高校檔案建設(shè)的思考與探索

韓國(guó)曄

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設(shè)的思考與探索

韓國(guó)曄

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

高校檔案建設(shè)是信息化時(shí)代發(fā)展過(guò)程中需要重點(diǎn)建設(shè)的內(nèi)容之一，更是高校檔案工作邁向現(xiàn)代化的重要途徑.目前，高校檔案建設(shè)，特別教學(xué)檔案建設(shè)存在怎樣的問(wèn)題，從業(yè)人員的檔案工作素質(zhì)需要如何提高，才能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)，是需要深入思考與探索的.本文對(duì)此進(jìn)行了深入的研究，提出了可資借鑒的解決辦法.

高等院校；教育教學(xué)；檔案建設(shè)；人員素質(zhì)；思考探索

我們知道，高校檔案是高校教育教學(xué)等各項(xiàng)活動(dòng)的適時(shí)的真實(shí)記錄，也是師生教育教學(xué)活動(dòng)的第一手原生信息，是高校教育教學(xué)的寶貴財(cái)富，亦是社會(huì)和個(gè)人重要的文化遺產(chǎn)，在社會(huì)和個(gè)人發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用.近年來(lái)，高校的快速發(fā)展，促進(jìn)了高校檔案建設(shè)的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是高校檔案建設(shè)，特別是教學(xué)檔案建設(shè)的重要任務(wù).

1 高校檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題

高校的發(fā)展，規(guī)模在不斷擴(kuò)大，教育教學(xué)的檔案建設(shè)也發(fā)生了重大變化，這是我國(guó)高等教育體制改革的結(jié)果，也是教育事業(yè)發(fā)展的體現(xiàn).近年來(lái)，高校教學(xué)檔案建設(shè)已經(jīng)取得了較大的發(fā)展，為高校的教育教學(xué)提供了較好的服務(wù).但是，毋庸置疑，高校檔案建設(shè)還存在著一些問(wèn)題，影響著教育教學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展.

1.1 檔案建設(shè)的觀念有待增強(qiáng)，管理水平亟待提高

2000年以后，隨著高校擴(kuò)招的不斷加劇，我校原來(lái)的系都在不斷的擴(kuò)大，長(zhǎng)期處在教學(xué)的第一線的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，對(duì)檔案建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，致使檔案建設(shè)水平偏低.對(duì)教學(xué)、科研的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職員工都有較高的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案材料的建設(shè)管理卻普遍不重視.這集中地表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面，如不注意檔案材料的收集、整理；只對(duì)工作材料進(jìn)行簡(jiǎn)單整理、裝訂；把檔案建設(shè)當(dāng)作上級(jí)機(jī)關(guān)檢查時(shí)才臨時(shí)突擊的事情，以應(yīng)付了事的態(tài)度對(duì)待檔案建設(shè)工作，認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己，理應(yīng)由自己保管，不應(yīng)上交檔案部門(mén)；有人為了查閱方便，常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有，給檔案材料的收集增加了難度.檔案管理職責(zé)不明確，沒(méi)有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，錯(cuò)過(guò)收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全.

1.2 高校教學(xué)檔案建設(shè)獨(dú)立性不強(qiáng)，沒(méi)有形成自己獨(dú)特的管理特色

目前高校檔案建設(shè)還處于高度集中的管理體制下，對(duì)教學(xué)檔案工作過(guò)于集中管理，教學(xué)自身建設(shè)制度不健全，檔案員對(duì)于教學(xué)的檔案建設(shè)沒(méi)有明確的概念，完全依賴高校的總檔案館，其獨(dú)立性不強(qiáng)，更沒(méi)有形成自己獨(dú)特的管理特色.

1.3 高校檔案建設(shè)缺乏完善的規(guī)章制度

高校檔案建設(shè)特別是教學(xué)檔案的建設(shè)工作規(guī)范化較晚，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，工作的程序化、規(guī)范化、制度化不健全，只是個(gè)案化處理，按經(jīng)驗(yàn)辦事，缺少相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則，出現(xiàn)了界限不清、管理不細(xì)、職責(zé)不明等問(wèn)題.由此，教學(xué)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料都處于散亂狀態(tài)，沒(méi)能集中統(tǒng)一管理.已經(jīng)收集起來(lái)的檔案材料，不分類別、不分學(xué)年地存放在一處，不便于查找利用.

1.4 高校檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

由于高校人員編制緊張，用人上的隨意性較大，變動(dòng)性較大，影響了管理水平和檔案使用效率.高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，不能全心投入檔案建設(shè)工作之中，同時(shí)兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，復(fù)合型檔案人才極其貧乏.這客觀上對(duì)高校檔案歸檔工作造成很大影響，制約著檔案建設(shè)的工作順利、有序進(jìn)行.

1.5 高校檔案建設(shè)的軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基礎(chǔ)較差

首先是缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu).由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，高校檔案館有上一級(jí)行政主管部門(mén)，而行政主管部門(mén)下的分散管理體制使檔案建設(shè)形成了自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的局面.雖然檔案建設(shè)已意識(shí)到資源共享的重要性與必要性，但學(xué)校檔案建設(shè)中的教學(xué)檔案建設(shè)還是缺泛與教學(xué)緊密合作，檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作有待進(jìn)一步加強(qiáng).要改變封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不能還處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程.

由于歷史的原因，高校檔案信息化建設(shè)走的是“自給自足”的發(fā)展道路，根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)化水平低.目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，檔案無(wú)主題標(biāo)引，共享性差.加之目前國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案建設(shè)存在著很大的盲目性.這種狀況會(huì)給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成建設(shè)難度.

經(jīng)過(guò)多年的努力，高校建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，存在浮躁情緒及急功近利傾向，使在建數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多處在自建自用狀態(tài)，已經(jīng)建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，服務(wù)水平差，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率.所建數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，不能滿足師生用戶的多種需求.高校檔案建設(shè)中雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用.新軟件與原有軟件之間缺泛兼容性，影響以后的升級(jí)，數(shù)據(jù)保護(hù)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn).我們知道，數(shù)據(jù)安全保護(hù)主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，這僅能單純地從技術(shù)角度被動(dòng)地解決問(wèn)題，不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全.數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全防范，主要依靠技術(shù)的不斷改進(jìn)，因此，軟件的升級(jí)是防止計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)的最為重要的手段之一.

2 高校檔案建設(shè)的新探索

高校檔案建設(shè)工作的加強(qiáng)，有待于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的共同努力，更有待于各項(xiàng)工作制度的建立和規(guī)范.基于這樣的思考，筆者認(rèn)為，高校檔案建設(shè)應(yīng)該從以下幾方面著手.

2.1 建立科學(xué)的建設(shè)模式，提高檔案管理水平

要徹底改變高度集中的管理體制，建立學(xué)校檔案館和院系檔案室相組合的模式，采用集中管理或分散管理相結(jié)合的方式.集中管理是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式.高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門(mén)的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)Internet供校內(nèi)外利用.在保證文件的準(zhǔn)確性，并尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，院系的檔案員將要上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上.上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理.分散式管理是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)校內(nèi)發(fā)達(dá)的Internet網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布.將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門(mén)別類，定期更新維護(hù)，以服務(wù)校內(nèi)外用戶.

2.2 增強(qiáng)檔案建設(shè)的觀念，強(qiáng)化規(guī)范制度管理

加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，對(duì)專兼職檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，舉辦檔案業(yè)務(wù)專題講座，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案建設(shè)意識(shí).要建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對(duì)收集范圍、收集程序、收集途徑和獎(jiǎng)懲等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整.要理順內(nèi)部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人.要加強(qiáng)對(duì)院系檔案工作人員的監(jiān)督檢查工作，了解歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案建設(shè)逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，科學(xué)化.學(xué)院檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)納入高校辦公技術(shù)現(xiàn)代化的統(tǒng)一規(guī)劃，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)院檔案實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理.

2.3 近早確立高校檔案建設(shè)的特色化服務(wù)方向，以特色化服務(wù)擴(kuò)大高校檔案建設(shè)的影響力

高校要努力建設(shè)有自己特色的檔案建設(shè)模式，如能大量反映高校和院系發(fā)展的具體材料等.這些材料對(duì)學(xué)校檔案部門(mén)沒(méi)有歸檔的價(jià)值，但它體現(xiàn)了院系各方面、各層次的工作，反映了院系的發(fā)展、壯大的歷程，對(duì)高校來(lái)說(shuō)非常的珍貴.再如，各高校的專業(yè)、學(xué)科都各不相同，各有各的特色，在檔案建設(shè)上要突出這種差異性，以擴(kuò)大高校檔案建設(shè)的影響力.

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)，提升高校檔案工作的服務(wù)水平

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn).提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手.首先，要建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊(duì)伍.領(lǐng)導(dǎo)要重視高校院系檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應(yīng)針對(duì)檔案員不穩(wěn)定的特點(diǎn)，采用“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì).同時(shí)，培訓(xùn)方式要多樣化.把報(bào)告、講座的方式與應(yīng)用性較強(qiáng)的參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多種形式相結(jié)合，以突出培訓(xùn)效果為目標(biāo)，提高培訓(xùn)的實(shí)際效果.其次，要請(qǐng)檔案專業(yè)的專家、教授講授檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)，逐步提高檔案員的專業(yè)水平；請(qǐng)兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案工作人員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對(duì)檔案材料的形成過(guò)程、分類歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更自覺(jué)的認(rèn)識(shí)，以提高高校檔案員的立卷和歸檔工作的專業(yè)化水平.第三，要積極營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，打造學(xué)習(xí)型檔案建設(shè)環(huán)境.要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，要全過(guò)程學(xué)習(xí)，對(duì)檔案建設(shè)的整個(gè)流程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)；要形成團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，促進(jìn)成員間的互幫互助，調(diào)動(dòng)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性.

2.5 提升網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平，提高服務(wù)師生的檔案利用效能

高校在建設(shè)現(xiàn)代化建設(shè)中，要采用客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server）體系結(jié)構(gòu)模式，將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用.這種模式（Client/Server）實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，是依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在的，是充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求.數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)要建立在Internet/Web技術(shù)基礎(chǔ)上，不僅要支持Client/Server體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理.既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，能適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，如可覆蓋全校，包括院系在內(nèi)的各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，以滿足功能、安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面的需要.

〔1〕楊冬權(quán).在電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上的講話[N].中國(guó)檔案報(bào)，2009-6-25（001）.

〔2〕吳娟.檔案工作者應(yīng)樹(shù)立五種理念[N].協(xié)商新報(bào)，2009-4-3（A01）.

〔3〕孫虹.高校二級(jí)學(xué)院建檔可行性初探[J].浙江檔案，2000（5）.

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