我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展綜述

南通農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 濮海坤 張海英

我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展綜述

南通農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 濮海坤 張海英

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的信息交流方式已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位對(duì)大量信息進(jìn)行有效傳遞和處理的需要，因而急切地希望把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到企事業(yè)單位的日常工作中，只有這樣才能滿足企事業(yè)單位對(duì)自動(dòng)化辦公的管理需求。本文主要說(shuō)明了研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義，分析了我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展情況，重點(diǎn)闡述了我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；發(fā)展趨勢(shì)；綜述

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)，是發(fā)達(dá)國(guó)家為解決單位辦公業(yè)務(wù)急劇增長(zhǎng)的問(wèn)題，而開發(fā)的一種綜合技術(shù)。這種技術(shù)是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公手段有機(jī)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前最具生命力的技術(shù)領(lǐng)域，也是現(xiàn)代人類社會(huì)進(jìn)步的主要標(biāo)志之一。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是指運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，結(jié)合高度發(fā)達(dá)的辦公設(shè)備，自動(dòng)化地處理各種各樣的辦公信息。即將一個(gè)機(jī)構(gòu)的所有辦公用的計(jì)算機(jī)和所有辦公設(shè)備進(jìn)行連接，通過(guò)連接，機(jī)構(gòu)成員可在不同時(shí)間和不同地點(diǎn)辦公，從而使各種信息得到充分利用，大大提高辦事效率和質(zhì)量。

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，在日常工作中，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)處理各種各樣的業(yè)務(wù)，收集各種各樣的數(shù)據(jù)，匯總各種各樣的信息。目前，OA辦公系統(tǒng)已在企業(yè)、高校和政府部門被普遍應(yīng)用，開發(fā)OA辦公系統(tǒng)已成為越來(lái)越多的企事業(yè)單位的急切需求。

實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力；強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督管理；實(shí)現(xiàn)有關(guān)行政事務(wù)的自動(dòng)化處理，從而促進(jìn)管理電子化、自動(dòng)化、規(guī)范化。具體來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施的意義主要有：

一是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于建立通信平臺(tái)和信息發(fā)布平臺(tái)。OA系統(tǒng)可以建立企事業(yè)單位的通信平臺(tái)和信息發(fā)布平臺(tái)，從而規(guī)范信息傳遞流程，加快內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)速度，不斷提高辦事效率；還可以有效傳遞內(nèi)部規(guī)章制度、技術(shù)信息、通知、會(huì)議安排等信息，使職工第一時(shí)間了解企業(yè)的發(fā)展情況。

二是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化。OA系統(tǒng)可以使公文管理、檔案管理、會(huì)議通知等均采用電子化流轉(zhuǎn)方式。這樣就不用拿著文件、審批單據(jù)在部門之間跑來(lái)跑去，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，減少工作中的復(fù)雜環(huán)節(jié)，提高辦公效率。

三是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)分布式辦公。OA系統(tǒng)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使工作人員在家中、汽車上、火車上、賓館內(nèi)甚至世界各個(gè)角落隨時(shí)辦公，從而有利于改變傳統(tǒng)的集中辦公模式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，節(jié)約了辦事時(shí)間，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流，從而提高了辦公效率。

四是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出。OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，即將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^(guò)程電子化，一些公文的辦理，相關(guān)事務(wù)的審批都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作，從而節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)，尤其大大節(jié)省電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、打印費(fèi)和辦公用紙的費(fèi)用，真正能夠?qū)崿F(xiàn)管理現(xiàn)代化。

五是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控能力。OA系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，提高了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的控制力，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)員工的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

六是實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于搭建知識(shí)管理平臺(tái)。OA系統(tǒng)可系統(tǒng)地利用企事業(yè)單位的信息資源，提高企事業(yè)單位內(nèi)部的創(chuàng)新能力、增強(qiáng)員工的快速反應(yīng)能力、提升工作人員的能力和素質(zhì)。

2.我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

在我國(guó)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究和實(shí)踐，經(jīng)過(guò)了很長(zhǎng)一段時(shí)間的沉寂，從最近幾年才呈現(xiàn)迅猛的發(fā)展勢(shì)頭，尤其是政府上網(wǎng)工程的開展，似乎在一夜之間，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成了政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、高等院校、科研院所等單位的必備工具。我們不能否認(rèn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)和自動(dòng)化技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正在徹底改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的生活觀念和工作觀念，從而為以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、協(xié)同工作為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化提供了廣闊的發(fā)展空間。

20世紀(jì)80年代中期，我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到了發(fā)展。具體來(lái)看，我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段：

第一階段，20世紀(jì)80年代中期到20世紀(jì)90年代中期，即第一代OA系統(tǒng)，以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，可以進(jìn)行電子化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向比特方式，但沒(méi)有良好功能的應(yīng)用系統(tǒng)支持，仍然是以個(gè)人辦公為主，信息還是比較孤立的。

第二階段，20世紀(jì)90年代中期到21世紀(jì)初期，即第二代OA系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和協(xié)同辦公技術(shù)為主要特征，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理向信息處理的飛躍。在這個(gè)階段可以使辦公流程自動(dòng)化，即將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)向工作流自動(dòng)化方式，這樣使員工協(xié)同工作成為可能，大大提高了工作效率。

第三階段，21世紀(jì)初期至今，即第三代OA系統(tǒng)，以“知識(shí)管理”為主要特征，可以實(shí)現(xiàn)信息處理向知識(shí)處理的飛躍?，F(xiàn)階段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和協(xié)同辦公技術(shù)日趨完善，以網(wǎng)絡(luò)為中心，以工作流為主要存儲(chǔ)和處理對(duì)象的OA系統(tǒng)，能確確實(shí)實(shí)實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化，極大地提高單位辦公效率和辦公質(zhì)量。

3.我國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)

目前國(guó)內(nèi)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入第三階段，即協(xié)同辦公階段，而且知識(shí)管理也已在多家企業(yè)部署，但知識(shí)管理的功能未能真正顯示，這是因?yàn)榇蠹也幌胴暙I(xiàn)自己的知識(shí)和技能。這就說(shuō)明了要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的知識(shí)管理功能，這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，而涉及單位內(nèi)部管理的深層次問(wèn)題。所以就目前我國(guó)企事業(yè)單位內(nèi)部管理的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未全面進(jìn)入知識(shí)管理階段，即尚未全面進(jìn)入到第三代OA系統(tǒng)，所以未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展就是著重對(duì)第三代OA系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化，即充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的知識(shí)管理功能。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)和協(xié)同辦公等核心技術(shù)的發(fā)展、完善和成熟；隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的升級(jí)、換代，實(shí)施OA系統(tǒng)的企事業(yè)單位的資源、信息異地共享和交互將更便利、更有效、更快捷。所以，隨著科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展和進(jìn)步，OA系統(tǒng)的內(nèi)容也將會(huì)不斷地充實(shí)和完善，即未來(lái)的OA系統(tǒng)所設(shè)計(jì)的內(nèi)容將更全面、更合理、更完善、更有效。

目前所設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都具有個(gè)性化、開放性和動(dòng)態(tài)性等特征，這些特征就決定了在辦公活動(dòng)中難免會(huì)遇到網(wǎng)絡(luò)不安全、軟件功能不全面等問(wèn)題。所以未來(lái)的OA系統(tǒng)必將著重解決這些問(wèn)題，并側(cè)重對(duì)OA系統(tǒng)安全性、可靠性、開放性、高效性的研究。

現(xiàn)在，無(wú)論是企業(yè)、事業(yè)單位，還是機(jī)關(guān)團(tuán)體，都會(huì)有許許多多的文件要處理，復(fù)雜的工作流程要安排，各種各樣的決定要作出。這樣擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，都是十分必須的。這樣，未來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施前景將更加廣闊。

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