高校檔案建設(shè)面臨的問題與解決策略

劉林青

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設(shè)面臨的問題與解決策略

劉林青

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

檔案建設(shè)是高校發(fā)展過程中必須加強(qiáng)的一項(xiàng)工作.《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展、高校檔案建設(shè)提出了較高的要求.信息化，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案建設(shè)的重點(diǎn)；教育教學(xué)檔案建設(shè)的完善，也是高校檔案建設(shè)的重中之重；從業(yè)人員和管理部門的整體素質(zhì)，就成為高校檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急.本文作者就如何更好地開展高校檔案建設(shè)，完善高校教學(xué)檔案的管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，提出了自己的意見.

高等院校；檔案建設(shè)；面臨問題；解決策略

自以1989年10月發(fā)布的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱原《管理辦法》）為基礎(chǔ)修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱新《管理辦法》）發(fā)布以來，高等學(xué)校檔案建設(shè)在定義、適用范圍等方面有了新的論變化，對管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，為提升高等學(xué)校檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發(fā)展提供了制度保障.特別是對在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富的高校教學(xué)檔案建設(shè)更是提出了明確的目標(biāo)，突出了反映高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志的教學(xué)檔案建設(shè)，并且對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理提供了制度性的重要保障.但是，自高校擴(kuò)招以來，我國大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張，所帶來的檔案建設(shè)問題也遇到了新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了這樣那樣的一些問題，應(yīng)該引起研究者的關(guān)注.

1 當(dāng)前我國高校檔案建設(shè)存在的問題

在《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中，就我國當(dāng)前教育存在的問題，有如下表述：“我國教育還不完全適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內(nèi)容方法比較陳舊……”這也正提出了目前高校的檔案建設(shè)存在的問題.這些問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

高校中某些領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案管理工作重視程度不夠.這主要體現(xiàn)在機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員配置，經(jīng)濟(jì)投入，硬件建設(shè)等，都難以滿足高校檔案工作發(fā)展的要求.特別是近年來高校的擴(kuò)招，在國家投入增加有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上，對檔案管理建設(shè)不能按需足額投入，嚴(yán)重制約了高校檔案建設(shè).

1.2 檔案管理工作制度化建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)

部分高校檔案管理制度不健全，相關(guān)管理人員不熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，于檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)了解的更少，不能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，規(guī)范化程度不高，致使相當(dāng)一部分檔案材料沒有及時收集歸檔，不能發(fā)揮檔案服務(wù)應(yīng)有的作用.

1.3 檔案管理隊(duì)伍人員亟待擴(kuò)大

高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識較薄弱，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整.檔案管理隊(duì)伍中，檔案管理專業(yè)人才十分缺乏，來自學(xué)校其他專業(yè)的老師居多，兼職管理檔案的人員也不在少數(shù).他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識和應(yīng)有的理論素養(yǎng)，對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識不足，缺乏檔案管理適應(yīng)新形勢變化的能力.

1.4 教學(xué)檔案建設(shè)管理問題更為突出，需要努力加強(qiáng)

教學(xué)檔案管理中存在的問題是高校檔案建設(shè)管理中最為集中的.如材料收集較困難.因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，應(yīng)該由自己來管理，擔(dān)心材料會遺失，或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便.故對上交檔案材料有抵觸情緒,使得收集起來，有一定困難.再如，系一級的管理困難.由于系部無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性.加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué)，對檔案材料認(rèn)為無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性.第三是資金和人員的緊缺.系部收集到的材料并不能馬上移交，想臨時保存卻沒有一個像樣的檔案柜，造成檔案材料收集整理后無處可放，選成檔案材料的遺失.一般高校系部都無專職檔案管理員，由教學(xué)人員兼任，而教學(xué)人員精力在教學(xué)上，又沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，不能把教學(xué)檔案收集整理完整，造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，使移交到檔案館的材料不規(guī)范，不能有效地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用.

2 高校檔案管理建設(shè)的解決策略

隨著高校的改革和不斷發(fā)展，檔案建設(shè)的作用越來越顯得更加重要，檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案建設(shè)的重要內(nèi)容.嚴(yán)格檔案管理，健全檔案質(zhì)量保障體系，改進(jìn)高校教學(xué)評估方式，做好學(xué)生成長記錄，完善綜合素質(zhì)評價，應(yīng)該是高校檔案建設(shè)的具體目標(biāo).

2.1 提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識

高校檔案管理既是記錄高校教育教學(xué)工作的重要憑證，又是提高教育教學(xué)水平的重要途徑.教學(xué)檔案有助于規(guī)范教育教學(xué)秩序，有助于完善教育教學(xué)過程，同時，可以大大提高教師工作的積極性，對教學(xué)工作能夠起到良好的監(jiān)督作用.

2.2 教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作，比較真實(shí)地記錄教師每學(xué)期所任課程，記錄學(xué)生學(xué)習(xí)的情況和學(xué)生學(xué)業(yè)成績的評定，為學(xué)校教育教學(xué)評估提供詳實(shí)的資料，是高校檔案建設(shè)的重要內(nèi)容.

2.3 強(qiáng)化教學(xué)檔案建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量評估重要依據(jù)的信度

我們知道，高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，而教學(xué)成績集中體現(xiàn)在教學(xué)檔案收集得是否齊全，教學(xué)檔案管理的水平.因此，高校教學(xué)檔案的建設(shè)管理是極其重要的.我們有必要先對高校教學(xué)檔案的相關(guān)內(nèi)容做一簡單介紹.

2.3.1 綜合內(nèi)容，包括主要有上級教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件；學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料；學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件；教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報告；以及教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料.

2.3.2 教學(xué)管理內(nèi)容，包括教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料，教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況，教師進(jìn)修培訓(xùn)材料.學(xué)籍管理材料，學(xué)籍變更材料，課程安排表.

2.3.3 教學(xué)業(yè)務(wù)內(nèi)容，主要包括課程建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料.教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄；教師制作的CAI課件等資料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本，青年教師教學(xué)比武材料；教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料.各種考試試卷及試卷分析材料；學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見；學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料.教師業(yè)務(wù)檔案；教學(xué)儀器設(shè)備材料等.

2.3.4 教學(xué)研究內(nèi)容，主要有各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請書、實(shí)施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀.獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀.教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄等.

以上所列內(nèi)容，高校教學(xué)檔案建設(shè)中要集中解決，為提高教學(xué)，增強(qiáng)考評的信度，提供真實(shí)的材料.為此，我們建議：要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理，努力做好以下幾方面工作.

1、從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā)，要提高檔案工作規(guī)范化水平，努力解決管理不到位的問題，明確檔案管理、存檔部門職責(zé)，健全歸檔機(jī)制；徹底解決文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔問題；在科學(xué)劃分檔案類別的基礎(chǔ)上明確檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)；強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對檔案管理人員的指導(dǎo)；定期開展對檔案工作的督查，提高服務(wù)有效性，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè).

2、教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)及時收集、及時整理、及時歸檔.教學(xué)檔案管理要形成周期性的自查、自評、整改機(jī)制，為教學(xué)檔案管理的運(yùn)作提供機(jī)制上的保障，避免因倉促而不能及時、科學(xué)、有效地解決教學(xué)檔案的建設(shè)管理問題.

3、完善教學(xué)檔案制度建設(shè).據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和高校的實(shí)際情況制定統(tǒng)一的檔案管理制度，建立檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理標(biāo)準(zhǔn).

4、收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則.要遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律，按歸檔范圍分類收集，分類管理，提高科學(xué)管理的水平.要在歸檔教學(xué)文件材料時注意收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和系統(tǒng)性，以此進(jìn)行預(yù)立卷，按時間順序排列目錄.

5、實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校教學(xué)檔案建設(shè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化，利用現(xiàn)代辦公技術(shù)實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高教學(xué)檔案管理的效率.

3 突出高校檔案管理規(guī)范性和流程性建設(shè)

前文我們闡述了教學(xué)檔案建設(shè)中應(yīng)該采取的方式，我們還知道，高校檔案建設(shè)的規(guī)范性和流程性是整個高校檔案建設(shè)的關(guān)鍵，因此.

3.1 高校檔案建設(shè)要明確檔案收集的范圍和收集主體

健全高校檔案管理制度，是做好檔案管理（包括教學(xué)檔案）的基礎(chǔ).面對高校教育教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，檔案館應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途，明確檔案收集的范圍和收集主體，提高檔案管理的效果，為教育教學(xué)提供可資借鑒的參考.同時要注意制定檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的制度流程，規(guī)范檔案建設(shè)的行為過程，使之科學(xué)化，實(shí)用化.高校檔案管理是由收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等過程組成的，是一個有機(jī)體，缺一不可，有缺位就會給檔案管理過程帶來缺失.因此，要保持檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性，就要建立完整的管理制度，使高校檔案管理有章可循、有據(jù)可依，以統(tǒng)一格式，規(guī)范內(nèi)容.

3.2 提高高校檔案現(xiàn)代化管理水平，增強(qiáng)檔案服務(wù)的有效性

加強(qiáng)高校電子檔案的建設(shè)管理.隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，電子文件歸檔與電子檔案管理成為高校檔案管理的重要任務(wù).

因此，高校檔案館應(yīng)該按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校自身發(fā)展的電子文件歸檔制度，要集中統(tǒng)一管理.還要根據(jù)電子檔案的特性，在保證其真實(shí)性、完整性、安全性的基礎(chǔ)上，制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定和銷毀制度，以加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作，完成電子文件歸檔與電子檔案管理工作.同時，如前撰述，高校檔案建設(shè)同樣要加快信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè).筆者建議，高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)要制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使檔案建設(shè)工程有計劃、有步驟、有重點(diǎn)地科學(xué)實(shí)施.也要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以保證師生用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)，更好地為教育教學(xué)服務(wù).

總之，要全面提高高等教育教學(xué)的質(zhì)量，要提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量，我們就必須從思想上提高對高校檔案管理重要性的認(rèn)識，以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為指針，從高校自身發(fā)展的特點(diǎn)出發(fā)，努力做好高校檔案建設(shè)管理工作，使之更好的為高校的教育、教學(xué)、科研、行政、管理工作服務(wù).

〔1〕馬曉虹.關(guān)于高等學(xué)校檔案工作的思考[J].黑河教育，2004（01）.

〔2〕何敏漢.用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作[A].2010年全國檔案工作者年會論文集（廣西卷）[C].2010.

〔3〕黃鶴楠.數(shù)字化背景下檔案工作基本原則研究[D].遼寧大學(xué)，2007.

G270

A

1673-260X（2012）09-0129-02