現(xiàn)代信息技術(shù)背景下高校檔案利用工作的價值與作用

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

現(xiàn)代信息技術(shù)背景下高校檔案利用工作的價值與作用

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案館（室）正在力爭建成內(nèi)容豐富、數(shù)量充足、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源基地.特別是電子檔案的高效利用更是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn).高校檔案利用工作應(yīng)改變觀念，面向社會，為公民個人服務(wù)，依托高校資源優(yōu)勢，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)研究，開辟網(wǎng)絡(luò)利用檔案服務(wù)這片檔案利用工作的新領(lǐng)域，建立一支復(fù)合型的檔案技術(shù)干部隊伍，積極為實(shí)現(xiàn)檔案利用工作信息化創(chuàng)造條件.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享.

信息技術(shù)；高校；檔案利用；價值；作用

1 幾個基本概念闡述

檔案是人類記憶的基石，是人類生活發(fā)展的紐帶.它是人類文明的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是全人類寶貴的物質(zhì)精神財富.在人們的社會實(shí)踐中，檔案直接形成并被有意識地保存下來，其目的在于滿足檔案利用者對檔案信息資源的利用需求.檔案只有被需求者廣泛地利用，為社會創(chuàng)造出更多的物質(zhì)精神文化財富，才能實(shí)現(xiàn)其價值，發(fā)揮其作用.那些原創(chuàng)的、真實(shí)的信息資源，通過系統(tǒng)開發(fā)、挖掘、整合、編纂才能滿足社會各界的利用需求，并最終體現(xiàn)檔案記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會，造福人民的價值，檔案事業(yè)才會得到社會的廣泛認(rèn)可和支持.

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實(shí)現(xiàn)的過程.檔案利用是檔案整個過程的最終環(huán)節(jié)，國家政府以及檔案館工作人員為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護(hù)最終目標(biāo)就體現(xiàn)在能服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于國家，服務(wù)于人民群眾.而檔案利用工作，也常常被稱為“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案管理部門通過一定的方式方法，直接提供檔案信息資料，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)方式.它包括了解和熟悉館（室）藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；向檔案用戶介紹和報道館（室）藏檔案的相關(guān)信息線索，向檔案用戶提供他們所需的檔案文獻(xiàn)，積極開展檔案咨詢服務(wù)等內(nèi)容.

近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案館（室）正在力求建成內(nèi)容豐富，數(shù)量充足，結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源基地.現(xiàn)代信息科學(xué)的出現(xiàn)，使得人們認(rèn)識世界的進(jìn)程大大加強(qiáng).信息在社會中的地位與作用被人們逐漸認(rèn)識到.“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度看，情報資料、圖書、文獻(xiàn)和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的就是信息的存貯，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示，所以這整個技術(shù)可以稱為信息系統(tǒng)工程”（錢學(xué)森同志《論系統(tǒng)工程》）.用信息理論研究檔案，將給我們的認(rèn)識提供一個新角度.客觀地說，關(guān)于檔案的本質(zhì)，以前我們并沒有足夠的認(rèn)識，一般視檔案為一種文件.其實(shí)，這僅描述出了檔案的外部特征，或者把原始記錄性作為檔案的根本性質(zhì).但檔案是什么終究沒有回答出來.而從現(xiàn)代信息技術(shù)角度來研究檔案，這個問題便可迎刃而解.檔案是一種伴隨著它所記錄的活動一起形成的具有直接性的信息，有的還是這些活動的組成部分，因而在人們的實(shí)踐活動中有其特定的地位.從整體上來說，它能夠比較準(zhǔn)確地反映客觀事物和各種現(xiàn)象.說到底，“信息是一種客觀存在的現(xiàn)象，是事物的運(yùn)動狀態(tài)及其變化方式”（岳劍波）.檔案信息作為信息的一分子其本身必定也是客觀的.因此可以說檔案信息是一種客觀存在，這些客觀存在是構(gòu)成檔案（檔案實(shí)體）的基礎(chǔ).但并非所有的檔案信息都會轉(zhuǎn)化為檔案，其中一部分可以轉(zhuǎn)化為檔案實(shí)體（即通常意義上的檔案），另一部分則繼續(xù)以信息形式存在，然后或被發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)化或隨時間流逝而消失.這就是部分檔案實(shí)體成因的滯后性原因，即即時的檔案信息由于當(dāng)時人們未加以注意和認(rèn)識，為人們認(rèn)識到后，在檔案信源未消失前（信源在源源不斷地提供信息，信源消失檔案信息隨之而消失，除非其有新的附著體構(gòu)成新的信息源）仍可捕捉到檔案信息繼而構(gòu)成檔案.可見，信息才是檔案的本質(zhì).信息不隨其外部形式變化而變化.信息是客觀事物運(yùn)動的存在形式，它將事物的存在、發(fā)展傳感到外界，人們通過信息這個中介來實(shí)現(xiàn)認(rèn)識事物的目的.所以，檔案反映的內(nèi)容無論是物質(zhì)的還是精神的都是存在的，是有現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)的.

2 高校檔案信息的性質(zhì)

高校檔案信息像一般信息一樣具有下列性質(zhì)：

2.1 價值性

我們可對檔案信息的價值概括為：

2.1.1 實(shí)用價值

檔案的基礎(chǔ)價值如參考查詢等，其作用時間較短.一部分短期檔案即為此類.

2.1.2 文化價值

文化價值是指文化的傳播（橫向）和傳承（縱向）.這是檔案的深層或根本價值.

實(shí)用價值消失后起作用的即為文化價值，包括教育文化認(rèn)同、文化歸屬等.實(shí)用價值與文化價值并不沖突，即一部分實(shí)用價值本身也蘊(yùn)涵文化價值.二者也不存在先后關(guān)系.

這里存在的問題是一部實(shí)用價值已消失且不含文化價值的檔案在若干年后被重新認(rèn)定為檔案，尤其是古老檔案該怎樣解釋，我們的觀點(diǎn)是：

2.1.2.1 對文化價值性認(rèn)同.不同時代對文化有不同的價值認(rèn)同.不同時代和階級對文化的認(rèn)同的不同，會導(dǎo)致對檔案信息價值認(rèn)同的差別，導(dǎo)致檔案信息命運(yùn)的改變.

2.1.2.2 檔案信息價值的更遞.檔案信息附著于一定載體構(gòu)成實(shí)體后，便成為新的信息源，此信源產(chǎn)生的信息會隨時間而產(chǎn)生相應(yīng)價值.它有可能再生成為具有檔案價值的信息源而構(gòu)成檔案.這也可解釋一部分實(shí)體原不是檔案，而后經(jīng)年被認(rèn)做檔案之原因.

2.2 依存性、可傳遞性和可干擾、加工性等

依存性指檔案作為人類的一種信息手段，必須依附于一定載體才能為人類所占有利用，發(fā)揮其特定價值.但其內(nèi)容并不因記錄手段或物質(zhì)載體的改變而改變.

可傳遞性指我們可以從時間和空間上將信息從某點(diǎn)轉(zhuǎn)向其它點(diǎn).

可干擾性指檔案信息在傳遞過程中可能會因多種原因產(chǎn)生缺失或附加原不屬于原信源的信息或信號而構(gòu)成信息干擾.這是信息傳遞中的普遍現(xiàn)象，這也就是人們對檔案實(shí)體普遍要求“原件”“原始信息”或“零次信息”的根本原因，即以此種方式來避免信息的缺失或附加干擾信息，保證信息的直接性、原始性.

可加工性指檔案信息可以被分析、綜合或濃縮，也即檔案信息的綜合開發(fā)利用.這些都是信息的一般屬性，只不過在檔案信息上被賦予了其特定涵義.

由此我們可以看出，價值性是檔案信息存在的根本屬性，在價值體系中文化價值又居于主導(dǎo)地位，依存性、可傳遞性及可干擾性是其附屬屬性.依存性體現(xiàn)于檔案信息與其載體即任何檔案信息必須依附與一定的載體形式才能構(gòu)成現(xiàn)實(shí)檔案即檔案實(shí)體；可傳遞性表現(xiàn)為檔案信息及其實(shí)體的傳播（橫向）與傳承（縱向）；可干擾性及可加工性突現(xiàn)檔案信息的開發(fā)利用及人們對“原件”“原本”及原始信息的追逐.對沒有信息損耗或附加干擾信息（信號）的檔案信息，人們選擇什么樣的載體或復(fù)件，那只是人們的價值取向和認(rèn)同問題，檔案信息本身是不變的.實(shí)質(zhì)上信息損耗無處不在，載體的變更本身就會造成信息損耗.因此人們更愿意接受檔案信息與載體的初次結(jié)合體，即所謂“原件”.

3 現(xiàn)代信息技術(shù)背景下高校電子檔案利用需求的優(yōu)勢

隨著電子檔案等新型載體檔案的出現(xiàn)，人們對高校檔案信息的需求，要求檔案館（室）必須應(yīng)用新技術(shù)，建立檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；在提供檔案咨詢服務(wù)方面，以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，利用電子政務(wù)平臺，開展檔案網(wǎng)上信息查詢服務(wù)等，提升檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平.形式多樣快捷方便的檔案服務(wù)方式將為更多的社會公眾走進(jìn)檔案館提供積極有效的途徑.全面開拓檔案利用的廣度和深度，拓展其活動空間，使之從封閉走向開放，為服務(wù)于社會創(chuàng)造更為有利的條件.

就檔案的本質(zhì)來說，檔案利用者對檔案的利用需求就是對檔案價值的實(shí)現(xiàn).

隨著人類文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，高校檔案的利用滲入到社會生活的方方面面.從檔案利用的內(nèi)容與形式來看，現(xiàn)代信息技術(shù)背景下的高校電子檔案的利用需求越來越高，主要體現(xiàn)在：

3.1 檔案利用需求的社會性與層次性

檔案利用需求的社會作用，體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)信息資源社會共享和促進(jìn)社會進(jìn)步的歷史進(jìn)程中.電子檔案利用越來越發(fā)揮出它的積極作用.檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，它為將來的工作提供了借鑒.二是檔案利用需求的層次性.從利用檔案信息的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性，在于檔案利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息內(nèi)容也不盡同.從現(xiàn)實(shí)來看，高等學(xué)校基于它的人員層次優(yōu)勢，更適合于電子檔案的利用.

3.2 檔案利用需求的多樣性與動態(tài)性

電子檔案利用尤其受其自身職業(yè)、素質(zhì)愛好等方面的不同而顯現(xiàn)出千差萬別.根據(jù)檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和學(xué)生個人需求等.檔案利用者需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系.社會越發(fā)展，社會所擁有的職業(yè)越多；生活文明程度越高，人們的愛好會越多，愛好的層次會越高，也就更加多樣化.

檔案利用者需求隨著時間、地點(diǎn)、條件的變化而變化.檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的.隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性.

3.3 電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求差異

電子檔案像紙質(zhì)檔案一樣，其目的就是要充分發(fā)揮檔案的利用，為社會的利用者提供服務(wù).但從兩者對檔案利用者的需求影響上比較，電子檔案利用相比紙質(zhì)檔案利用有其獨(dú)特的優(yōu)勢：

3.3.1 檔案利用需求的重復(fù)性

檔案利用者產(chǎn)生利用檔案的需求往往不只一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產(chǎn)生新的利用需求.只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復(fù)出現(xiàn).電子檔案在這方面的特點(diǎn)尤其明顯.

3.3.2 檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用也有明顯的差異.我國自有文字以來，形成甲骨，竹簡，石刻，貝葉，紙質(zhì)，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長期保存價值的信息刻錄成載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在.人們不依靠任何技術(shù)而能識別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無法分離.可見，載體和結(jié)構(gòu)的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災(zāi)人禍，遵循管理和保護(hù)的要求，就能達(dá)到長期保存，這就所謂紙質(zhì)檔案利用的載體.而當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，任何電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備了，也不能離開這種生存的特殊環(huán)境條件而單獨(dú)存在.電子檔案利用的需求，其載體是通過計算機(jī)系統(tǒng)識別處理，并按一定格式儲存在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序，是一種數(shù)字利用記錄，利用者需要依附在計算機(jī)上讀取.

3.3.3 檔案利用需求方式更加便捷

紙質(zhì)檔案利用方式的需求，決定了檔案利用者必須親自到檔案館（室）檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大.紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大.而電子檔案利用需求的檢索，是以計算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計算機(jī)上進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文檔室可查找和檢索到需要檔案資料，檢索界面操作快、方便.

3.3.4 檔案利用需求原始屬性的差異

檔案利用的價值，在于檔案原始屬性的真實(shí)性.這種原始屬性表現(xiàn)在檔案的利用需求內(nèi)容上和檔案利用的需求形式上.紙質(zhì)檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異.正是如此，紙質(zhì)檔案利用的需求體現(xiàn)檔案原始記錄性和憑證作用的內(nèi)容與形式特點(diǎn).如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等表現(xiàn)出原始性而具有法律憑證的作用.電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發(fā)到形成電子檔案都在計算機(jī)上進(jìn)行，要體現(xiàn)檔案利用的原始記錄性特征已不復(fù)存在.正是電子檔案易于修改和改動后可以不留任何痕跡的特點(diǎn)，對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)；由于電子檔案的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式.電子檔案往往可在電子計算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存或復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)送，無法區(qū)分其中哪個是“原件”和“復(fù)制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題.

3.3.5 檔案利用需求途徑的差異

紙質(zhì)檔案利用的需求，主要通過檔案機(jī)構(gòu)采取提供檔案原件或檔案副本、復(fù)制品以及檔案信息加工品.其需求途徑有兩方面：一是提供利用檔案閱覽服務(wù).這種滿足檔案利用者的途徑特點(diǎn)是傳播途徑單一、傳播速度緩慢.當(dāng)然這種提供檔案閱覽服務(wù)的途徑也不利于檔案原件的保護(hù).同時紙質(zhì)檔案是直接提供利用，會加速檔案受損程度，其又無形中擴(kuò)大了檔案利用者原始利用范圍，即由于檔案成卷的裝訂，使得檔案利用者在查找閱覽其所需要利用的檔案材料的同時，也獲得了瀏覽其他與利用范圍無關(guān)的檔案的機(jī)會.二是檔案展覽與陳列服務(wù).這種檔案提供利用途徑，是紙質(zhì)檔案管理部門通常通過介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案內(nèi)容的一種服務(wù)方式，其直觀性強(qiáng)，但展覽內(nèi)容的更新速度較慢，其還包含如檔案外借服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等提供利用途徑.電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯出多元化.其特點(diǎn)突出表現(xiàn)信息傳播速度的加快和信息量的增長，實(shí)現(xiàn)檔案利用信息的共享.檔案收藏部門應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案利用管理活動，形成各種各樣電子化的檔案信息資源.在提供滿足檔案信息需求和利用檔案信息上，檔案利用管理部門與檔案利用需求者，實(shí)現(xiàn)了一種無形的虛擬的檔案利用實(shí)踐活動.電子檔案利用的電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸，能夠迅速根據(jù)檔案利用者的需求，多途徑、多角度迅速而準(zhǔn)確地查找到所需要的檔案或檔案相關(guān)信息，滿足檔案利用者可能出現(xiàn)的深度需求；檔案利用需求者不必浪費(fèi)大量的人力、物力來進(jìn)行信息、文件的查找、索取和歸還.

檔案資源的社會共享，是當(dāng)今電子時代“檔案信息高速公路”的熱門話題，也是建立與發(fā)展“檔案信息網(wǎng)絡(luò)”的一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要我們檔案管理部門以社會信息化為依托，借鑒紙質(zhì)檔案利用的需求與電子檔案利用的需求互補(bǔ)的優(yōu)勢，整合檔案資源創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍，正是我們探索紙質(zhì)檔案利用需求與電子檔案利用需求的共性與差異的根本所在.

〔1〕岳劍波.信息管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社，2001.

〔2〕國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].北京：中國檔案出版，1999.

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