ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的發(fā)展

朱小雪 邢云翮

(山東省專利保護技術鑒定中心，山東 濟南250012)

會計信息系統(tǒng)(Accounting Information Systems)是指利用信息技術對會計信息進行收集、存儲、處理和傳遞，完成會計核算工作，并能提供會計所需管理、分析、決策輔助信息的人機系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)包括兩部分內容:一是對會計信息的處理，以完成核算任務;二是提供輔助信息用于協(xié)助管理和決策。從演變歷程來看，可將會計信息系統(tǒng)劃分為電子數(shù)據處理、會計電算化、會計信息系統(tǒng)成型和基于ERP 環(huán)境下的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)四個階段。

一、會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程

(一)電子數(shù)據處理階段

20 世紀50年代會計信息系統(tǒng)開始出現(xiàn)，最初是電子數(shù)據處理階段。電子數(shù)據處理階段主要是利用計算機協(xié)助進行會計數(shù)據的計算，數(shù)據不能單獨使用，不能夠離開相應程序而被其他的程序所調用，在這一階段數(shù)據庫技術還沒有出現(xiàn)，僅僅是代替人工進行給定數(shù)據的計算而已。電子數(shù)據處理階段是會計電算化的初始形態(tài)，僅僅說明計算機技術已經初步涉入會計信息處理領域。

(二)會計電算化階段

自1979年開始，會計信息系統(tǒng)進入了會計電算化階段，這一階段會計電算化被詮釋為會計工作的計算機化，主要指財務會計的電算化，而決策會計的電算化和管理會計的電算化還沒有涉及。我國會計的電算化，主要解決的是以計算機代替手工記賬、算賬、報賬和用賬等問題。經過30 多年的發(fā)展，會計電算化推動了我國財務會計事業(yè)的發(fā)展。而隨著市場經濟的高速發(fā)展以及現(xiàn)代金融、證券、保險和期貨等金融衍生工具的出現(xiàn)，企業(yè)已經不是單純的生產經營單位，投資、融資和資本運作以及集團的內部財務資金管理也越來越重要，企業(yè)為設計應用解決方案，“會計信息化”一詞應運而生。

(三)會計信息系統(tǒng)的成型階段

會計信息系統(tǒng)還包含財務信息系統(tǒng)和整個管理信息系統(tǒng)的對接和融合過程，以及對會計信息開發(fā)和利用的延伸。

通過會計信息化與會計電算化的對比來理解成型階段的會計信息系統(tǒng)。一方面，會計信息化與會計電算化在所處環(huán)境上的區(qū)別:由于網絡以及以電子商務為代表的網絡經濟的迅速蔓延，使會計所處的環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，這些變化可以總結為即時化、網絡化、無紙化、管理一體化和信息集成化，客觀上提供了實現(xiàn)會計信息化的條件，沒有信息化的環(huán)境，會計也只能搞“電算化”。另一方面，會計信息化與會計電算化在其內涵上的區(qū)別:在當時的宏觀經濟條件下，“會計電算化”主要是圍繞記賬憑證、賬本和會計報表進行設計和研發(fā)，會計電算化處于一種單純模仿傳統(tǒng)手工會計賬表的狀態(tài)，而且自成系統(tǒng)，所提供的會計信息與整個企業(yè)的信息系統(tǒng)處于被割裂的狀態(tài)，出現(xiàn)了“孤島現(xiàn)象”。而此時的會計信息系統(tǒng)也只局限在會計核算上。

(四)基于ERP 環(huán)境下的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)

ERP 是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計劃)的簡寫。是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP 系統(tǒng)集信息技術與先進的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，它整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據、人力物力財力、計算機軟硬件及通訊、網絡技術在內的一體化的企業(yè)管理系統(tǒng)，而會計信息系統(tǒng)則是其中最為重要的子系統(tǒng)。

二、ERP 環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)

(一)與ERP 下的其他子系統(tǒng)完全融合

同ERP 中的其他模塊一樣，會計信息系統(tǒng)已經完全融入到ERP 當中，而不僅僅是其中的會計信息系統(tǒng)子模塊。以產品的銷售為例，產品銷售之后，營銷人員便會將此記錄在電腦中，產品銷售之后庫存產品減少、應收款增加等事件便錄入數(shù)據庫中，這時當會計部門需要這些數(shù)據時便會直接從數(shù)據庫中讀取，而不是營銷人員為會計部門提供。這時的會計模塊未全部儲存在會計信息系統(tǒng)子模塊當中，比如盈利分析可能會被放到銷售模塊當中，使銷售人員能夠盡快得到銷售信息。

(二)自動化程度高

會計中的許多業(yè)務處理都具有固定的模式或者機械地重復進行，而這些工作正是計算機所擅長的。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)一般的設計工作僅僅是模仿手工記賬，雖然是通過電腦處理，卻并沒有給會計人員帶來多少自動化的便利，原始憑證一般為紙制，記賬憑證通常由會計人員錄入系統(tǒng)，之后的記賬、生成報表才體現(xiàn)了計算機的自動化特點。而ERP 是將企業(yè)中的各種資源都匯集到ERP當中，原始憑證被相關部門人員錄入之后，會計部門不必再由自己生成記賬憑證，計算機會通過讀取數(shù)據庫原始憑證相關數(shù)據生成記賬憑證。企業(yè)之間的交流也可以通過標準的數(shù)據接口傳送得到原始憑證，在數(shù)據庫中記錄相應的信息，然后根據這些信息生成各種報表，支持企業(yè)的分析決策。

(三)信息提供靈活多樣

會計的最終目標是提供信息，為政府提供稅收信息，為投資者提供決定企業(yè)發(fā)展的信息，為管理者提供進行決策的相關信息，為員工提供工資、福利待遇信息等。然而傳統(tǒng)會計卻僅僅提供資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及其附注等信息，由于精力的限制，過程的復雜多變，很難再提供其他的信息，所以形成了會計人員努力的工作，而管理層在決策時卻常常需要自己主觀臆斷，傳統(tǒng)會計不得不成為企業(yè)的“外部會計”、“財務會計”的局面。而在ERP 中，這種格局得到了明顯的改善，企業(yè)進行決策時，管理人員不必再主觀臆斷，管理層在決策時，會計人員可以提供穿透報表，得出分析結論。

三、ERP 環(huán)境對企業(yè)會計信息系統(tǒng)的影響

會計信息系統(tǒng)是一個面向企業(yè)價值信息的信息系統(tǒng)，是以收集、處理和提供信息為目標的系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有收集、輸入、存儲和處理數(shù)據;管理、控制信息以及向信息的使用者報告信息的結構。ERP 作為企業(yè)的基本信息環(huán)境，對會計信息輸入、處理和輸出等環(huán)節(jié)產生了重大的影響。

(一)ERP 環(huán)境對會計信息錄入的影響

1. 搜集信息的目標區(qū)域顯著增大。ERP 系統(tǒng)對于財務信息的記錄更為詳實，不僅要記錄科目、日期、賬戶余額，還要記錄發(fā)生地點、涉及到的資源、參與者等更多的數(shù)據資料，業(yè)務處理系統(tǒng)首先進行上述數(shù)據的采集，然后再通過會計信息系統(tǒng)的數(shù)據篩選和數(shù)據共享，用于滿足財務管理的信息需求。ERP 系統(tǒng)最明顯的特征就是集成業(yè)務信息和財務信息，實行日常業(yè)務和財務工作的一體化管理，企業(yè)中的全部業(yè)務活動的數(shù)據，包括財務信息數(shù)據和非財務信息數(shù)據都是ERP 系統(tǒng)采集的目標。

2. 錄入信息的質量進一步優(yōu)化。ERP 系統(tǒng)采用集成化的管理方式，企業(yè)基礎管理水平得到了提升，進而使基礎信息質量進一步提高。信息的采集方式得到優(yōu)化:ERP 環(huán)境下的信息是由各部門一次采集完成，之后將其存儲在數(shù)據服務器中，供企業(yè)各個業(yè)務部門使用。因此，信息的完整性、一致性較好;同時，由于ERP 系統(tǒng)的集成性特點，信息的采集與傳遞自動化程度高，人為干預較少，信息的準確性得到了較大幅度的提高。信息采集的時效性更強:ERP 環(huán)境下能實現(xiàn)信息的實時采集，實時處理、存儲和傳輸，會計部門也可以直接從ERP 系統(tǒng)中提取所需數(shù)據，按照會計事項的定義來確認、計量、報告業(yè)務活動的發(fā)生情況，大大提高會計信息的及時性。

(二)ERP 對會計信息處理的影響

1. 自動化生產會計憑證。ERP 環(huán)境下會計人員不用編寫全部會計憑證，各部門工作人員在承擔各自工作的同時，ERP 系統(tǒng)會根據預先的設置安排，先由有關業(yè)務人員完成相應的業(yè)務憑證的填制工作，再傳輸?shù)綍嬓畔⑾到y(tǒng)中，由會計信息系統(tǒng)自動生成會計憑證。會計人員只是對自動生成的會計憑證進行審核，如果發(fā)現(xiàn)有錯誤，則通知原業(yè)務部門的有關人員對錯誤憑證更正或者重做。至于款項的收、付等其他業(yè)務的會計憑證則仍由會計人員進行手工編制。

2. 會計信息系統(tǒng)的過程控制環(huán)節(jié)被提上日程。ERP環(huán)境強調會計核算和業(yè)務處理的整合，利用集成化的信息系統(tǒng)實現(xiàn)迅速、雙向的信息溝通。一方面，各個業(yè)務部門在業(yè)務處理的過程中實時進行業(yè)務信息的采集，自動生成相應的會計核算信息;另一方面，會計信息系統(tǒng)通過執(zhí)行處理和控制規(guī)則，實時對業(yè)務的經濟性、合理性進行監(jiān)測，從而使會計信息系統(tǒng)具有過程控制的功能。

3. 財務決策支持功能得以優(yōu)化。ERP 環(huán)境下，會計信息系統(tǒng)可以方便地搜集到企業(yè)內部相關業(yè)務信息以及市場、關聯(lián)企業(yè)、競爭對手等方面的信息，因此事前計劃與預測能夠順利進行。如果現(xiàn)有的財務決策模型和業(yè)務綜合信息能夠得到進一步運用，財務決策的支持系統(tǒng)就很容易建立起來，財務決策支持功能可以協(xié)助管理者解決半結構化或非結構化的問題。

(三)ERP 對會計信息輸出的影響

1. 會計信息輸出的形式多樣化。ERP 系統(tǒng)是企業(yè)之間的信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)本企業(yè)，甚至是數(shù)個合作企業(yè)范圍內的信息集成和共享，因此，為了迎合會計系統(tǒng)的信息用戶分散化、多樣化的特點，會計信息系統(tǒng)的輸出形式也不能一成不變，多樣化的要求被提出。在ERP 環(huán)境中，會計數(shù)據多數(shù)以初始的、沒有經過加工處理的方式存放，在需要數(shù)據輸出時就可以根據用戶的信息需求，任意組合數(shù)據，準確地輸出會計信息。

2. 會計信息輸出內容多樣化。ERP 環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)和一般的會計電算化系統(tǒng)具有很大的差異性，企業(yè)所有的經濟業(yè)務都隸屬于ERP 環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)，在ERP 環(huán)境下所有子系統(tǒng)之間彼此關聯(lián)，因此，ERP 環(huán)境下會計信息系統(tǒng)輸出的內容決不僅僅是會計核算信息，輸出更多的信息是用來滿足不同客戶處理經濟業(yè)務以及輔助企業(yè)進行決策制定。

四、ERP 環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

分析比較會計信息系統(tǒng)的整個演變歷程，會計信息系統(tǒng)的設計理念和運作形式的變化都是由企業(yè)外部宏觀環(huán)境、內部競爭環(huán)境、外部競爭環(huán)境、信息環(huán)境的每一次重大改變導致的，ERP 環(huán)境的引入當然也不例外，并且ERP 代表了新的經營理念和管理運作模式，對會計信息系統(tǒng)發(fā)展趨勢的影響作用重大。

(一)會計信息系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)的融會貫通

當今社會的會計信息系統(tǒng)大多是獨立的系統(tǒng)，隸屬于財會部門，與其他部門的信息系統(tǒng)互不相容，獨立運作，雖然企業(yè)中設有聯(lián)機系統(tǒng)可以把各部門的信息綜合在一起，但由于各個信息系統(tǒng)的設計邏輯并不一致，其他業(yè)務部門提供的經濟數(shù)據資料只能影響到企業(yè)資產、負債和所有者權益，而市場、合作伙伴、競爭對手等方面的信息很少提供。這一局面的存在使企業(yè)會計信息系統(tǒng)的功能擴展受到了很大的牽制，會計信息系統(tǒng)就無法肩負起有效的事前計劃和事中控制。ERP 系統(tǒng)通過BPR(Business Process Reengineering)即業(yè)務流程重組全面地改造企業(yè)的業(yè)務流程，使企業(yè)的物流、信息流、業(yè)務流、資金流整合為一體，實現(xiàn)財務處理和業(yè)務處理在邏輯上的統(tǒng)一。因此，會計信息系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)融合是歷史發(fā)展的必然，會計信息系統(tǒng)由最初的部門級的信息系統(tǒng)上升為企業(yè)級的信息系統(tǒng)。

(二)采用開放式架構，全面支持電子商務

企業(yè)之間的信息交流和應用納入ERP 環(huán)境的會計信息系統(tǒng)考慮范圍之內，全方位、立體化地洞察了系統(tǒng)的開放性。包括對各種網絡協(xié)議、網絡平臺、公共軟件接口、數(shù)據庫、語言等的適用性。只有具備了專業(yè)化、精細化和智能化的開放體系，才能適應互聯(lián)網的迅猛發(fā)展，不被社會發(fā)展潮流所淹沒，才能很好地支持電子商務的應用。通過基于供應鏈管理理念的ERP 系統(tǒng)，新的會計信息系統(tǒng)將企業(yè)的傳統(tǒng)業(yè)務和電子商務聯(lián)接起來，使會計信息系統(tǒng)成為整個交易鏈的中樞環(huán)節(jié)。

(三)滿足企業(yè)國際化發(fā)展潮流的需要

當今社會，世界各國經濟發(fā)展越來越緊密地聯(lián)系在一起，經濟一體化的發(fā)展使得企業(yè)可以在世界上任何一個地方進行生產經營或者投資活動，而企業(yè)的債權人、股東、客戶、銀行、供應商等也都可能來自世界上不同國家或者經濟體。因此，這就要求ERP 管理模式下的會計信息系統(tǒng)能夠支持多國和國際會計準則，為分布在世界各地的投資者、分支機構、客戶等提供一個統(tǒng)一的財務管理和會計核算平臺，具有多種語言、多種幣種的會計處理能力，支持各種貨幣間的轉換以及多國會計實體財務報表的合并，提供具有國際可比性的財務信息，滿足企業(yè)國際化生產經營的需要。

基于ERP 環(huán)境的會計信息系統(tǒng)集先進的信息技術與管理思想于一體，反映時代對企業(yè)合理調配資源及創(chuàng)造社會財富最大化的要求，將是未來企業(yè)財務信息化的必由之路。

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