高校檔案服務(wù)與利用的創(chuàng)新*

范玲莉

(皖南醫(yī)學(xué)院，安徽 蕪湖 241002)

高校檔案服務(wù)與利用的創(chuàng)新*

范玲莉

(皖南醫(yī)學(xué)院，安徽 蕪湖 241002)

文章從高校檔案服務(wù)和利用現(xiàn)狀中存在的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后、檔案開發(fā)意識不高、服務(wù)方式單一、管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等弊端入手，分析了其存在的深層次原因，并從提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、建立管理理念、創(chuàng)新利用方式、提高服務(wù)水平等方面提出提高高校檔案利用效果的新思路。

高校檔案管理利用

檔案工作是高校工作的重要組成部分，高校檔案儲備著教學(xué)科研中富有價值的資源和信息，記載著學(xué)校建設(shè)發(fā)展史，在高校人才培養(yǎng)、知識貢獻(xiàn)和傳承文明等方面發(fā)揮著不可替代的作用。相對于高校其他活動載體，檔案工作環(huán)境相對封閉、競爭意識缺乏、開發(fā)利用機(jī)制不健全，導(dǎo)致高校檔案服務(wù)沒有真正發(fā)揮水平和效果。隨著高等教育改革不斷深入，高校檔案的作用更為凸現(xiàn)，如何在服務(wù)與利用上進(jìn)行創(chuàng)新，更好地發(fā)揮檔案的作用，是高校檔案工作研究領(lǐng)域的一個新課題。

一、高校檔案服務(wù)與利用現(xiàn)狀和存在的問題

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是衡量高校管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的綜合效益和整體風(fēng)貌。然而由于種種原因，缺少競爭的工作機(jī)制，部分高校檔案管理方式比較傳統(tǒng)和落后，沒能充分利用信息化手段，多數(shù)高校的檔案利用率不高，許多珍貴的檔案資料并沒有體現(xiàn)出它的價值。就現(xiàn)階段檔案服務(wù)觀念、內(nèi)容、方式和手段以及檔案工作人員素質(zhì)等方面存在的問題突出表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):

1.高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。隨著高等教育的快速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的經(jīng)費(fèi)大都投入到教學(xué)科研和畢業(yè)生就業(yè)等中心工作上，對于檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作投入力度較小，有的甚至多少年都不更新或是改善基礎(chǔ)設(shè)施，這些都直接造成一部分檔案庫房面積較小、設(shè)備老化，檔案保管存在一定隱患。

2.檔案開發(fā)意識被動。長期以來，檔案工作人員對檔案以藏為主，重藏輕用，認(rèn)為檔案工作人員的職責(zé)就是抄抄寫寫、收藏保管等事務(wù)性工作，利用者需要什么檔案，就提供什么檔案，只要“守好攤”，資料不丟失，不泄密，有著一套查找程序即可。

3.服務(wù)方式陳舊?！案咝n案工作提供的服務(wù)內(nèi)容大多數(shù)是原始的檔案信息，缺乏對檔案信息的深度開發(fā)加工，無法滿足特定的服務(wù)對象”，［1］有的檔案信息不能及時上網(wǎng)，導(dǎo)致許多有價值的檔案，特別是校院史料檔案，長期沉睡在庫房，處于蒙塵狀態(tài)，沒有體現(xiàn)出它的利用價值。加上編研力量薄弱，只是對室(館)存檔案的一般性匯集，對高校歷史信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，沒有進(jìn)行歸納和分析，以及進(jìn)一步研究，因此在服務(wù)教學(xué)、科研和管理的水平上層次較低，檔案作用不能充分發(fā)揮。

4.高校檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員變動頻繁，影響到檔案工作的連續(xù)性、漸進(jìn)性，成為制約高校檔案工作順利開展的一大重要因素?！霸诟咝W(xué)生和教師是主體，檔案管理人員是為教學(xué)、學(xué)生和行政管理服務(wù)的，而檔案管理又是一個專業(yè)性較強(qiáng)的工作，沒有專門知識、技能難以勝任?！保?］現(xiàn)在一個普遍現(xiàn)象是，高校中檔案系列職稱和教師職稱待遇、工作時間有所區(qū)別，同時受工作性質(zhì)限制，檔案工作人員上下班時間自己難以控制，隨叫隨到，再加上檔案工作人員室內(nèi)工作時間長，與外界接觸不多，在晉升方面受到一定局限，這些都會導(dǎo)致檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案技術(shù)人員流失。事實(shí)表明，如果不穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)，檔案事業(yè)的發(fā)展與檔案功能的發(fā)揮將受到很大制約。

5.高校檔案基礎(chǔ)薄弱。館藏貧乏，檔案門類單一，所藏檔案沒有突出學(xué)校特色，質(zhì)量不高，結(jié)構(gòu)不合理，不能完整地反映學(xué)校的發(fā)展過程和全貌。另外，當(dāng)今社會計算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響。隨著辦公自動化進(jìn)程的加快，大量的信息管理技術(shù)和手段已應(yīng)用到檔案管理中來，方便、快捷、高效、易于保存與管理，檔案基礎(chǔ)設(shè)施需從新的領(lǐng)域進(jìn)行開發(fā)和建設(shè)。

二、高校檔案服務(wù)與利用創(chuàng)新的必要性

高校檔案與高校的緣起和發(fā)展同步，記錄和見證著高校的發(fā)展，伴隨著學(xué)校的發(fā)展不斷豐富，因此高校檔案管理伴隨著高等教育的快速發(fā)展面臨著新的形勢要求，要在管理技術(shù)、操作手段、服務(wù)方式以及檔案工作者觀念革新等方面需要創(chuàng)新，要抓住機(jī)遇，認(rèn)真總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在觀念上、體制上、管理上、服務(wù)上進(jìn)行改革，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平。

三、高校檔案服務(wù)與利用創(chuàng)新舉措

高校擋案工作者需要努力在檔案工作觀念、檔案工作機(jī)制、檔案服務(wù)形式和內(nèi)容、檔案工作服務(wù)手段，把高校檔案工作提高到一個新的水平。

1.在服務(wù)和利用上創(chuàng)新。高校檔案工作者要以創(chuàng)新和積極探索的精神，與時俱進(jìn)，在服務(wù)和利用上創(chuàng)新，更好地為高校教學(xué)、科研及管理工作服務(wù)。檔案作用一是留存，二是服務(wù)，留存最終還是服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展，只有不斷地創(chuàng)新服務(wù)，才能把“死檔”變成“活檔”。檔案工作才能有朝氣和活力。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)?！皩?shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新服務(wù)，離不開高素質(zhì)高水平的創(chuàng)新人才團(tuán)隊(duì)?！保?］信息時代對高校檔案工作人員提出了更高的要求，要有一支精良的、較高綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。只有具備全面的知識，積極主動地創(chuàng)新服務(wù)手段，拓展服務(wù)領(lǐng)域，主動向校內(nèi)外提供大量準(zhǔn)確的信息，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)抉擇、教學(xué)科研以及各類咨詢服務(wù)，檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益才能實(shí)現(xiàn)。

3.提高檔案服務(wù)水平。檔案的數(shù)量和質(zhì)量在一定程度上反映了一個單位的管理水平、發(fā)展記憶和文化存留。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是加快學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是學(xué)校提高檔案服務(wù)水平的必由之路。通過檔案信息化建設(shè)，不僅使檔案管理者可以通過計算機(jī)直接管理、檢索檔案，而且可以采用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?，使更多利用者可以在更大空間和范圍內(nèi)方便地查詢、利用檔案，更好地發(fā)揮檔案價值。

4.不斷改進(jìn)工作理念。檔案管理著在工作中樹立什么樣的理念決定檔案工作水平的高低。如果從工作伊始就把服務(wù)作為首要工作理念，樹立“以人為本”思想，那么檔案的服務(wù)性就會充分體現(xiàn)出來。工作理念的改進(jìn)會帶來工作方式的改進(jìn)，進(jìn)一步會導(dǎo)致工作內(nèi)容的改進(jìn)。如果在工作中，我們堅持以人為本，那么在工作方式上將會變傳統(tǒng)為現(xiàn)代、變被動為主動、邊落后為先進(jìn)，因此改進(jìn)工作理念尤為重要?！霸跈n案提供利用服務(wù)的方式上要改變‘等客上門’的固定時間、固定地點(diǎn)的被動服務(wù)方式，開展多渠道、多層次的綜合服務(wù)。要主動了解各部門和教師、學(xué)生對檔案的利用要求，采取上門服務(wù)、咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。”［3］

5.樹立“品牌”意識。檔案工作要做出成效，就應(yīng)創(chuàng)新，建設(shè)自身的特色，樹立“品牌”檔案管理，創(chuàng)造出自己的“特色”檔案，“精品”檔案，“名牌”檔案 。高校檔案管理工作要從高校檔案工作創(chuàng)新的落腳點(diǎn)即服務(wù)與創(chuàng)新上下功夫。高校的差異性決定了檔案的差異性，不同特色的高校會有著不同特色的檔案。在部分高校當(dāng)中，會根據(jù)學(xué)校專業(yè)特點(diǎn)，開辟出榮譽(yù)檔案、醫(yī)學(xué)標(biāo)本檔案、圖片檔案等實(shí)體檔案館，發(fā)揮檔案在教育教學(xué)中的作用。校史館從某種意義上來說也是檔案服務(wù)的一種比較行之有效的方式。建設(shè)好校史館可以打造一個局部“品牌”，校史館的設(shè)計和內(nèi)容反映了一個學(xué)校的發(fā)展和特色，對教書育人起著非常重要的意義。

6.改變服務(wù)方式。隨著信息時代和知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，高校檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極開展多渠道多形式的服務(wù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要抓好檔案的深層次開發(fā)，更重要的是將檔案信息進(jìn)行一次加工、二次加工甚至三次加工，直接服務(wù)于教學(xué)、科研，并能有效地將編研成果推向社會，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)利益，從而提高檔案工作的自身價值。

7.拓展業(yè)務(wù)檔案服務(wù)領(lǐng)域。高校的檔案工作應(yīng)緊緊圍繞學(xué)校的改革與發(fā)展，通過服務(wù)教學(xué)、科研，拓展業(yè)務(wù)檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案服務(wù)水平。檔案部門教學(xué)、科研檔案非常豐富，教學(xué)科研文化知識資源不容忽視。在高校，可通過舉辦教學(xué)科研成果展、學(xué)校名師事跡報告、發(fā)展成果展等方式，加強(qiáng)師生教育，加深師生對學(xué)校的了解，促進(jìn)師生工作和學(xué)習(xí)。高校的檔案工作要做到，高等教育的改革發(fā)展延伸到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

8.穩(wěn)定高校兼職檔案員隊(duì)伍?！案咝n案是在教學(xué)、科研、基建、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄，這些檔案的收集、整理、立卷要依靠各部門的兼職檔案員，如果離開他們，高校檔案工作將失去有力的基礎(chǔ)?！保?］可以說，在高校，專職檔案員和兼職檔案員作用同等重要。兼職檔案員有自己的優(yōu)勢，他們對于檔案內(nèi)容比較熟悉，歸檔起來輕車熟路，因此，穩(wěn)定高校兼職檔案員隊(duì)伍，加強(qiáng)對兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于檔案工作發(fā)展。兼職檔案員可以納入檔案工作人員管理隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中，選擇有文化理論水平高，有接受新知識、新事物的基礎(chǔ)和能力的人才。同時，要加強(qiáng)對兼職檔案員的專業(yè)知識培訓(xùn)，緊跟時代發(fā)展步伐，為適應(yīng)新時期檔案工作崗位發(fā)展造就一專多能型人才。

9.建立檔案工作競爭和激勵機(jī)制。有效的競爭和激勵機(jī)制是個人不懈奮斗的最大動力。在用人方面要樹立新的觀念，首先合理確定人員編制和結(jié)構(gòu)，實(shí)行競聘上崗，對工作突出、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員打破年齡、級別限制，優(yōu)先錄用，為檔案人員創(chuàng)造公平競爭和施展才華的舞臺。其次實(shí)行績效激勵機(jī)制，探索有效的分配機(jī)制，把工作人員的切身利益與檔案工作成效掛鉤。第三，與個人綜合考核掛鉤，作為日后升職、晉升的重要參考依據(jù)。只有建立一套行之有效的檔案工作競爭和激勵機(jī)制，檔案工作才會有新的發(fā)展態(tài)勢，呈現(xiàn)新的面貌。

高校檔案記載著學(xué)校廣大師生員工的心血和汗水，反映著大家的勞動成果，凝結(jié)著集體的智慧，是社會的寶貴財富。檔案利用工作歷來是檔案工作的根本目的和出發(fā)點(diǎn)，檔案只有充分利用了才能顯示出其彌足珍貴的價值。新形勢下，創(chuàng)新檔案利用方式，讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值功在當(dāng)今，利在千秋。檔案工作者應(yīng)不辱使命，積極探索，開拓進(jìn)取，為實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)新的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

［1］王永平.高校檔案利用服務(wù)中存在的問題與對策［J］.黑龍江檔案，2005，(1):40 ～41.

［2］戴秀文.與時俱進(jìn)做好高校檔案管理工作［J］.邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2010，(6):181 ～182.

［3］陳遠(yuǎn)東.對高校檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的思考［J］.黑龍江史志，2009，(1).

［4］王團(tuán).淺談高校檔案信息資源的有效開發(fā)利用［J］.檔案人語，2010，(4):57 ～58.

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