淺談我國會計電算化發(fā)展策略

趙紅梅

(菏澤市會計中心，山東菏澤274015)

一、我國會計電算化發(fā)展的目標和必要性

(一)會計電算化的含義

(二)我國會計電算化發(fā)展的目標

會計電算化工作的目標，是應用企業(yè)財務會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及對會計數據的搜集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造后而建立起會計電算化信息系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的會計中，會計人員對反映各項經濟業(yè)務的原始憑證審核、確認，然后，編制記賬憑證，工作量十分龐大，并且容易出錯。而會計電算化的發(fā)展應用，減少了重復性、機械性的勞動，不僅可以使用互聯(lián)網技術使企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與個人、企業(yè)與社會、企業(yè)內部之間的各項原始憑證能夠從書面變成電子的，而且原始憑證的傳遞將從手工的或磁盤的方式變?yōu)榫W絡的方式，財務信息系統(tǒng)也不再集中在財務部門搜集原始憑證，而完全可以分散在客戶、供應商、政府部門、企業(yè)員工、企業(yè)內部其他部門、企業(yè)下屬機構等，使原始數據能夠快速和準確的搜集。實施會計電算化解決了手工會計計算中的記賬不規(guī)范、不統(tǒng)一、易記錯、記漏等問題，提高了核算質量，使得會計工作更規(guī)范。

(三)我國會計電算化發(fā)展的必要性

開展會計電算化是時代發(fā)展的必然，是會計改革和發(fā)展的需要，實現現代化管理的需要。在現代化大生產中，企業(yè)的規(guī)模日益擴大，社會分工進一步發(fā)展，各企業(yè)內部和企業(yè)之間的聯(lián)系越來越復雜，從而使溝通這些聯(lián)系的信息量急劇增加。在市場經濟的激烈競爭中，企業(yè)要在國內國際的競爭中獲勝，就必須獲得國內外人才信息、技術信息、金融信息、市場信息、商品信息和材料信息，并及時對這些信息進行加工處理。如果這些工作再由手工、半手工的方式來完成，已遠不能滿足需要。而需要用現代化的工具——電子計算機來處理。所以會計電算化在會計的改革與發(fā)展中充當著重要的角色，它的應用減輕了會計人員的工作負擔，使會計數據處理更具準確性、及時性。宏觀管理系統(tǒng)所需的大量信息不需手工輸入，不僅不會造成人力、物力的浪費，還會大大提高數據管理系統(tǒng)的效率，從而實現企業(yè)的現代化管理。

二、我國會計電算化發(fā)展中存在的問題

(一)對會計電算化缺乏認識

我國會計實行電算化起步較晚，人們還未充分認識到電算化的意義及重要性。一是多數企業(yè)電算化應用于代替手工核算，僅僅是減輕會計人員負擔，提高核算效率，并沒有認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，在軟件更新以及硬件投入等方面支持力度不夠;二是許多企業(yè)領導對會計電算化存在片面認識，僅把會計電算化認為是企業(yè)現代管理的標志，當作樹立企業(yè)形象的一種手段，把計算機作為主要因素，把財務人員作為次要因素，不重視會計人員的培訓。使現有會計信息不能及時有效地為企業(yè)決策及管理服務。

(二)會計電算化管理制度不健全

會計電算化對會計核算、管理方法等產生了一系列的影響，必須建立健全會計電算化管理制度體系，以確保會計電算化的正常運作。但是，一方面許多相關人員對會計電算化的一些規(guī)章并不了解，所以在實際操作中就容易違規(guī)。另一方面，有些企業(yè)沒有制定會計電算化操作人員的權限限制措施，如操作員密碼公開或不設密碼，為越權使用和數據篡改留下隱患;還因有些企業(yè)沒有處理好實施會計電算化后人員職能的轉換問題，也沒有建立專門的會計電算化機房，沒有制定相應的上機操作制度，導致會計電算化的管理混亂，會計人員崗位職責不明確。

(三)會計信息系統(tǒng)安全性和保密性差

企業(yè)的財務數據屬于商業(yè)機密信息，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。而在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，電子符號代替了會計數據，磁性介質代替了紙介質，從而會計信息安全易受到威脅。目前，我國不少企業(yè)對會計電算化工作的安全性、保密性重視不夠，在實際工作中存在許多安全隱患。如一些會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作或對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施預防病毒和黑客的入侵;在會計檔案形成和保管過程中存在很大風險，容易導致會計資料的丟失或錯誤的出現，甚至導致會計信息泄密。

另外許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人員、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現問題不便于追究責任。數據庫也缺少必要的加密措施，還有一些商業(yè)軟件為了占領市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都影響了會計信息的真實可靠。

(四)會計電算化檔案工作管理缺失

企業(yè)雖已實施會計電算化，但因為實施時間不長，財會人員和企業(yè)領導對于會計電算化檔案的組成內容了解不夠，缺乏管理會計檔案的經驗。很多企業(yè)只是將打印出的紙質檔案存檔，存儲會計檔案和會計資料的磁盤未能及時歸檔，導致不少的會計檔案被人為破壞或自然損壞，從而影響會計檔案的完整性，甚至造成企業(yè)財務信息泄密。

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三、我國會計電算化發(fā)展策略選擇

(一)提高對會計電算化的認識

提高企業(yè)領導認識是開展會計電算化工作的關鍵。企業(yè)領導應認識到實施會計電算化是提高企業(yè)管理水平、增強經濟效益的重要手段。認識到會計電算化輔助企業(yè)高層的重要性和全面、及時、準確提供信息的優(yōu)越性，以便更好地領導企業(yè)的會計電算化工作。另一方面必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術。從表面上看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算速度和精度，以計算機替代人工記賬。而實際上，會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，而是改變了會計工作組織人員分工，促進會計人員素質和知識結構以及會計工作效率和質量的全面提高，節(jié)省會計人員的時間和精力，轉變會計工作職能，推動會計理論和會計技術的進步，提高整個會計工作水平。

(二)建立健全會計電算化的管理制度

建立健全電算化管理制度是會計電算化工作有序進行的重要保障，為了電算化會計工作順利進行，可以從以下幾個方面建立與之相適應的管理制度:

1.建立電算化崗位責任制

在會計電算化實際工作中，要明確制定各職能組及各成員的責任?？梢愿鶕炔繝恐浦贫群捅酒髽I(yè)的實際情況，對會計崗位實行必要的調整和重新劃分。電算化的工作崗位可以分為基本會計崗位和電算化會計崗位，基本會計崗位可分為會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等崗位;電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。

2.建立電算化操作管理制度

為了使電算化工作有效的實施，就必須明確規(guī)定上機操作人員的操作內容以及對密碼的嚴格管理、按會計業(yè)務流程操作軟件、按正確程序打開和關閉財務軟件、填寫上機操作記錄、及時備份和查殺病毒。原始憑證經領導簽字方可錄入計算機，會計憑證必須連續(xù)編號，現金賬和銀行賬必須日清月結，按有關規(guī)定裝訂憑證等。

3.健全人員和數據管理制度

人員管理制度主要是對會計電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進行規(guī)劃并劃分職責。而數據管理制度主要包括數據輸入輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密規(guī)程。

(三)加強會計信息系統(tǒng)的安全性和保密性

為了加強會計信息系統(tǒng)的安全性和保密性，建立相關的制度和實施相關的措施是必不可少的，因為財務數據是絕對保密的，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展，建議軟件公司應研發(fā)數據安全性好、保密性能高的財務軟件產品，以保證會計信息系統(tǒng)的安全性。

1.預防計算機犯罪

應對日益猖獗的計算機犯罪，國家應制定并實施計算機安全法，在全社會加強對計算機安全的宏觀控制，政府主管部門還應進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為應依法定罪，為計算機系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境。

2.增加電磁屏蔽

制定計算機機房管理制度，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應急對策。

3.強化內部控制

在信息網絡環(huán)境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，有必要建立內部控制制度。

(1)實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環(huán)境下的會計信息崗位責任制度。(2)制定相關的制度和措施，加強對病毒、“黑客”的安全防范(3)從電算化網絡軟件的設計入手，增加軟件本身的限制功能。(4)建立良好的會計信息資料的備份制度，對重要的會計資料要實行多級備份。(5)強化審計線索制。(6)建立進入網絡環(huán)境的權限制。

4.辦公數據的保密與保護

為了保護數據的安全性，在進入系統(tǒng)時可以加一些諸如用戶口令、聲音檢測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以采取硬件加密或把系統(tǒng)作在芯片聲加密等機器保密措施，并實施專機專用、專室專用等辦法，來保護數據安全。

(四)做好會計電算化歸檔工作

會計電算化檔案存儲在磁性介質或光盤上，應采取“AB備份”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案時的時間和操作人員姓名，存放在兩個不同的地點，以防地震或火災等意外情況引起會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。會計檔案備份應粘貼標簽加以收存，并遠離磁場，注意防火、防潮、保持室內的清潔等。對采取磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，從而造成無法挽救的損失。此外還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同的版本軟件形成的會計檔案其會計數據的結構有所不同，從而可能造成會計檔案不能被調閱或產生其他的錯誤。

會計電算化的目的是通過建立電子計算機會計信息系統(tǒng)，實現會計工作的現代化。實現會計電算化對企業(yè)效益的提高和改善公司的管理發(fā)揮著極其重要的作用。而電子商務的迅速興起，一些先進的、現代化的事物不斷出現，對會計電算化提出了更高的要求，使建立符合現代化企業(yè)發(fā)展需求的新型財務系統(tǒng)變得刻不容緩。

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