科技查新中與用戶信息溝通的重要性

耿立芹

（河海大學(xué) 圖書館，江蘇 南京 2 1 0 0 9 8）

科技查新中與用戶信息溝通的重要性

耿立芹

（河海大學(xué) 圖書館，江蘇 南京 2 1 0 0 9 8）

科技查新的重要作用已愈來愈被人們所了解，查新質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著查新機(jī)構(gòu)的工作與未來發(fā)展.科技查新、科技查詢者與委托查新的用戶之間高效的信息溝通是非常重要的，本文從科技查新概念、作用與意義、評估和參考等幾個方面給予了詳細(xì)闡述和探析.

科技查新；用戶；信息；溝通；查新質(zhì)量

科技查新是指查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的有關(guān)科研資料查證其研究的結(jié)果是否具有新穎性，并做出結(jié)論.科技查新是文獻(xiàn)檢索和情報調(diào)研相結(jié)合的情報研究工作，它以文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，以文獻(xiàn)檢索和情報調(diào)研為手段，以檢出的結(jié)果為依據(jù).通過查新能為科研立項、科技成果鑒定、評估、驗收、獎勵、專利申請等提供客觀依據(jù)，也能為科技工作者進(jìn)行研究開發(fā)提供快捷、可靠、豐富的信息.

科技查新科學(xué)研究的研究基礎(chǔ)工作，是保障科研質(zhì)量水平的基礎(chǔ)，同時其也是一種對科研項目立項和成果鑒定等實行監(jiān)控的政策性措施.很多過往的實踐工作證明，憑借科技查新工作的開展，一方面可以強(qiáng)化科技管理的客觀性和科學(xué)性、提高科學(xué)研究成果水平，另一方面還恩夠提高科技工作者的多方位多角度的信息自覺意識，這些無疑相對于開發(fā)與利用信息情報機(jī)構(gòu)組織情報資源具有促進(jìn)的重要作用，進(jìn)而可以積極作用于情報深層服務(wù).

查新工作是針對某一特定的研究課題進(jìn)行的，是以該課題的創(chuàng)新點為依據(jù)的，因此，在查新最初的時候取得查新用戶全面合作以及在每一個階段和時刻的有效溝通是確定查新工作質(zhì)量的重點和關(guān)鍵.更進(jìn)一步地講，目前，你根本找不到一個查新機(jī)構(gòu)可以擁有覆蓋全部專業(yè)的查新工作者，同時你也不可能指望有一個查新工作者能夠全方位掌握所有專業(yè)的知識和技術(shù).這一原因是多方面的，首要就是由于查新者接觸課題時間有限，即使經(jīng)驗豐富的查新工作者在對著不斷更新和動態(tài)發(fā)展的各科專業(yè)性知識，要準(zhǔn)確有效地找出其創(chuàng)新點這無疑是具有相當(dāng)大的困難度的.真正深入了解課題的是直接從事研究的查新用戶.因此為了加深對課題的理解，在努力使查新工作者專業(yè)背景向課題靠攏的同時，與委托查新的用戶的溝通交流和共同協(xié)作是我們每一個查新工作者的一條基礎(chǔ)工作，這無疑是確保查新工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié).

1 查新用戶定義

從一般情況來講，我們普遍認(rèn)為委托查新用戶指的是具有一定的科研項目立項申請、科研成果獎勵申請、專利技術(shù)交底書撰寫與專利申請、先進(jìn)科學(xué)技術(shù)交流引進(jìn)等情況時需要查新的學(xué)者、專家和科技人員.

2 查新用戶特征

查新用戶往往又是科學(xué)研究項目、成果或?qū)＠戎饕袚?dān)人、主要參加人或負(fù)責(zé)人，一般而言都非常熟悉其科學(xué)研究課題的需要查新的技術(shù)內(nèi)容，對該科研項目相關(guān)的科研領(lǐng)域常常都有較為深入的掌握和認(rèn)知，這些人都是查新工作者首先應(yīng)該考慮的問題.查新用戶通常因為因其專業(yè)等方面的原因，專業(yè)素質(zhì)較高，一般很迅速就能進(jìn)入常規(guī)的查新咨詢對話，圍繞對話的核心問題展開交流和溝通，并往往能夠按查新工作人的要求準(zhǔn)確填寫查新委托單.另外，查新用戶往往對課題已形成了較清晰的思路，大部分用戶已做過一些前期文獻(xiàn)調(diào)研工作，這使得查新者在接題之初就能較清晰地了解課題內(nèi)容和項目的實質(zhì)問題及技術(shù)要點，能大大提高查新的工作效率.

3 與查新用戶溝通的作用與意義

3.1 查新項目研究領(lǐng)域的定位與相關(guān)研究范圍的確定

每一個科技項目都產(chǎn)生于一定的研究背景下，存在于一定的學(xué)科體系中，隸屬于某一類研究領(lǐng)域.要做好科技查新，就應(yīng)對它所產(chǎn)生的研究背景、所存在的學(xué)科體系和所隸屬的研究領(lǐng)域有一個基本認(rèn)識.而事實上，這正是查新者在科技查新工作中經(jīng)常遇到的難題.查新者由于自身專業(yè)知識的局限性，往往對查新課題的專業(yè)內(nèi)容難以理解.由于查新用戶一般都親自參與到科技項目中，對科技項目的綜合情況有較為準(zhǔn)確的認(rèn)識，有的甚至是相關(guān)領(lǐng)域的專家，因此，充分與用戶溝通，可以迅速地弄清查新項目的基本概念、準(zhǔn)確地把握住查新項目的主脈，從而為查新項目的研究領(lǐng)域精確定位，并確定相關(guān)研究范圍，進(jìn)而確定檢索范圍、所需采用的數(shù)據(jù)庫、檢索工具及檢索手段等.

3.2 提煉查新點，制定高效檢索策略

查新者對查新項目的基本概念、技術(shù)內(nèi)容、查新目的要求的把握，直接決定了檢索策略的選擇以及檢索效果和最后的技術(shù)判別.由于大多數(shù)查新用戶缺乏情報學(xué)的基本概念、對科技查新的程序也不甚了解，加之查新委托書由于篇幅所限，陳述可能不夠全面，甚至某些表達(dá)還會產(chǎn)生一些誤解，因此，靠查新者單方面分析，準(zhǔn)確確定關(guān)鍵詞、并制定出高效的檢索策略有較大難度.所以，查新者與用戶充分溝通，協(xié)同配合提煉出準(zhǔn)確的檢索關(guān)鍵詞、制定出正確的檢索策略至關(guān)重要.在與查新用戶的接談中，應(yīng)引導(dǎo)用戶全面準(zhǔn)確地對查新項目加以陳述，或?qū)Σ樾挛屑右越忉尯驼f明，并在此基礎(chǔ)上及時提煉出準(zhǔn)確規(guī)范的關(guān)鍵詞、制定出全面高效的檢索策略.與用戶接談的環(huán)節(jié)是科技查新前期的關(guān)鍵程序，直接影響到查準(zhǔn)與查全，也是對比分析和得出結(jié)論的基礎(chǔ)和關(guān)鍵.

3.3 準(zhǔn)確評估查新成果

查新者根據(jù)既定的檢索策略通過情報檢索遴選出若干與查新項目可比的文獻(xiàn).在得出最后的查新結(jié)論之前，需要對這些文獻(xiàn)加以審慎的研判，進(jìn)行深入對比分析，尤其是在比較分析核心內(nèi)容和查新要點時，更要慎之又慎，不可放過每一個重要的細(xì)節(jié).在得出初步結(jié)論之后，與查新用戶作進(jìn)一步的溝通非常必要.這一環(huán)節(jié)的溝通主要目的是通過用戶對檢索信息與結(jié)論的反饋驗證查新結(jié)論的客觀性、科學(xué)性與正確性，確保查新結(jié)論不因查新者的專業(yè)局限而出現(xiàn)重大偏頗，力求在客觀公正的前提下與用戶取得一致意見.

3.4 為查新用戶堅持或調(diào)整研究方向提供參考

科技查新的最終目的是盡可能減少科學(xué)研究的低水平重復(fù).但具體從用戶的角度來說又有所區(qū)別：有的用戶在提出立項查新前已開展了大量的研究，而且已經(jīng)獲得了一些最初的研究成果，等到科研項目獲得立項，就能較那些沒有多少準(zhǔn)備的其他項目研究更為迅速地展開后續(xù)科研項目和內(nèi)容的研究.對于這類用戶而言，他們更想要使用科技查新這一手段來驗證并認(rèn)同其研究方向和初步研究結(jié)果，對科研項目選擇的研究對象給予肯定，對科研項目的研究方法或技術(shù)手段給予新穎性的確定；相比較這類用戶來說，還有另外一類用戶，他們尚未開展所選項目的研究工作，希望通過科技查新，比較、分析、篩選出最佳的研究目標(biāo)或研究方法.無論哪一種情況，查新者在完成查新報告后，都應(yīng)當(dāng)主動與用戶進(jìn)行溝通，尤其是當(dāng)檢索結(jié)果為“部分內(nèi)容已有文獻(xiàn)報道”或“已有類似報道”時，應(yīng)通過溝通，給查新用戶提出選擇或調(diào)整研究方向的合理可行的建議，并向用戶公布有關(guān)的資料信息，使其全面了解課題的水平動態(tài)，為今后科研工作提供借鑒、參考.

3.5 發(fā)掘用戶的潛在需要

科技查新目前基本仍處于被動服務(wù)的階段.其實很多科技查新用戶委托查新往往是出于外部的規(guī)定或需要而查新，勢在必行，不得不查而已.而事實上，除了上述那些不得不查的項目外，查新用戶往往還有許多自己也不甚確定甚至不曾知道的情報服務(wù)需求，例如：從總體上檢索文獻(xiàn)，為成果鑒定、撰寫綜述收集相關(guān)資料；為科研項目提供詳盡的信息材料，展開項目跟蹤服務(wù)等.只有通過用戶充分溝通與交流，才能充分挖掘出用戶的這類潛在需求，為用戶提供更全面周到的服務(wù).

因此科技查新工作者首先需要對科研課題有一個明確把握和理解，以此才能保障后面課題查新的查新質(zhì)量，在這里加強(qiáng)與用戶的信息溝通是一個首要選擇的工作，這有利于提高科技查新質(zhì)量，加快查新工作的進(jìn)程.

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