)籌，分清輕重緩急，做到急事急辦，特事特辦，公事先辦，私事緩辦，確保辦公室工作忙而不亂，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(二)實(shí)現(xiàn)院系辦公室有效溝通協(xié)調(diào)的途徑和方法

1.強(qiáng)化服務(wù)意識，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系

服務(wù)是辦公室的立身之本，離開了服務(wù)，辦公室工作就會成為無源之水，無本之本。因此，院系辦公室工作人員要強(qiáng)化服務(wù)意識，把做好服務(wù)作為協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，從而高效率地為院系教學(xué)、科研、后勤等提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(1)上下關(guān)系。在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，院系辦公室人員要從單位全局出發(fā)，及時(shí)溝通信息，向基層師生員工多引導(dǎo)、多解釋，消除分歧和誤解，充分發(fā)揮好“催化劑”和“潤滑劑”的作用，使得政令暢通，下情上傳，從而切實(shí)提高整體工作效率。

(2)左右關(guān)系。在協(xié)調(diào)與機(jī)關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)工作時(shí)，院系辦公室人員要著眼大局，通過引導(dǎo)、勸說、啟發(fā)、激勵(lì)等方法，使協(xié)調(diào)對象識大體，惜全局，發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，不要在一些非原則性的問題斤斤計(jì)較，互諒互讓，化解矛盾，力求通過協(xié)調(diào)，統(tǒng)一思想，形成共識，確保工作落實(shí)到位。

(3)內(nèi)外關(guān)系。在對內(nèi)協(xié)調(diào)要做到榮辱與共，通力合作，在工作中，要承認(rèn)別人的價(jià)值，要多鼓勵(lì)表揚(yáng)，少批評指責(zé)，互諒互讓，避免不必要的爭論，避免扯皮和重復(fù)，減少摩擦和內(nèi)耗。在對外協(xié)調(diào)中，辦公室人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和有關(guān)規(guī)定策略性與各方溝通，做到態(tài)度積極熱情，以誠相待，推心置腹，相互尊重。通過互幫互助，互相支援，緊密配合建立友誼，為本單位營造良好外部環(huán)境。

2.抓住主要矛盾，提高溝通協(xié)調(diào)效率

高校院系辦公室工作事務(wù)紛繁復(fù)雜、千頭萬緒，所以做好辦公室協(xié)調(diào)工作一定要抓住主要矛盾，抓住問題關(guān)鍵，協(xié)調(diào)要有計(jì)劃、有重點(diǎn)。就利益關(guān)系而言，整體利益要高于局部利益。當(dāng)局部利益與整體利益發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)牢牢把握全局，根據(jù)局部在全局中的地位與作用，及其實(shí)際情況，不忽視局部利益，即抓“大”而不放“小”。同時(shí)，辦公室人員還要提倡一種雷厲風(fēng)行的辦事風(fēng)格，對于確定下來的工作任務(wù)，迅速執(zhí)行，全面落實(shí)，堅(jiān)決杜絕辦事拖拉現(xiàn)象。協(xié)調(diào)工作必須按照規(guī)定程序和政策去做，有序進(jìn)行，按序辦事但又不能完全拘泥于固定程序，對于那些緊急事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，尤其是處理臨時(shí)性、突發(fā)性的事件，要能打破思維定勢，在不違背原則的前提下，做到急事急辦，高效高質(zhì)完成任務(wù)。

3.加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高溝通協(xié)調(diào)技能

高校的首要任務(wù)就是育人，若不重視自身綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提高，將直接影響到院系辦公室的工作質(zhì)量和管理水平。

(1)政治思想素質(zhì)的培養(yǎng)

溝通協(xié)調(diào)的活動(dòng)具有較高的政策性。因此，院系辦公室人員要有堅(jiān)定的政治立場，掌握學(xué)校的各種政策，及時(shí)收集、了解各相關(guān)院系的基本情況和社會對本院系的需求。高等教育改革正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，緊縮辦事機(jī)構(gòu)和編制，辦公室人少事多，這就要求辦公室人員具有全心全意為廣大師生服務(wù)的思想，具備高尚的道德情操和良好的職業(yè)素養(yǎng)，要大力弘揚(yáng)不怕吃苦、不怕受氣、不怕吃虧的“三不怕”精神;要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不斷提高管理的理論水平和實(shí)踐能力，說好每一句話，辦好每一件事，提高工作的效率和質(zhì)量。

(2)心理素質(zhì)的培養(yǎng)

院系辦公室工作面廣，事務(wù)雜，緊急情況多，更容易成為諸多矛盾的焦點(diǎn)。因此，辦公室人員必須具有良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。首先要有健康的身體作保證，始終以飽滿的精力投入工作。其次是平等待人，大事講原則，小事講風(fēng)格。當(dāng)工作中被誤解或傷害時(shí)，避免消極因素，不受其他因素所干擾，卻要把工作做得更細(xì)、更好。再次是心胸要寬闊，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，尤其是在對方明顯不講理的情況下，一定要注意良好的職業(yè)形象，尋找理想解決問題的辦法。

(3)業(yè)務(wù)能力素質(zhì)的培養(yǎng)

院辦公室工作綜合性強(qiáng)，在知識結(jié)構(gòu)上，應(yīng)兼有文、理、工專業(yè)的人才，這就要求辦公室人員既要當(dāng)“專家”、又要是“通才”。首先要有扎實(shí)的文化基礎(chǔ)知識和相關(guān)的專業(yè)知識，熟悉本院系專業(yè)、各學(xué)科的特色和發(fā)展方向。其次要有專業(yè)管理知識，辦公室人員既要懂得管理學(xué)的知識，又要掌握現(xiàn)代化科學(xué)管理方法。在實(shí)踐工作中，經(jīng)常會碰到一些難以把握的問題、不明確的任務(wù)或有爭議的意見，要以大局為重，堅(jiān)持原則性和靈活性統(tǒng)一，求大同存小異，注意發(fā)揮各方面的積極性，提高辦事速度和工作效率。再次要有良好的團(tuán)隊(duì)精神，在院系辦公室管理工作中，辦公室主任必須廉潔奉公，努力營造良好的辦公室環(huán)境，以事業(yè)為重，用人唯能，最大限度地發(fā)揮人之所長，各盡其才，充分發(fā)揮每個(gè)辦公室人員的積極性和創(chuàng)造性，形成良好的團(tuán)隊(duì)合力。

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