國有煤炭企業(yè)采購成本控制研究

○李東波

（廣西欽州礦務(wù)局 廣西 欽州 535038）

采購是指企業(yè)以合理的價(jià)格從企業(yè)外部獲取企業(yè)生存與發(fā)展所需要的資源。企業(yè)采購成本的降低直接會(huì)帶來利潤的上升，控制企業(yè)的采購成本對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展至關(guān)重要。目前，我國國有煤炭企業(yè)受到傳統(tǒng)體制以及觀念的制約，采購成本居高不下，大量占用了企業(yè)的現(xiàn)金流量，降低了企業(yè)的盈利能力，給企業(yè)的發(fā)展帶來了很大的制約。本文通過分析我國國有煤炭企業(yè)在物資采購方面所存在的問題，結(jié)合供應(yīng)鏈管理思想，提出相關(guān)合理化的建議，為我國的國有煤炭企業(yè)的物資采購成本的控制提供有效的方法。

一、國有煤炭企業(yè)物資采購的現(xiàn)狀

煤炭行業(yè)是受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響較為嚴(yán)重的行業(yè)，在過去的幾十年里面，煤炭企業(yè)由于其行業(yè)的特殊性，體制改革推進(jìn)速度很慢，企業(yè)整體的效率比較低下，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段我國國有煤炭企業(yè)在物資采購的成本控制方面存在著諸多的問題，這些問題既有體制的原因，也有操作的原因，只有全面分析我國國有煤炭企業(yè)物資采購成本控制方面存在的問題，才能準(zhǔn)確合理地提出相關(guān)解決措施。

1、缺乏健全的采購制度以及有效的監(jiān)督體制

健全的采購制度是有效控制采購成本的前提，煤炭行業(yè)屬于資金密集型和勞動(dòng)力密集型的行業(yè)。與一般的企業(yè)相比，國有煤炭企業(yè)既需要采購一些滿足一線員工基本生活保障的物資，也需要采購生產(chǎn)需要的物資，采購金額巨大，種類繁多，采購管理的難度很大。目前我國的國有煤炭企業(yè)在采購管理方面還處于起步和探索階段，管理制度不健全，沒有對(duì)“采管”進(jìn)行有效的分離，相關(guān)的財(cái)務(wù)人員、采購計(jì)劃的制定人員以及采購監(jiān)督人員不能對(duì)采購的執(zhí)行人員進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制，采購執(zhí)行人員的決定權(quán)利很大，這樣就會(huì)導(dǎo)致采購人員與供應(yīng)商之間發(fā)生采購腐敗行為，增加企業(yè)的采購成本。

2、相關(guān)采購人員的知識(shí)技能素質(zhì)差

煤炭行業(yè)作為一個(gè)特殊行業(yè)，所采購的物品既有生產(chǎn)所需要的大型精密設(shè)備也有日常運(yùn)營所需要的辦公用品以及員工的一些生活用品，物品的種類繁多，數(shù)量規(guī)格不統(tǒng)一，不同物品的采購需要采購人員具有所購商品的專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)的采購管理知識(shí)。而當(dāng)前我國的采購管理的培訓(xùn)教育還處于起步階段，僅有少數(shù)高校開設(shè)有采購管理專業(yè)，具有專業(yè)采購知識(shí)的人才比較稀缺；同時(shí)，煤炭企業(yè)的采購人員大多都是過去的物資供應(yīng)管理人員，受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響較為嚴(yán)重，采購管理能力不足，成本控制觀念比較落后，對(duì)采購成本的控制能力不足。

3、采購方式不合理

目前煤炭企業(yè)的物資采購方式主要包括集中采購和分散采購兩種采購方式，在采購體制改革以前主要是分散采購，隨著體制改革的推進(jìn)，集中采購已經(jīng)占到主導(dǎo)地位。但這兩種采購方式是適用于不同的物資的采購，并不是哪種方式優(yōu)于另一種方式。在分散采購模式下，物資需求部門可以獨(dú)立地完成本部門的采購，審批程序簡單，能很快地滿足部門的采購需求，但是采購批量小，采購價(jià)格高，物流費(fèi)用高，不利于對(duì)整個(gè)采購過程的監(jiān)控，容易發(fā)生“尋租”行為；集中采購可以通過大批量的采購來壓低采購物資的價(jià)格，通過集中的配送來降低物流成本，通過嚴(yán)格的審批監(jiān)督流程來防止采購腐敗的產(chǎn)生，但集中采購的采購批量大，采購周期長，不能迅速及時(shí)滿足需求，采購管理的成本高，對(duì)一些低值物品實(shí)行集中采購會(huì)形成“規(guī)模不經(jīng)濟(jì)”效應(yīng)。目前國有煤炭企業(yè)對(duì)采購方式的確定歸于簡單化，不能根據(jù)需求的特性以及所購物資的特性來合理地選擇采購方式。

4、對(duì)供應(yīng)商的管理落后

在過去的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國有煤炭企業(yè)的物資供應(yīng)都是由物資部門的計(jì)劃完成，不需要和供應(yīng)商來往。隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，國有煤炭企業(yè)必須通過外部采購來獲取企業(yè)生存與發(fā)展所必須的資源。著名戰(zhàn)略管理學(xué)者波特指出，供應(yīng)商與企業(yè)是既競爭又合作的關(guān)系。目前國有煤炭企業(yè)的供應(yīng)商管理能力比較低下，不能發(fā)揮其在供應(yīng)鏈中核心企業(yè)的作用來加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，只是簡單地把供應(yīng)商當(dāng)成交易對(duì)象，盡可能以最低的價(jià)格來完成每一次物資的采購，這樣就不能實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的長期合作，使得企業(yè)的每一次采購都需要尋找新的供應(yīng)商，增加了物資采購的信息搜集成本和交易成本，最終不利于企業(yè)長期的采購成本的控制。

二、國有煤炭企業(yè)采購成本控制的建議

國有煤炭企業(yè)在物資采購方面存在著一系列的問題，這些問題如果得不到很好的解決，不僅會(huì)增加企業(yè)的采購成本，降低企業(yè)物資供應(yīng)的能力，甚至?xí)黾悠髽I(yè)運(yùn)營負(fù)擔(dān)，危及到企業(yè)的生存與發(fā)展。要解決這些問題，既要改變落后的思想觀念和管理體制，又要加強(qiáng)對(duì)具體采購業(yè)務(wù)流程的管理，加強(qiáng)對(duì)采購人員的培訓(xùn)與教育。

1、建立健全的采購制度以及采購監(jiān)督體系

制度保障是采購成本控制的前提，目前我國的國有煤炭企業(yè)正處在管理體制的變革期，在企業(yè)內(nèi)部必須建立起規(guī)范的采購管理的審批流程，明確各部門的職責(zé)權(quán)限，使企業(yè)各部門所需物資都是在企業(yè)的規(guī)章制度以內(nèi)合理合法地進(jìn)行。我國的國有煤炭企業(yè)物資采購的完成需要財(cái)務(wù)部門、采購需求部門以及采購部門三方合作才能完成，在這個(gè)過程之中財(cái)務(wù)部門只是負(fù)責(zé)付款，而采購需求部門則是負(fù)責(zé)制定采購需求計(jì)劃，這就導(dǎo)致了采購部門的職權(quán)過大，不利于對(duì)采購部門的監(jiān)督，也不利于發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的成本成本控制優(yōu)勢以及采購需求部門對(duì)所購商品的了解優(yōu)勢。因此，必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門和采購需求部門對(duì)采購管理的監(jiān)督作用，財(cái)務(wù)部門要確立統(tǒng)一的成本核算原則，為采購部門制定采購價(jià)格以及采購審計(jì)提供依據(jù)；物資需求部門需要對(duì)所購物品的質(zhì)量規(guī)格進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，防止采購部門采購到偽劣產(chǎn)品。只有通過采購部門、財(cái)務(wù)部門以及物資需求部門三方的互相監(jiān)督與合作，才能有效地防止采購腐敗的發(fā)生，同時(shí)還能發(fā)揮各部門的職業(yè)專長，最終降低企業(yè)的采購成本。

2、合理確定采購方式

隨著國有煤炭企業(yè)管理體制的變革，之前分散的采購方式逐漸被集中的采購方式所取代，對(duì)企業(yè)降低采購成本、提高采購效率起到了很大的推動(dòng)作用。但是并不是在所有情況之下集中采購都能取代分散采購，必須根據(jù)需求的特性以及采購物資的特點(diǎn)來合理的確定采購方式，不同的物資采取不同的采購方式。在采購管理中有著名的“80—20”法則，既占企業(yè)采購資金的80%的物資是由企業(yè)20%的供應(yīng)商提供的，我們應(yīng)該對(duì)企業(yè)所采購物資的屬性進(jìn)行分類，對(duì)于經(jīng)常性需求而且通用性比較大、采購金額比較大、需求周期比較穩(wěn)定的物資采取集中采購，由物資需求部門向采購部門提交采購計(jì)劃，由采購部門完成物資的采購，并接受財(cái)務(wù)部門的采購審計(jì)，接受物資需求部門的物資檢驗(yàn)；對(duì)于通用型比較小、采購金額小而且需求周期不固定的物資，由物資需求部門直接采購，并接受財(cái)務(wù)部門的采購審計(jì)和采購部門的采購監(jiān)督，這樣就可以在有效保證物資供應(yīng)的前提下控制物資的采購成本。

3、加強(qiáng)供應(yīng)商的管理

供應(yīng)商對(duì)于企業(yè)來說，既是競爭對(duì)手又是合作伙伴，與供應(yīng)商保持良好的合作伙伴關(guān)系可以有效降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)、控制企業(yè)的采購成本。我國國有煤炭企業(yè)的物資需求與其他行業(yè)的企業(yè)相比，需求的物資一般是比較確定，需求的周期一般也是比較穩(wěn)定的，這就為維持良好的供應(yīng)商關(guān)系提供了前提。同時(shí)，要想雙方長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，煤炭企業(yè)必須有很好的供應(yīng)商管理能力。首先，企業(yè)必須明確哪些物資是標(biāo)準(zhǔn)化程度高、通用性較大而且需求是周期固定的，哪些需求的周期不確定、標(biāo)準(zhǔn)化程度低，對(duì)不同性質(zhì)的物品采取不同的采購方式。其次，企業(yè)需要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和檔案制度，對(duì)需要長期合作的供應(yīng)商加強(qiáng)考核與監(jiān)督，確保供應(yīng)商有足夠的供應(yīng)能力以及對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的保證。最后，還要加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的溝通，對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

4、建立完整的采購績效評(píng)估體系

在需要的時(shí)間周期內(nèi)，以合適的價(jià)格為需求部門提供質(zhì)量符合要求的物資，是采購部門的職責(zé)，而在當(dāng)今買方市場的背景之下，供應(yīng)商會(huì)利用各種隱性的手段來拉攏采購人員，讓采購人員以犧牲公司的利益來換取自身的利益。國有煤炭企業(yè)與一般的企業(yè)相比較而言，采購的物資數(shù)量龐大，物資種類繁多，供應(yīng)商的資質(zhì)也各不一樣，對(duì)采購的全過程的監(jiān)督以及供應(yīng)商的監(jiān)督比較困難，因此，在采購過程中要做到：建立完善的采購績效考核體系，以成本、交貨準(zhǔn)時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量等因素作為考核指標(biāo)，建立起完善的績效考核體系，對(duì)采購人員進(jìn)行考核，對(duì)于出現(xiàn)采購腐敗的相關(guān)采購人員實(shí)行“一票否決”制，開除其在企業(yè)的職位，并追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任；對(duì)于采購成本控制實(shí)行“末位淘汰”制，對(duì)采購成本控制不力的采購人員調(diào)離采購工作崗位，以督促采購人員控制企業(yè)采購成本；將采購人員的福利待遇與采購績效掛鉤，對(duì)于采購成本控制很好的采購人員給予相應(yīng)績效的工資。這樣才能保持采購隊(duì)伍高效、廉潔、富有戰(zhàn)斗力，降低企業(yè)的采購成本。

5、采用第三方代理采購

第三方采購服務(wù)的基本概念，源于管理學(xué)的外包。它指的是供方和需方為專注于其競爭優(yōu)勢，將產(chǎn)品和服務(wù)的采購?fù)獍o第三方公司的采購方式。與企業(yè)自己采購來滿足需求相比較，第三方采購以采購訂單為核心，對(duì)采購過程中物流運(yùn)作中的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密即時(shí)的監(jiān)督，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購計(jì)劃和執(zhí)行路線，并通過對(duì)多元素采購計(jì)劃的編制和分解，將企業(yè)的采購需求迅速轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，大大提高了效率。我國的國有煤炭企業(yè)的核心競爭力在于企業(yè)的豐富行業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及企業(yè)在煤炭采掘和煤炭化工領(lǐng)域的技術(shù)優(yōu)勢，對(duì)采購成本控制的能力不是企業(yè)在市場競爭中的核心競爭力，企業(yè)在自身無法有效控制采購成本的情況下，可以選擇將非核心的物資需求外包給第三采購服務(wù)商，利用第三方采購代理機(jī)構(gòu)豐富的采購經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的采購團(tuán)隊(duì)，來減少商品庫存及運(yùn)輸?shù)馁M(fèi)用，幫助企業(yè)化解由質(zhì)量、缺貨帶來的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)準(zhǔn)時(shí)提供價(jià)格合適、質(zhì)量符合要求的物資，有效控制企業(yè)的采購成本。

三、結(jié)語

本文分析了我國國有煤炭企業(yè)在采購成本控制方面所面臨的一系列困難，并提出了一些可行性的建議，但這些建議僅僅是針對(duì)采購成本控制而言的，需要指出的是采購成本僅僅是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營從成本控制的一部分，而目前我國的國有煤炭企業(yè)的成本控制意識(shí)比較淡薄，只有在企業(yè)整體生產(chǎn)運(yùn)營過程中堅(jiān)持成本控制意識(shí)，才能保證整個(gè)環(huán)節(jié)的成本控制，也才能將采購的成本控制落到實(shí)處。

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